Statens invandrarverks föreskrifter om telefaxhanteringen av personuppgifter
Bemyndigande
Med stöd av 16 § verksförordningen (1987:1100) föreskriver statens invandrarverk följande.
Dessa föreskrifter gäller när personuppgifter överförs eller mottas med
utnyttjande av telefax inom ramen för statens invandrarverks verksamhet. Med personuppgift avses upplysning som avser enskild person. Personuppgifterna indelas efter känslighetsgrad i tre integritetsklasser där klass 1betecknar
det högsta och klass 3 det lägsta skyddsvärdet. Indelningen i integritetsklasser frarngår av bilaga till dessa föreskrifter.
En telefax som invandrarverket använder skall tillåta användande av kort~
nummer och medge kryptering eller mottagning av konfidentiella dokument.
Den skall också kunna lämna tid och datum för en transaktion samt kontinu-
erliga rapporter om trafiken.
För varje telefaxapparat finns en ansvarig person och en ställföreträdare
för denna (telefaxansvarig). Den telefaxansvarige har att se till att endast den som enligt gällande arbetsordning är behörig får tillgåug till materialet som
sänds eller tas emot med hjälp av telefaxen.
Den telefaxausvarige konttollerar de trafikrapporter som erhålls fråu tele-
faxen. Gjorda iakttagelser om avvikelser från nonnalrutinema när det gäller sändning och mottagande eller konstaterade störningar i trafiken skall rappar-
teras till säkerhetschefen. Trafikrapportema skall bevaras under fem år räknat fråu den dag de upprättades.
Den telefaxausvarige skall regelbundet gå igenom abonuent- och kort-
nummerlistor och övriga funktionerför att kontrollera att de inte manipulerats
eller att andra oriktigheter uppstått
Den som överför meddelande med hjälp av telefax upprättar ett försätts-
blad av vilket skall framgå dels för vem telefaxet är avsett, dels vem som avsänt
det och det antal sidor som överförs. När överföring skett åligger det avsändaren att - om innehållet i meddelan-
det så motiverar - genom telefonuppringning eller på annat lämpligt sätt
kontrollera att detta i sin helhet har nått mottagaren. Vidtagna kontrollåtgärder skall dokumenteras genom en tjänsteanteckning
på lämpligt handling. Såudningskvitto skall tillföras handlingarna i det aktu-
ella ärendet.
Har en handling kommit att överföras till annan än den som handlingen
är avsedd för skall mottagaren underrättas om misstaget och besked lämnas denne om hur han bör förfara med handlingen. Innehåller handling, som felsänts, uppgifter för vilka sekretess kan komma i fråga, skall säkerhetschefen underrättas om felsändningen.
Innehåller meddelande, som skall överföras medhjälpav telefax, personnppgifter som hänförs till integritetsklass I, skall meddelandet behandlas som ett konfidentiellt dokument om det inte krypteras, Sådant meddelande liksom meddelande hänförligt till integritetsklass 2 får överföras med hjälp av telefax
endast av den som enligt gällande arbetsordning har rätt att ta del av sådant material. Innan meddelande samnu sagts överförs skall avsändaren kontrollera
att den telefax till vilken sändning sker är bevakad,
Den som enligt gällande arbetsordning har ansvaret för det ärende till
vilket ett via telefax inkommet meddelande hör, har att se till dels att
meddelandet diarieförs enligt gällande regler, dels att meddelandet förs över på material som gör det möjligt att bevara meddelandet.
När originalet till ett mottaget telefaxmeddelande kommer in med posten \
eller på annat sätt, förses originalhandlingen med en tjänsteanteckning av vilken skall framgå när meddelandet anlände via telefaxen; därefter tas telefaxmeddelandet ut ur dossiern.
Dessa föreskrifter ttäder i kraft den 15 februari 1992,
STATENSINVANDRARVERK
CHRISTINA ROGESTAM
Erik Stenström
Bilaga till statens invandrarverks föreskrifter om telefaxhanteringen av
personuppgifter.
Indelning av personuppgifter i integritetsklasser
Personuppgifter inom statens invandrarverk indelas i dessa integritetsklasser.
Integritetsklass 1 (mycket hög nivå) Uppgifter ur SU-systemet och uppgifter som skall föras in där samt därmed sammanhörande eller jämställda personuppgifter.
Kommentar
Alla personuppgifter om utlänningar inom tillstånds- och medborgarskapsav-
delningens verksamhetsområde hänförs normalt till denna klass.
Integritetsklass 2 (hög nivå) Uppgifter ur FA-, F1A- och ROSE-systemen och uppgifter som skali föras in där samt därmed sammanhörande eller jämställda personuppgifter.
Kommentar
Alla personuppgifter om utlänningar inom flykting- och invandraravdelning-
ens verksamhetsområde hänförs normalt till denna klass.
Integritetsklass 3 (grundnivå)
Övriga personuppgifter inom statens invandrarverks verksamhet.
Kommentar Personuppgifter om anställda, advokater och likvärdiga personer verket kommer i kontakt med i dess verksamhet hänförs till denna klass.