Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Statistiska centralbyrån
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för Myndighet: Statistiska centralbyrån Arkivbildare: Statistiska centralbyrån Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 juli 1992
Gallring
I 19 § lagen (2001:99) om den officiella statistiken finns regler om gallring av personuppgifter hos de statistikansvariga myndigheterna.
I 12 § förordningen (2001:100) om den officiella statistiken anges att den statistikansvariga myndigheten ska underrätta Riksarkivet innan gallring enligt 19 § första stycket lagen (2001:99) om den officiella statistiken sker.
Statistiska centralbyrån får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan till föreskrifterna.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Riksarkivets överväganden finns i dnr RA-KS 2021/01514. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Dokumentation och tillämpning
Statistiska centralbyrån ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas.
1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 16 oktober 2023. 2. Genom denna författning upphävs - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1992:53) om gallring hos Statistiska centralbyrån. - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:7) om gallring hos Statistiska centralbyrån. - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2006:57) om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:7) om gallring hos Statistiska centralbyrån.
Karin Åström Iko
Morgan Nordberg
1 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Innehållsförteckning
Tillämpning
Tillämpning av bilagorna
Bilagan är strukturerade i enlighet med Statistiska centralbyråns klassificeringsstruktur, beslutad år 2020. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagorna.
2 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Statistiska centralbyrån får gallra handlingar i verksamheten enligt nedan.
Verksamhetsområde
3 Utveckla, framställa och offentliggöra officiell och annan statlig statistik
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Pappershandlingar efter att När de inte behövs för uppgifter i dessa har överförts till verksamheten, under elektronisk form. förutsättning att kontroll av överföringen skett.
Process
3.1 Utveckla, framställa och offentliggöra officiell och annan statlig statistik – SCBs ansvarsområde
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Indata till Statistiska Efter avslutad Avser indata till slutliga centralbyråns egen statistik. undersökning. observationsregister som ska gallras enligt särskilt regelverk eller bevaras.
| Indata till kortperiodiska undersökningar. | Efter avslutad undersökning. |
| Indata till testundersökningar. | När de inte behövs för Avser även andra verksamheten. handlingar och uppgifter med motsvarande syfte. |
| Indata som inte behövs för undersökningar. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Indata som är testdata. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Slutliga observationsregister från kortperiodiska undersökningar. | Efter avslutad årsundersökning. Gallringen får ske under förutsättning att årsundersökningar bevaras eller omfattas av eget gallringsbeslut. |
| Observationsregister från testundersökningar. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Metadata för register som gallras. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Dokumentation kring testundersökningar. | När de inte behövs för verksamheten. |
3 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Interna beställningsformulär. När de inte behövs för verksamheten.
| Avvikelserapporter. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Testdata och testrapporter. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Kontaktuppgifter. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Omlöpnumreringstabeller och nycklar för pseudonymisering. | När de inte behövs för verksamheten. |
Process
3.2 Utveckla, framställa och offentliggöra officiell och annan statlig statistik – annan myndighets ansvarsområde
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Indata till uppdrag från statistikansvariga myndigheter eller andra större uppdrag från andra myndigheter. | Efter avslutad undersökning. |
| Indata till kortperiodiska undersökningar. | Efter avslutad undersökning. |
| Indata till testundersökningar. | När de inte behövs för Avser även andra verksamheten. handlingar och uppgifter med motsvarande syfte. |
| Indata som inte behövs för undersökningen. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Indata som är testdata. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Slutliga observationsregister som upprättats på uppdrag från annan myndighet. | Efter att fullständig kopia Arkivansvaret övergår eller att ett slutligt därmed till den observationsregister som uppdragsgivande har berikats har myndigheten. levererats till uppdragsgivaren. |
| Slutliga observationsregister som berikats på uppdrag från statistikansvarig myndighet. | Efter leverans. Arkivansvaret övergår därmed till den uppdragsgivande myndigheten. |
4 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Slutliga observationsregister Efter avslutad
| från kortperiodiska undersökningar. | årsundersökning. Gallringen får ske under förutsättning att årsundersökningar bevaras eller omfattas av eget gallringsbeslut. |
| Observationsregister från testundersökningar. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Metadata för register som gallras. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Dokumentation kring testundersökningar. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Dokumentation av register i uppdrag från statistikansvarig myndighet. | Efter leverans. |
| Övriga handlingar som levereras till statistikansvarig myndighet som del i uppdrag. | Efter leverans. |
| Interna beställningsformulär. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Avvikelserapporter. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Testdata och testrapporter. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Kontaktuppgifter. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Omlöpnumreringstabeller och nycklar för pseudonymisering. | När de inte behövs för verksamheten. |
5 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Huvudprocessområde
4 Bedriva avgiftsfinansierad verksamhet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Pappershandlingar efter att När de inte behövs för uppgifter i dessa har överförts till verksamheten, under elektronisk form. förutsättning att kontroll av överföringen skett.
Process
4.1 Bedriva uppdragsverksamhet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Indata till övriga uppdrag. | Efter avslutad undersökning. |
| Indata till kortperiodiska undersökningar. | Efter avslutad undersökning. |
| Indata till testundersökningar. | När de inte behövs för Avser även andra verksamheten. handlingar och uppgifter med motsvarande syfte. |
| Indata som inte behövs för undersökningen. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Indata som är testdata. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Slutliga observationsregister från avgiftsfinansierade uppdrag. | Gallringen får ske när de inte behövs för verksamheten under förutsättning att registret inte har ett statistiskt eller vetenskapligt egenvärde eller bedöms kunna återanvändas. |
| Observationsregister från testundersökningar. | När de inte behövs för Avser även andra verksamheten. undersökningar med samma syfte. |
| Metadata för register som gallras. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Dokumentation kring testundersökningar. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Externa beställningsformulär. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Prisförfrågningar. | 3 år efter att handlingen inkom. |
6 (6)
Bilaga till RA-MS 2023:35
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Filer som kommer in för omlöpnumrering. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Omlöpnumreringstabeller och nycklar för pseudonymisering. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Kundenkäter. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Testdata och testrapporter. | När de inte behövs för verksamheten. |
| Kontaktuppgifter. | När de inte behövs för verksamheten. |