JO dnr 3570-2000

AA har anfört i huvudsak följande. I samband med handläggningen av hans deklaration avseende taxeringsåret 2000 sände en handläggare, BB, handlingar till honom via elektronisk post (e-post). Informationen var inte krypterad och kunde således läsas av obehöriga. De sekretessbelagda uppgifterna sändes över en s.k. osäkrad server, vilket inte är rättsenligt. Skattemyndigheten sände den aktuella handlingen till hans arbetsgivares nätverksserver. Hans arbetsgivare tar, liksom andra arbetsgivare, kontinuerligt del av de anställdas e-post. BB avslutade sin skrivelse med följande: ”Kan glädja dig med att Helsingborg nu har fått högskoleutbildningar, så att vi förhoppningsvis ska bli kompetenta att bedöma även din deklaration framöver. Håll ut.” Han anser att skrivelsen var utformad på ett ohövligt sätt.

Av det aktuella e-postmeddelandet, som AA i kopia fogat till sin anmälan, framgår att BB till meddelandet bilagt en ”ny fråga/övervägande” angående hans deklaration.

Efter remiss har skattemyndigheten genom regionskattechefen CC den 30 november 2000 anfört följande.

Bakgrund

AA, som från och med år 2000 är folkbokförd i Billesholm men vistas i USA för studier, fick sin deklaration i år granskad vid skattekontoret i Helsingborg. Deklarationen innehöll omfattande yrkanden om avdrag för kostnader under inkomstslaget tjänst. AA:s tjänsteinkomster kom från hans tidigare anställning vid Stockholms Handelshögskola.

BB kom vid sin granskning fram till att AA inte var berättigad till de avdrag han yrkat för inkomstens förvärvande. Under utredningens gång har ett flertal skrivelser utväxlats mellan AA och BB. I några fall via e-mail och då till den adress som funnits angiven i AA:s brevfot. Det meddelande som AA reagerar mot skickades den 29 augusti 2000.

Bedömning

Frågan om sekretess vid e-post Som framgår av den utredning som gjordes rörande e-post vid skattemyndighetens rättsenhet inför svaret till AA, kan inte e-post användas när kravet på sekretess inte kan efterges. Detta framgår numera av ett beslut från Riksskatteverket, dnr 8351-00/830, vilket dock inte publicerades förrän den 16 oktober i år, alltså efter det att i stort sett all kommunikation mellan AA och skattemyndigheten hade avslutats. Som ett resultat av rättsenhetens utredning har skattemyndigheten för egen del gått ut med ett internt meddelande i vilket man varnar för användandet av e-post utanför skatteförvaltningens eget nät, såvida inte mottagaren godkänt att han ger avkall på sekretessen.

Skattemyndigheten beklagar att kunskapen om bristerna i fråga om sekretess vid epost inte varit känd hos tjänstemännen tidigare. Det är emellertid inte något som enskilda personer kan lastas för utan ansvaret får anses vila på förvaltningen som helhet.

Frågan om BB:s handläggning BB har ingående utrett AA:s rätt till de avdrag som han yrkat. Hon har avslutat sin granskning med att låta AA yttra sig över ett förslag till ändringar. Förslaget är väl underbyggt med hänvisningar till lagtext och praxis. AA:s påstående att BB inte skulle vara kompetent att handlägga hans taxering saknar enligt myndighetens mening fog.

Utredningar som utmynnar i att ett stort avdragsyrkande ogillas, leder tyvärr ibland till spända relationer mellan granskaren och deklaranten. AA:s svar på BB:s frågor och övervägande präglades av en frustration som tog sig uttryck i nedvärderande omdömen om BB och hennes yrkeskunnande.

En tjänsteman vid skattemyndigheten behöver aldrig acceptera att bli utsatt för något sådant och bör reagera mot detta, men han eller hon får aldrig svara på samma sätt. Skattemyndigheten ansluter sig avslutningsvis till den skrivelse som skickades till AA från skattekontoret i Helsingborg och framför även för sin del en ursäkt till AA för det inträffade. Denna ståndpunkt har också framförts till BB. Myndigheten överväger dock inte att göra någon anmälan till personalansvarsnämnden.

AA har kommenterat remissvaret.

Gemensamt för alla myndigheter är att verksamheten skall tillgodose medborgarnas krav på rättssäkerhet och service, men även krav på effektivitet i förvaltningen. Genom att utnyttja den moderna informationstekniken har myndigheterna getts möjlighet att effektivisera delar av ärendehanteringen. Användningen av t.ex. e-post kan medföra förenklingar för både myndigheten och den enskilde. Effektiviseringen får dock enligt min mening inte ske på bekostnad av rättssäkerheten vid ärendehandläggningen.

Skattemyndigheten har i sitt remissvar uppgett att e-post inte kan användas när kravet på sekretess inte kan efterges. Av utredningen i ärendet framgår att bakgrunden till detta uttalande är att elektronisk överföring av information inte kan ske på ett säkert sätt utanför ”RSV-koncernen”. Vidare framgår att myndigheten

Elektronisk överföring av dokument och meddelanden bör enligt min mening användas endast om det kan ske med godtagbar säkerhet. Kravet på säkerhet kan självfallet ställas olika beroende på innehållet i den information som skall överföras. När det gäller överföring av uppgifter som omfattas av sekretess måste krav på mycket hög säkerhet ställas. Om information som innehåller sekretesskyddade uppgifter inte kan överföras med tillfredsställande säkerhet bör naturligtvis elektronisk överföring underlåtas.

Jag kan konstatera att skattemyndighetens tjänstemän getts möjlighet att elektroniskt överföra känslig information till enskilda utan att det finns en teknisk lösning för att uppnå en tillfredsställande säkerhetsnivå i användandet. Vad jag finner anmärkningsvärt är att myndigheten inte i ett tidigare skede uppmärksammat sin personal på de risker sådan överföring fortfarande är förenad med och därvid lämnat riktlinjer för användandet. Med detta påpekande lämnar jag frågan.

Myndigheters skrivelser m.m. till enskilda skall givetvis utformas på ett sakligt och formellt korrekt sätt. Den aktuella delen av BB:s meddelande till AA uppfyller enligt min mening inte dessa krav.