JO dnr 1815-2012

I en anmälan till JO den 23 mars 2012 framförde AA och BB klagomål mot Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i Nynäshamns kommun. De anförde i huvudsak följande.

De lämnade in en ansökan om bygglov till nämnden den 25 november 2011. Trots att den i lagen angivna handläggningstiden för bygglovsärenden inte får överstiga tio veckor hade nämnden inte meddelat något beslut ännu. De hade vid flera tillfällen kontaktat nämnden angående ärendet och enligt uppgift från handläggaren hade handläggningen inte ens påbörjats.

Dagboksblad i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens ärende dnr 2011-0992 begärdes in.

Den 4 och den 10 maj 2012 inhämtades muntliga upplysningar från bygglovshandläggarna CC och DD. De uppgav bl.a. följande.

CC: Han var handläggare i ärendet från det att ansökan om bygglov kom in den 25 november 2011 till början av april 2012. Ärendena handlades i turordning och på grund av personalbrist var arbetsbelastningen under denna period mycket hög. Han hade därför inte möjlighet att granska handlingarna i ärendet. I april 2012 började ny personal och ärendet omfördelades då till en annan handläggare.

DD: Hon tog över ärendet i början av april 2012. Hon påbörjade handläggningen direkt och efter att ha granskat handlingarna gjordes bedömningen att ärendet var komplett. Grannehöranden skickades ut den 3 april 2012. Hon begärde också yttrande från Södertörns miljö- och hälsoskyddsförbund angående planerad avloppsanläggning. Sökandena kom på eget initiativ in med revidering av sin ansökan den 30 april 2012. Den krävde inte något ytterligare grannehörande och beslut i ärendet skulle därför kunna meddelas inom kort.

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anmodades därefter att yttra sig. Yttrandet skulle innehålla en redogörelse för handläggningen i ärendet och nämndens bedömning av denna.

Vid sammanträde den 14 juni 2012 beslutade nämnden att avge yttrande i enlighet med följande förslag från förvaltningen.

Redogörelse för handläggning

Ansökan om bygglov för nybyggnad av enbostadshus och garage inkom den 25 november 2011 till miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (förvaltning). Brev med information om längre handläggningstider skickades den 30 november 2011 och meddelande om handläggare skickades den 31 januari 2012 till sökanden. Under februari och mars 2012 har sökanden framfört klagomål på handläggningstiden ett antal gånger via telefon och e-post. Förvaltningen har vid dessa tillfällen meddelat sökanden att handläggaren inte då haft möjlighet att påbörja handläggningen på grund av hög arbetsbelastning. I samband med personalförstärkning omfördelades ärendet till en annan handläggare den 2 april 2012. Handläggningen påbörjades nästkommande dag, då förfrågan och information till Södertörns miljö- och hälsoskyddsförbund angående planerad avloppsanläggning och brev till berörda grannar för yttrande skickades. Sökanden skickade kompletteringar med reviderade huvudritningar samt situationsplan den 30 april 2012. Bygglov med tillhörande delgivning till berörda grannar expedierades den 28 maj 2012. Svar på förfrågan om inrättande av avloppsanläggning inkom den 30 maj 2012.

Förvaltningens bedömning

Av utredningen i ärendet framgår att handläggningen har tagit längre tid än maximal handläggningstid enligt 9 kap. 27 § plan- och bygglagen (2010:900) . Någon förlängning av handläggningstiden enligt samma bestämmelse har inte heller gjorts. Detta är lagstridigt och självfallet oacceptabelt.

Den uppkomna situationen kan delvis tillskrivas en hög personalomsättning och en generationsväxling de senaste åren, vilket har påverkat förvaltningens arbetsbelastning och arbetssätt. Oberoende av aktuellt ärende har förvaltningen dock identifierat ett behov av att se över handläggningsrutiner och i övrigt säkerställa en korrekt ärendehantering i bygglovsärenden.

Under första kvartalet 2012 har därför en bygglovssamordnare, en administratör och ytterligare en bygglovshandläggare anställts som förstärkning för att komma till rätta med långa handläggningstider. Dessutom har en kurs organiserats för handläggare avseende personlig effektivitet i arbetet. Härutöver har ett arbete med en handlingsplan för bygglovsärenden påbörjats.

Fortsatta förbättringar kommer att ske under 2012 med utveckling av såväl rutiner som administrativt stöd för att minimera eventuella kvarstående brister i handläggningen av bygglovsärenden. Det nämnda ursäktar självfallet inte de brister som framkommit i aktuellt ärende.

AA och BB bereddes tillfälle att yttra sig över nämndens yttrande.

Av 9 kap. 27 § första stycket PBL framgår att byggnadsnämnden ska handlägga ärenden om lov och förhandsbesked skyndsamt och meddela sitt beslut om lov eller förhandsbesked inom tio veckor från det att den fullständiga ansökningen kom in till nämnden. Om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet, får tiden förlängas en gång med högst tio veckor utöver de ursprungliga tio veckorna. Sökanden ska informeras om förlängningen och skälen för den innan den ursprungliga tidsfristen gått ut.

AA och BB:s ansökan om bygglov kom in till miljö- och samhällsbyggnadsnämnden den 25 november 2011. Den 30 november 2011 skickade nämnden ett brev till sökandena med information om att ansökan mottagits och att nämnden för närvarande hade längre handläggningstider än vanligt på grund av det stora antalet ärenden som kom in. Något beslut om förlängning av handläggningstiden enligt 9 kap. 27 § PBL har, enligt nämnden, emellertid inte fattats. Enligt uppgifter från nämnden påbörjades handläggningen av ansökan i början av april 2012. Ansökan bedömdes då vara fullständig. Nämnden expedierade beslut i ärendet den 28 maj 2012.

Nämnden hade enligt huvudregeln tio veckor på sig att handlägga ärendet. Ärendet borde alltså ha varit avgjort senast den 3 februari 2012. Men av utredningen framgår att nämnden inte ens granskade handlingarna i ärendet förrän den 3 april 2012. Härigenom blev det naturligtvis omöjligt för nämnden att meddela beslut senast den 3 februari. Det blev också omöjligt att fatta ett beslut om förlängning av tioveckorsfristen eftersom det skulle ha gjorts innan fristen gick ut. Den totala handläggningstiden blev ett halvår.

Nämnden har förklarat den långa handläggningstiden med hög personalomsättning och generationsväxling. Det är emellertid ingen tillräcklig ursäkt för en hantering i direkt strid mot lagen. Nämnden förtjänar allvarlig kritik för detta.

Jag noterar att nämnden har vidtagit åtgärder för att säkerställa en korrekt hantering i bygglovsärendena och utgår från att det kommer att leda till att hanteringen framöver kommer att ske i enlighet med reglerna i 9 kap. 27 § första stycket PBL .

Ärendet avslutas.