JO dnr 4024-2016

Kritik mot Kronofogdemyndigheten för dröjsmål med bokföringen av en inbetalning i ett utsökningsmål och med utbetalningen av ett överskott till gäldenären

Beslutet i korthet: En gäldenär betalade den 3 juni 2016 in sin skuld till Kronofogdemyndigheten. Betalningen bokfördes först tio dagar senare. Den 4 juni 2016 beslutade Kronofogdemyndigheten att utmäta gäldenärens överskjutande skatt. Den överskjutande skatten återbetalades till gäldenären tre veckor efter det att hennes inbetalning av skulden hade bokförts. För dessa brister i medelshanteringen får Kronofogdemyndigheten kritik.

JO uttalar i beslutet att det är viktigt att Kronofogdemyndigheten bokför inbetalningar snabbt och på ett korrekt sätt. För det fall Kronofogdemyndighetens bokföring av någon anledning släpar efter med registreringen av betalningar måste detta uppmärksammas inom organisationen, och de åtgärder som krävs för att enskilda inte ska drabbas måste vidtas omgående. Kronofogdemyndighetens tillkortakommanden ska naturligtvis inte drabba gäldenärer som gör rätt för sig.

JO har i dag fattat beslut i två andra ärenden (JO:s ärenden med dnr 1589-2016 och 3689-2016) där JO riktar kritik mot Kronofogdemyndigheten för dröjsmål med dels bokföringen av en inbetalning, dels återbetalningen av utmätta medel, dvs. ärenden där Kronofogdemyndighetens medelshantering brustit på samma sätt som i detta ärende.

I en anmälan framförde Malika S.A. klagomål mot Kronofogdemyndigheten. Hon uppgav bl.a. följande:

Den 6 juni 2016 betalade hon av hela den skuld som hon hade hos Kronofogdemyndigheten. Trots det utmätte Kronofogdemyndigheten 9 098 kr av hennes överskjutande skatt i mitten av juni 2016.

JO tog del av Kronofogdemyndighetens handläggarnoteringar om Malika S.A. under perioden 23 maj–5 juli 2016.

Kronofogdemyndigheten (kronodirektör Sven Kihlgren) gav in ett remissvar tillsammans med ett underyttrande och en promemoria från teamchefen vid medelshanteringen, Per Andersson.

Sven Kihlgren uppgav följande:

Redogörelse för saken

Den 15 april 2016 kom en ansökan om verkställighet in till Kronofogdemyndigheten som riktade sig mot Malika S.A. och fyra andra personer som tillsammans med Malika S.A. var solidariskt ansvariga för en skuld till sökanden.

Den 23 maj 2016 var Kronofogdemyndigheten i kontakt med Malika S.A. angående skulden och hon uppgav då att hon skulle ta kontakt med de övriga solidariskt ansvariga och betala skulden. Den 3 juni 2016 tog myndigheten emot en inbetalning från Malika S.A. om 9 955 kr vilket motsvarade skulden. Betalningen bokfördes den 13 juni 2016, det vill säga 10 dagar senare. Utmätning av överskjutande skatt skedde den 4 juni 2016, dvs. dagen efter myndigheten mottagit Malika S.A:s betalning.

Den 27 juni 2016 kontaktade Malika S.A. Kronofogdemyndigheten för att ta reda på när hon skulle få tillbaka sin utmätta överskjutande skatt. Den 30 juni 2016 var Malika S.A. återigen i kontakt med Kronofogdemyndigheten då hon ännu inte hade fått tillbaka pengarna. Hon fick då upplysning om att det var problem med myndighetens medelshantering vilket orsakade förseningar av återbetalningar. Den 5 juli 2016 var Malika S.A. än en gång i kontakt med myndigheten angående återbetalning; återbetalning av den utmätta överskjutande skatten gjordes samma dag. – – –

Tillämpliga lagrum

I 13 kap. 1 § Utsökningsbalken (UB) anges att medel som har flutit in till Kronofogdemyndigheten i mål om utmätning ska redovisas så snart som möjligt.

I 13 kap. 3 § UF anges att influtna medel som inte gäller egendom som avses i 13–20 §§ (anm: undantagen avser skepp, luftfartyg och fast egendom) ska redovisas inom två veckor från det att medlen har influtit, om inte hinder möter eller särskilda skäl föreligger.

Kronofogdemyndighetens bedömning

Det grundläggande problemet är att inbetalningen inte bokfördes omgående. Varken UB eller UF anger något närmare om tidsfrist inom vilken registrering av inbetalda medel ska vara gjord i målet. Regelverket utgår däremot från en skyndsam handläggning av redovisningen av medel, varför bokföringen/registreringen av influtna medel i ett mål måste ske innan redovisningen och alltså skyndsammare än det krav lagen uppställer för redovisning av medel.

De medel som betalades in kom in i anslutning till att utmätning av överskjutande skatt skulle genomföras. Eftersom utmätningen gjordes dagen efter myndigheten fick in medlen är frågan om Kronofogdemyndigheten hade kunnat stoppa utmätningen om handläggningstiden hade varit normal vid Medelshanteringen. Att hinna bokföra alla inbetalningar samma dag som de kommer in är eftersträvansvärt, men kan inte vara realistiskt att utgå från. Någon dags dröjsmål med bokföringen av inbetalningar är rimligt att utgå från och bör

Utmätning av överskjutande skatt hade således sannolikt skett även vid en skyndsam bokföring av inbetalningar. Att det nu dröjde 10 dagar att bokföra betalningen är – enligt myndigheten – inte acceptabelt och är inte skyndsamt nog. Ett första skäl att en så långsam handläggning inte är acceptabel är att bokföringen av betalningen är av stor vikt för att stoppa fortsatta utmätningar. Ett andra skäl är att snabbare kunna återbetala till Malika S.A. det belopp hon hade rätt att få tillbaka.

Att utbetalningen dröjde ända till den 5 juli 2016, dvs. ca tre veckor efter det att medlen hade bokförts – och efter påstötningar av Malika S.A. – är inte acceptabelt och inte förenligt med den tidsfrist som följer av 13 kap. 3 § UF .

Per Andersson uppgav följande i yttrandet:

Ärendet

Inbetalningen om 9 955 kr från Malika S.A. inkom till Kronofogdemyndigheten den 3 juni och bokfördes den 13 juni 2016.

Den 4 juni gjordes avstämning av den överskjutande skatten mellan Kronofogdemyndigheten och Skatteverket. Eftersom vi då ännu inte krediterat Malika S.A:s skuld satte Skatteverket av ett belopp motsvarande skuldsaldot och förde sedan över detta belopp (9 957 kr) till Kronofogdemyndighetens postgirokonto den 10 juni 2016.

Den 5 juli betalade vi ut den överskjutande skatten till Malika S.A.

Per Andersson uppgav följande i promemorian:

Ang (…) JO-ärenden beträffande myndighetens hantering av inkomna medel m.m.

Anmälningarna

Ärendena handlar i huvudsak om att det sker inbetalning till myndigheten antingen via egen betalning eller via löneutmätning i maj eller början av juni och att vi sedan utmäter gäldenärernas överskjutande skatt i början av juni. Det som skapat problem för gäldenärerna är att vi fortsatt utmäta lön eller verkställt utmätning av överskjutande skatt trots att inbetalningar gjorts som, om de bokförts omedelbart eller i vart fall i nära anslutning till inbetalningen, hade stoppat dessa utmätningsåtgärder.

Bakgrund

När vi tar emot inbetalningar så kommunicerar våra system detta först då inbetalningen fördelats och krediterats på respektive skuld i vårt register. Inte heller har Skatteverket haft kännedom om icke krediterade inbetalningar då vi den 4 juni gjorde avstämning mellan våra register inför den stora utbetalningen av överskjutande skatt i juni.

Vi har två system för bokföring av inkomna betalningar – dels REX och dels Medea. Syftet med det nya systemet är att skapa förutsättningar för fler maskinella bokföringsåtgärder.

Övergången till vårt nya system har pågått några år. Den stora övergången sker emellertid i år. I mars–maj flyttade vi över en ansenlig mängd gäldenärer till det nya systemet och i samband med detta drabbades vi av en rad tekniska problem som innebar att vi i det nya systemet fick hantera en betydligt större andel av betalningarna manuellt än vad som borde vara fallet och vi hann helt enkelt inte med att bokföra dessa i den takt vi planerat för. Normalt hanterar vi cirka 80 % av inbetalningarna maskinellt men nu gick det ner till knappt 60 % i maj. Det rör sig om åtskilliga tusen fler inbetalningar som måste hanteras manuellt.

Våra åtgärder för att hantera situationen

Inför den 4 juni – då vi meddelar Skatteverket vilka gäldenärer som har skuld hos oss – lägger vi ner fler arbetstimmar än normalt för att hinna bokföra så mycket som det bara går. Vi använder oss av övertid och normalt jobbar vi alltid över lördagen närmast avstämningsdagen (det gick tyvärr inte i år).

Inför den 10 juni då pengarna kommer från Skatteverket prioriterar vi alltid att få iväg pengarna som kan redovisas direkt (vilket är de allra flesta). En del pengar kommer inte till användning och dessa försöker vi återbetala till gäldenärerna så fort det går därefter. I år tog detta längre tid än normalt på grund av den ansträngda arbetssituationen.

Övriga åtgärder som vidtogs i juni för att klara balansläget

Från mitten av juni och framåt genomförde vi en rad akuta åtgärder för att hantera balansläget. Dels ökade vi på antalet arbetade timmar på medelshanteringen med övertid och inställda semestrar och dels tog vi fram ett system för att stoppa verkställighetsåtgärder trots att kreditering inte skett. Dessa åtgärder ledde till att vi i mitten av juli åter var i balans på medelshanteringen.

Malika S.A. gavs tillfälle att kommentera Kronofogdemyndighetens remissvar.

Av utredningen framgår att Malika S.A. den 3 juni 2016 betalade 9 955 kr till Kronofogdemyndighetens konto för reglering av en skuld på samma belopp. Betalningen bokfördes den 13 juni 2016. Kronofogdemyndigheten beslutade den 4 juni 2016 att utmäta Malika S.A:s överskjutande skatt för betalning av skulden. Utmätta medel fördes över till Kronofogdemyndighetens konto den 10 juni 2016. Överskottet motsvarande den utmätta överskjutande skatten återbetalades till Malika S.A. den 5 juli 2016.

Kontanta inbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra ekonomiska händelser ska bokföras så snart det kan ske (9 § förordningen [2000:606] om myndigheters bokföring).

Malika S.A:s inbetalning den 3 juni 2016 bokfördes först efter tio dagar. I likhet med Kronofogdemyndigheten anser jag att detta inte är skyndsamt nog. Det är inte heller acceptabelt att det tog tre veckor innan överskottet som uppstod när betalningen bokfördes återbetalades till Malika S.A. Kronofogdemyndigheten förtjänar kritik för dröjsmålen i medelshanteringen.

Det inträffade ger anledning att understryka vikten av att inbetalningar bokförs snabbt och på ett korrekt sätt. Om Kronofogdemyndighetens bokföring av någon anledning släpar efter med registreringen av betalningar måste detta uppmärksammas inom organisationen, och de åtgärder som krävs för att enskilda inte ska drabbas måste vidtas omgående. Kronofogdemyndighetens tillkortakommanden ska naturligtvis inte drabba gäldenärer som gör rätt för sig.

Avslutningsvis vill jag nämna att jag i dag har fattat beslut i två andra ärenden (JO:s ärenden med dnr 1589-2016 och 3689-2016) där jag riktar kritik mot Kronofogdemyndigheten för dröjsmål med dels bokföringen av en inbetalning,

Vad som i övrigt kommit fram i detta ärende ger inte anledning till någon ytterligare åtgärd eller något uttalande från min sida.

Ärendet avslutas.