JO dnr 3919-2012

I en anmälan till JO framförde AA klagomål mot Dalslands folkhögskola. Klagomålen rörde handläggningen av en begäran om att få ta del av allmän handling. Hon anförde bl.a. följande.

Hon begärde att få ut ett betyg avseende en elev vid skolan. Hon fick som svar att betyget inte kunde lämnas ut. Sedan hon påmint om sin begäran fick hon reda på att den assistent som handlade frågan skickat vidare den e-postkorrespondens som hon haft med skolan till den person som betyget avsåg.

Ärendet remitterades till berörd nämnd inom Västra Götalandsregionen. I remissvar anförde styrelsen för Dalslands folkhögskola bl.a. följande (bilagor utelämnade här).

Nedan följer en redogörelse för händelseförloppet.

Fredagen den 29 juni, (kl. 22.44) inkom till myndigheten en begäran om att få ut ett betyg rörande en deltagare vid Dalslands folkhögskola. Förfrågan skickades per e-post och innehöll förutom uppgift om AA:s för- och efternamn även uppgift om hennes postadress, se bilaga 1. Den framställda begäran besvarades på morgonen måndagen den 2 juli (kl. 08.44), se bilaga 2.

På förmiddagen den 5 juli inkom e-post från AA. Av meddelandet framgick bl.a. att deltagaren inte själv hade tillgång till de efterfrågade handlingarna och att dessa behövdes för ett eventuellt arbete. AA upplyste även myndigheten om att hennes identitet skulle hemlighållas, se bilaga 3.

Strax därefter inkom ytterligare ett mail från AA vari det framgick att hon inte längre var i behov av betygen och att hon önskade förbli "anonym", se bilaga 4. AA informerades om att deltagaren redan fått information om hennes begäran, se bilaga 5. När den berörda deltagaren kontaktades fick hon även del av e-postkonversationen mellan AA och företrädaren för Dalslands Folkhögskola, se bilaga 6 och 7.

Den 13 juli (kl. 08.39) översändes på begäran av BB kontaktuppgifter avseende en enskild medarbetare på myndigheten per e-post. Svar inkom samma dag (kl. 16.23), se bilaga 9. Diskussionen med BB fortsatte därefter per mail, se bilaga 10. Vid denna tidpunkt hade AA redan gjort en anmälan till JO.

Sammanfattning och kommentar

Dalslands folkhögskola har mottagit en begäran om att få ta del av betyg avseende en av skolans deltagare. Inga handlingar har lämnats ut med anledning av den framställda begäran.

Folkhögskolan är väl medveten om den skyldighet som föreligger för myndigheten att på begäran skyndsamt lämna ut kopior på allmänna handlingar i den mån dessa inte är belagda med sekretess. I det aktuella fallet kan myndigheten dock konstatera att de begärda handlingarna tyvärr inte lämnades ut i enlighet med begäran. Innan den bristande hanteringen uppdagades och myndigheten hunnit rätta till sitt misstag återkallades begäran. Med hänsyn till den bristande hantering som uppdagats ser myndigheten nu över sina rutiner/avser att arbeta fram rutiner för hantering av begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Rutinerna kommer att följa den av regionen upprättade handläggningsordningen. ("Handläggningsordning för utlämnande av allmänna handlingar och uppgifter ur allmänna handlingar", framtagen av juridiska avdelningen.) Förvaltningen ämnar även verka för en förvaltningsgemensam utbildning rörande dessa frågor med övriga Regionfolkhögskolor. Utbildningen är planerad till den 28/11.

Dalslands folkhögskola har inte vidtagit några efterforskningar avseende vem som framställt den aktuella begäran eller i vilket syfte den framställts till myndigheten. Den som framställt begäran har vid kontakt med myndigheten själv uppgett sitt namn, sin adress och sin e-postadress. Den till myndigheten inkomna begäran som förvaras hos myndigheten är att betrakta som en allmän handling. Uppgifter i en allmän handling kan endast hemlighållas med stöd av lag. Uppgifterna om namn, adress och e-postadress som angetts i den aktuella begäran kan således hemlighållas endast för det fall dessa omfattas av sekretess.

AA bereddes tillfälle att yttra sig över remissvaret.

Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få ut en avskrift eller en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En begäran om att få en avskrift eller en kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran gjorts.

I 2 kap. 14 § tredje stycket TF anges att en myndighet inte, på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling, får efterforska vem sökanden är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Bestämmelsen innebär att var och en har rätt att ta del av alla offentliga handlingar hos en myndighet utan att uppge vem han eller hon är eller

vad handlingen ska användas till, det s.k. anonymitetsskyddet. Ett undantag från denna huvudregel föreligger då efterforskning av sökandens identitet och ändamålet med framställningen behövs för att myndigheten ska kunna avgöra om handlingen kan lämnas ut. Detta undantag blir framför allt tillämpligt när den efterfrågade handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter. Sökanden kan då genom att uppge sin identitet och redogöra för syftet med sin begäran visa att handlingen kan lämnas ut utan risk för att den som skyddas av sekretessen lider men.

Vad först avser AA:s begäran om att få ta del av en allmän handling konstaterar jag att betyget borde ha lämnats ut i nära anslutning till hennes första begäran. Skolans handläggning har således brustit i denna del, något som skolan också gett uttryck för i sitt remissvar. Jag noterar att skolan vidtagit åtgärder för att minska risken för att liknande händelser ska inträffa i framtiden. Med hänsyn till det sistnämnda och då AA återtog sin begäran finner jag inte skäl att ytterligare uppehålla mig vid frågan.

Av utredningen framgår att den assistent vid skolan som handlade utlämnandefrågan informerat den vars betyg framställningen avsåg om att handlingen begärts ut av AA. Detta skedde genom att AA:s e-postkorrespondens med skolan skickades vidare vid två tillfällen. Assistenten synes ha agerat på eget initiativ. AA hade vid sina kontakter med skolan uppgett sitt namn. Assistentens agerande strider därför inte mot efterforskningsförbudet. Mot bakgrund av de intressen som bär upp offentlighetsprincipen framstår dock tjänstemannens agerande som olämpligt.

Ärendet avslutas med den kritik som framgår av det ovan anförda.