RA-FS 2002:4

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring

av handlingar hos överförmyndare;

beslutade den 14 oktober 2002.

Efter samråd med Svenska Kommunförbundet beslutar Riksarkivet med

stöd av 3 & 2 stycket 4 förordningen (1995:679) med instruktion för Riks-

arkivet och landsarkiven följande allmänna råd om bevarande och gallring

av handlingar hos överförmyndare (dnr RA 240-2001/2398).

1. Denna författning träder i kraft den 1 december 2002.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets allmänna råd (RA-FS

19873) den 14 december 1987 om bevarande och gallring av handlingar i

överförmyndares arkiv.

ERIK NORBERG

Gunnar Sundberg

Inledning

Myndigheternas arkiv skall enligt 3 & tredje stycket arkivlagen(19902782)

bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

l. rätten att ta del av allmänna handlingar,

2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen. och

3. forskningens behov.

Allmänna handlingar får gallras enligt 10 % första stycket arkivlagen. I

andra stycket sägs att vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör

en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna till-

godose de ändamål som anges i 3 & tredje stycket.

För att allmänna handlingar skall kunna gallras måste ansvarig nämnd ut-

färda ett gallringsbeslut. Sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna

och som inte skall arkiveras bör avlägsnas (rensas) senast i samband med ar-

kivläggningen. Kopior av allmänna handlingar får rensas. För rensning

krävs inte något myndighetsbeslut.

Vad gäller korrespondens är huvudregeln att sådan korrespondens som är

av betydelse för verksamheten bör bevaras medan korrespondens i rutin-

mässigt återkommande, bagatellartade ärenden kan gallras. Detta gäller

även om ärendena har diarieförts.

I de allmänna råden behandlas även handlingar tillhörande rutiner som

numera har upphört, eftersom handlingar från sådana rutiner kan finnas kvar

i verksamheten även om de inte längre upprättas.

RA-F S 2002:4

Utkom från trycket

den 15 november 2002

-FS 2002:4

Vid datoriserade rutiner är det viktigt att på ett tidigt stadium avgöra vilka

typer av handlingar som skall bevaras och vilka som skall gallras, och hur

de skall bevaras. IT-stödet måste utformas så att hänsyn tas till föreskrivna

och beslutade regler om bevarande och gallring.

För att man i efterhand skall kunna förstå det sammanhang där ADB—upp-

tagningar kommit till är det nödvändigt att en fullständig systemdokumenta-

tion och behandlingshistorik upprättas. För att systemdokumentationen skall

vara användbar måste den kompletteras fortlöpande under systemets hela

livslängd. Långsiktigt bevarande av uppgifter på ADB-medium behandlas i

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:2) om upptagning-

ar för automatisk databehandling.

1 Om överförmyndare

Alla kan inte själva sköta sina angelägenheter och ta hand om sin egendom.

En del behöver hjälp. Regler om hur det ska gå till finns i föräldrabalken

(FB). Den som är under arton år företräds normalt av sina föräldrar, som då

är barnets vårdnadshavare och förmyndare. Vanligtvis är båda föräldrarna

vårdnadshavare. Det förekommer också att bara den ena föräldern är vård—

nadshavare. Om ingen av föräldrarna kan vara förmyndare förordnar tings-

rätten en särskilt förordnad vårdnadshavare eller förmyndare. Ansökan om

förordnande eller entledigande av förmyndare kan göras bl.a. av överför-

myndaren i den kommun där den underårige har sin hemvist.

I många situationer kan en god man förordnas av överfömWndaren för att

bevaka en persons rätt och tillvarata hans intressen. Ett exempel är när en

känd arvinge eller testamentstagare befinner sig på okänd ort, när det vid

dödsfall saknas kännedom om arvinge och när blivande ägares rätt måste

bevakas p.g.a. förordnande i testamente eller annan rättshandling. God man

förordnas dessutom av tingsrätt när någon på grund av sjukdom, psykisk

störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållande behöver hjälp

med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Om

en förmyndare av någon anledning inte kan eller får utöva förmynderskapet

skall överförmyndaren förordna en god man för vården av den underåriges

angelägenheter.

Om den enskilde behöver mer hjälp än vad en god man kan bistå med kan

tingsrätten besluta att anordna ett s.k. förvaltarskap. Rätten förordnar då en

förvaltare.

Förmyndare, gode män och förvaltare skall fortlöpande föra räkenskaper

över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder. Deras verk-

samhet står under tillsyn av överförrnyndaren, som även bestämmer om ar-

voden och ersättning. Överförmyndarens samtycke skall också inhämtas i

vissa fall t.ex. vid försäljning av fast egendom.

En kommun kan besluta om att istället för överförrnyndare tillsätta en

överförmyndarnämnd. I många kommuner finns en särskild överförmyndar-

nämnd och hos överförmyndare med stor eller medelstor förvaltning finns

vanligtvis kanslistöd med särskild personal m.m. och egen ekonomisk för-

valtning. För bevarande och gallring av dokumentation som tillhör nämn-

och allmänadministrativa verksamheter av det slag som nu nämnts hänvisa

t1 1 Riksarkivets allmänna rad (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring

av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv.

Överförmyndare

el

'verförmyndarnämnd

lnltiering Utredning & Kontroll Förvaltning

2 Register och akter hos överförmyndare

Överförmyndaren är skyldig att föra förteckningar och lägga upp akter (16

kap. 12 å FB). Närmare bestämmelser om detta finns i förmynderskapsför-

ordningen (19952379). För löpande tjänsteanteckningar i pågående ärenden

förs ofta journaler eller dagboksblad. Diarium kan föras för såväl individre-

laterade ärenden som allmänna ärenden.

Förmyndare, gode män och förvaltare är skyldiga att lämna de upplys-

ningar om sin verksamhet som begärs av överförrnyndaren (12 kap. 9 å FB).

Den mer formbundna tillsynen sker genom att inhämta egendomsförteck-

ningar, årsräkningar, sluträkningar och årsuppgifter samt redogörelser för

hinder mot skifte i enlighet med föräldrabalken (13 kap. 3, 14, 15 åå, 14

kap. 1, 15, 18 åå, 15 kap. 3, 8 åå). Om handlingarna inges i 2 exemplar skall

ett av dessa återställas efter granskning (3 å förmynderskapsförordningen).

Det förekommer att originalverifrkationer och annan stödjande dokumenta-

tion inges. Sådan dokumentration återställs direkt efter fullgjord gransk-

ning. Efter ärendets avslutande skall Sluträkning, förteckningar och årsräk-

ingar liksom redogörelser och årsuppgifter överlämnas till den som är be-

I örig att ta emot redovisning för förvaltningen. (16 kap. 8 å FB).

RA-FS 2002:

* -FS 2002:4

Överförmyndarens handlingar förvaras i akter (16 kap. 12 å FB). Enligt

17 å förrnynderskapsförordningen skall det finnas särskilda akter för för-

mynderskap, godmanskap och förvaltarskap. Akterna upprättas i samband

med ärendenas initiering och tillförs dokument från de olika aktiviteter som

förekommer i samband med utredning/kontroll och förvaltning.

När ett pågående ärende överflyttas till överförrnyndare i annan kommun

skall akten i ärendet enligt 6 å förmynderskapsförordningen överlämnas till

överförrnyndaren i denna kommun. Till akten skall fogas relevanta uppgif-

ter ur det register som skall föras enligt 9 å förrnynderskapsförordningen.

3 Bevarande och gallring

Register enligt förrnynderskapsförordningen samt hos överförrnyndaren fö-

rekommande diarium bör bevaras i sin helhet. Register och eventuellt före-

kommande diarium som förs elektroniskt överförs till digitalt standardfor-

mat senast vid avställning för långtidsförvaring. Register som inte kan beva—

ras i digital form överförs till annat medium. Dataregister som bevaras bör

beskrivas och hanteras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmän-

na råd (RA-FS 1994:2) om upptagningar för automatisk databehandling

(ADB-upptagningar). Åtgärder i samband med arkivering som medför för-

lust av information bör av överförrnyndaren hanteras som gallring.

Av de handlingar som återstår sedan redovisningarna överlämnats till hu-

vudmannen bör överförrnyndarens beslut bevaras. Vissa handlingar som

överlämnas till överförrnyndaren i samband med kontroll av dödsbo bör

också bevaras. Övriga handlingar kan gallras i enlighet med vad som be-

skrivs nedan.

Vissa akter avslutas redan i initierings- eller kontrollfasen, när överför-

myndaren eller tingsrätten beslutar att inte gå vidare i ärendet. Handlingar i

sådana ärenden, som inte sällan blir återtupptagna, föreslås gallrade 1 år ef-

ter det år då ärendet avslutats hos överförrnyndaren.

Övriga akter, med handlingar i ärenden som övergår i förvaltning, behö-

ver finnas tillgängliga hos överförrnyndaren under den tid varunder huvud-

mannen (t.ex. den som blivit myndig) har rätt att granska de räkenskaper

och övriga handlingar som förvaras hos ställföreträdaren och eventuellt

väcka talan (12 kap. 15 å föräldrabalken). Sådan talan skall väckas inom 1

år. Denna tid inleds med att överförmyndaren överlämnar redovisnings-

handlingar enligt ovan till den som är behörig att emotta dessa, eller — i de

fall där sådant överlämnande ej förekommer — när ärendet avslutats hos

överförrnyndaren eller tingsrätten. För att inte behöva gallra olika akter vid

olika tidpunkter rekommenderas, att dessa akter gallras med en frist av 1 år

efter utgången av det kalenderår då redovisningshandlingarna överlämnan-

des eller när ärendet avslutandes. Kommer det innan dess till överförmyn-

darens kännedom att talan väckts mot ställföreträdare, överförrnyndaren el-

ler annan som berörs av ärendet bör överförrnyndarens akt i ärendet bevaras

intill dess lagakraftägande dom finns i målet eller meddelande erhållits o

att målet avskrivits.

De rekommenderade gallringsfristema är rrrinimitider. Den som vill till-

lämpar längre tider.

4 Rad om bevarande och gallring RA-FS 2002:

Nedanstående gallringsfrister räknas, när inte annat anges, från utgången av

det år då överförrnyndaren överlämnat redovisningshandlingama till den som

är behörig att motta dessa. När överlämnande inte förekommer räknas gall-

ringsfristen från utgången av det år då ärendet avslutats hos överförrnyndaren.

Handlingarna redovisas i den ordning de förekommer i överförrnyndar-

verksamhetens verksamhet. Handlingarna förvaras i akter. Om akterna förs

elektroniskt bör tillses, att originalhandlingar som skall återställas till ställ-

företrädare eller överlämnas till huvudman behålls i ursprungligt format (di-

gitalt eller på papper).

Registrering

Handling Bevara/gallra Anmärkning

Register enligt 9 å förmynder- Bevaras

skapsförordningen

Diarium Bevaras

J oumal-Idagboksblad för över— 1 år I akt eller separatförd.

förrnyndarens löpande tjänste—

anteckningar i ärendet

Initiering av godmanskap och förvaltarskap

Handling Bevarande/gallring Anmärkning

Anmälan 1 år

Remisser och remissvar ] år

Skrivelser 1 år

PM 1 år

Ansökan till tingsrätten 1 år

Tingsrättens beslut (protokolls— Bevaras

utdrag/motsvarande)

Överförrnyndarens beslut att inte Bevaras

ansöka om ställföreträdarskap

Samtliga handlingar ovan i 1 år

ärenden där ställföreträdarskap

inte sökts

Initiering av jörmynderskap

Aktiviteter: Huvudformer, Särskild överförrnyndarkontroll, Anmälan från

socialtjänsten m.fl., Övrig initiering

RA-FS 2002:4 Huvudformer av initiering av förmynderskap

Allmän initiering, Bouppteckning/testamente/arvsavstående, Försäkrings-

utbetalning

Förteckning över egendom Till huvudman eller Kopia åter till ställföreträ-

dödsbo efter ären- dare efter granskning enligt

dets avslutande 3 åförmynderskapsförord-

ningen.

Gåvobrev 1 år Överförrnyndarens exem-

plar

Bouppteckning ! år

Testamente 1 år

Brev rörande arvsavstående 1 år

Anmälan från försäkringsbolag 1 år

Ansökan från förmyndare rö- 1 år Med bilagor

rande förvärv av fast egendom

Överförrnyndarens beslut om Bevaras

upphörande av överförrnyndar-

kontrol

Samtliga handlingar ovan i 1 år

ärenden som inte föranleder åt-

gård

Särskild överförmyndarkontroll

Anmälan om särskild överför- 1 år

myndarkontroll

Gåvobrev ] år

Testamente 1 år

Förmånstagarförordnande 1 år

Överförrnyndarens beslut om Bevaras

upphörande av särskild över—

förrnyndarkontroll

Anmälan från socialtjänsten, konkursdomare m.fl

Anmälan om att barns egen- 1 år

dom inte står under betryggan-

de förvaltning

Dito, i ärenden som inte föran- När huvudmannen Vilande aktbildning

leder åtgärd blivit myndig

Övrig initiering

Skrivelser

Dito, i ärenden som inte föran-

leder åtgärd

Aktiviteter: Utredning och överförrnyndarens beslut, Kontroll av förteckning

Utredning och överförrnyndarens beslut i samband med ärendes

initiering

PM

Underlag till utredning

lår

lår

Beslut om skärpande föreskrifter Bevaras

Beslut om fri förfoganderätt för Bevaras

bankmedel

Utredningshandlingar enligt

ovan när överförrnyndaren be-

slutar lämna ärendet utan åt-

gärd

lår

Handlingar i ärenden som

initierats efter misstanke om

att barns egendom inte står

under betryggande förvalt-

ning gallras dock först när

huvudmannen blivit myn-

dig.

Kontroll av förteckning i samband med ärendes initiering

Förteckning över egendom

Verifrkationer till förteckning

såsom saldobesked. depåför-

teckning, inkomstuppgift

Ovriga underlag till överför-

myndaren såsom lagfartsbevis,

uppgifter från kronofogde, ko-

pior av reverser

Bevis om spärr av tillgångar

Vid vitesprocess:

Anmaning om förteckning

Föreläggande

Ansökan till tingsrätten om ut-

dömande

Tingsrättens beslut

Förvaltning

Till huvudman eller

dödsbo efter ären-

dets avslutande

Till ställföreträdare

efter kontroll

1 år efter ärendets

avslutande

1 år efter ärendets

avslutande

1 år efter ärendets

avslutande

1 år efter ärendets

avslutande

1 år efter ärendets

avslutande

1 år efter ärendets

avslutande

Kopia åter till ställföreträ-

dare efter granskning, en-

ligt 3 åförmynderskapsför—

ordningen

ktiviteter: Kontroll av årsräkning, Befrielse från årsräkning/årsuppgift,

Förvaltningsärenden, Beslut om arvode, Arendets avslutande

RA-FS 2002:4 Kontroll av arsräkning

Årsräkning (inklusive sluträk- Till huvudman efter 2 original, varav ett åter til

ning) ärendets avslutande ställföreträdare efter

granskning

Verifikationer till årsräknin Åter till ställ äreträdare

g

efter granskning

Gransknings-PM 1 år

Yttranden 1 år

Beslut om anmärkning 1 år Eventuellt på befintlig

handling

Redogörelse angående huvud- 1 år Från ställföreträdare

man

Vid vitesprocess: Se ovan: Kontroll av förteckning

Kontroll av dödsbo

Redogörelse för hinder mot Till huvudman eller Vid ingivande av 2 exem-

skifte representant för plar återsänds det ena

dödsbo efter ären-

dets avslutande

Överförmyndarens beslut om 1 år Vid ingivande av 2 exem-

ny tid för ingivande av hand- plar återsänds det ena

lingar

Anmaning om bodelning/skifte ] år

Framställning till tingsrätten 1 år

Arvsskifte Bevaras Överförmyndarens exem-

plar

Bodelning Bevaras Överförmyndarens exem-

plar

Avtal om sammanlevnad i Bevaras Överförmyndarens exem-

oskiftat bo plar

Överförmyndarens beslut om Bevaras

godkännande av bodelning/

skifte/avtal

Anmälan om utbetalning från 1 år

dödsbo

Granskning av årsuppgift

Årsuppgift från ställföreträdare Till huvudman efter ärendets avslutande

Verifikationer Till ställföreträdare efter granskning

Vid vitesprocess: Se ovan: Kontroll av förteckning

Befrielse från (eller förenklad form för) årsräkning/årsuppgiftt

PM 1 år

Överförmyndarens beslut Bevaras

Bevis om spärr av tillgångar 1 år

örvaltningsärenden

Ansökan jämte bilagor 1 år

PM och utredningsmaterial så- 1 år

som remisser, yttranden m.m.

Överförmyndarens beslut Bevaras

Delgivningskvitto/mottag— 1 år

ningsbevis

Handlingar som verifierar åt- 1 år

gärder enl Overförmyndarens

beslut

Överförmyndarens övriga tillsyn

Redogörelse för uppdraget ] år

God mans/förvaltares uppfatt— 1 år

ning rörande uppdragets om-

fattning

Yttranden 1 år

PM 1 år

Överförmyndarens beslut Bevaras

Beslut om arvoden

Överförmyndarens arvodesbe-

slut

Skriftväxling

Ärendets avslutande

Följebrev Bevaras

Delgivningskvitto/mottag- Bevaras

ningsbevis

Bevis om ärendets överlämnan- Bevaras

| e till annan överförrnyndare

Med tillhörande handlingar

RA-F S 2002: