Sammanfattning

En särskild utredare ges i uppdrag att utreda förutsättningarna för att öka den statliga närvaron i Västernorrlands län genom att samla arbetsuppgifter från flera myndigheter i Stockholms län och tillhandahålla gemensamma lokaler med gemensam kontorsservice i Härnösands kommun för dessa uppgifter.

Uppdraget ska redovisas senast den 30 april 2019.

Statlig närvaro i hela landet

Av Statskontorets rapport Statliga myndigheters lokalisering Ett samlat underlag (2016:8) framgår att statliga myndigheter, och därmed statliga arbetstillfällen, är ojämnt fördelade över landet. Av rapporten framgår vidare att Västernorrlands län är det län där antalet statliga jobb minskat mest 2008–2014. Under perioden har antalet statliga arbetstillfällen ökat mest i Stockholms län (Statskontoret 2016:8).

Regeringen har inlett ett arbete med att stärka den statliga närvaron i hela landet, inklusive i storstädernas ytterområden. En del i detta arbete är omlokalisering av statliga myndigheter (prop. 2017/18:1 utg. omr. 2 avsnitt 5).

• Sida 2
•  Original

Samverkan kring lokaler och kontorsstöd

Myndigheter kan tillhandahålla lokaler och kontorsstöd åt andra myndigheter. I staten förekommer även olika typer av egeninitierad samverkan mellan myndigheter kring lokaler och gemensam service. Ett exempel är de servicekontor som Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Skatteverket samverkar om. Ett annat exempel är det s.k. Myndighetsnätverket i Sundsvall, som omfattar 16 olika myndigheter, där myndigheter ingår avtal om gemensamma resurser, fördelning av kostnader m.m.

Det är också vanligt i den privata sektorn att företag tillhandahåller kontorsstöd åt andra företag, och många företag bedriver sin verksamhet i s.k. kontorshotell.

Vid en ändrad lokalisering av arbetsuppgifter från fler än en myndighet till en ny ort kan samverkan kring lokaler och grundläggande servicefunktioner vara ett sätt att underlätta etableringen och minska kostnaderna för de berörda myndigheterna. En sådan samverkan skulle kunna omfatta telefonväxel, reception, vaktmästeri, fastighetsskötsel, lokalvård och andra liknande lokalt utförda kontorsnära tjänster. En samordning skulle kunna leda till såväl bättre service som ett mer effektivt resursutnyttjande.

Uppdraget

I enlighet med regeringens ambition att sprida statlig verksamhet över hela landet bör den statliga närvaron i Härnösand utökas. Det bör utredas om detta kan ske genom att verksamhet från ett antal statliga myndigheter, som i dag bedrivs i Stockholms län, samlas i gemensamma lokaler med gemensam kontorsservice.

Mot denna bakgrund ges en särskild utredare i uppdrag att utreda förutsättningarna för att samla arbetsuppgifter från flera myndigheter i Stockholms län och tillhandahålla gemensamma lokaler med gemensam kontorsservice i Härnösands kommun för dessa uppgifter.

• Sida 3
•  Original

Utredaren ska

• identifiera och föreslå arbetsuppgifter, motsvarande minst 50 årsarbetskrafter vid lämpliga myndigheter, som kan ingå i kontorsgemenskapen,
• lämna förslag till vilken aktör som ska ansvara för lokaler och den gemensamma kontorsservicen samt vilka tjänster som ska ingå i servicen,
• analysera och föreslå hur ansvaret och kostnaderna för lokaler och kontorsservice ska fördelas, inklusive kostnaderna för uppbyggnaden av kontorsgemenskapen och kontorsservicen,
• vid behov lämna förslag till uppdrag till berörda myndigheter och nödvändiga författningsändringar,

särskilt överväga om en gemensam kontorsservice aktualiserar lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, samt

• redovisa de analyser och bedömningar som ligger till grund för förslagen.

Om utredaren anser det vara möjligt att införa gemensamma kontorslösningar ska lämplig tidpunkt för genomförandet av förslagen anges. Om förslaget avser något annat än administrativa arbetsuppgifter ska hänsyn tas till de berörda myndigheternas särskilda behov av kompetensförsörjníng.

En utgångspunkt är att förslagen inte får försämra Sveriges säkerhet, informationssäkerheten eller myndigheternas möjlighet att genomföra sina uppdrag. Förslagen ska också vara kostnadsneutrala för staten.

Konsekvensbeskrivningar

Utredaren ska, utöver vad som framgår av kommittéförordningen (1998:1474), redovisa verksamhetsmässiga och personella konsekvenser av förslagen samt särskilt bedöma effekterna på sysselsättningen i Härnösand.

• Sida 4
•  Original

Samråd och redovisning av uppdraget

Utredaren ska samråda med Kammarkollegiet, Statens servicecenter och Arbetsgivarverket. Utredaren ska även samråda med berörda myndigheter och i övrigt med de myndigheter som utredaren bedömer vara relevanta.

Utredaren ska särskilt ta del av erfarenheter från de myndigheter som för närvarande delar lokaler och kontorsstöd.

Utredaren ska hålla Länsstyrelsen i Stockholms län, landstinget i Västernorrlands län och berörda centrala arbetstagarorganisationer informerade om arbetet samt ge dem möjlighet att framföra synpunkter.

Uppdraget ska redovisas till regeringen (Finansdepartementet) senast den 30 april 2019.

(Finansdepartementet)