JO dnr 2261-2015

I en anmälan till JO förde AA fram klagomål mot Konstnärsnämnden och en tjänsteman där för hanteringen av ett antal framställningar om att få ta del av allmänna handlingar. I de delar som JO beslutat att utreda anförde han i huvudsak följande.

Den 17 april 2015 skulle han besöka Konstnärsnämnden för att ta del av vissa handlingar. Inför besöket informerades han om att Konstnärsnämnden skulle ta ut en avgift för handlingar som han kopierade med sin skanner. Han protesterade och påpekade att avgiftsförordningen inte kan vara tillämplig när man använder sin egen utrustning. Han vidarebefordrade även ett antal mejlkonversationer med olika myndigheter som samtliga förklarade att ingen avgift tas ut om man använder egen utrustning. Den 17 april 2015 fick han ett beslut från myndighetens chef, BB, med följande lydelse.

Om skanning av handlingar

Om du med egen skanner kopierar handlingarna och tar dem med dig från myndigheten måste vi ta ut en avgift för varje sida. Vi kommer då att tillämpa avgiftsförordningen § 15 – 20 och de regler som säger att myndigheten ska ta ut avgift från första sidan om någon begär mer än nio kopior sammanlagt vid flera tillfällen om det sker som en del av ett större sammanhang.

Om du anser att den avgift vi tar ut är felaktig kan du inom 30 dagar efter att du betalat den begära ett särskilt beslut från oss. Det beslutet kan du sen överklaga till Skatteverket. Avgiftsförordning 1992:191, 23 §.

JO begärde att Konstnärsnämnden skulle yttra sig och redogöra för det rättsliga stödet för att ta ut en avgift av anmälaren om han med egen skanner kopierar allmänna handlingar. Konstnärsnämnden angav att det rättsliga stödet finns i 4 och 15 – 19 §§ avgiftsförordningen och anförde vidare följande.

Den avgift Konstnärsnämnden beslutat för elektroniska kopior av allmänna handlingar är densamma som myndigheten tar ut för handlingar på papper.

Att skanna handlingar medför en kostnad för myndigheten både genom att myndigheten måste skapa ett sekretessgranskat, skanningsbart underlag och göra den särskilda granskning som krävs enligt PUL och avidentifiera personuppgifter, om handlingarna ska lämnas ut elektroniskt och det inte sker för journalistiskt ändamål.

Myndigheten ser inte att dess kostnad påverkas av om myndigheten tillhandahåller handlingarna elektroniskt eller om man låter en sökande på plats skapa de elektroniska handlingarna.

Handlingarna kommer i båda fallen, på likartat sätt, att tillhandahållas och lämnas ut till sökanden i elektronisk form.

I ESVs handledning Att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen (ESV dnr 3.8.382./2015), sid 27, skriver man bland annat: Om beställaren i stället vill ha en kopia i elektronisk form, kan ni ta betalt enligt 4 §. En myndighet har dock i allmänhet ingen skyldighet att lämna ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form.

I det nu aktuella ärendet […] har den sökande meddelats att Konstnärsnämnden endast lämnar ut kopior på papper. Eftersom det i detta fall rörde sig om ett större antal avsåg myndigheten att ta ut avgift för handlingarna. Konstnärsnämnden meddelade också att myndigheten inte heller lämnade ut handlingar elektronisk utan avgift. Sökanden meddelades även vilka regler som gäller för överklagande av ett avgiftsbeslut.

Av 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) framgår att en allmän handling som får lämnas ut ska tillhandahållas genast eller så snart som möjligt och att det ska ske på stället och utan avgift. Handlingen får skrivas av eller avbildas av sökanden. Att en handling får avbildas innebär att sökanden har rätt att kopiera handlingen genom exempelvis fotografering eller kopiering i medförd kopieringsapparat (se Bohlin, Offentlighetsprincipen, nionde uppl., s. 113).

Enligt 2 kap. 13 § TF har den som vill ta del av en allmän handling även rätt att mot avgift få en kopia av handlingen. Bestämmelsen avser den situationen där en kopia skickas till sökanden eller där denne tar med sig kopian från myndigheten. Det har i dessa fall ansetts möjligt att med stöd av 4 § avgiftsförordningen ta ut avgift för en kopia som tillhandahålls elektroniskt (se t.ex. Kammarrättens i Stockholm dom den 6 maj 2015 i mål nr 4805-14 och SOU 2010:4 s. 345 f.). En kopia som tillhandahålls i myndighetens lokaler enligt bestämmelsen i 2 kap. 12 § TF , och som sökanden inte tar med sig, ska tillhandahållas kostnadsfritt (se t.ex. mitt beslut den 17 oktober 2014, dnr 4304-2014, JO 1989/90 s. 392, dnr 1400-1988 , Bohlin a.a., s. 130, och SOU 2010:4 s. 178 och 345 ).

Av utredningen framgår att Konstnärsnämnden förklarat för AA att nämnden avsåg att ta ut en avgift av honom om han med hjälp av en medförd skanner kopierade handlingar. Som jag nyss har redogjort för får en myndighet inte ta ut en avgift när den enligt 2 kap. 12 § TF tillhandahåller allmänna handlingar i myndighetens lokaler, oavsett om handlingarna i och för sig tillhandahålls som

De övriga klagomål som AA fört fram mot Konstnärsnämnden föranleder inte något uttalande från min sida.

Ärendet avslutas.