JO dnr 3434-2016

Kritik mot Samhällsbyggnadsnämnden i Alingsås kommun för att ha gallrat handlingar trots att ett överklagande avseende rätten att få ta del av handlingarna samtidigt prövades av domstol

Beslutet i korthet: En person begärde hos samhällsbyggnadsnämnden att få kopior av allmänna handlingar. Nämnden avslog hans begäran och gallrade sedan handlingarna. Avslagsbeslutet överklagades men kammarrätten avslog överklagandet eftersom handlingarna inte längre fanns bevarade hos nämnden. JO konstaterar att det framstår som självklart att handlingarna inte får förstöras innan tiden för överklagande av ett avslagsbeslut har löpt ut. Om beslutet överklagas är det lika självklart att handlingarna måste bevaras till dess att överklagandet blivit slutligt prövat. Nämnden får kritik.

Tomas L. klagade på Samhällsbyggnadsnämnden i Alingsås kommun med anledning av att nämnden hade förstört de handlingar som han begärt att få kopia av. Tomas L. uppgav bl.a. följande:

Han begärde den 4 februari 2016 att få kopior av tre skisser i ett ärende. Han hade vid ett tidigare tillfälle fått kopior av andra handlingar i ärendet men han fick då inte kopiera eller fotografera skisserna utan bara titta på dem. Han kom därför överens med tjänstemannen om att skisserna inte skulle förstöras och att han skulle göra en formell begäran om att få kopior av dem. Nämnden avslog hans begäran med motiveringen att skisserna utgjorde arbetsmaterial. Det framgick av beslutet att skisserna vid den tidpunkten fanns hos nämnden. Efter att han hade överklagat avslagsbeslutet till Kammarrätten i Göteborg uppgav nämnden i sitt svar till domstolen att skisserna var förstörda. Kammarrätten avslog därför överklagandet. Nämndens beslut att förstöra handlingarna omintetgjorde den pågående rättsprocessen.

JO begärde att nämnden skulle yttra sig över vad Tomas L. framfört i sin anmälan. Nämnden skulle även redovisa sin bedömning av det som kommit fram.

Ärendebeskrivning

Ärendet avser ett planarbete med diarienummer 2007-0966. I akten för ärendet finns sex skrivelser/protokoll där den första är diarieförd 2007-10-03 och den sjätte 2008-09-05. Dessutom finns en anteckning 2014-07-04 om att ärendet avslutas utan att någon detaljplan tagits fram.

Tomas L. begärde 2016-02-04 kopia av allmän handling bestående av tre skisser på tänkt byggande av bostäder vid Skolgatan. Enligt delegationsbeslut 2016-02-10 avslogs denna begäran eftersom några sådana allmänna handlingar inte upprättats. En gallring av arbetshandlingar i ärendet utfördes sedan.

2016-02-16 överklagade Tomas L. beslutet att inte lämna ut handlingar till Kammarrätten. 2016-05-18 avslog kammarrätten överklagandet. Skälen som angavs var att eftersom handlingarna inte längre finns bevarade hos myndigheten finns inga handlingar vars utlämnande kan prövas i enlighet med bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen . – – –

Förvaltningens yttrande

Tomas L. anger i sin anmälan att han fått se skisser i ärendet men inte fått lov att kopiera eller fotografera skisserna. Detta är korrekt och motiveringen var att det inte var allmänna handlingar.

Anmälaren anger också att han kommit överens med tjänstemannen om att denne inte skulle förstöra skisserna. Enligt tjänstemannen är detta inte sant – frågan om en eventuell gallring i ärendet nämndes aldrig vid det mycket korta mötet i entréhallen utanför receptionen. – – –

Tomas L. begärde redan 2007 utlämnande av skisser i samma ärende. Enligt byggnadsnämndens beslut 2007-10-24, § D 763, fanns inte några allmänna handlingar med begärda uppgifter varför begäran avslogs. Tomas L. överklagade då beslutet till kammarrätten. Kammarrätten avslog överklagande om begäran av utlämnande av allmänna handlingar (Kammarrättens dom 2008-05-06 Mål nr 6815-07).

Eftersom en dom redan fanns angående utlämnande av skisser i ärendet såg samhällsbyggnadsnämnden inget hinder att gallra arbetsmaterial. – – –

Enligt Kammarrättens dom 2008-05-06 är skisser i planärendet inte allmän handling. – – –

Tomas L. kommenterade yttrandet.

Tomas L. begärde den 4 februari 2016 hos Samhällsbyggnadsnämnden i Alingsås kommun att få kopior av tre skisser i ett ärende. Nämnden avslog hans begäran. Enligt beslutet bedömdes skisserna vara arbetsmaterial som hade förvarats på ett arbetsrum. Det framgick att det aktuella ärendet hade avslutats 2014.

I samhällsbyggnadskontorets Dokumenthanteringsplan finns angivet vilka handlingar som ska bevaras. I samband med avslutande av planärende ska övriga handlingar gallras (bl.a. arbetshandlingar som t.ex. skisser som förvaras på arbetsrum). Detta hade inte gjorts i aktuellt planärende p.g.a. hög arbetsbelastning och att berörd handläggare slutat sin tjänst. Gallringen har dock utförts nu och några arbetshandlingar finns inte längre fysiskt bevarade (varken i pappersform eller digitalt).

Eftersom det inte längre fanns några handlingar vars utlämnande kunde prövas enligt bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen , avslog kammarrätten Tomas L:s överklagande.

Av utredningen framgår att skisserna gallrades först flera år efter att planärendet avslutades. Skälet till fördröjningen var enligt nämnden hög arbetsbelastning och att handläggaren avslutat sin anställning. Nämnden har framfört att den inte ansåg sig förhindrad att gallra handlingarna eftersom en domstol tidigare hade bedömt att de inte var allmänna handlingar.

Oberoende av vilka bestämmelser om bevarande eller gallring som kan ha varit tillämpliga på de aktuella handlingarna, framstår det som självklart att handlingarna inte får förstöras innan tiden för överklagande av ett avslagsbeslut har löpt ut. Om beslutet överklagas är det lika självklart att handlingarna måste bevaras till dess att överklagandet blivit slutligt prövat (se bl.a. JO 1994/95 s. 583, dnr 1204-1993 ). Ändamålet med Tomas L:s överklagande var att få till stånd en prövning av frågan om handlingarna kunde lämnas ut eller inte. Att materialet förstördes innebar att möjligheten att få avslagsbeslutet prövat i högre instans gick om intet. Nämnden förtjänar därför kritik.

Vad Tomas L. framfört i övrigt föranleder inte några ytterligare åtgärder eller uttalanden från min sida.

Ärendet avslutas.