SIVFS 1992:2

Statens invandrarverks författningssamling

Ansvarig utgivare: Ingvar Belkert, Statens invandrarverk, Box 6113, 600 06 Norrköping

ISSN 1102-3902

SIVFS

1992:2

Utkom från trycket

den 3 februari 1992

Statens invandrarverks föreskrifter om telefaxhanteringen

av personuppgifter

beslutade den 23 januari 1992.

Med stöd av 16

§

verksförordningen (1987:1100) föreskriver statens invand-

rarverk följande.

1

§

Dessa föreskrifter gäller när personuppgifter överförs eller mottas med

utnyttjande av telefax inom ramen för statens invandrarverks verksamhet.

Med personuppgift avses upplysning som avser enskild person. Personuppgif-

terna indelas efter känslighetsgrad

i

tre integritetsklasser där klass 1betecknar

det högsta och klass 3 det lägsta skyddsvärdet. Indelningen i integritetsklasser

frarngår av bilaga till dessa föreskrifter.

En telefax som invandrarverket använder skall tillåta användande av

kort~

nummer och medge kryptering eller mottagning av konfidentiella dokument.

Den

skall också

kunna lämna tid och datum för en transaktion samt kontinu-

erliga rapporter om trafiken.

2

§

För varje telefaxapparat finns en ansvarig person och en ställföreträdare

för denna (telefaxansvarig). Den telefaxansvarige har att se till att endast den

som enligt gällande arbetsordning är behörig får tillgåug till materialet som

sänds eller tas emot med hjälp av telefaxen.

Den telefaxausvarige konttollerar de trafikrapporter som erhålls fråu tele-

faxen. Gjorda iakttagelser om avvikelser från nonnalrutinema när det gäller

sändning och mottagande eller konstaterade störningar

i

trafiken skall rappar-

teras till säkerhetschefen.

Trafikrapportema skall bevaras under fem år räknat fråu den dag de

upprättades.

3

§

Den telefaxausvarige skall regelbundet gå igenom abonuent- och kort-

nummerlistor och övriga funktionerför att kontrollera att de inte manipulerats

eller att andra oriktigheter uppstått

4

§

Den som överför meddelande med hjälp av telefax upprättar ett försätts-

blad av vilket skall framgå dels för vem

telefaxet

är

avsett, dels vem som avsänt

det och det antal sidor som överförs.

När överföring skett åligger det avsändaren att - om innehållet

i

meddelan-

det så motiverar - genom telefonuppringning eller på annat lämpligt sätt

kontrollera att detta

i

sin helhet har nått mottagaren.

Vidtagna kontrollåtgärder skall dokumenteras genom en tjänsteanteckning

på lämpligt handling. Såudningskvitto skall tillföras handlingarna

i

det aktu-

ella ärendet.

5

§

Har en handling kommit att överföras till annan

än

den som handlingen

är

avsedd för skall mottagaren underrättas om misstaget och besked lämnas

denne om hur han bör förfara med handlingen.

Innehåller handling, som felsänts, uppgifter för vilka sekretess kan komma

i

fråga, skall säkerhetschefen underrättas om felsändningen.

6

§

Innehåller meddelande, som skall överföras medhjälpav telefax, person-

nppgifter som hänförs till integritetsklass I, skall meddelandet behandlas som

ett konfidentiellt dokument om det inte krypteras, Sådant meddelande liksom

meddelande hänförligt till integritetsklass 2 får överföras med hjälp av telefax

endast av den som enligt gällande arbetsordning har rätt att ta del av sådant

material. Innan meddelande samnu sagts överförs skall avsändaren kontrollera

att den telefax till vilken sändning sker är bevakad,

7

§

Den som enligt gällande arbetsordning har ansvaret för det ärende till

vilket ett via telefax inkommet meddelande hör, har att se till dels att

meddelandet diarieförs enligt gällande regler, dels att meddelandet förs över

på material som gör det möjligt att bevara meddelandet.

När originalet till ett mottaget telefaxmeddelande kommer in med posten \

eller

på

annat sätt, förses originalhandlingen med en tjänsteanteckning av

vilken skall framgå när meddelandet anlände via telefaxen; därefter tas

telefaxmeddelandet ut ur dossiern.

Dessa föreskrifter ttäder i kraft den 15 februari 1992,

STATENSINVANDRARVERK

CHRISTINA ROGESTAM

Erik Stenström

Bilaga till statens invandrarverks föreskrifter om telefaxhanteringen av

personuppgifter.

Indelning av personuppgifter i integritetsklasser

Personuppgifter inom statens invandrarverk indelas i dessa integritetsklasser.

Integritetsklass 1 (mycket hög nivå)

Uppgifter ur SU-systemet och uppgifter som skall föras in

där

samt därmed

sammanhörande eller jämställda personuppgifter.

Kommentar

Alla personuppgifter om utlänningar inom tillstånds- och medborgarskapsav-

delningens verksamhetsområde hänförs normalt till denna klass.

Integritetsklass 2 (hög nivå)

Uppgifter ur FA-, F1A- och ROSE-systemen och uppgifter som skali föras in

där samt därmed sammanhörande eller jämställda personuppgifter.

Kommentar

Alla personuppgifter om utlänningar inom flykting- och invandraravdelning-

ens verksamhetsområde hänförs normalt till denna klass.

Integritetsklass 3 (grundnivå)

Övriga personuppgifter inom statens invandrarverks verksamhet.

Kommentar

Personuppgifter om anställda, advokater och likvärdiga personer verket

kommer

i

kontakt med

i

dess verksamhet hänförs

till

denna klass.