JO dnr 4024-1999

I en anmälan begärde Socialdemokraterna i Timrå genom ordföranden AA att JO skulle granska om Timrå kommun, kommunstyrelsen och arbetsutskott, hade brustit i ansvar. I anmälan anfördes bl.a. följande. Vid arbetsutskottets sammanträde den 21 september 1999 behandlades ett förslag till skolplan. Ärendet hade aktualiserats av ett beslut i kommunens barn- och utbildningsnämnd. Under sammanträdet yrkades att det av skolplanen skulle framgå att elevernas arbetsmiljö var av stor betydelse. När justeringsmannen skulle justera protokollet fanns ingen anteckning om yrkandet. Orsaken sades vara att grunddokumentet från barn- och utbildningsnämnden hade bytts ut mot ett nytt dokument, som inte hade behandlats av barn- och utbildningsnämnden. Som beslut angavs dock ”enligt barn- och utbildningsnämndens förslag”. Justeringsmannen gjorde en handnotering på protokollshandlingen där han förklarade att han ansåg att protokollets utformning inte stämde med arbetsutskottets beslut. I konsekvens med detta justerade han inte den aktuella protokollsparagrafen. Vid kommunstyrelsens sammanträde den 4 oktober 1999 behandlades förslaget till skolplan. Ärendehandlingarna bestod av det omskrivna skolplaneförslaget och en förslagsparagraf från arbetsutskottets sammanträde. Dokumentet från arbetsutskottet var inte det originalprotokoll som justeringsmannen hade sett och gjort en notering på, utan ett nytt dokument med ett förslag till beslut ”enligt barn- och utbildningsnämndens förslag”. Det nya dokumentet var justerat enbart av ordföranden. Någon information om att ett nytt dokument tagits fram hade inte getts till justeringsmannen. På fråga i kommunstyrelsen om varför inte originalprotokollet förelades styrelsen förklarades detta av ordföranden med att ”han inte kunde tillåta något kludd i protokollen”.

Anmälan remitterades till Kommunstyrelsen i Timrå kommun för utredning och yttrande avseende arbetsutskottets handläggning. I ett av kommunstyrelsen (majoriteten) beslutat yttrande anfördes följande.

Detta uppfattades av kommunsekreteraren och övriga närvarande endast som ett inlägg i pågående diskussion (diskussionsprotokoll förs ej). Eftersom arbetsutskottet var helt enigt om att denna ändring skulle göras och skolchefen fanns på plats gjordes denna ändring i direkt anslutning till sammanträdet.

När sedan protokollet skulle justeras av socialdemokraternas representant i arbetsutskottet påpekades att ”yrkandet” skulle tas in i protokollet. Detta godkändes dock inte av ordföranden och justeraren gjorde ett påpekande direkt i originalprotokollet men justerade inte paragrafen.

Kommunsekreteraren upprättade ett nytt original av paragrafen som återigen justerades av ordföranden. Därefter återkommer socialdemokraternas representant för justering av paragrafen och gör samma påpekande i originalprotokollet utan att justera paragrafen som fortfarande idag inte är justerad av justeringsmannen.

Dessa olika turer avseende justeringen av protokollet skapade naturligtvis en viss förvirring och när så handlingarna till kommunstyrelsen sändes ut blev det mycket riktigt en kopia av paragrafen utan justerarens protokollsanteckning som skickades. – – –

Med hänvisning till vad som anförts ovan hemställer Timrå kommun om att ärendet lämnas utan åtgärd.

Till remissyttrandet fogades kopior av protokollshandlingar.

Mot den av kommunstyrelsen beslutade utformningen av remissyttrandet reserverade sig fem ledamöter i kommunstyrelsen (den socialdemokratiska kommunstyrelsegruppen). I en skriftlig reservation anförde de bl.a. följande. Det är inte korrekt att det nya originalet av protokollet från arbetsutskottets sammanträde den 21 september 1999 förelades justeringsmannen. Denna handling förekommer första gången i kommunstyrelsens handlingar. Det första originalprotokollet med justeringsmannens notering återkommer första gången i samband med remissyttrandet till JO.

Socialdemokraterna i Timrå genom AA kommenterade remissyttrandet och vidhöll vad man tidigare framfört samt instämde i vad reservanterna i kommunstyrelsen yttrat till JO.

I beslut den 18 maj 2001 anförde JO Berggren bl.a. följande.

Vid sammanträden i kommunala nämnder skall protokoll föras på ordförandens ansvar ( 6 kap. 30 § och 5 kap. 57 § kommunallagen , 1991:900). Protokollet skall för varje ärende redovisa bl.a. vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka och vilka beslut som har fattats ( 5 kap. 59 § kommunallagen ). Ett protokoll skall justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet ( 5 kap. 61 § kommunallagen ).

Kommunallagen innehåller inte några bestämmelser om skyldighet att föra protokoll vid utskotts sammanträden. Om särskilda protokoll förs vid sådana sammanträden är det dock enligt min mening naturligt att tillämpa föreskrifterna om protokollföring vid nämndsammanträden.

Vid Timrå kommuns arbetsutskotts sammanträde den 21 september 1999 behandlades ett från barn- och utbildningsnämnden genom beslut den 25 augusti 1999 (§ 97) överlämnat förslag till skolplan för åren 1999–2002, vilket ärende senare skulle behandlas i kommunfullmäktige. I anmälan har framförts att ett yrkande vid sammanträdet om att det av skolplanen skulle framgå att elevernas arbetsmiljö var av stor betydelse inte har redovisats i protokollet. Av kommunstyrelsens remissyttrande framgår att arbetsutskottet inte betraktade den föreslagna ändringen som ett yrkande och att ordföranden i utskottet inte godkände att förslaget togs till protokollet som ett yrkande. Utskottet var enigt om ändringen och som jag har uppfattat saken gjordes den direkt i beslutsunderlaget från barn- och utbildningsnämnden. Utskottets beslut i den ifrågavarande paragrafen (Au § 108) formulerades på följande sätt. ”Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta: Godkänna skolplan för åren 1999–2002 enligt barn- och utbildningsnämndens förslag.”

Utskottet har uppenbarligen gjort ett tillägg till barn- och utbildningsnämndens beslutade förslag till skolplan. Det var därför enligt min mening inte korrekt av utskottet att formulera beslutsmeningen på angivna sätt. I stället skulle utskottets uppfattning om elevernas arbetsmiljö ha kommit till uttryck i protokollet med utskottets beslut. Vidare skulle det yrkande som framställts i saken ha behandlats som ett yrkande i kommunallagens mening och redovisats i protokollet.

I fråga om den övriga handläggningen av protokollet från utskottssammanträdet råder delade meningar om huruvida den justeringsman som ville göra anmärkning i protokollet fick tillfälle att göra detta i det andra ”original” av protokollet som togs fram. Jag finner inte skäl att utreda detta ytterligare. Av kommunstyrelsens remissyttrande kan dock utläsas att justeringsmannens protokollsanteckning saknades i den version av protokollet som arbetsutskottet sände till kommunstyrelsen. Denna anmärkning skulle givetvis ha funnits med i handlingen.