JO dnr 2070-2007

I en anmälan klagade AA på Tekniska nämnden i Enköpings kommun och uppgav bl.a. följande. Han begärde i ett brev till kommunen den 26 mars 2007 att få ta del av handlingar i ett upphandlingsärende angående taxitransporter. Kommunen skickade en bekräftelse på att hans begäran hade kommit in. Den 10 april ringde han upp handläggaren och frågade när handlingarna skulle översändas. Kommunen meddelade då att han kunde ta del av dem på plats i kommunens lokaler. AA uppgav att han önskade få handlingarna per post och att han accepterade att betala avgift för kopiorna. I en skrivelse den 10 april begärde kommunen att han skulle erlägga förskottsbetalning för kopiorna genom att sätta in 455 kr på kommunens postgirokonto. Kommunen meddelade därefter i en skrivelse den 23 april att den tidigare angivna avgiften för kopiorna var felaktig och att han i stället skulle betala 296 kr samt att handlingarna hade översänts till honom mot postförskott.

AA:s klagomål rörde bl.a. handläggningstiden i ärendet, att kommunen hade krävt förskottsbetalning av avgiften för kopiorna samt att kommunen först debiterat en högre avgift än vad som hade stöd i den av kommunfullmäktige beslutade taxan.

Efter remiss anförde Tekniska nämnden i Enköpings kommun i yttrande bl.a. följande.

Onsdag den 28 mars inkom skrivelse till kommunen, från AA, med begäran om handlingar rörande senaste upphandlingen gällande ”Samhällsbetalda taxitransporter i Enköpings kommun” (Dnr TF 2005/15) som genomfördes hösten 2005 och avslutades den 4 januari 2006.

Teknikförvaltningen meddelade AA skriftligt den 28 mars att skrivelsen var inkommen och att berörd handläggare, BB, var på kurs och återkommer fredagen den 30 mars 2007.

BB återkom eftermiddag fredagen den 30 mars men hade inplanerade möten fram till och med 4 april. – – –

Torsdagen den 5 april togs handlingarna fram från diariet för granskning och kontroll att ingen del av upphandlingen var sekretessbelagd.

BB och förtydligade att han önskade samtliga handlingar i detta ärende (förfrågningsunderlag, samtliga lämnade anbud och kontrakt). Detta blev totalt 167 sidor och AA meddelades vid detta telefonsamtal att han hade möjlighet att avgiftsfritt få se handlingarna på kommunhuset eller mot avgift erhålla handlingarna hem. AA önskade det senare alternativet och en kostnad för handlingarna räknades fram och meddelades AA via skrivelse daterad tisdag 10 april. Kostnaden blev 455 kronor (inklusive moms) enligt den information BB fått från kommunens centrala administration. – – –

Vid en efterfrågan som EP (Enköpingsposten; JO:s anmärkning) gjorde på kommunens centrala administration visade det sig att prislistan som BB fått inte var antagen i Kommunfullmäktige. När detta uppdagades sändes de efterfrågade handlingarna till AA måndagen den 23 april mot postförskott och då till avgiften som var beslutad i Kommunfullmäktige 1983-10-27 d v s 296 kronor (inklusive moms).

Handläggningen av ärendet har tagit lång tid vilket inte är bra. Huvudskälet till detta är den arbetsbelastning som BB har. Av olika skäl har personalen på Gatukontoret, där det aktuella ärendet hör hemma, slutat i vinter. Av tidigare 8,5 tjänstemän finns f n endast 4,5 kvar. Bland annat har gatuchefen slutat och BB har förordnats som gatuchef, i avvaktan på att ny chef tillträder, vilket innebär att hennes arbetsbelastning är f n mycket hög.

Handlingarna har inte hämtats ut från Posten av AA utan har den 29 maj returnerats till kommunen.

AA lämnades tillfälle att kommentera remissvaret, men hördes inte av.

I ett beslut den 16 oktober 2007 anförde JO Berggren följande.

Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen skall en allmän handling som får lämnas ut – som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse – på begäran ”genast eller så snart det är möjligt” på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § tryckfrihetsförordningen framgår vidare att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt.

Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas redan samma dag som en begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material.

Kommunens handläggning föranleder följande påpekanden.

Av utredningen framgår att framställningen om handlingsutlämnande inte handlades i enlighet med tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. Vad kommunen har anfört om handläggarens arbetssituation ursäktar inte detta. Det

ankommer på myndigheter att organisera sin verksamhet på sådant sätt att de kan uppfylla de krav som följer av regelverket om handlingsoffentligheten.

Genom skrivelsen den 10 april krävde kommunen att AA skulle erlägga förskottsbetalning för att kopiorna av de begärda handlingarna skulle skickas till honom. Det är vanligt förekommande att myndigheter mot postförskott översänder kopior av allmänna handlingar (jfr bestämmelserna härom i 9 § förordningen [2003:234] om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m., som gäller för domstolar och statliga förvaltningsmyndigheter). Ett sådant förfarande innebär att den som har begärt kopior av handlingar får kopiorna samtidigt som betalningen erläggs. Föreskrifterna i 2 kap. 13 § tryckfrihetsförordningen kan dock inte anses innefatta någon rätt för myndigheter att kräva betalning i förskott. Kommunen hade således inte fog för detta. Jag noterar att kommunen genom skrivelsen den 23 april i stället översände handlingarna mot postförskott.

Av utredningen framgår vidare att kommunen genom skrivelsen den 10 april debiterade AA avgift för kopiorna med ett högre belopp än vad som hade stöd i den gällande taxan för kopior av allmänna handlingar. Detta var självfallet inte acceptabelt. Kommunen uppmärksammade felaktigheten och justerade beloppet i skrivelsen den 23 april till AA.

Sammanfattningsvis kan jag konstatera att kommunen har brustit i flera avseenden vid handläggningen av ärendet. Kommunen förtjänar kritik för detta.

Med dessa uttalanden avslutar jag ärendet.