JO dnr 2596-2006

I ett tidigare ärende (dnr 1556-2006) rekvirerades handlingar från Lantmäterimyndighetens i Stockholms län arkiv. Handlingarna hade emellertid skickats för skanning och kunde därför inte lämnas ut. Därutöver uppgavs bl.a. följande.

En gång per år skickas årets akter till ett företag i Fränsta för skanning. Detta skall normalt ta högst en månad. I år har det dock tagit längre tid på grund av överbelastning hos företaget. Under tiden går det inte att få fram handlingar ur akterna. När skanningen är klar överförs uppgifterna till lantmäteriet i Gävle som lägger in uppgifterna i myndighetens system. I fortsättningen kommer akter att skickas två gånger per år. Dessutom är tanken att allt i framtiden skall bli digitalt.

Jag inledde ett initiativärende mot Lantmäterimyndigheten i Stockholms län och anmodade myndigheten att yttra sig över myndighetens rutiner för tillgodoseende av kraven i 2 kap. tryckfrihetsförordningen beträffande handlingar som är bortlämnade för skanning.

Lantmäterimyndigheten anförde följande.

Bakgrund

År 1999 påbörjades skanning av Lantmäterimyndigheten i Stockholms läns arkiv för att därefter hanteras digitalt. Den digitala basen med arkivet kallas för Arken. Stockholm var pilotprojekt och första länet i landet att få sitt lantmäteriarkiv digitalt. Digitaliseringen av övriga läns lantmäteriarkiv pågår och beräknas vara klar 2008.

Lantmäterimyndighetens utredning

De lantmäterihandlingar som produceras ska skannas för att sedan arkivläggas digitalt. Detta ska ske med jämna mellanrum, cirka en gång per år. Skanningen genomförs i Fränsta vid Riksarkivets mediakonverteringscenter, MKC.

För Stockholm har denna kompletteringsskanning inte genomförts sedan maj 2004 innan skanning åter gjordes under våren i år. Anledningen till dröjsmålet är att de

Det material lantmäterimyndigheten i Stockholm skickade iväg den 8 mars i år var därför väldigt omfattande. En kompletteringsskanning och arkivläggning är beräknad att ta cirka en månad. Under denna tid försöker myndigheten att inte störa produktionen hos MKC med eftersökning i materialet utan detta sker med återhållsamhet. I de fall där det är mycket bråttom för kunden att ta del av handlingar görs beställningar från MKC. Detta har skett i ett 20-tal fall under våren. Det skannade materialet stannar hos MKC tills det digitala materialet är kontrollerat och tills det finns tillräckligt stora försändningar att skicka. Originalhandlingar arkiveras sedan hos Landsarkivet i Härnösand. Eftersökningsrutiner och bemanning fungerar mycket bra vid landsarkivet.

Lantmäterimyndigheten fick beskedet att det kompletteringsskannade materialet skulle vara tillgängligt i Arken inom en månad. Förseningar uppstod vid MKC och vi fick beskedet att det handlade om ytterligare någon vecka. När väl skanningen var genomförd sammanföll det med att en ny digital arkivbas skulle införas vilket går att härleda till att Stockholms län var pilotprojekt och att det varit en hel del problem i samband med detta, vilket ytterligare försenade åtkomsten till handlingarna i det digitala arkivet.

Dagens rutin

Kompletteringsskanning av materialet ska ske med jämna mellanrum, helst en gång per år. Under skanningsperioden är myndigheten återhållsam med eftersökning i materialet hos MKC för att inte störa produktionen. I de fall där kunder uttrycker det som mycket angeläget kontaktas MKC för att plocka ut materialet. MKC skannar eller kopierar då materialet och skickar detta till myndigheten.

Hos MKC stannar de skannade akterna tills kontroller genomförts av det digitaliserade materialet samt när det finns tillräckligt med material att skicka. Arkivläggning sker därefter hos landsarkivet i arkivdepån. Material som inte

går att återfinna i Arken eller av någon anledning är svårläst i Arken beställs från arkivdepån i landsarkivet.

Framtida rutiner

Rutiner för direkt digital arkivläggning är under utveckling på Lantmäteriverket. Direkt arkivläggning ligger några år fram i tiden i avvaktan på att myndigheten får möjlighet att signera handlingar digitalt. Den årliga kompletteringsskanningen [hos] MKC kommer då ej att behöva genomföras.

I 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) återfinns grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet. Kapitlet reglerar även primärt frågan om utlämnande av allmänna handlingar.

En handling är enligt 2 kap. 3 § TF allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 § eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut – som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse – på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. Besked i en

utlämnandefråga bör normalt lämnas redan samma dag som en begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material.

Av remissyttrandet framgår att skanning och arkivläggning av lantmäterimyndighetens handlingar normalt skall ta ungefär en månad samt att myndigheten under den tiden har möjlighet att föranstalta om utlämnande av dessa handlingar. Mot denna bakgrund torde handlingarna vara att anse som i tryckfrihetsrättslig mening förvarade hos myndigheten också under den tid som de är bortlämnade för skanning (jfr JO 1981/82 s. 282). Sådant betydande hinder att tillhandahålla handlingarna som avses i 2 kap. 12 § andra stycket första meningen TF synes vidare inte föreligga. Här bör också tilläggas att förvaringen hos en enhet inom Riksarkivet för skanning inte medför att handlingarna är att anse som allmänna hos den myndigheten (se 2 kap. 10 § TF ).

Lantmäterimyndigheten är alltså mot bakgrund av vad jag nyss har sagt skyldig att på begäran tillhandahålla handlingar som är bortlämnade för skanning. Givetvis finns det inget som hindrar att myndigheten upplyser om att handlingarna är bortlämnade. Det är dock inte godtagbart att det besked som lämnas går ut på att handlingarna inte kan lämnas ut förrän skanningen är genomförd. Vidare vill jag understryka att vem som helst, dvs. inte enbart den som är att betrakta som ”kund” hos lantmäterimyndigheten, har rätt att begära och få ut handlingar. Myndigheten får inte efterforska sökandens identitet eller av vilket skäl som en handling begärs ut om uppgifterna inte behövs för att pröva frågan om sekretess. Av detta följer bl.a. att det saknar betydelse hur bråttom det är eller hur stort behov någon har av att få en handling. Vidhålls en begäran att få ut handlingar måste myndigheten pröva den.

Lantmäterimyndigheten har uppgett att nya rutiner är under utveckling. Jag förutsätter dock att myndigheten vidtar de åtgärder som är nödvändiga för att den nuvarande ordningen skall vara förenlig med den rättsliga reglering som jag här har redogjort för. Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det nyss sagda.