JO dnr 439-2005

I en anmälan klagade AA på Kommunstyrelsen i Halmstads kommun med anledning av hanteringen av intresseanmälningar i ett tjänstetillsättningsärende. AA uppgav bl.a. följande. Tjänsten som kommunchef i Halmstads kommun utannonserades i maj 2004. Intresseanmälningarna skulle skickas till ett konsultbolag. Under hösten 2004 utannonserades tjänsten igen på kommunens anslagstavla. Ansökan kom in från en person med yttrande från konsultbolaget. AA begärde den 29 december 2004 att få ta del av samtliga intresseanmälningar och ansökningar. Den ansökan som hade getts in till kommunen lämnades ut, men inte någon av intresseanmälningarna. AA begärde då att få del av de intresseanmälningar som fanns hos konsultbolaget. I ett beslut den 5 januari 2005 anförde kommunen bl.a. att konsultbolaget inte längre förvarade några handlingar rörande tjänsten. Eftersom det således inte fanns några handlingar att lämna ut fann AA inte anledning att överklaga beslutet.

AA anförde att allmänheten inte hade kunnat ta del av intresseanmälningarna. Han ansåg att kommunen inte hade följt regelverket om registrering och arkivering av handlingar.

Kommunstyrelsen anmodades att göra en utredning och yttra sig över anmälan.

Kommunstyrelsen anförde i ett yttrande den 17 maj 2005 följande.

Halmstads kommuns avsikt under våren 2004 var att anställa ny kommunchef. Av den anledningen uppdrogs åt en rekryteringskonsult att mottaga och bearbeta intresseanmälningar inför ett kommande tillsättningsförfarande. Halmstads kommuns bedömning var att ett rekryteringsbolag hade den särskilda kompetens som fordrades för att genomföra det inledande förfarandet och efter utvärdering inkomma med förslag på lämplig kandidat/kandidater. Därefter har rekryteringskonsulten arbetat fram ett förslag om fyra kandidater till tjänsten. Dessa uppmanades att söka tjänsten. Några handlingar överlämnades inte till kommunen. Information gavs däremot till personalchefen och till några av ledamöterna i kommunstyrelsen. I oktober månad utlyste kommunen tjänsten och en person sökte den. De handlingar som därvidlag inkommit till kommunen, ansökan, CV och rekommendationsbrev

Två personer begärde ut handlingarna från Halmstads kommun under tiden som rekryteringskonsulten granskade inkomna intresseanmälningar. Kommunen avslog desamma med hänvisning till att handlingarna inte ansågs som allmänna handlingar samt till att det vid den tidpunkten inte heller fanns några handlingar att lämna ut. Kommunens beslut överklagades och Kammarrätten i Göteborg fann 2005-02-03, mål nr 5630-04, med hänvisning till Regeringsrättens avgörande, RÅ 96 ref 25 att handlingarna som inkommit till konsulten skulle anses som allmänna handlingar, men då det upplysts om att det inte fanns några handlingar kvar avslogs överklagandet. Kommunen har som bekant inte besvärsrätt i denna typ av avgöranden. Halmstads kommun har givetvis att rätta sig efter vad som Kammarrätten i Göteborg funnit, men anser att även följande skall beaktas.

Regeringsrätten har i sin dom ( RÅ 1996 ref 26 ) uttalat att de handlingar som begärts utlämnade utgjort ett led i ett tillsättningsärende. Kommunens avsikt var emellertid precis som i ärendet JO 1989-90 sid 415 att sondera marknaden, aktivt bedriva rekryteringsfrämjande och ta in s.k. intresseanmälningar. Denna förberedande verksamhet har helt klart hållits avskild från själva tillsättningsärendet. Kammarrätten i Jönköping har i liknande ärende 2005-04-05, mål nr 330-05 avd. 2, kommit fram till att de handlingar som kommit in till de av Skövde kommun anlitade rekryteringsföretaget inte var att anse som allmänna handlingar inkomna till kommunen. Halmstads kommun anser således att ärendet skall belysas emot tidigare nämnda uttalande från JO och Kammarrätten i Jönköpings dom.

Eftersom kommunen valt att hantera ärendet i enlighet med tidigare JO-uttalanden så har kommunen inte ansett att det funnits några allmänna handlingar och därför har det inte varit möjligt att följa de vanliga rutinerna vid anställningsärenden m.m.

Slutligen vill Halmstads kommun anföra att syftet med att anlita en rekryteringskonsult inte varit att undgå tillämpning av offentlighetsprincipen.

AA lämnades tillfälle att kommentera remissyttrandet, men hördes inte av.

Kommunstyrelsen anlitade ett konsultbolag för rekryteringen av en ny kommunchef. AA har i sin anmälan kritiserat styrelsen för att de intresseanmälningar som kom in till bolaget inte registrerades och arkiverades hos kommunen. Avgörande i detta hänseende är om handlingarna var att anse som allmänna handlingar hos kommunen. Frågan huruvida handlingar som ges in till ett konsultbolag i ett kommunalt tjänstetillsättningsärende är allmänna handlingar har behandlats vid flera tillfällen i rättspraxis och i JO-beslut (se bl.a. RÅ 1996 ref. 25 och JO 2003/04 s. 442).

Det har under utredningen i ärendet kommit fram att ett av kommunstyrelsen den 13 oktober 2004 fattat beslut angående utfående av intresseanmälningarna i det aktuella tjänstetillsättningsärendet överklagades till Kammarrätten i Göteborg. Kammarrätten fann i en dom den 3 februari 2005 att de begärda handlingarna varit att anse som allmänna handlingar. Tillämpningen i anslutning till kommunens tjänstetillsättningsärende av den här aktuella rättsfrågan har således prövats i ordinarie ordning och bör inte föranleda någon bedömning av mig. Utifrån den av kammarrätten angivna bedömningen skulle kommunen dock ha hanterat handlingarna i enlighet med bestämmelserna om arkivering m.m. av allmänna handlingar, vilket inte har skett.