1 §  I denna förordning ges bestämmelser om sådana arkiv och arkivmyndigheter som avses i arkivlagen (1990:782). Dessutom ges bestämmelser om godkännande och märkning av sådana skrivmateriel och förvaringsmedel som avses i lagen (1990:783) om skydd för beteckningen svenskt arkiv.

2 §  Riksarkivet får, om regeringen inte föreskriver annat, meddela föreskrifter om

1. godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel,
2. vad som för olika fall krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet.

3 §  Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. I samband med det ska myndigheten pröva i vilken omfattning sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen ska tas om hand för arkivering.

Allmänna handlingar som inte hör till ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt.

I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande ska varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts.

Riksarkivet får meddela ytterligare föreskrifter om när en handling ska anses vara arkiverad. Förordning (2018:1926).

4 §  Riksarkivet får meddela föreskrifter om hos vilken myndighet en upptagning för automatisk databehandling som är tillgänglig för flera myndigheter ska bilda arkiv, om en eller flera statliga myndigheter svarar för ungefär lika stora delar av upptagningen.

Riksarkivet får meddela motsvarande föreskrifter för enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Detsamma gäller för Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (2015:606).

5 §  Arkiven skall regelbundet inspekteras av respektive arkivmyndighet.

6 §  När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras, skall myndighetens arkivbildning ses över. Den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna för gallring skall beaktas. Innan ändringen sker bör myndigheten samråda med arkivmyndigheten.

Om en myndighets verksamhet avses bli överförd till ett enskilt organ helt eller delvis skall myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten.

7 §  En myndighet får låna ut arkivhandlingar till andra myndigheter för tjänsteändamål. Vid tillämpningen av denna bestämmelse ska som myndighet också räknas

1. sådana organ som avses i 2 § 1 arkivlagen (1990:782),
2. enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, och
3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (2015:606).

7 a §  En arkivmyndighet behöver inte lämna bekräftelse, tillgång till personuppgifter och information enligt artikel 15 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s dataskyddsförordning, när det gäller personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten, om detta visar sig vara omöjligt eller skulle innebära oproportionerligt stor arbetsinsats. Förordning (2018:197).

7 b §  En arkivmyndighet behöver inte rätta eller komplettera personuppgifter enligt artikel 16 i EU:s dataskyddsförordning, när det gäller personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten. Förordning 2018:197).

7 c §  En arkivmyndighet behöver inte begränsa behandlingen av personuppgifter enligt artikel 18 i EU:s dataskyddsförordning, när det gäller personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten. Förordning (2018:197).

7 d §  Rätten att göra invändningar enligt artikel 21 i EU:s dataskyddsförordning gäller inte vid en arkivmyndighets behandling av personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till arkivmyndigheten. Förordning (2018:197).

8 §  Riksarkivet är statlig arkivmyndighet. Förordning (2009:1594).

9 §  Närmare bestämmelser om Riksarkivets organisation och uppgifter finns i förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet. Förordning (2009:1594).

10 §  Bestämmelserna i 6 och 11–19 §§ gäller inte för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet eller utrikesrepresentationen.

Det som i denna förordning gäller för statliga myndigheters arkiv ska gälla även för arkiv hos

1. sådana myndigheter och organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782),
2. enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, och
3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (2015:606).

11 §  Riksarkivet får, om inte regeringen föreskriver annat, meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om

1. användande av skrivmateriel och förvaringsmedel,
2. arkivvård, såsom
   • hur arkivet skall organiseras för att rätten att ta del av allmänna handlingar skall underlättas,
   • arkivbeskrivning,
   • arkivförteckning,
   • skydd av arkivet,
   • avgränsning av arkivet,
   • verkställande av gallring,
3. överlämnande av hela arkivet eller delar därav till en annan myndighet eller till en arkivmyndighet,
4. återlämnande av handlingar.

12 §  Riksarkivet får meddela föreskrifter om gallring.

Om föreskrifter saknas får Riksarkivet meddela särskilda beslut om gallring. Förordning (1995:680).

14 §  Statliga myndigheter får gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Förordning (2001:648).

15 §  Myndigheten för digital förvaltning får för statliga myndigheter samt organ som anges i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) meddela närmare föreskrifter om innehållet i och utformningen av den förteckning som ska publiceras enligt 11 § andra stycket lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. Förordning (2018:1487).

16 §  Riksarkivet får meddela föreskrifter om utlåning av arkivhandlingar i andra fall än som avses i 7 §. Förordning (2001:556).

17 §  Ett arkiv som överlämnas till Riksarkivet ska vara förtecknat och de handlingar som gallringsfristen har löpt ut för ska vara gallrade.

I samband med att arkivhandlingar överlämnas till Riksarkivet enligt 9 § arkivlagen (1990:782) eller 6 § förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet ska Riksarkivet träffa en överenskommelse med den avlämnande myndigheten om ersättning för kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet.

Det som anges i andra stycket ska dock inte gälla allmänna handlingar som senast den 31 december 1999 har kommit in till eller upprättats hos

1. myndigheter som har upphört och som har haft uppgifter som hänför sig till Svenska kyrkans verksamhet, eller
2. Svenska kyrkans beslutande församlingar. Förordning (2009:1594).

18 §  Myndigheterna ska lämna Riksarkivet förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokaler i så god tid att Riksarkivets synpunkter på förslaget kan beaktas.

Innan en myndighet hyr en lokal avsedd för arkivförvaring ska den inhämta yttrande från Riksarkivet. Förordning (2009:1594).

19 §  Myndigheterna ska i god tid underrätta Riksarkivet om tidpunkten för tekniskt samråd enligt 10 kap. 14 § plan- och bygglagen (2010:900) om åtgärder som berör arkivlokaler.

Riksarkivet ska också underrättas om när en myndighet flyttar in arkiv i en ny- eller ombyggd arkivlokal. Förordning (2011:362).

20 §  I 40 § förvaltningslagen (2017:900) finns bestämmelser om överklagande till allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut än beslut enligt 7 a–7 d §§ får dock inte överklagas. Förordning (2018:407).