JO dnr 4684-2007

AA klagade i en anmälan bl.a. på att Försäkringskassan lagt in ”skyddad identitet” i kassans register på hennes dotter utan hennes vetskap eller samtycke. Hon anförde i huvudsak följande. Hon har av Försäkringskassans juristenhet vid huvudkontoret i Stockholm blivit informerad om att inlagd ”skyddad identitet” inte kan bero på ett datafel. Uppgiften måste läggas in manuellt med vissa koder. Det har framkommit att det var dotterns far som hade begärt ”skyddad identitet” för sig själv och dottern. Uppgiften lades in någon gång under 2003 eller 2004 och togs bort i februari 2007. Dotterns ”skyddade identitet” har lett till att Försäkringskassans handläggning av ärenden försvårats. Hon har också lidit ekonomisk skada av detta.

Anmälan remitterades till Försäkringskassan för yttrande. I remissvaret anförde Försäkringskassan, länskontoret Halland, genom länsdirektören BB, bl.a. följande.

Bakgrund

Sekretessmarkering eller särskild prövning är en markering som läggs in i Försäkringskassans datasystem för att uppmärksamma att en försäkrad har en skyddad adress. Det innebär att en särskild utsedd handläggare ska handlägga ärenden för personer med särskild prövning. Handläggningen i sig påverkas inte av att det finns en markering om skyddad adress. Det är enbart särskilda rutiner som gäller för att skydda adressen. Akter för personer med skyddad adress förvaras i särskilda låsta utrymmen avskilt från andra akter i arkiven.

Tidigare matade Försäkringskassans handläggare in en sådan markering manuellt i datasystemet på begäran av den försäkrade. Sedan flera år tillbaka hänvisar alltid Försäkringskassan den som önskar en sådan markering till Skatteverket. Skatteverket kan besluta om skyddad adress och i så fall läggs den in i flera myndigheters datasystem och ger ett betydligt bättre skydd av adressuppgifterna för den enskilde än om varje myndighet själva lägger in uppgiften om skyddad adress i sina register. När skyddet upphör försvinner markeringen automatiskt via avisering från Skatteverket. Markeringen omprövas vanligen av Skatteverket varje år, efter ansökan om förlängning. Markeringen ska fungera som en varningssignal så att en noggrann

Omständigheter

Med anledning av AA:s JO-anmälan har Länskontoret Halland efterforskat sin dokumentation om hur markeringen av särskild prövning tillkommit på [hennes dotter] CC. Av den dokumentation som sekretesshandläggaren fört i ärenden om sekretess under 2003 framgår att AA:s före detta man, DD, i april 2003 kontaktat Försäkringskassan per telefon och önskat sekretess för sin adress. Enligt då gällande rutiner beslöts att begära in en skriftlig begäran från DD. Sekretesshandläggaren beslöt efter samråd med ansvarig chef på Juridiska enheten, EE, att den 23 maj 2003 manuellt lägga in en markering om särskild prövning. I rutinen ingick bl.a. att begära att den försäkrade skulle identifiera sig och id-handling kopierades för att säkerställa att det är rätt person som önskade en markering och inte någon annan person. Av dokumentationen framgår att enbart DD omfattades av beslutet om särskild prövning. Det finns däremot ingen dokumentation om en sekretessmarkering avseende CC

AA har den 6 februari 2007 kontaktat Länskontoret Halland per telefon och kopplats vidare till en särskild sekretesshandläggare då AA:s barn hade en markering om särskild prövning. AA meddelade att hon inte kände till att det fanns en markering och önskade att den togs bort. Sekretesshandläggaren försökte ta bort markeringen men vid första försöket misslyckades det att ta bort spärren. Hand-läggaren kontaktade då Försäkringskassans huvudkontor för att få teknisk hjälp att ta bort spärren, vilket lyckades.

För att utreda varför CC markerades för särskild prövning har Länskontoret Halland begärt en genomgång av Försäkringskassans loggar. Svaret från körning av loggarna i systemet är att det inte finns någon slagning för sekretessmarkering (d.v.s. kod 210) på barnet. Eftersom barnet inte är/var inskrivet som försäkrad så finns det ingen ”not om SP” (SP= särskild prövning) på denne. Däremot sker en kontroll vid andra T-kodslagningar om barnets föräldrar har SP och det är troligen detta som ställt till det. Den teori som Gemensam service på Försäkringskassans huvudkontor har är att en markering om särskild prövning ”ärvs” av förälder.

Försäkringskassans bedömning

Det är klarlagt att AA:s dotter CC haft en markering om särskild prövning i Försäkringskassans register. Det är också klarlagt att DD 2003 själv begärt att få ett sekretesskydd för sina uppgifter i Försäkringskassans register. Det framgår av dokumentationen. Det finns däremot ingen dokumentation som visar att Försäkringskassans sekretesshandläggare lagt in en sådan markering på AA:s dotter CC. Det har inte varit möjligt att få fram uppgifter om hur den markeringen tillkommit på CC. Det finns en möjlighet att CC:s markering tillkommit automatiskt i datasystemet då hennes pappa DD fick sin markering. AA och DD hade gemensam vårdnad om CC. Det är dock osäkert hur det gått till. Helt säkra uppgifter har inte gått att få fram.

Försäkringskassan beklagar att det inte varit möjligt att få fram säkra uppgifter ur datasystemen om hur markeringen tillkommit på CC.

Angående kontakterna med AA medger Länskontoret Halland att det är först i samband med AA:s JO-anmälan som en mera fullständig utredning vidtagits. Vid tidigare kontakter under 2007 har berörda handläggare enbart förlitat sig på den information som funnits tillgänglig i AA:s och DD:s försäkringsakter. Då sekretessmarkeringen hade tagits bort på CC och då det inte hade tillkommit några nya omständigheter gjordes bedömningen att det inte fanns skäl att genomföra sökningar i loggsystemet.

AA:s påstående att Försäkringskassans handläggare manuellt lagt in en sekretessmarkering på CC på begäran av DD är såvitt kan konstateras felaktigt.

AA yttrade sig över remissvaret.

Vårdnadshavare har rätt och skyldighet att bestämma i frågor som rör barnets personliga angelägenheter. Om barnet har två vårdnadshavare gäller detta dem tillsammans (se 6 kap. 11 och 13 §§ föräldrabalken , FB). I linje härmed borde båda vårdnadshavarnas samtycke därför normalt sett krävas för att förse ett barn med s.k. sekretessmarkering i Försäkringskassans dataregister.

Såvitt framkommit i ärendet har ingen av vårdnadshavarna ansökt om eller lämnat sitt medgivande till sekretessmarkering avseende dottern. Däremot har den ene vårdnadshavaren, DD, ansökt om och beviljats sekretessmarkering för egen räkning.

Försäkringskassan har i sitt remissvar uppgivit att det inte har varit möjligt att få fram uppgifter om hur sekretessmarkeringen tillkommit på CC, och att det finns en möjlighet att CC:s markering tillkommit automatiskt i datasystemet när hennes far DD fick sin markering. Även om det inte går att klarlägga om sekretessmarkeringen tillkommit genom att någon lagt in den manuellt eller om den tillkommit automatiskt, kan jag konstatera att en sådan markering förekommit utan vårdnadshavares samtycke. Försäkringskassan förtjänar kritik för det inträffade.

Enligt vad Försäkringskassan har uppgivit i sitt remissvar tillämpar kassan inte längre den i ärendet aktuella rutinen. Jag noterar emellertid att Försäkringskassan på sin webbplats anger att kassan själv efter begäran kan besluta om en sekretessmarkering i sina egna system. Jag förutsätter att Försäkringskassans huvudkontor ser över kassans rutiner och den information som lämnas i aktuella avseenden. Jag emotser senast den 30 maj 2008 en skriftlig redogörelse från Försäkringskassan för de åtgärder som dessa omständigheter föranleder.

Vad som i övrigt har anförts i ärendet föranleder inte något uttalande från min sida.

Med anledning av att AA har anfört att hon lidit ekonomisk skada får jag meddela att JO inte är behörig att pröva skadeståndsanspråk.