Föreskrifter om ändring i Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2007:8) om rutiner vid Skogsstyrelsens handläggning och kontroll av ärenden om kompetensutveckling och icke produktiva

Grundläggande bestämmelser

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

Denna författning träder i kraft den 9 februari 2007.

--------------------------

Denna författning träder i kraft den 1 juli 2007.

--------------------------

9 Denna författning träder i kraft den 21 december 2007. Den ska även tillämpas vid den fortsatta handläggningen av redan befintliga ärenden hos Skogsstyrelsen.

--------------------------

Denna författning träder i kraft den 20 oktober 2008. Den ska även tillämpas vid den fortsatta handläggningen av redan befintliga ärenden hos Skogsstyrelsen.

--------------------------

UPPHÄVD

Denna författning träder i kraft den 20 mars 2009. Den ska även tillämpas vid den fortsatta handläggningen av redan befintliga ärenden hos Skogsstyrelsen.

--------------------------

Denna författning träder i kraft den 20 juli 2009. Den ska även tillämpas vid den fortsatta handläggningen av redan befintliga ärenden hos Skogsstyrelsen.

6 EUT L 171, 23.6.2006, s. 90 (Celex 32006R0885). 7 SJVFS 2007:8 8 SJVFS 2007:49 9 SJVFS 2007:95 10 SJVFS 2008:49 11 SJVFS 2009:17

-------------------------- Denna författning träder i kraft den 17 maj 2010. Den ska även tillämpas vid den fortsatta handläggningen av redan befintliga ärenden hos Skogsstyrelsen.

HARALD SVENSSON Maria Hessel (Process- och planeringsenheten)

UPPHÄVD

12 SJVFS 2009:50 13

Bilaga 1

RUTINBESKRIVNING FÖR HANTERING AV ÄRENDEN OM KOMPETENSUTVECKLING OCH ICKE PRODUKTIVA INVESTERINGAR

A Inledning

A 1 Dokumentera

Dokumentera avvikelser, förtydliganden, kommentarer och åtgärder i anslutning till kontrollen av checkpunkterna. Om åtgärdskoder lämnas utan åtgärd eller åtgärdas manuellt ska skälen dokumenteras.

A 2 Bekräfta kontrollerna

Bekräfta att kontrollerna utförts och att de åtgärder som krävs har vidtagits genom att ändra status på checkpunkterna. Sätt status

• ”godkänd” om samtliga villkor är uppfyllda,
• ”delvis godkänd” om delar av villkoren är uppfyllda,
• ”avslag” om villkoren inte är uppfyllda eller
• ”ej aktuell” om kontrollen inte avser ansökan, åtgärden eller sökanden. Om en checkpunkt inte kan sättas till godkänd ska skälen dokumenteras. Om uppgifter i en ansökan godkänns delvis ska Skogsstyrelsen utreda storleken på avdraget på kostnader, om ansökan ska avslås, om beslutet om stöd ska omprövas, hävas eller om återkrav ska göras.

B Ankomstgranska och ankomstregistrera

Kontrollerna i detta moment ska genomföras enligt följande:

1. Ankomststämpla

• Notera ankomstdatum på samtliga inkomna handlingar. För varje handling ska det framgå vilket datum den har kommit in till myndigheten.
• Spara kuvertet om ansökan om utbetalning kommit in för sent och om datum framgår av kuvertet. Finns det inget kuvert notera på ansökningshandlingen hur

UPPHÄVD

den kom in.

2. Rätt myndighet

• Kontrollera att handlingen har kommit in till rätt myndighet.
• Om handlingen har kommit till fel myndighet, skicka den omgående i original till rätt myndighet.

3. Inkommen ansökan Kontrollera att handlingen är att betrakta som en inkommen ansökan i enlighet med bestämmelserna i kompetensutvecklingsföreskriften, föreskriften om skogens mångfald och ädellövsföreskriften. Handlingar som inte uppfyller villkoren för inkommen ansökan ska kompletteras eller avvisas.

4. Kontrollera försäkranstexten Kontrollera att inga strykningar eller tillägg i försäkranstexten har gjorts. Sökanden ska ges möjlighet att komplettera med en blankett utan strykningar eller tillägg. Om sökanden har ändrat försäkranstexten i kompletteringen ska ansökan avvisas.

5. Registrera ändrade och nya person- eller företagsuppgifter för sökanden.

6. Ankomstregistrera i LB-systemet.

7. Anteckna journalnummer. För varje handling i akten ska ärendets journalnummer framgå.

C Registrera uppgifter

1. Registrera ägande myndighet. 2. Registrera aktuella uppgifter från ansökan. 3. Registrera fördelning för ansökan om stöd. 4. Registrera övriga uppgifter som begärs av LB-systemet. 5. Registrera kompletteringar och ändringar.

D Utred

Utred ansökan om stöd, ansökan om utbetalning, kompletteringar och ändringar. Utredningen ska kunna följas genom underlag och dokumentation i akten eller i LBsystemet. Ansökningar som inte uppfyller kraven ska kompletteras eller avslås.

D1 Granska uppgifter om sökanden

Checkpunkt ”CHP-018 Behörig firmatecknare”

Kontrollera att ansökan är undertecknad av behörig person. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

D 2 Utred ansökan om stöd för att öka arealen ädellövskog

Checkpunkt CHP-061 ”Obligatoriska bilagor kontrollerade”

Kontrollera att sökanden har bifogat de obligatoriska bilagor som framgår av

UPPHÄVD

blanketten enligt 4 § ädellövsföreskriften. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-030 ”Fastighet ägd av sökanden kontrollerat”

Kontrollera att sökanden äger fastigheten enligt villkoren i 2 kap. 32 § landsbygdsförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-041 ”Stödberättigande och rimliga kostnader”

Kontrollera att budgeterade kostnader är stödberättigande enligt

• artikel 71 rådsförordningen,
• 10a § i ädellövsföreskriften,
• 2 kap. 32-33 §§ landsbygdsförordningen och om

• kostnaderna är rimliga enligt artikel 26.2 d kontrollförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-009 "Medfinansiering/Dubbelfinansiering"

Om sökanden enligt ansökan har ansökt om eller beviljats andra stöd, kontrollera

• att inte fler EU-stöd ansökts eller beviljas för samma insats,
• att markägaren inte ansökt om eller beviljats stöd inom det statliga stödet till ädellövskogsbruk för samma insats och
• att markägaren inte ansökt om eller beviljats stöd för nyanläggning av ädellövskog för samma areal inom återväxtstödet efter stormen Gudrun. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-025 ”Projektplan kontrollerad”

Kontrollera om projektplanen innehåller de uppgifter som krävs för att stöd ska kunna beviljas enligt 4 och 12 §§ ädellövsföreskriften. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-031 ”Villkor för stöd till skogliga åtgärder”

Kontrollera att sökande uppfyller villkoren enligt 2 kap. 32 § landsbygdsförordningen och 11 – 14 §§ ädellövsföreskriften. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-079 ”Dispens/tillstånd/samråd kontrollerade”

Kontrollera dispenser, tillstånd eller gjorda samråd. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-064 ”Rimlighetsbedömning av stödberättigande areal/omfattning” Kontrollera att arealen/omfattningen i ansökan är rimlig jämfört med uppgifter i fältprotokoll eller rådgivningskvitto. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-072 "Försumbart stöd"

Kontrollera om stödet är ett försumbart stöd. Om det är ett försumbart stöd kontrollera att stödnivån för försumbart stöd inte överskrids. Vid beräkningen används de uppgifter sökanden har lämnat i ansökan.

UPPHÄVD

Om ansökan har godkänts enligt reglerna för försumbart stöd ange i beslutet att: ”Stödet har lämnats enligt kommissionens förordning (EG) nr 1998/2006 av den 15 december 2006 om tillämpningen av artiklarna 87 och 88 i fördraget på stöd av mindre betydelse”. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Prioritera ansökan

Prioritera utifrån 2 kap. 1 § i landsbygdsförordningen, poängen i rådgivningskvittot eller fältprotokollet samt respektive länsstrategi vid behov. Kontrollera om sökanden har fått ädellövskogsbidrag, NOKÅS eller stöd för att anordna kompetensutveckling sedan 2000 och om det finns anmärkningar. Detta ska då utgöra en del i prioriteringen av ansökan. Om en prioritering har gjorts, dokumentera hur den gjorts och resultatet av denna.

D 3 Utred ansökan om målklassning

Checkpunkt CHP-030 ”Fastighet ägd av sökanden kontrollerat”

Kontrollera att sökanden äger fastigheten enligt villkoren i 2 kap. 30 § landsbygdsförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-031 ”Villkor för stöd till skogliga åtgärder”

Kontrollera att sökande uppfyller villkoren enligt 2 kap. 30 § landsbygdsförordningen och 10 a § föreskriften om skogens mångfald. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-041 ”Stödberättigande och rimliga kostnader”

Kontrollera att budgeterade kostnader är stödberättigande enligt

• artikel 71 rådsförordningen,
• 2 kap. 30 § i landsbygdsförordningen och om
• kostnaderna är rimliga enligt art 26.2 d kontrollförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-064 ”Rimlighetsbedömning av stödberättigande areal/omfattning” Kontrollera att arealen är stödberättigande genom att jämföra med fastighetsregistret. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Prioritera ansökan

Prioritera utifrån 2 kap. 1 § landsbygdsförordningen. Kontrollera om sökanden har fått ädellövskogsbidrag, NOKÅS eller stöd för att anordna kompetensutveckling sedan 2000 och om det finns anmärkningar. Detta ska då utgöra en del i prioriteringen av ansökan. Om en prioritering har gjorts, dokumentera hur den gjorts och resultatet av denna.

D 4 Utred ansökan om stöd för att bevara och utveckla skogens mångfald

Checkpunkt CHP-061 ”Obligatoriska bilagor kontrollerade”

Kontrollera att sökande har bifogat obligatoriska bilagor enligt 4 och 7 a §§ föreskriften om skogens mångfald.

UPPHÄVD

Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-062 ”Målklassade avdelningar finns”

Kontrollera att karta och avdelningsbeskrivning finns i enlighet med 7 a § föreskriften om skogens mångfald. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-030 ”Fastighet ägd av sökanden kontrollerat” Kontrollera att sökanden äger fastigheten enligt 2 kap. 30 § landsbygdsförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-041 ”Stödberättigande och rimliga kostnader”

Kontrollera att budgeterade kostnader är stödberättigande enligt

• artikel 71 rådsförordningen,
• 2 kap. 30 § landsbygdsförordningen och om
• kostnaderna är rimliga enligt artikel 26.2 d kontrollförordningen Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-009 "Medfinansiering/Dubbelfinansiering"

Om sökanden enligt ansökan har ansökt om eller beviljats andra stöd, kontrollera

• att inte fler EU-stöd ansökts eller beviljas för samma insats,
• att markägaren inte har ansökt om eller beviljats stöd inom NOKÅS för samma åtgärder. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-072 "Försumbart stöd"

Kontrollera om stödet är ett försumbart stöd. Om det är ett försumbart stöd kontrollera att stödnivån för försumbart stöd inte överskrids. Vid beräkningen används de uppgifter sökanden har lämnat i ansökan. Om ansökan har godkänts enligt reglerna för försumbart stöd ange i beslutet att ”Stödet har lämnats enligt kommissionens förordning (EG) nr 1998/2006 av den 15 december 2006 om tillämpningen av artiklarna 87 och 88 i fördraget på stöd av mindre betydelse”. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-025”Projektplan kontrollerad”

UPPHÄVD

Kontrollera att skötselplanen innehåller de uppgifter som krävs för att stöd ska kunna beviljas enligt 4 § föreskriften om skogens mångfald. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-079 ”Dispens/tillstånd/samråd kontrollerade”

Kontrollera dispenser, tillstånd eller gjorda samråd. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-031 ”Villkor för stöd till skogliga åtgärder”

Kontrollera att villkoren enligt 2 kap. 30 § i landsbygdsförordningen samt 16 och 18 §§ föreskriften om skogens mångfald är uppfyllda. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-064 ”Rimlighetsbedömning av stödberättigande areal/omfattning” Kontrollera att arealen/omfattningen i ansökan är rimlig jämfört med uppgifter i fältprotokoll eller rådgivningskvitto. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Prioritera ansökan

Prioritera utifrån 2 kap. 1 § landsbygdsförordningen vid behov. Kontrollera om sökanden har fått ädellövskogsbidrag, NOKÅS eller stöd för att anordna kompetensutveckling sedan 2000 och om det finns anmärkningar. Detta ska då utgöra en del i prioriteringen av ansökan. Om en prioritering har gjorts, dokumentera hur den gjorts och resultatet av denna.

D 5 Utred ansökan om företagsstöd (kompetensutveckling)

Checkpunkt CHP-001 "Syfte och målgrupp"

Bedöm om ansökan uppfyller kraven på syfte och målgrupp enligt 6 kap. 1 § landsbygdsförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Prioritera ansökan

Bedöm affärsplanen enligt kompetensutvecklingsföreskriften och prioritera enligt 3 kap. 1 och 5 §§ landsbygdsförordningen vid behov. Bedöm om ansökan avser en insats inom klimat eller förnybar energi och välj motsvarandet utmaning i LB-systemet. Kontrollera om sökanden har fått ädellövskogsbidrag, NOKÅS eller stöd för att anordna kompetensutveckling sedan 2000 och om det finns anmärkningar. Detta ska då utgöra en del i prioriteringen av ansökan. Om en prioritering har gjorts, dokumentera hur den gjorts och resultatet av denna.

Checkpunkt CHP-009 "Medfinansiering/Dubbelfinansiering"

Om sökanden enligt ansökan har ansökt om eller beviljats andra stöd, kontrollera att

• inte fler EU-stöd ansökts eller beviljas för samma insats och
• stödtak eller stödnivåer inte överskrids om sökanden fått annat offentligt stöd enligt svensk stödordning eller förordning för samma insats.

UPPHÄVD

Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-072 "Försumbart stöd"

Kontrollera om stödet är ett försumbart stöd. Om det är ett försumbart stöd kontrollera att stödnivån för försumbart stöd inte överskrids Vid beräkningen används de uppgifter sökanden har lämnat i ansökan. Om ansökan har godkänts enligt reglerna för försumbart stöd ange i beslutet att ”Stödet har lämnats enligt kommissionens förordning (EG) nr 1998/2006 av den 15 december 2006 om tillämpningen av artiklarna 87 och 88 i fördraget på stöd av mindre betydelse”. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-006 "Finansiering och ekonomisk bärkraft"

Kontrollera att sökanden har bifogat medfinansieringsintyg eller beslut om medfinansiering från annan myndighet om övrig offentlig finansiering finns i ansökan. Om det saknas, skriv ett villkor i beslutet om stöd om när medfinansieringsintyget eller beslutet senast ska ha kommit in till Skogsstyrelsen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-005 "Villkor kompetensutveckling"

Kontrollera att villkoren för stöd för kompetensutvecklingen är uppfyllda enligt:

• artikel 71 rådsförordningen
• 6 kap. 5 § landsbygdsförordningen
• 9 och 10 §§ kompetensutvecklingsföreskriften. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-007 "Rimlighetsbedömning av kostnader"

Kontrollera att kostnaderna är rimliga enligt artikel 26.2 d kontrollförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

D 6 Utred ansökan om projektstöd (kompetensutveckling)

Checkpunkt CHP-001 "Syfte och målgrupp"

Bedöm om ansökan uppfyller kraven på syfte och målgrupp enligt 6 kap. 1 § landsbygdsförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Prioritera projektet

Bedöm projektplanen och prioritera projektet enligt 3 kap. 1 och 5 §§ landsbygdsförordningen. Bedöm om ansökan avser en insats inom klimat eller förnybar energi och registrera motsvarande utmaning i LB-systemet. Kontrollera om sökanden har fått ädellövskogsbidrag, NOKÅS eller stöd för att anordna kompetensutveckling sedan 2000 och om det finns anmärkningar. Detta ska då utgöra en del i prioriteringen av ansökan. Dokumentera hur prioriteringen gjorts och resultatet.

Checkpunkt CHP-005 "Villkor kompetensutveckling"

UPPHÄVD

Kontrollera att villkoren för stöd för kompetensutvecklingen är uppfyllda enligt 6 kap. 5 § landsbygdsförordningen. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-041 "Stödberättigande och rimliga kostnader"

Kontrollera att budgeterade kostnader är stödberättigande enligt

• artikel 71 rådsförordningen,
• artikel 54 och 55 tillämpningsförordningen,
• stödmyndighetens genomförandestrategi och om
• kostnaderna är rimliga enligt artikel 26.2 d kontrollförordningen. Kontrollera att reglerna för offentlig upphandling har följts om sökanden är en upphandlande enhet och upphandling har genomförts.

Om projektet innehåller indirekta kostnader ska den högsta godkända nivån anges i beslutet om stöd. Om sökanden har en central ekonomifunktion och hanteringen godkänns av Skogsstyrelsen ska det framgå i beslutet om stöd att sökanden får lämna ett intyg om att betalningarna har gjorts för de kostnader som ingår i utbetalningsansökan. Om utredningen inte görs i samband med handläggning av ansökan om stöd, ska Skogsstyrelsen utreda detta i samband med handläggning av ansökan om utbetalning. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-072 "Försumbart stöd"

Kontrollera om stödet är ett försumbart stöd. Om det är ett försumbart stöd kontrollera att stödnivån för försumbart stöd inte överskrids. Vid beräkningen används de uppgifter sökanden har lämnat i ansökan. Om ansökan har godkänts enligt reglerna för försumbart stöd ange i beslutet att: ”Stödet har lämnats enligt kommissionens förordning (EG) nr 1998/2006 av den 15 december 2006 om tillämpningen av artiklarna 87 och 88 i fördraget på stöd av mindre betydelse”. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-009 "Medfinansiering/Dubbelfinansiering"

Om sökanden enligt ansökan har ansökt om eller beviljats andra stöd för samma eller liknade verksamhet, kontrollera att

• inte fler EU-stöd ansökts eller beviljats för samma projekt,
• stödtak eller stödnivåer inte överskrids om sökanden fått annat offentligt stöd enligt svensk stödordning/förordning för samma insats och att Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkten CHP-013 "Finansieringsplan"

Kontrollera att sökanden har bifogat medfinansieringsintyg eller beslut om medfinansiering om övrig offentlig finansiering eller offentliga resurser finns i ansökan. Om det saknas, skriv ett villkor i beslutet om stöd om när medfinansieringsintyget eller beslutet senast ska ha kommit in till Skogsstyrelsen. Kontrollera att projektet inte blir överfinansierat. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

UPPHÄVD

D 7 Utred ansökan om utbetalning

Checkpunkten CHP-042 ”Kostnadsunderlag”

Checkpunkten gäller inte schablonersättningar inom stödet Bevara och utveckla skogens mångfald. Kontrollera att villkoren är uppfyllda enligt

• artikel 71 rådsförordningen,
• artikel 54 och 55 samt bilaga VI tillämpningsförordningen,
• artikel 26.2 c och 26.2 d samt 26.3 och 26.5 kontrollförordningen,
• 8-12 §§ kompetensutvecklingsföreskriften,
• 9 § ädellövsföreskriften,
• 9 § föreskriften om skogens mångfald och
• beslutet om stöd.

Om sökanden har en central ekonomifunktion kontrollera om det framgår av beslutet om stöd, att sökanden får lämna ett intyg om att betalningarna har gjorts för de leverantörsfakturor och löner som ingår i utbetalningsansökan Om utredningen inte har gjorts i samband med handläggning av ansökan om stöd, ska Skogsstyrelsen utreda detta i samband med handläggning av ansökan om utbetalning. Resultatet av utredningen ska framgå av beslutet om utbetalning. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-059 ”Finansiering”

Checkpunkten gäller endast kompetensutveckling. Kontrollera att projektet inte blir överfinansierat. I det fallet ska beslutet om stöd omprövas. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkt CHP-043 "Beslutsvillkor”

Checkpunkten gäller endast kompetensutveckling. Kontrollera att villkoren som angivits i beslutet om stöd är uppfyllda. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

Checkpunkten CHP-009 ”Dubbelfinansiering/Medfinansiering"

Om sökanden enligt ansökan har ansökt om eller beviljats andra stöd, kontrollera att inte fler EU-stöd ansökts om eller beviljats för samma insats. För stöd för att öka arealen ädellövskog kontrollera dessutom

• att markägaren inte har ansökt om eller beviljats stöd inom det statliga stödet till ädellövskogsbruk för samma insats och
• att markägaren inte har ansökt om eller beviljats stöd för nyanläggning av ädellövskog för samma areal inom återväxtstödet efter stormen Gudrun. För bevara och utveckla skogens mångfald dessutom
• att markägaren inte har ansökt om eller beviljats stöd inom NOKÅS för samma åtgärder För kompetensutveckling dessutom
• stödtak eller stödnivåer inte överskrids om sökanden fått annat offentligt stöd enligt svensk stödordning eller förordning för samma insats. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna

UPPHÄVD

Checkpunkt CHP-040 ”Överensstämmelse med beslut om stöd”

Kontrollera att ansökan om utbetalning följer beslutet om stöd. Granska slutrapporten om det är en ansökan om slututbetalning för projektstöd inom kompetensutveckling. Utred storlek på avdrag på kostnader, om beslut om stöd ska hävas och om återkrav ska göras om det finns avvikelser från syfte och mål. För ansökan om utbetalning för stöd för att bevara och utveckla skogens mångfald, registrera i journalen i LB-systemet följande händelse ”Överenskommelse har kommit in”, när avtal har kommit in från sökanden. Detta gäller inte om ansökan om utbetalning avser målklassning. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

D 8 Genomför besiktning på plats innan slututbetalning

Genomför besiktningen på plats för investeringar enligt bilaga 2. Utred storlek på avdrag på kostnader, om beslut om stöd ska hävas och om återkrav ska göras om ärendet inte godkänns vid besiktningen på plats. Markera att kontrollen är genomförd i journalen i LB-systemet enligt följande

• ”Slutbesiktning OK”,
• ”Besiktning 20 procent” för utvalda ärenden med mindre omfattande investeringar eller ”Slutbesiktning med anmärkning”. Journalför händelsen ”Slutbesiktning OK” när anmärkningarna är åtgärdade.

D 9 Utred byte av stödmottagare

Utred byte av stödmottagare enligt 13 § kompetensutvecklingsföreskriften, 19 § föreskriften om skogens mångfald och 17 § ädellövsföreskriften. Utför bytet om villkoren är uppfyllda.

E Genomför kontroller på plats och i efterhand

Genomför kontroller på plats och i efterhand samt redovisa i enlighet med bilaga 3. Markera att ärendet är uttaget till kontroll i journalen i LB-systemet med händelsen ”Ärendet är uttaget till kontroll”.

F Registrera kontrollresultat

Om kontroller på plats och i efterhand har genomförts enligt artikel 27 och 30 kontrollförordningen ska Skogsstyrelsen registrera kontrollresultatet i en revisionsrapport. Villkorsavdrag eller avdrag för kostnader som inte är stödberättigande görs.

G Genomför registreringskontroll

Checkpunkt CHP-010 "Registreringskontroll" Kontrollera att uppgifterna i LB-systemet stämmer mot den slutliga ansökan inklusive ändringar och kompletteringar. Ändra status på checkpunkten enligt A 2 Bekräfta kontrollerna.

H Genomför handläggningskontroll

Genomför handläggningskontroll enligt bilaga 4. Markera att kontrollen är

UPPHÄVD

genomförd i journalen i LB-systemet enligt följande

• ”Handläggningskontroll beslut”,
• ”Handläggningskontroll utbetalning” eller
• ”Handläggningskontroll återkrav”.

I Förbered beslutsunderlag

Motivera beslutet om Skogsstyrelsen inte beviljar ansökan i sin helhet. Skriv in eventuella särskilda villkor.

J Fatta beslut om stöd

1. Beslutsfattaren ska granska beslutsprotokollet och bilagorna till beslutet om stöd. 2. Beslutsfattaren och föredraganden ska underteckna beslutsprotokollet. 3. Skogsstyrelsen ska markera att beslut har fattas i LB-systemet.

4. Skogsstyrelsen ska skicka meddelande om beslut till stödmottagaren.

K Fatta beslut om utbetalning

1. Skogsstyrelsen ska kontrollera att antal betalningar och belopp på verifikationsunderlaget överensstämmer med antal och belopp på det aktuella beslutsprotokollet. Förklara och dokumentera avvikelser. 2. Beslutsfattaren ska granska beslutsprotokollet, bilagorna till beslutet till beslut om utbetalning och verifikationsunderlaget. 3. Beslutsfattaren och föredraganden ska underteckna beslutsprotokollet. 4. Beslutsfattaren och handläggaren ska underteckna verifikationsunderlaget. 5. Skogsstyrelsen ska markera att beslut har fattas i LB-systemet. 6. Skogsstyrelsen ska skicka meddelande om utbetalning till stödmottagaren.

L Upprätta underlag till Jordbruksverket

Skogsstyrelsen ska som underlag för Jordbruksverkets utbetalningar skicka en årlig rapport i enlighet med Jordbruksverkets mall och vid den tidpunkt som Jordbruksverket bestämmer. Skogsstyrelsen ska inför respektive utbetalning skicka följande underlag till Jordbruksverket: 1. en utbetalningsrapport i enlighet med Jordbruksverkets mall, 2. kopia av beslutsprotokollet samt 3. verifikationsunderlaget i original.

M Hantera återkrav

Dokumentera utredningen. 1. Identifiera och utreda återkrav Utred felaktigheter i enlighet med 1 kap. 24 - 28 §§ landsbygdsförordningen, som konstaterats vid

• utredning av ansökan om utbetalning,
• kontroll enligt artikel 27och 30 kontrollförordningen och vid
• utredning i efterhand eller
• som kommit till Skogsstyrelsens kännedom på annat sätt.

2. Registrera, handlägg och besluta i ärenden om återkrav.

• Handlägg återkravet i enlighet med Statens jordbruksverks föreskrifter

UPPHÄVD

(SJVFS 2003:46) om återbetalning av stöd.

• Skapa underlag för återkrav.
• Fatta beslut i ärendet och delge stödmottagaren.

(SJVFS 2010:36)

Bilaga 2

BESIKTNING PÅ PLATS INNAN SLUTUTBETALNING

Skogsstyrelsen ska genomföra besiktning på plats innan slututbetalning enligt artikel 26.4 i kontrollförordningen för att kontrollera att investeringarna har utförts enligt beslutet om stöd. Besiktningen ska dokumenteras i ett protokoll. Besiktning på plats ska alltid göras om beviljat stödbelopp för investeringar i ärendet uppgår till 150 000 kronor eller mer. För mindre omfattande investeringar, dvs. sådana ärenden där stödbeloppet för investeringar är lägre än 150 000 kronor, ska 20 procent av ärendena ha kontrollerats vid programperiodens slut. Besiktningarna ska spridas över programperioden. Skogsstyrelsen ska använda sig av följande kriterier för att välja ut de 20 procent som ska kontrolleras

• ett slumpmässigt urval och
• Skogsstyrelsens egna riskfaktorer. Skogsstyrelsen ska årligen dokumentera sina egna riskfaktorer. Dokumentationen ska sändas till Jordbruksverket vid den tidpunkt som Jordbruksverket bestämmer.

(SJVFS 2009:50)

UPPHÄVD

Bilaga 3

KONTROLLER PÅ PLATS

Kontrollrapport

Skogsstyrelsen ska vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer, lämna rapport som visar årets kontrollfrekvens, riskanalys och kontrollinstruktion för kontroller på plats och i efterhand. Rapport som visar utfall vid årets kontroller samt omfattning ska lämnas till Jordbruksverket vid den tidpunkt Jordbruksverket bestämmer.

(SJVFS 2009:50)

UPPHÄVD

Bilaga 4

HANDLÄGGNINGSKONTROLL

Utförande

Kontroller ska genomföras av hanteringen av en ansökan och hantering av återkrav på ärende- och handläggarnivå. Vid kontrollen ska Skogsstyrelsen bedöma om hanteringen av ansökan skett i enlighet med dessa föreskrifter och bilagorna 1-3 samt om gällande regelverk för den eller de aktuella åtgärderna följts. Kontrollen ska ske innan beslut fattas i det ärende som kontrolleras och löpande under hela året för att det ska finnas möjlighet att vidta eventuella åtgärder. Kontrollen ska utföras av handläggare eller beslutsfattare. Kontrollen får inte utföras av samma person som har handlagt ärendet. Kontrollen ska omfatta alla handläggare och alla åtgärder.

Kontrollnivå

Urval av ärenden och kontrollnivån för varje handläggare ska bestämmas utifrån Skogsstyrelsens fastställda riskanalys. Analysen och underlaget till analysen ska dokumenteras. Kontrollen ska omfatta tillräckligt antal ärenden för att resultatet ska kunna utvärderas och korrekta åtgärder vidtas. För varje år ska alla handläggare och åtgärder omfattas av kontrollen.

Dokumentation av kontrollerat ärende

För varje kontrollerat ärende ska det framgå

• journalnummer på ärendet,
• handläggare,
• om det är ansökan om stöd, ansökan om utbetalning eller hantering av återkrav som kontrollerats,
• ärendetyp och åtgärder,
• vilka moment som kontrollerats,
• vem som utfört kontrollen och när den utförts,
• resultatet av kontrollen och
• vidtagna åtgärder.

Sammanfattning UPPHÄVD

En skriftlig sammanfattning ska göras en gång per år. Sammanfattningen ska innehålla resultatet av kontrollerna samt vidtagna åtgärder. Sammanfattningen ska redovisas i den årliga rapporten till Jordbruksverket. Den fastställda riskanalysen ska bifogas.

(SJVFS 2009:50)

Bilaga 5

KVALITETSKONTROLL

Beskrivning

Kvalitetskontrollen ska säkerställa att en ändamålsenlig och väl fungerande intern kontroll finns i organisationen för administration av stöden enligt 1 §. Kontrollen ska omfatta planering, genomförande och uppföljning av hela verksamheten och utgå från Skogsstyrelsens fastställda riskanalys. Riskanalysen ska genomföras i början av stödåret utifrån verksamhetens krav och omfatta hela verksamheten inklusive handläggningsprocessen. Riskanalysen ska resultera i kontrollaktiviteter som ska genomföras under året och redovisas i en kontrollplan, som ska kommuniceras inom de verksamheter som avses i 1 § i föreskriften.

Kvalitetskontrollen ska utföras av beslutsfattaren eller av bemyndigad tjänsteman. Den ska genomföras löpande under året för att eventuella åtgärder ska kunna vidtas i tid. Kontrollen ska dokumenteras.

Dokumentation

Skogsstyrelsen ska dokumentera:

• den fastställda riskanalysen och sända in den till Jordbruksverket,
• vidtagna åtgärder och resultat,
• hur kvalitetskontrollen av verksamheten och handläggningsprocessen har genomförts samt
• vem eller vilka som utfört kontrollen.

Sammanfattning

Sammanfattningen av kvalitetskontrollerna ska innehålla hur kontrollerna genomförts samt vidtagna åtgärder och resultat. Sammanfattningen av kontrollen ska redovisas i den årliga rapporten till Jordbruksverket.

(SJVFS 2010:36)

UPPHÄVD