JO dnr 3202-2008

Vid min inspektion av Överförmyndarnämnden i Nacka kommun den 5-6 mars 2008 samt den 12 mars 2008 gjordes iakttagelser bl.a. angående dåvarande överförmyndarens dokumentation i ett ärende rörande förvaltar- och godmansskap (ärende 3809) som föranledde mig att fortsätta granskningen inom ramen för ett särskilt ärende.

Överförmyndarnämndens akt i ärende 3809 inhämtades och granskades. Föredraganden i ärendet upprättade därefter en promemoria med i huvudsak följande lydelse.

– – –

Den 10 februari 2005 anordnades förvaltarskap enligt i 11 kap. 7 § föräldrabalken för AA för att förvalta hennes egendom. Den 20 september 2006 anordnades även godmansskap enligt 11 kap. 4 § föräldrabalken för att bevaka hennes rätt och sörja för hennes person. Till förvaltare och god man utsågs BB.

Dåvarande överförmyndaren mottog den 20 juni 2006 en skrift från BB, se aktbilaga 5. På handlingen har antecknats att BB har ringt den 31 juli 2006 och påmint om arvodet. Det framgår emellertid inte vem som har gjort anteckningen.

1 samband JO:s inspektion noterades att någon hade klistrat en s.k. post-it-lapp, innehållande vissa instruktioner rörande handläggningen, på ovan nämnda handling. Handlingen jämte post-it-lappen kopierades vid inspektionen, se aktbilaga 6. Det framgår inte vem som lämnat instruktionerna, och inte heller om de lämnats före eller efter samtalet den 31 juli 2006. Det framgår inte heller om några åtgärder, och i så fall vilka, har vidtagits med anledning av instruktionerna. I samband med granskningen av den infordrade akten har det konstaterats att post-it-lappen numera har avlägsnats.

Den 29 september 2006 har en tjänsteanteckning gjorts, se aktbilaga 7. Det är oklart vad dokumentationen avser liksom om den har någon koppling till innehållet i bilaga 1-2 (borde rätteligen ha stått aktbilaga 5-6, JO:s anmärkning). – – –

Ärendet remitterades till Överförmyndarnämnden i Nacka kommun, som i sitt yttrande, genom ordföranden CC, anförde följande.

Överförmyndarnämnden inrättades den 1 januari 2007. Nämnden har sedan starten jobbat hårt på att upprätthålla en god rättsäkerhet och att införa tydliga handläggningsrutiner.

Dagens rutiner är sådana att alla händelser som är av vikt för ett ärendes handläggning ska antecknas. Gällande tjänsteanteckningar ska det framgå vem som har fört anteckningen, datum och ärendebeteckning, vilket följs upp i det dagliga arbetet.

Det kan konstateras att de rutiner som vi arbetar efter idag inte fanns före nämndens inrättande. Vi har dock kontrollerat med BB om hur hennes skrivelse om begäran om ett högre arvode som mottogs av dåvarande överförmyndaren har behandlats. BB har därvid uppgett att hon fått skrivelsen besvarad genom telefonsamtal av dåvarande överförmyndaren och att hon bestämt sig för att inte gå vidare med sitt anspråk. BB hade begärt arvode för att bevaka huvudmannens rätt och att sörja för dennes person. BB hade inte det förordnandet och då kan inte arvode utgå för dessa delar. Överförmyndaren ansökte därefter om god man för att bevaka huvud-mannens rätt och sörja för dennes person då behov fanns.

Med dagens rutiner för Överförmyndarnämndens verksamhet anser nämnden att sådana här oklarheter som JO pekat på med stor sannolikhet inte kommer att uppstå i framtiden.

Enligt 15 § förvaltningslagen (1986:223) ska uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för ärendets utgång antecknas. Även uppgifter som rör ärendets gång, t.ex. kontakt med parter, andra personer eller myndigheter, bör emellertid antecknas i vissa fall (se t.ex. JO:s beslut den 3 mars 2005, dnr 4922-2003 ). En god dokumentation är en förutsättning för att den som berörs av ärendet och andra, t.ex. domstolar och JO, ska kunna följa ärendets gång. Dokumentationen ska säkerställa hanteringen av ärendet om den ordinarie handläggaren är frånvarande, trygga myndighetens underlag för beslut och ge möjlighet till granskning av ärendets handläggning i efterhand. Enligt min uppfattning innebär en god dokumentation naturligtvis också att de anteckningar som görs ska vara begripliga även för andra än den som gjort desamma. Dessutom ska det framgå när anteckningarna gjorts och av vem.

I en skrift, som inkom till överförmyndaren den 20 juni 2006, påpekade BB att det arvode hon tillerkänts enligt hennes uppfattning var för lågt. Av en anteckning på skriften framgår att BB därefter den 31 juli ringde och påminde om arvodet. Anteckningen utvisar dock inte vem som talade med henne.

I samband med inspektionen återfanns en post-it-lapp på ovan nämnda handling. På lappen hade antecknats att BB skulle kontaktas och tillfrågas om hon ville ansöka om extra utbetalning eller om skriften skulle ses som ett överklagande av arvodesbeslutet. Jag har i princip inga synpunkter på att instruktionerna lämnades på detta sätt. Överförmyndarnämnden har, efter att senare ha kontaktat BB, upplyst att hon fått skriften besvarad genom telefonsamtal av dåvarande överförmyndaren, och att hon därefter bestämt sig för att inte gå vidare med sitt anspråk på arvode. Överförmyndarens handläggningsåtgärder i detta avseende har emellertid överhuvudtaget inte dokumenterats.

Mot bakgrund av vad jag nu anfört förtjänar överförmyndaren kritik för den bristfälliga dokumentationen.

Överförmyndarnämnden har upplyst att man numera arbetar efter andra rutiner än före nämndens inrättande den 1 januari 2007. I samband med inspektionen kunde jag också konstatera att det i de flesta avseenden skett en märkbar förbättring av handläggningen sedan den 1 januari 2007. Min förhoppning är att brister av det slag som är aktuella här inte kommer att uppstå på nytt.

Ärendet avslutas.