RA-FS 2005:2

Riksarkivets författningssamling %

. — ?

ISSN 0283-2941

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av RA-FS 2005:2

handlingar inom den kommunala och Utkom från trycket

landstingskommunala fritids- och kulturverksamheten; den 27 april 2005

beslutade den 17 mars 2005.

Efter samråd med Sveriges Kommuner och Landsting beslutar Riksarkivet

med stöd av 3 5 andra stycket 4 förordningen (1995:679) med instruktion

för Riksarkivet och landsarkiven följande allmänna råd om bevarande och

gallring av handlingar inom den kommunala och landstingskommunala fri-

tids- och kulturverksamheten.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2005.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets allmänna råd (RA-FS

1990:1) den 27 juni 1990 om bevarande och gallring av handlingar inom de

kommunala och landstingskommunala fritids- och kulturområdena.

TOMAS LIDMAN

Gunnar Sundberg

RA-F S 2005:2

Innehållsförteckning

1 Omfattning och tillämpning ............................. 2

2 Definitioner ......................................... 3

3 Fritidsverksamhet ..................................... 3

3.1 Administrativ verksamhet .............................. 3

3.2 Allmän fritidsverksamhet ............................... 5

3.3 Bidrag till föreningar .................................. 6

3.4 Anläggningar, drift och uthyrning ........................ 6

3.5 Turism ............................................. 8

3.6 Lotterier ............................................ 9

4 Kulturverksamhet ..................................... 10

4.1 Administrativ verksamhet .............................. 10

4.2 Allmänkulturell verksamhet ............................. 1 1

4.3 Bidrag till föreningar och studieförbund ................... 12

4.4 Museer, teatrar och konsthallar ........................... 13

4.5 Bibliotek ......... ' ................................... 14

4.6 Taltidningar .......................................... 15

1 Omfattning och tillämpning

Omfattning

Dessa allmänna råd innehåller rekommendationer om bevarande och gall-

ring av handlingar inom den kommunala och landstingskommunala fritids-

och kulturverksamheten. För gallringsbara handlingar anges rekommende-

rad gallringstidpunkt. Att en allmän handling kan gallras efter tio år betyder

att tio kalenderår skall förflyta efter det att handlingen kom till eller ärendet

avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas

2005, kan alltså gallras tidigast i januari 2016.

Varje kommun och landstingskommun ansvarar för sina allmänna hand-

lingar enligt arkivlagen(1990z782). Det framgår av kommunens/landsting—

ets arkivreglemente (motsvarande) vem eller vilka som inom organisationen

beslutar om gallring. Beslut om bevarande och gallring bör gälla tills vidare,

d.v.s. intill dess att nytt beslut fattas. Ett beslut om nya regler för gallring

kan om det är lämpligt tillämpas också för handlingar som redan finns hos

kommunen/landstingskommunen när beslutet tas. I så fall bör i beslutet an-

ges från vilken tidpunkt det skall tillämpas. Det bör även beaktas att benäm—

ningen på handlingarna kan ha förändrats.

Det politiska organ som i kommun och landsting beslutar i kulturfrågor

benämns i dessa allmänna råd endast kulturnämnd.

I Riksarkivets allmänna råd (RA—FS 1997:8) om bevarande och gallring

av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv behandlas utför-

ligt handlingar om den politiska beslutsprocessen, ekonomi- och personal-

administration, upphandling och IT-verksamhet. Allmänna handlingar från

dessa områden har tagits med i dessa allmänna råd endast om de har speciell

anknytning till fritids- och kulturverksamheten eller i förtydligande syfte.

Beträffande anläggningar, drift och uthyrning (avsnitt 3.4), se vidare

Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1995:2) om bevarande och gallring av

handlingar rörande teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostads-

försörjning hos kommuner och landsting.

Tillämpning

De allmänna råden gäller för

nämnder som ansvarar för kommunernas och landstingskommunernas

fritids- och kulturverksamhet,

sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9å sekretesslagen

(19801100) och som fullgör uppgifter inom kommunernas och landsting-

ens fritids— och kulturverksamhet, och

kommunal arkivmyndighet som övertagit arkivmaterial från någon av

ovanstående.

2 Definitioner

I dessa allmänna råd avses med begreppen

gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmän-

na handlingar;

förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband

med överföring till annan databärare räknas som gall-

ring om överföringen medför

— inforrnationsförlust,

— förlust av möjliga informationssammanställningar,

— förlust av sökmöjligheter eller

— förlust av möjligheten att fastställa informationens

autenticitet,

vid inaktualitet när handlingarna inte längre behövs i verksamheten.

3 Fritidsverksamhet

3.1 Administrativ verksamhet

Handlingar som bör bevaras:

Protokoll från sammanträden med nämnd och utskott.

Alfabetiska register och innehållsförteckningar till protokollen. Saknas

register och förteckningar bör föredragningslistoma bevaras.

Protokoll från kommittéer, arbetsgrupper och liknande, tillsatta av nämn-

den eller förvaltningen.

Protokoll från organ som förvaltningen har sekreteraransvar för.

Mötes/minnesanteckningar från samverkan mellan arbetsgivare och ar-

betstagare, arbetsplatsträffar (APT), och MBL-protokoll.

RA-FS 2005:2

RA-FS 2005:2 — Mötes/minnesanteckningar från förvaltningens ledningsgrupp (motsva-

rande).

— Delegationsbeslut av vikt. Originallista över delegationsbesluten.

— Diariet. Listor som ger sökingångar till handlingarna samt gällande dia-

rieplan.

— Diarieförda handlingar. Handlingar i bagatellartade ärenden kan gallras.

—' In- och utgående skrivelser på papper eller e-post. Rutinmässig korre-

spondens på papper eller e-post kan gallras.

— Verksamhetsberättelser, årsberättelser eller liknande. De kan ingå i dia-

rieförda handlingar.

— Förslag till nämndens budget eller motsvarande.

— Nämndens uppföljningar av verksamheten.

— Ett arkivexemplar av varje informationsblad, broschyr eller liknande som

producerats av förvaltningen. Hemsida bör bevaras med viss periodicitet.

Av praktiska skäl är det inte möjligt att bevara all information som till-

förs hemsidor, men minst en gång per år och vid större förändringar bör

ett uttag göras och bevaras på lämpligt sätt.

— Bildsamlingar som uppstår i produktionen av broschyrer etc. Bevara en-

dast unika bilder. Övriga kan gallras vid inaktualitet.

— Inventarieförteckningar.

— Pressklipp.

— Förteckning över förtroendemän i fritidsnämnden, om inte registrering

av alla kommunala förtroendemän sker centralt hos kommunen.

— Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär.

— Nämndens/förvaltningens information på hemsidor.

— Projekthandlingar (uppdrag, rapport, annan väsentlig information).

— Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivningar.

— Arkivredovisningar.

Handlingar som kan gallras:

Föredragningslistor, Föredragningslistor bör

dagordningar och kallel bevaras om register eller

ser till sammanträden innehållsförteckningar

till protokollen saknas

Korrespondens av till-

fällig betydelse (se

Handlingar som bör be-

varas)

Meddelanden av kort- Vid inaktualitet

varig betydelse, inkom-

na cirkulär och övriga

handlingar överlämna-

de för kännedom

Kurs- och konferens- Vid inaktualitet

inbjudningar (inkomna,

inte egen regi)

Avtal och kontrakt av 2 år efter upphörd T.ex. avtal med nöjes-

kortvarig karaktär giltighet konsulter, arrende-

kontrakt och leasing-

avtal

Hanteras som en vanlig

faktura om F—skatte-

sedel finns

Ersättning till föredrags 10 år original

hållare och liknande 2 år kopia hos

förvaltningen

Ersättning till enskilda 10 år original Lön/arvode

uppdragstagare utan F— 2 år förvaltningens

skattesedel kopia

3.2 Allmän fritidsverksamhet

Handlingar som bör bevaras:

— Tryckta program för exempelvis sport- och sommarlovsverksamhet. Tid—

ningar och broschyrer som ges ut av fritidsnämnden.

— Egenproducerade utbildningsprogram och dylikt från kurser och konfe-

renser.

— Dokumentation över friskvårdsinsatser riktade till allmänheten.

- Protokoll och handlingar från samarbetsorgan i frågor som rör den egna

verksamheten.

— Mötes/minnesanteckningar från samverkan mellan arbetsgivare och ar-

betstagare, arbetsplatsträffar (APT), och MBL-protokoll.

— Mötes/minnesanteckningar från möten på fritidsgårdar, allaktivitetshus

etc.

— Mål och verksamhetsplaner.

— Verksamhetsstatistik om års- eller verksamhetsberättelser saknas.

— Sammanställning av enkäter som gjorts för att utvärdera verksamheten.

— Foton, filmer och liknande som producerats på mediaverkstäder (motsva-

rande) om de är konstnärliga alster eller innehåller unik information.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning *

Underlag för statistik, Vid inaktualitet D.v.s. när sammanställ-

besöksrapporter och ning är gjord

liknande

Arrangörskontrakt 2 år Efter upphörd giltighet

STIM-avtal 2 år Efter upphörd giltighet

RA-FS 2005:2

RA-FS 2005:2

Anmärkning

Handling Gallring

Ersättning till föredrags 10 år original

hållare eller liknande 2 år kopia hos

förvaltningen

Hanteras som en vanlig

faktura om F-skattesedel

finns

Lön/arvode

Ersättning till enskilda 10 är original

uppdragstagare utan F- 2 år förvaltningens

skattesedel kopia

Media, t.ex. foton och Vid inaktualitet

filmer, från mediaverk-

städer (motsvarande)

med trivialt innehåll

Statistik som inte ingåri 2 år

årsberättelser

3.3 Bidrag till föreningar

D.v.s. när sammanställ—

ning är gjord

Handlingar som bör bevaras:

— Sammanställningar och/eller beslut över givna föreningsbidrag.

— Sammanställning över sökande till stipendier samt ansökningshandlingar

med bilagor.

— Sammanställningar och/eller beslut över givna stipendier och priser.

— Års- och verksamhetsberättelser från föreningar.

— Föreningskataloger och förteckningar över i kommunen verkande före-

ningar. Används IT-stöd kan ett uttag göras t.ex. årligen.

Handlingar som kan gallras:

Handling

Bidragsansökningar

jämte handlingar

3.4 Anläggningar, drift och uthyrning

Gallring Anmärkning

Med undantag för års- och

verksamhetsberättelser

De allmänna råden baseras på att nämnden själv fattar beslut om till-, om-

och nybyggnad och att fritidsförvaltningen även svarar för förvaltningen av

anläggningarna. Sker byggande och/eller förvaltning hos andra organ kan

handlingar hos fritidsnämnden i regel gallras

För drift av anläggningar och uthyrning av lokaler används ofta IT-stöd.

Bevarande av digital information bör övervägas och om detta inte är möjligt

kan uttag göras med viss periodicitet, t.ex. en årlig lista.

Handlingar som bör bevaras: RA-F S 2005:2

— Ritningar, entreprenadkontrakt och andra handlingar rörande anläggning-

ar, som inte finns bevarade på annat håll i kommunen.

— Förteckningar/register över kommunens fritids- och idrottsanläggningar.

Används lT—stöd kan ett uttag göras t.ex. årligen (se inledningen).

— Förteckning/register över lokaler som hyrs ut.

— Bilddokumentation över egna anläggningar.

— Statistik över besök i fritidsnämndens anläggningar, om den inte ingår i

verksamhetsberättelse eller dylikt.

— Statistik över uthymingsverksamheten, om den inte ingår i verksamhets-

berättelse eller dylikt.

— Simskoledagböcker.

Handlingar som kan gallras:

Gallring

Vid inaktualitet

Anmärkning

Handlingar om löpande

skötsel av anläggningar

D.v.s. vanligen sedan

ansvarsfrihet för året

beviljats eller sedan be-

siktning eller annan

kontroll av aktuella

åtgärder har ägt rum

Kopior av ritningar Vid inaktualitet

Om de inte innehåller

värdefulla uppgifter som

inte återfinns på annat

håll i kommunen. Se

Handlingar som bör

bevaras

Entreprenadkontrakt

Ansökningar om

förhyrning

Kontrakt om uthyrning 2 år Efter upphörd giltighet.

av lokaler Kontrakten är underlag

för debitering och krav

D.v.s. när sammanställ-

ning är gjord

Statistik över uthyrning Vid inaktualitet

Bokningsscheman, bok— Vid inaktualitet

ningsbesked

Kvittenser för kort/ Vid inaktualitet

nycklar

D.v.s. då kort/nyckel

återlämnats

N ärvaroförteckningar,

t.ex. över elever som

deltagit i simundervis-

ning

RA-FS 2005:2

Märkesnoteringar för 2 år

simskolegrupper

3.5 Turism

Handlingar som bör bevaras:

Protokoll/mötesanteckningar och handlingar från samverkan där turist-

avdelningen (motsvarande) ingår.

Protokoll/mötesanteckningar och handlingar från samverkan mellan

kommunala turistorgan där förvaltningen har sekreterarensvar.

Protokoll och handlingar från arbetsgrupper kring t.ex. projekt, kampan-

jer, arrangemang.

Inbjudningar till exempelvis frukostmöten och nätverksträffar om de inte

redovisas i årsberättelse.

Ett arkivexemplar av de turistbroschyrer, kartor, programblad, affischer,

skrifter etc. som ges ut av turistavdelningen (motsvarande).

— Verksamhetsplaner eller liknande för turistverksamheten.

— Pressmeddelanden.

— Nyhetsbrev.

— Statistik för besöksmål och evenemang, som inte finns redovisad på an—

nat ställe.

— Avtal av vikt och/eller långvarig karaktär, t.ex. med samarbetspartners.

— Gästböcker.

— Handlingar om framtagning/inköp av souvenirer.

— Sammanställningar av enkäter.

Handlingar som kan gallras:

Handling

Gallring

Anmärkning

Arrangörskontrakt

STIM-avtal

2 år efter upphörd

giltighet

2 år efter upphörd

giltighet

Ersättning till artister,

föredragshållare,

musiker, dansare och

grupper t.ex. teater-

grupper

Ersättning till enskilda

uppdragstagare utan

F-skattesedel

Enkåtsvar

10 är original

2 år kopia hos

förvaltningen

10 år original

2 år förvaltningens

kopia

Vid inaktualitet

Hanteras som en vanlig

faktura om F-skatte-

sedel finns

Lön/arvode

D.v.s. när samman—

ställning är gjord

Handling Gallring Anmärkning

Avtal av kortvarig 2 år efter upphörd

karaktär giltighet

Underlag för statistik, Vid inaktualitet D.v.s. när samman—

besöksrapporter och ställning är gjord

liknande

Korrespondens av Vid inaktualitet T.ex. enkla för—

tillfällig karaktär, frågningar

papper eller e-post

Tillstånd från andra 2 år efter upphörd Tillstånd från t.ex.

myndigheter vid giltighet polis, länsstyrelse och

arrangemang miljöskyddsnämnd

Förmedling av boende, 2 är

t.ex. uthyrning av stugo

3.6 Lotterier

Handlingar som bör bevaras:

— Beslut eller sammanställning över registrering av lotterier.

— Beslut om tillstånd att anordna lotterier.

— Diarier där sådana förs.

Handlingar som kan gallras:

Ansökan om och tilldel- 2 år

ning av platser för lott-

försäljning

Ansökan om registrering 5 år Efter sista giltighets—

av lotterier inkl. bilagor datum

Ansökan om tillstånd för 5 år Efter sista giltighets-

lotterier inkl. bilagor datum

Lotteriredovisningar 5 år

inkl. bilagor

Redovisningar till lotteri Vid inaktualitet

inspektionen

RA-FS 2005:2

RA-FS 2005 :2

10

4 Kulturverksamhet

4.1 Administrativ verksamhet

Handlingar som bör bevaras:

— Protokoll från sammanträde med nämnd och utskott.

— Alfabetiska register och innehållsförteckningar till protokoll. Saknas re-

gister och förteckningar bör föredragningslistorna bevaras.

— Protokoll och handlingar från kommittéer, beredningsgrupper, arbets-

grupper och liknande, tillsatta av nämnden eller förvaltningen.

— Protokoll från organ som förvaltningen har sekreteraransvar för.

— Mötes/minnesanteckningar från samverkan mellan arbetsgivare och ar—

betstagare, arbetsplatsträffar (APT), och MBL-protokoll.

-— Mötes/minnesanteckningar från förvaltningens ledningsgrupp (motsva-

rande).

— Delegationsbeslut av vikt. Originallista över delegationsbesluten.

— Diarier. Listor som ger sökingångar till handlingarna samt gällande di-

arieplan.

— Diarieförda handlingar. Handlingar i bagatellartade ärenden kan gallras.

— In- och utgående skrivelser på papper eller e-post. Rutinmässig korre-

spondens på papper eller e-post kan gallras.

— Verksamhetsberättelser, årsberättelser eller liknande. De kan ingå i dia-

rieförda handlingar.

— Nämndens förslag till budget eller motsvarande.

— Nämndens uppföljningar av verksamheten.

— Ett arkivexemplar av varje informationsblad, broschyr eller liknande som

producerats av förvaltningen.

— Bildsamlingar som uppstår i produktionen av broschyrer etc. Bevara en-

dast unika bilder. Övriga kan gallras vid inaktualitet.

— Inventarieförteckningar.

— Pressklipp.

— Förteckning över förtroendemän i kulturnämnden bör bevaras om inte re-

gistrering av alla kommunala förtroendemän sker centralt i kommunen.

— Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär.

— Nämndens/förvaltningens information på hemsidor.

— Projekthandlingar (uppdrag, rapport, annan väsentlig information).

— Kvalitetsdokument Process- och organisationsbeskrivningar.

— Arkivredovisningar.

Handlingar som kan gallras:

Föredragningslistor, 2 år Föredragningslistor bör

dagordningar och kal- bevaras om register eller

lelser till sammanträ- innehållsförteckningar

den inklusive tryckta till protokollen saknas

bilagor

Handling Gallring

_

Anmärkning

Korrespondens av till— 2 år

fällig betydelse (se

ovan)

_j

Meddelanden av kort- J*Vid inaktualitet

varig betydelse, in—

komna cirkulär och öv-

riga handlingar över-

i

lämnade för kännedom J—

Kurs- och konferensin- Vid inaktualitet

bjudningar

(inkomna, inte egen re-

gi)

|Ståtistik till SCB 2 år

_J

Ersättning till artister, 10 år original

föredragshållare, musi— 2 år kopia hos

ker, dansare och grup- förvaltningen

Hanteras som en

vanlig faktura om

F-skattesedel finns

per t.ex. teatergrupper

Ersättning till enskilda 10 år original

uppdragstagare utan F—

skattesedel

kopia

2 år förvaltningens

Lön/arvode

T

|_Avtal och kontrakt av

Envarig karaktär

_l_

2 år efter upphörd

giltighet

4.2 Allmänkulturell verksamhet

Handlingar som bör bevaras:

_l

T.ex. avtal med nöjes-

konsulter, arrendekon-

trakt och leasingavtal

— Tryckta kulturprogram, affischer, informationsblad och liknande som

framställs av kulturförvaltningen.

— Ett arkivexemplar av böcker och publikationer som kulturnämnden ger

ut.

— Protokoll och handlingar från samarbetsorgan i kulturfrågor där kultur-

nämnden har sekreteraransvar.

— Verksamhetsstatistik, om den inte är redovisad i års- och verksamhetsbe-

rättelser.

— Verksamhetsplaner, allmänna och specifika, t.ex. kulturmiljövårdspro-

gram.

— Yttranden, skrivelser och beslut i namngivnings- och kulturrniljövårds-

ärenden.

— Program och andra handlingar av vikt som hör till kulturmiljövården.

— Foto- och filmarkiv med tillhörande register samt depositions- och gåvo-

handlingar.

RA-FS 2005:2

ll

RA-FS 2005 :2

12

— Egenproducerade ljudband och videogram. (Särskilda krav ställs på för-

varing och vård av ljudband och videogram.)

— Bild- och ljuddokumentation över arrangemang, verksamheter, byggna-

der och miljöer.

— Dokumentation över konstsamlingar. Dokumentationen kan bestå av re-

gister och/eller foton.

— Dokumentation om konstnärlig utsmyckning. Tävlingsbidragen bör be-

varas.

— Dokumentation över utställningar och arrangemang.

— Handlingar kring inventeringar som kulturnämnden tagit initiativ till,

t.ex. byggnadsinventeringar.

— Handlingar kring kurser i egen regi.

— Dokumentation av pedagogisk verksamhet.

— Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär.

Handlingar som kan gallras:

Anmärkning

Handling

Underlag för statistik, Vid inaktualitet

besöksrapporter och lik-

nande

Efter upphörd giltighet

D.v.s. när sammanställ-

ning är gjord

Efter upphörd giltighet j

Avtal och kontrakt av 2 år

kortvarig karaktär

Hanteras som en vanlig

faktura om F- skattesedel

finns

Lön/arvode

Ersättning till artister, 10 år original

föredragshållare, musi- 2 år kopia hos förvalt-

ker, dansare och grupper ningen

t.ex. teatergrupper

Ersättning till enskilda

uppdragstagare utan F-

skattesedel

10 år original

2 år förvaltningens ko—

pra

4.3 Bidrag till föreningar och studieförbund

Handlingar som bör bevaras:

— Sammanställningar/delegationsbeslut över bidrag till studieförbund och

föreningar.

— Sammanställning över sökande till stipendier samt ansökningshandlingar

med bilagor.

— Sammanställning över utdelade stipendier och priser.

— Års- och verksamhetsberättelser från studieförbund och föreningar.

— Sammanställningar/delegationsbeslut över bidrag till länsinstitutioner.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning

Studieförbundens 5 år

ansökningshandlingar

Med undantag för års-

och verksamhets-

berättelser

Bidragsansökningar 5 år

från föreningar

Med undantag för års-

och verksamhets-

berättelser

4.4 Museer, teatrar och konsthallar

Handlingar som bör bevaras:

— Institutionens egna års- och verksamhetsberättelser.

— Affischer, programblad och liknande från den egna programverksamhe-

ten.

— Register (accessionskataloger) över museets samlingar av föremål, foton,

arkivhandlingar och konst. Registret kan bestå av liggare, kortregister

och foton eller föras med hjälp av IT-stöd.

— Topografiska register och andra förekommande register.

— Besöksstatistik, om den inte ingår i verksamhetsberättelse eller liknande.

— Skrivelser om gåvor, donationer och depositioner till institutionen.

— Dokumentation av verksamheten, t.ex. utställningar och arrangemang

— Dokumentation över vården av samlingarna.

— Dokumentation av pedagogisk verksamhet i museer och konsthallar.

— Register över samtidsdokumentation.

— Pressklipp.

— Gästböcker.

— Dokumentation om teateruppsättningar, t.ex. pjäsmanus, fotografier, vi-

deofilmer, spelplaner och rollistor.

Handlingar som kan gallras:

Lånekvitton av olika Vid inaktualitet _

slag

Handlingar som bildar Vid inaktualitet T.ex. besöksrapporter

underlag till års- eller och statistik

verksamhetsberättelser

Ersättning till föredrags 10 år original

hållare eller liknande 2 år kopia hos förvalt-

ningen

Hanteras som en vanlig

faktura om F—skattesedel

finns

Lön/arvode

Ersättning till enskilda

uppdragstagare utan F-

skattesedel

10 år original

2 år förvaltningens

kopia

RA-FS 2005:2

13

RA-FS 2005:2 4.5 Bibliotek

Handlingar som bör bevaras:

— Beståndsregister över all media som lånas ut, ett uttag årligen eller t.ex.

vart femte år. Se nedan Handlingar som kan gallras.

— Förteckningar över tidskrifter och dagstidningar.

— Förteckning över prenumerationer av databaser.

— Uppgifter om donerade böcker.

Verksamhetsstatistik, t.ex. utlån, studiebesök och förfrågningar, som inte

finns i verksamhetsberättelser eller i nämndens handlingar.

— Inforrnationsbroschyrer, program och affischer eller liknande som ges ut

av biblioteket.

— Dokumentation av programverksamhet, t.ex. författarbesök och poesi—

kvällar.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning

Beståndsregister över Vid inaktualitet Ett uttag årligen eller

all media som lånas ut t.ex. vart femte är bör

bevaras. Se ovan Hand-

lingar som bör bevaras

Vid inaktualitet D.v.s. vid återlämnande

Registrering av lån per

person

Register över låntagare Vid inaktualitet —

Avtal/förbindelse med 2 år Efter upphörd giltighet

låntagare angående

lånekort

Underlag för statistik Vid inaktualitet

som redovisas vid

nämnden eller i verk-

samhetsberättelse (mot-

svarande)

Ersättning till artister,

föredragshållare,

musiker, dansare och

grupper t.ex. teater-

10 år original

2 år kopia hos förvalt-

ningen

Hanteras som en vanlig

faktura om F-skatte-

sedel finns

grupper

Ersättning till enskilda 10 år original Lön/arvode

uppdragstagare utan 2 år förvaltningens

liskattesedel kopia

14

4.6 Taltidningar

Handlingar som bör bevaras:

— Band som innehåller unik information. Finns register till banden bör de

bevaras tillsammans med dem.

Handlingar som kan gallras:

Handling Gallring Anmärkning

Band med rutinmässigt 2 år

innehåll

Manus till taltidning 2 år

Prenumerationsregister Vid inaktualitet Äldre versioner gallras

när en ny upprättas

RA-FS 2005:2

15