JO dnr 1941-2019

I en anmälan till JO den 14 mars 2019 klagande AA på att Arbetsförmedlingen dröjt tre månader med att överlämna hans begäran om omprövning till myndighetens sektion för omprövning. Det beslut som han begärde omprövning av gällde några dagars ledighet i samband med jul- och nyårshelgen 2018.

Arbetsförmedlingen anmodades att yttra sig över det AA angett i sin anmälan till JO. Arbetsförmedlingen uppgav i remissyttrandet bl.a. följande:

---

Arbetsförmedlingens utredning

Av handlingarna i utredningen framgår bl.a. följande.

Arbetsförmedlingen Stockholm City har den 10 december 2018 beslutat att inte godkänna AA:s ansökan om tillfälligt uppehåll. AA:s begäran om omprövning avseende Arbetsförmedlingens beslut den 10 december 2018

Arbetsförmedlingen Stockholm City har anmodats att yttra sig och anfört bl.a. följande.

Arbetsförmedlingen Stockholm City har en handläggningsrutin för begäran om omprövning. Rutinen innebär att inkommen begäran om omprövning omgående scannas in till Diariet. En notering skrivs även in i det interna systemet, AIS, att en begäran om omprövning har inkommit tillsammans med aktens diarienummer. Ärendet granskas sedan av kontorets interna omprövare vilken utreder vidare om ärendet ska sändas vidare till omprövningsenheten. För det fall att kontoret anser att det finns ett uppenbart fel i beslutet, ändras det av kontoret om det inte är till nackdel för kunden. Granskningen ska göras så snabbt som möjligt.

AA. har begärt omprövning av beslutet och begäran har ankomststämplats av Arbetsförmedlingen Stockholm City den 12 december. Rutinen för hantering av omprövning har dock frångåtts genom att handlingen inte har scannats in direkt till Diariet. Det troliga scenariot är att underlaget, av en okänd anledning, lagts i en handläggares postfack eller på ett skrivbord och därefter legat kvar en längre tid vilket har lett till en fördröjd handläggningstid.

Den 5 mars 2019 har en omprövningshandläggare skapat akten med diarienummer Af-2O19/0010 8250 för att sedan skyndsamt den 7 mars 2019 överlämna ärendet till omprövningsenheten för beslut.

Beträffande samtalet med sektionschefen så innebar formuleringen ”när dom har tid” inte ordagrant att kontoret medvetet väntar med att handlägga ärenden. Sektionschefen menade med detta att ärendena handläggs i turordning och att handläggningstiden därmed är beroende av antal ärenden som handläggs samtidigt.

Mot bakgrund av det inträffade har dialog förts med sektionen som ansvarar för att granska omprövningsärendena. Utgångspunkten har varit att informera om vikten av att handlingen ska scannas in i Diariet omgående samt vikten av att vara uppmärksam vid posthanteringen då det annars finns en risk att handlingen först kommer till ett postfack. Arbetsförmedlingen Stockholm City anser att det inträffade är ett undantagsfall gällande deras rutiner av omprövningsärenden.

Arbetsförmedlingens bedömning mm.

Arbetsförmedlingens riktlinjer och stöd.

I Arbetsförmedlingens handbok, AFHB 9/2014, avseende omprövning och överklagande av Arbetsförmedlingens beslut anges bl.a. följande.

En begäran om omprövning ska samma dag som den inkommer till kontoret diarieföras som en ny akt i Diariet. Om skrivelsen inkommit via e-post läggs den tillsammans med eventuella bilagor till ett nytt dokument i akten. Om begäran om omprövning inkommit skriftligen på papper, skannas handlingarna och läggs som fil till ett nytt dokument i akten. Begäran om omprövning ska även noteras som en daganteckning i AIS. Om skrivelsen gäller ett beslut som fattats i AIS, ska en korsreferens till beslutsärendet i AIS göras i Diariet. Om skrivelsen gäller ett beslut som inte fattats i AIS, görs istället en korsreferens till beslutets

Arbetsförmedlingen gör följande bedömning.

Arbetsförmedlingen anser att det inträffade är ett olyckligt misstag och att myndigheten har, efter att det uppmärksammats, försökt åtgärda bristen genom att handlägga AA:s begäran om omprövning omgående. Det aktuella kontoret har anfört att det rör sig om ett undantagsfall gällande deras rutiner av omprövningsärenden och att dialog har förts med sektionen som ansvarar för att granska omprövningsärendena med anledning av det inträffade. Arbetsförmedlingen bedömer att det inom myndighetens finns enhetliga riktlinjer och stöd om tillvägagångsätt för hantering av överklaganden och omprövningar.

AA kommenterade remissvaret.

Det finns inga bestämmelser i förvaltningslagen som reglerar hur snabbt en begäran om omprövning ska hanteras. En sådan begäran har flera likheter med ett överklagande, och många gånger krävs en omprövning för att ett överklagande ska vara möjligt. Exempelvis framgår det av 11 kap. 3 och 5 §§ förordningen ( 2017:819 ) om ersättning till deltagare i arbetsmarknadspolitiska insatser att beslut enligt den förordningen ska omprövas och att endast omprövningsbeslut får överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Bestämmelsen i 46 § förvaltningslagen (2017:900) , FL, som föreskriver att beslutsmyndigheten skyndsamt ska överlämna ett överklagande och övriga handlingar i ärendet till överinstansen i de fall överklagandet inte avvisas på grund av att det kommit in för sent, kan därför vara till ledning även i fråga om att överlämna ett ärende för omprövning. Av remissvaret framgår att en begäran om omprövning ska granskas så snabbt som möjligt. Numera anges det också i Arbetsförmedlingens handbok om omprövning och överklagande att en begäran om omprövning ska hanteras skyndsamt (se AFHB 9/2014 avsnitt 3.10).

JO har vid flera tillfällen uttalat att ett överklagande regelmässigt bör överlämnas inom en vecka från det att överklagandet kom in till beslutsmyndigheten (se JO 2002/03 s. 359). När ett ärende ska lämnas över till en omprövningsenhet inom samma myndighet finns det inte skäl att godta en längre tid än så. När besvären, som i detta fall, dessutom rör en fråga som förlorar sin betydelse efter en viss närliggande tid, bör den enskilde kunna förvänta sig att ärendet lämnas över så fort som möjligt (jfr JO:s beslut den 27 oktober 2016 i ärende dnr 5849-2015).

Det aktuella ärendet hos Arbetsförmedlingen rörde åtta dagars uppehåll i ett program inom ramen för Jobb- och utvecklingsgarantin under jul- och nyårshelgen 2018. Begäran om omprövning kom in den 12 december 2018. Eftersom Arbetsförmedlingen dröjde med att hantera begäran om omprövning till ett par månader efter jul- och nyårshelgen 2018 hade det huvudsakliga

Det är naturligtvis oacceptabelt att ett ärende glöms bort och att det dröjer tre månader innan en begäran om omprövning tas om hand av den sektion som hanterar omprövningsärenden hos myndigheten. Detta gäller i synnerhet när en talan kan förlora i aktualitet kort tid efter att begäran lämnats in. Jag är kritisk till hanteringen, och Arbetsförmedlingen förtjänar kritik för att ha dröjt med att lämna över begäran om omprövning inom myndigheten.

Ärendet avslutas.