JK 2358-15-28

Inspektion vid Länsstyrelsen i Jämtlands län den 15-16 april 2015

Sammanfattande synpunkter

Under två dagar inspekterade Justitiekanslern delar av verksamheten hos Länsstyrelsen i Jämtlands län. Justitiekanslerns övergripande intryck är att länsstyrelsen är en väl fungerande myndighet med en ärendehandläggning som sköts ambitiöst av kompetent personal. Hos myndigheten finns förhållandevis få gamla ärenden. Några påtagliga generella brister kunde inte konstateras.

Granskningen ger dock Justitiekanslern anledning att göra några påpekanden beträffande vissa ärendetyper samt beträffande brister i diarieföringen och akthållningen.

Inspektionen

Justitiekanslern inspekterade länsstyrelsen den 15 – 16 april 2015. Inspektionen innefattade möten med olika företrädare för länsstyrelsen samt en genomgång av ett större antal akter.

Länsstyrelsen har under hand fått ta del av och möjlighet att ge synpunkter på ett utkast till detta beslut.

Möte med företrädare för länsstyrelsen

Vid ett möte med länsledningen under den första inspektionsdagen deltog landshövdingen Jöran Hägglund, länsrådet Susanna Löfgren, biträdande länsrådet Bengt-Åke Strömquist, samordnande juristen Jon Paulsson, verksamhetscontrollern Ulf Johansson, biträdande enhetschefen Kenneth Nenzén, diariesamordnaren Ingela Olofsson och arkivansvariga Marie Jansson.

Justitiekanslern redogjorde kort för bakgrunden till inspektionen och för inspektionens syfte och inriktning. Före inspektionen hade Justitiekanslern bett om svar på vissa frågor. Under mötet redogjorde länsstyrelsen för verksamheten och besvarade frågorna från Justitiekanslern. Med anledning av den kritik som Justitiekanslern uttalat i ett beslut den 26 november 2014 (dnr 5748-13-21) redogjorde länsstyrelsen för de förändringar som vidtagits och angav därvid bl.a. följande. Nu kommuniceras alla ansökningar om upplåtelser med samebyarna. En särskild blankett har upprättats för ändamålet. Besluten delges. Justitiekanslerns beslut blev en ”ögonöppnare” som påvisade ett systemfel. Landshövdingen har framfört en ursäkt till alla samebyar.

Granskningen av ärendeförteckningen

Årets ärendeförteckning är väl strukturerad, överskådlig och åtföljd av fullständiga registerutdrag. Länsstyrelsens förklaringar till varför vissa äldre ärenden ännu inte avgjorts är i år något mer utförliga och tydliga än tidigare.

Länsstyrelsens riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar är kortfattade men operativt och praktiskt inriktade. Länsstyrelsen har redovisat att man vid utlämnanden också använder sig av den länsstyrelsegemensamma ”Förvaltningshandboken för länsstyrelser”.

Efter att granskningen av samtliga länsstyrelsers ärendeförteckning är slutförd kommer Justitiekanslern att redovisa resultatet av denna i en särskild skrivelse som kommer att översändas till samtliga länsstyrelser.

Granskningen av akter m.m.

Justitiekanslern hade i förväg begärt att ett stort antal akter skulle tas fram. Akterna granskades under inspektionen. Justitiekanslern hämtade också in upplysningar från enskilda handläggare på länsstyrelsen. Under inspektionen hade Justitiekanslern tillgång till länsstyrelsens diariesystem Platina.

I det följande görs en redovisning beträffande granskningen av olika ärende-grupper. De ärenden och ärendegrupper som har granskats och där det inte finns någon anledning till uttalanden eller liknande kommenteras inte alls eller endast översiktligt. 

Naturreservat

Naturreservat

Vid inspektionen granskade Justitiekanslern de 20 äldsta ärendena om natur-reservat. Ärendena hade registrerats under åren 2006 - 2008.

Justitiekanslern har vid granskningen av de senaste årens ärendeförteckningar konstaterat bl.a. att ärenden om naturreservat har ökat totalt men också att antalet äldre ärenden är oroande högt. I Justitiekanslerns skrivelse den 30 juni 2014 uppmanades därför länsstyrelsen att uppmärksamma dessa ärenden och sträva efter att ökningen av äldre ärenden inte fortsätter. Av årets ärendeförteckning framgår att antalet äldre ärenden minskat något. Totalt har ett drygt tiotal naturreservat beslutats under året.

Vid granskningen av akterna framkom att några av ärendena egentligen aktualiserats före år 2006 men att ärendena formellt öppnats i diariet senare. Vid samtal med länsstyrelsens tre handläggare av ärenden om naturreservat omtalade de att förhållandena före år 2008 var kaotiska i vad avser ärenden om naturreservat men att läget förbättrades under detta år då riktlinjer för handläggningen av ärenden om naturreservat fastställdes. Denna uppstramning syntes även indirekt i de registerutdrag som redovisades för de 20 ärendena, såtillvida att flera ärenden registrerats under samma dag, bl.a. den 17 december 2008, vilket tyder på en strävan efter bättre ordning vad gäller diarieföringen.

I flera av akterna i de 20 granskade ärendena fanns en ambitiös och utförlig beskrivning av de åtgärder som på olika sätt vidtagits under handläggningen av respektive ärende.

Ärendehandläggningen har således förbättrats under de senaste åren men Justitiekanslern fann likväl brister som länsstyrelsen bör åtgärda. I ett par ärenden saknades handlingar som registrerats i diariet (dnr 1775-2008 och 6491-2008 ). Om de saknade handlingarna inte återfinns bör länsstyrelsen försöka rekonstruera dessa akter. I beskrivningen av handläggningen av ärendena redovisas i flera fall minnes- eller tjänsteanteckningar som inte registrerats i diariet. Sådana registreringar bör ske. I vissa fall har alltför lång tid förflutit innan en allmän handling diarieförts – i något fall har det dröjt flera år (ex.vis dnr 1976-2012 och 6767-2011).

Beslut om förhandlingsman har diarieförts endast i några ärenden samtidigt som förklaringarna i ärendeförteckningen i flera fall upplyser om att förhandlingar med markägare pågår. Vid Justitiekanslerns samtal med handläggarna framkom att förordnandena troligen återfinns i diariesystemet Vic-Natur. En sådan registrering är dock inte tillräcklig utan förordnande av förhandlingsman bör noteras även i länsstyrelsens diarium.

Under inspektionen informerades Justitiekanslern om att länsstyrelsens jurister i framtiden ska delta i handläggningen av ärenden om naturreservat i ökad utsträckning, vilket torde vara en lämplig åtgärd.

Handläggningen av ärenden om naturreservat är ofta omfattande, flera åtgärder måste vidtas och många parter är involverade. Länsstyrelsen styr inte till fullo över alla delmoment men länsstyrelsen bör fortsatt ägna dessa ärenden stor uppmärksamhet och sträva efter att antalet äldre ärenden om naturreservat minskar.

Byggnadsminnen

Byggnadsminnen

Justitiekanslern granskade de tio äldsta ärendena angående byggnadsminnen. Justitiekanslern tog även del av länsstyrelsens Kulturmiljöstrategi 2014-2020 och en särskild blankett för tillsyn över byggnadsminnen som länsstyrelsen har tagit fram. 

Det äldsta byggnadsminnesärendet anhängiggjordes i februari 2013, vilket tyder på att handläggningstiderna i denna ärendekategori är förhållandevis korta jämfört med andra länsstyrelser (jfr Justitiekanslerns beslut från tidigare inspektioner hos länsstyrelser som finns tillgängliga på hemsidan www.jk.se).

www.jk.se

Justitiekanslern noterar att den blankett som används vid tillsyn över byggnadsminnen är genomtänkt och välstrukturerad. Blanketten torde därför bidra till en effektiv handläggning av dessa ärenden.

I ett ärende angående utvidgning av ett byggnadsminne hade det enligt diariet inte förekommit någon åtgärd sedan den 8 april 2013 (dnr 1475-2013). Vid samtal med handläggaren framkom dock att han hade varit i kontakt med sökanden angående ärendets fortsatta handläggning och att relevanta handläggningsåtgärder kommer att vidtas inom det närmsta halvåret. Mot denna bakgrund saknas det skäl att kritisera länsstyrelsens handläggning av det aktuella ärendet.

Ärenden om byggnadsminnen företer vissa likheter med ärenden om natur-reservat. Länsstyrelsen bör därför överväga om man kan överföra erfarenheter av hur man håller korta handläggningstider i byggnadsminnen till handläggningen av ärenden om naturreservat.

Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del är att länsstyrelsen handlägger ärenden angående byggnadsminnen snabbt och effektivt utan att ge avkall på kvalitén och rättssäkerheten.

Ärenden rörande överklaganden av kommunala beslut angående lov enligt plan- och bygglagen

Ärenden rörande överklaganden av kommunala beslut angående lov enligt plan- och bygglagen

Justitiekanslern granskade de tio äldsta samt de tio senast avgjorda ärendena i denna kategori och kunde härvid konstatera att diarieföringen var väl fungerande och att akterna var i god ordning.

Besluten i de tio senast avgjorda ärendena var mycket välskrivna och välmotiverade. Granskningen visade också att dessa ärenden hade handlagts på ett snabbt och rättssäkert sätt.  

Vid granskningen av de tio äldsta öppna ärendena kunde dock konstateras att det stora flertalet av ärendena hade legat utan åtgärd i minst sex månader ibland till och med upp till ett år men att handläggningen numera hade återupptagits. Vid samtal med företrädare för avdelningen redovisades förklaringar till varför ärendena hade legat utan åtgärd. Bl.a. uppgavs att avdelningen under den aktuella perioden haft personalbrist, med enbart en jurist i tjänst, men att tjänsterna numera var tillsatta.

Djurskydd

Djurskydd

Justitiekanslern granskade akterna i de 32 första ärendena avseende djurskydd som hade avgjorts under år 2015 och de tio äldsta öppna ärendena i denna ärendekategori.

Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del är att länsstyrelsen handlägger denna ärendekategori på ett snabbt och rättssäkert sätt. Tjänsteanteckningarna var genomgående bra. Besluten var välformulerade och ordningen i akterna var mycket god. 

Gårdsstöd

Gårdsstöd

Justitiekanslern granskade besluten i de tio senast avgjorda ärendena avseende gårdsstöd. Besluten var genomgående välformulerade.

Utlämnande av allmänna handlingar

Utlämnande av allmänna handlingar

Justitiekanslern granskade 13 ärenden gällande utlämnande av allmänna handlingar där prövningen av utlämnandet dröjt. Begäran om utfående av en allmän handling ska handläggas skyndsamt (jfr 2 kap.12 – 13 §§tryckfrihetsförordningen). I de granskade ärendena har det funnits fog för att utlämnandet dragit ut på tiden något. Det har t.ex. rört sig om omfattande material. Mot den bakgrunden finns det inte anledning att rikta kritik mot handläggningen. I ett av de ärenden som Justitiekanslern begärt att få ta del av saknas emellertid akten (dnr 2275-2013). Av dagboksbladet går inte att utläsa om det vidtagits några åtgärder i ärendet. Om de saknade handlingarna inte återfinns bör länsstyrelsen försöka rekonstruera akten.

Allmänt om registrering m.m.

Som framgår av vad Justitiekanslern redovisat om granskningen av vissa ärendetyper finns vissa tillkortakommanden i ärendehandläggningen. Detta tyder enligt Justitiekanslerns bedömning på att det på sina håll i organisationen brister i kunskaperna om statlig förvaltning, handläggning av ärenden och måhända rent av i uppfattningen av rollen som statlig ämbetsman. Justitiekanslern noterar med tillfredsställelse att länsstyrelsen dragit liknande slutsatser och börjar vidta åtgärder – i form av bl.a. återkommande utbildningar – för att komma till rätta med detta.

Justitiekanslern konstaterar också att länsstyrelsen tycks ha en väl fungerande ordning för att se till att ärenden som i praktiken är sluthandlagda också avslutas i diariet. Ett led i detta tycks vara två årligen återkommande ”ärendestäddagar”.

Avslutande samtal

Inspektionen avslutades med ett möte med företrädare för länsstyrelsen. Vid mötet gjordes en översiktlig genomgång av de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena.

Inspektionen avslutades den 16 april 2015 kl. 14.15 med ett tack till länsstyrelsens personal för det vänliga mottagandet och den hjälp som Justitiekanslern fått under inspektionen. ------

I inspektionen deltog justitiekanslern Anna Skarhed, byråchefen Britt-Mari Lundberg, f. länsrådet Ulf Henricsson, f. chefsjuristen Christer Segerström, hovrättsassessorn Thomas Hedstrand, kammarrättsassessorn Ia Hamlin, beredningsjuristen My Malm Zetterlund, notarien Daniel Stålberg och registratorn Miika Vilenius.