JO dnr 2147-2006

Jag inspekterade Överförmyndaren i Gotlands kommun den 5–7 september och den 3–5 oktober 2005 (dnr 3874-2005). Vid inspektionen konstaterade jag att det fanns allvarliga brister i överförmyndarens handläggning av olika ärenden. I ett protokoll från inspektionen antecknades följande sammanfattande bedömning.

Jag har vid inspektionen funnit allvarliga brister i överförmyndarens tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. De iakttagelser som gjorts tyder bl.a. på att överförmyndarens granskning av årsräkningar inte omfattar erforderliga kontroller och att den saknar systematik. Iakttagelserna tyder även på att överförmyndaren samtyckt till dispositioner med huvudmannens medel utan att ha haft tillräckligt underlag för sina beslut. I vissa ärenden har jag till och med kunnat konstatera att årsräkningar godkänts utan anmärkning trots avsaknad av föregående års räkning och att uttagstillstånd lämnats utan att en aktuell ekonomisk redovisning har funnits tillgänglig. Under sådana förhållanden kan beslutet om godkännande eller tillstånd uppenbarligen inte ha föregåtts av en reell prövning. Vid inspektionen har också uppdagats stora brister i rutinerna för bevakning och uppföljning av ärendena. Dessa och andra iakttagelser som gjorts vid inspektionen visar på sådana brister i överförmyndarens tillsynsverksamhet som förutsätter att en förändring sker och att det skapas nya rutiner inom myndigheten. Dessutom framstår det som nödvändigt att verksamheten förstärks med juridisk kompetens.

Jag beslutade den 4 maj 2006 att inom ramen för ett initiativärende följa upp resultatet av inspektionen.

Kommunstyrelsen i Gotlands kommun anmodades att, efter hörande av överförmyndaren, yttra sig varvid yttrandet skulle innehålla en redogörelse för de åtgärder som vidtagits i överförmyndarens tillsynsverksamhet med anledning av mina uttalanden i det aktuella protokollet.

I remissvaret hänvisade kommunstyrelsen inledningsvis till ett yttrande av överförmyndaren AA med följande innehåll.

Myndigheten har vidtagit åtgärder för att rätta till de brister som påtalats av Justitieombudsmannen vid dess inspektion år 2005.

Översyn av myndighetens rutiner när det gäller bevakning av ärenden har gjorts. Samtidigt som det går att ta fram kontrollistor i vårt system har vi manuell bevakning i form av checklistor. Detta för att säkerställa bevakningsfunktionen.

Datorsystemet är felsökt och åtgärdat, detta tillsammans med tillverkaren.

Fel i systemet har uppmärksammats, trolig anledning till felet anses vara överförmyndarens flytt till nuvarande kontor.

Datorsystemet har uppdaterats av tillverkaren. Det finns numera en ny funktion där det ges möjlighet att snabbt och enkelt få en överblick av bland annat antal inkomna, granskade, arvodesberäknade årsredovisningar. Här går det att skriva ut kontrollistor på samtliga funktioner. Arbetet med att säkerställa all data i systemet fortsätter med hjälp av dessa listor.

Genomgång av alla barnakter har gjorts och felet som JO påtalat kan härröras till att fel uppgifter matats in i systemet sedan tidigare. Uppgifterna har rättats. Myndigheten vill dock poängtera att det inte varit risk för att omyndigas medel använts felaktigt då alla konton var överförmyndarspärrade.

Blanketten för redogörelse av arbetsinsats har förändrats och detaljerade uppgifter lämnas av gode män/förvaltare. Uppgifterna används som grund vid tillsyn av gode män/förvaltare samt är underlag för arvodesbeslut. Bilden av hur stor arbetsinsatsen är blir numera mycket tydligare. Myndigheten kräver specifikationer av god man/förvaltare då denna anhåller om omkostnadsersättning som överstiger det generella belopp av 2 %. Kommunförbundets riktlinjer följs när det gäller arvodesbedömning.

Vid begäran om årsredovisning för år 2005 har vart 10:e ärende begärts med full verifikation. På arvodesbeslut anges att samtliga verifikationer granskats.

Arbetet med förändring och utveckling av rutiner är ett ständigt pågående arbete. Arbetsbelastningen är hög på myndigheten och den tidigare resursbristen har gjort att detta arbete inte prioriterades. Assistenttjänsten, 0,50, samordnades tidigare med annan myndighet vars behov av assistent var större under april–augusti. Detta medförde att överförmyndaren inte fick den support som hade behövts under den tiden. Den 1 januari 2005 utökades resurserna från 0,50 tjänst till heltidstjänst vilket betyder att det numera finns utrymme för utveckling och förbättring av verksamheten.

För närvarande pågår granskning av samtliga årsredovisningar, ett arbete som måste prioriteras liksom det löpande arbetet. Andra kontroller och utveckling av verksamheten är något myndigheten får förlägga under tiden augusti–februari.

Verksamheten har tillgång till juridisk kompetens från kommunjurister och nuvarande enhetschef. Tilläggas kan att överförmyndaren under 2005–2006 genomgått utbildningen ”överförmyndarjuridik 20 p” vid högskolan Dalarna och har sedan tidigare 30 p i juridik samt högskoleutbildning i ekonomi. Handläggaren genomgår för närvarande juridisk översiktskurs, 10 p och har tidigare genomgått diplomkurs i förmynderskapsrätt.

Den psykosociala arbetsmiljön har varit undermålig, något som överförmyndaren ej vill kommentera annat än att den påverkat arbetssituationen. Det är naturligtvis överförmyndarens absoluta vilja och avsikt att verksamheten skall skötas korrekt i alla avseenden. I dagsläget finns inte något som talar för att det inte skall bli så, tvärtom ser vi med stor tillförsikt på framtiden.

Kommunstyrelsen, genom dess ordförande BB, tillade för egen del bl.a. följande. (De av styrelsen åberopade bilagorna har utelämnats här.)

Som framgår av överförmyndarens yttrande har problemen med det datorprogram som använts för verksamhetsstöd i kombination med de tidigare bristande personalresurserna medfört att myndighetens arbete inte kunnat bedrivas på ett effektivt och rationellt sätt. Genom utökning av överförmyndarverksamhetens assistenttjänst till heltid den 1 januari 2005 finns numera en möjlighet att hinna med sådana arbetsuppgifter som rör utveckling och förändringar av rutiner. Dessutom har ett krafttag tagits tillsammans med tillverkaren av datorsystemet som används som verksamhetsstöd. För att säkra kvaliteten i detta har systemet felsökts och åtgärdats samt uppdaterats av tillverkaren. En ny möjlighet att ta fram erforderliga kontrolllistor ur datasystemet har tillkommit. Med hjälp av dessa pågår nu ett arbete med att säkerställa alla data som finns i datasystemet vilket även är av vikt då det visat sig att uppgifter under årens lopp kan ha införts i datasystemet på ett olikartat sätt beroende på handläggare. Att förbättra bevakningsrutinerna och skapa tillförlitlighet i datafånget har prioriterats.

Ny blankett används för de gode männens/förvaltarnas redogörelse av nedlagt arbete. Med hjälp av de nya kontrollfunktioner som datasystemet erbjuder har nya rutiner skapats för arbetet med granskning av årsräkningarna samtidigt som just detta granskningsarbete numera givits särskild prioritering. Genom dessa förbättringar i datorsystemet upptäcks enkelt frånvaron av gode män/förvaltares årsräkningar och påminnelse om detta kan enkelt göras.

Dessutom har en ny rutin införts där efter ett slumpmässigt urval i vart 10:e ärende samtliga verifikationer begärs in. Samtliga gode män/förvaltare har fått kännedom om denna nya rutin vilket överförmyndaren har förhoppningar om ska leda till större medvetenhet om vilka krav de gode männen/förvaltarna har på sig, se bilagan om begäran om årsräkning, bilaga 2.

Därtill skickas ut ett särskilt informationsbrev till begäran om årsräkning. Informationsbrevet innehåller viktig information när det gäller uppdelning av huvudmännens utgifter, att sparkonton skall vara spärrade m.m. Se bilagan informationsbrev angående redovisning, bilaga 3.

Vad gäller verksamhetens tillgång till juridisk kompetens finns sådan att tillgå, både från de centralt placerade kommunjuristerna och den 2005 nyanställde juridiskt utbildade enhetschefen varunder överförmyndarverksamheten sorterar. Dessutom har överförmyndaren under det sistlidna året genomgått en högskoleutbildning på 20 poäng i överförmyndarjuridik och överförmyndarassistenten genomgår för närvarande en juridisk översiktskurs. Med dessa förutsättningar får anses att verksamheten har tillgång till erforderlig juridisk kunskap.

Genom de förbättringar som ovan redovisats bör förutsättningarna numera vara sådana att överförmyndarens verksamhet fortsättningsvis kan bedrivas på ett sätt som inte föranleder kritik.

Därefter genomfördes en inspektion av överförmyndaren den 25–26 september 2006. Inspektionen verkställdes av byråchefen CC och två föredragande vid riksdagens ombudsmannaexpedition.

Jag har tagit del av Länsstyrelsens i Gotlands län protokoll den 1 november 2007 från en inspektion enligt 20 § förmynderskapsförordningen (1995:379) av överförmyndarverksamheten i Gotlands kommun.

Av remissvaren framgår att det vidtagits en rad åtgärder för att komma till rätta med de av mig tidigare påtalade bristerna i överförmyndarens handläggning. Som exempel kan nämnas att bevakningsrutinerna har utvecklats och förbättrats samt att datasystemet har uppdaterats. Därtill kommer en utökning av antalet årsräkningar som slumpmässigt tas ut för utökad granskning. Det generella intrycket vid den 2006 genomförda inspektionen är att åtgärderna börjar ge vissa positiva resultat.

I inspektionsprotokollet från min inspektion av överförmyndaren i oktober 2005 påtalade jag att beslut om arvode till ställföreträdare vilka innebär att huvudmannen skall stå för någon del av arvodet skall expedieras även till huvudmannen. Vid inspektionen 2006 konstaterades dock att arvodesbesluten fortfarande inte expedieras till huvudmannen utan att överförmyndaren i stället valt att förse besluten med en uppmaning till ställföreträdaren att informera huvudmannen om beslutet. Detta är enligt min mening inte tillräckligt. Huvudmannen skall i förekommande fall tillställas ett eget exemplar av beslutet.

Vid inspektionen i september 2006 gjordes vissa iakttagelser i ett antal ärenden hos överförmyndaren, vilka föranlett mig att granska dessa inom ramen för två särskilt upplagda initiativärenden (JO:s dnr 5148-2006 och 5149-2006). Iakttagelserna avsåg allvarliga brister i överförmyndarens handläggning av delvis samma slag som föranledde mig att kritisera överförmyndaren efter inspektionen 2005 och som förekommit i tiden efter densamma. Jag kommer att meddela beslut i dessa initiativärenden särskilt.