JO dnr 400-2008

AA klagade i en anmälan till JO på att t.f. kommundirektören i Örnsköldsviks kommun, BB, enligt en tidningsartikel i Örnsköldsviks Allehanda den 24 januari 2008 hade raderat e-post avseende en tjänstetillsättning.

Av en till anmälan fogad tidningsartikel framgick i huvudsak följande.

T.f. kommundirektören BB var ansvarig för rekryteringen av en ny kommundirektör. För denna rekrytering hade kommunen anlitat företaget Source Executive Recruitment (rekryteringsföretaget). Då BB inte ville uppge vilka som anmält intresse för tjänsten begärde Örnsköldsviks Allehanda att få ta del av den epostkorrespondens som förekommit mellan honom och rekryteringsföretaget. BB vägrade dock att lämna ut de begärda handlingarna varför tidningen begärde att få ett beslut med besvärshänvisning i denna fråga. BB meddelade då att han hade raderat den aktuella e-postkorrespondensen.

Anmälan remitterades till Kommunstyrelsen i Örnsköldsviks kommun för utredning och yttrande.

I sitt remissvar anförde kommunstyrelsen i huvudsak följande.

Angående den aktuella rekryteringsprocessen

En rekryteringsgrupp bestående av ledande politiker samt personaldirektören BB, för närvarande t f kommundirektör, har kommunstyrelsens uppdrag att föreslå anställande av ny kommundirektör.

För biträde i denna rekrytering har kommunen anlitat rekryteringsföretaget SOURCE Executive Recruitment Nordic AB (nedan Konsulten). BB har varit (är) Konsultens kontaktperson hos kommunen.

Som bakgrund till den nu aktuella frågan bör följande fakta anges. Konsulten har enligt sitt uppdrag att på ett självständigt sätt söka lämpliga kandidater för tjänsten, låt vara att lämpliga kandidater ska rapporteras till kontaktpersonen hos kommunen. En reporter på ÖA begärde i anslutning till den aktuella artikeln den 24 januari, som han skrivit, att få ut alla handlingar som rörde tillsättandet av tjänsten som

Angående mail som BB mottagit från Konsulten

Det är korrekt uppgift i ÖA-artikeln att BB vid denna tidpunkt successivt hade raderat mail som kommit från Konsulten.

Naturligtvis har BB känt till de grundläggande reglerna om offentlighet och sekretess, bland dessa då också kravet att utan dröjsmål registrera inkomna handlingar i form av elektronisk post (mail). Av de mail som inkommit från Konsulten har enligt BB merparten varit av rutinbetonad karaktär och rört meddelanden om hur rekryteringsuppdraget fortskred, förslag på tider för sammanträffande mellan uppdragsgivare och uppdragstagare etc. Enligt BB kan det dock vid några enstaka tillfällen ha rört sig om uppgifter från Konsulten som kan ha varit av den arten att registrering borde ha skett. Att detta i så fall inte gjordes har enligt BB att göra med att hela rekryteringsprocessens upplägg med intresse-anmälningar som skulle inges till Konsulten samt dennes självständiga roll i övrigt kan ha fått honom att bedöma inga handlingar i ärendet borde betraktas som allmänna förrän i processens slutskede när namn på slutliga kandidater till tjänsten meddelades från Konsulten.

Förnyad utbildning i offentlighetsfrågor med särskilt fokus på behandling av elektronisk post (mail)

AA:s klagomål samt detta yttrande sätter enligt kommunstyrelsen fokus på just den elektroniska postens ”lavinartade” utveckling under de senaste åren och det förhållandet att mängden inkommande och utgående mail till och från enskilda tjänstemän på förvaltningarna många gånger ökar risken för att sådana mail inte registreras trots att detta egentligen borde ha skett.

Örnsköldsviks kommun har 2004 fastställt Riktlinjer vid användande av Elektronisk post. Kommunstyrelsen kommer att ta initiativ för att snarast förnya utbildningen om dessa riktlinjer och då särskilt avsnittet om offentlighet och sekretess.

Till sitt yttrande hade kommunstyrelsen fogat Örnsköldsviks kommuns riktlinjer vid användning av elektronisk post och Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål 358-08 avseende rätt att ta del av allmänna handlingar.

AA har beretts tillfälle att kommentera remissvaret, men inte hörts av.

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen , TF.

Med handling förstås enligt 2 kap. 3 § TF framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 § eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En upptagning, t.ex. ett e-postmeddelande, anses förvarad hos myndighet, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan uppfattas.

Av 2 kap. 6 § TF framgår att en handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa.

Enligt 2 kap. 7 § första stycket TF anses en handling upprättad hos myndighet, när den har expedierats, eller om den inte har expedierats, när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.

Hos myndighet tillkommen minnesanteckning som inte har expedierats skall enligt 2 kap. 9 § första stycket TF inte heller efter den tidpunkt då den enligt 7 § är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den inte tas om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendets föredragning eller beredning, dock inte till den del den har tillfört ärendet någon sakuppgift.

Enligt 2 kap. 18 § TF meddelas grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska bevaras samt om gallring och annat avhändande av sådana handlingar i lag. Bestämmelser avseende detta återfinns huvudsakligen i arkivlagen (1990:782) . Av 10 § arkivlagen framgår att allmänna handlingar får gallras. Vid gallringen skall dock beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det material som återstår efter gallring skall kunna tillgodose bl.a. rätten att ta del av allmänna handlingar. Kommunala myndigheter får enligt 15 § arkivlagen avhända sig allmänna handlingar om det följer av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Bestämmelserna i arkivlagen medger inte gallring av allmänna handlingar i ärenden som inte är avslutade.

Av utredningen framgår att t.f. kommundirektören BB successivt har raderat epostmeddelanden som han har mottagit från rekryteringsföretaget. Raderingen har skett innan kommunens rekrytering har avslutats. Den har således skett i ett pågående ärende.

Av utredningen framgår att rekryteringsföretaget har haft en från kommunstyrelsen självständig roll i arbete med att ta fram lämpliga kandidater till tjänsten som kommundirektör. Rekryteringsföretagets självständiga roll medför att meddelanden från rekryteringsföretaget inte kan anses ha tillkommit hos Kommunstyrelsen, varför bestämmelserna i 2 kap. 7 § TF avseende hos myndighet upprättade handlingar och 2 kap. 9 § TF om minnesanteckningar inte är tillämpliga på dessa. Istället medför den självständiga rollen gentemot Kommunstyrelsen att den e-post som skickades till t.f. kommunchefen BB enligt 2 kap. 6 § TF varit att bedöma som till Kommunstyrelsen inkomna handlingar vilka enligt 2 kap. 3 § TF är allmänna. Detta påverkas inte av att e-postmeddelandena, såsom kommun-styrelsen har uppgett, endast varit av rutinbetonad karaktär. Radering av e-postmeddelandena har därför enligt 2 kap. 18 § TF krävt stöd i lag, vilket har saknats.

Sammanfattningsvis har BB utan stöd i lag gallrat allmänna handlingar.