JO dnr 4822-2006

AA, ordförande för Brandmännens Riksförbund (BRF) i Stenungsund, uppgav i en anmälan den 9 oktober 2006 i huvudsak följande.

BRF:s styrelseledamot BB skickade den 20 september en begäran om handlingar till Stenungsunds kommun. Då inget svar hade kommit den 25 september besökte BB kommunen för att på plats ta del av handlingarna. Han fick av registratorn reda på att det var tekniske chefen CC som handlade ärendet. CC fanns inte tillgänglig och BB framställde i stället sin begäran till fyra andra tjänstemän. Samtliga svarade att det var bara CC som kunde hjälpa till i ärendet. BB önskade därför själv få söka i diariet efter handlingarna. Han ombads då att återkomma en annan dag. När BB senare ställde sin begäran direkt till CC fick han svaret att handlingarna skulle överlämnas i samband med ett möte i ett annat ärende mellan kommunen och BRF någon vecka senare och att handlingarna behövde förklaras. Då BB insisterade att han ville se handlingarna ombads han följa med till förvaltningschefen DD. Denne frågade flera gånger varför BB ville se handlingarna och om det var BRF, någon annan eller BB själv som skulle ha handlingarna. Vid påpekande från BB:s sida om skyldigheter enligt lag förklarade DD att Stenungsunds kommun inte arbetar på ett formellt sätt utan att en sådan begäran som den aktuella hanteras informellt.

Sedan anmälan remitterats beslutade kommunstyrelsen att som sitt svar översända en skrivelse undertecknad av den administrativa chefen och en utredare på kansliet. I skrivelsen uppgavs bl.a. följande.

_ _ _

Det aktuella händelseförloppet

Det vitsordas att BB, styrelseledamot i BRF, skickade en e-post till kommunens registrator onsdagen den 20 september 12:42 där han önskade få ett antal dokument tillsänt till sig som avsåg Management Supports arbete med räddningstjänsten. Registrator påbörjade då omedelbart handläggningen men kunde

CC, som varit på tjänsteresa mellan torsdagen den 21 september-fredagen den 22 september tog omedelbart måndagen den 25 september upp utredningen.

CC är väl insatt i det komplexa ärendet, där diskussioner och missnöje mellan arbetsledning och BRF förevarit i omgångar under olika chefer och under många år. BB hade i egenskap av facklig företrädare redan fått ta del av delar av de efterfrågade handlingarna och CC blev därför osäker på vilka handlingar som avsågs och om nya problem uppstått i det gemensamma arbetet.

Det vitsordas att BB vid besök i kommunhuset den 25 september sökt att få ut handlingarna via kommunkansliet och samhällsbyggnadsenheten. Han blev såsom tidigare hänvisad till den tekniske chefen CC, en av arbetsgivarens representanter i arbetet kring den psykosociala miljön på räddningstjänsten.

BB accepterade inte detta utan krävde att omgående få ut handlingarna.

Det vitsordas vidare att CC och BB träffades i korridoren. BB var mycket upprörd över att han inte fått ut handlingarna. De gick in på CC:s tjänsterum där CC försökte få klarhet i vad han ville eftersom det, som redovisats ovan, pågick ett gemensamt arbete inom räddningstjänsten avseende arbetsmiljön. Då CC var kallad till kommunstyrelsen kl. 14:00 föreslog han att dokumenten skulle överlämnas vid ett annat inplanerat möte några dagar senare då han dessutom ville diskutera kring dessa handlingar.

BB accepterade inte detta utan krävde få ut handlingarna genast. CC föreslog då att de skulle gå till DD som även han var insatt i ärendet. Eftersom BB var mycket upprörd bjöd de in honom i tjänsterummet för att inte störa de övriga i korridoren. DD och CC försökte under hela det aktuella händelseförloppet bibehålla en öppen och god dialog med BB och det bestrides därför att DD har förolämpat BB när han krävde att få ta del av handlingarna.

BB fick delar av handlingarna kl. 15:00 måndagen den 25 september och resten av handlingarna tisdag morgon den 26 september.

Stenungsunds kommuns rutiner för diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar

Kommunen har delegerat till förvaltningsledningen, verksamhetschefer, personalchef, utredarna och kanslisekreteraren att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar. Att denna prövning skall ske skyndsamt är alla väl medvetna om. Det finns även rutiner för hur detta skall gå till vid frånvaro.

Begärda handlingar i ärendet

_ _ _

BB har fått kopia av anbudet som Management Support Partner (MSP) lämnade och som i grunden styr arbetet med räddningstjänsten. Avtalet finns i STO-upphandlings diarie på Orust och inte i Stenungsunds diarie.

_ _ _

Protokoll och anteckningar, en del att betrakta som arbetsmaterial, förvaras i god ordning i en ”Räddningspärm” i en låst bokhylla i CC:s tjänsterum. BRF har fått protokollen.

_ _ _

För att förtydliga uppdragat sammanställde MSP en offert som beskriver upplägg/aktiviteter. Innehållet i offerten utgjorde arbetsgivarens förslag på upplägg av utredningen. Kopia på offerten fick BB. Offerten förvaras i ”Räddningspärmen”.

_ _ _

_ _ _

Stenungsunds kommun anser sig ha en god beredskap för att skyndsamt kunna pröva framställningar om utlämnande av allmänna handlingar. Delar av de efterfrågade handlingarna betraktar arbetsgivaren som arbetsmaterial i det pågående arbetet och finns därför tills vidare enbart tillgängligt i CC:s ”Räddningspärm”.

Tyvärr kan också missförstånd ha uppstått inom kommunen då berörda tjänstemän till en början haft uppfattningen, att BB såsom styrelseledamot i BRF redan erhållit en hel del av de begärda handlingarna. Tjänstemännen ville därför reda ut om det i stället var något i den pågående processen om arbetsmiljön på räddningstjänsten, som alla fackförbunden deltog i, som ”hängt upp sig”. De begärda handlingarna var genomgångna och samverkade med fackförbunden inför beslut att göra kartläggningen om arbetsmiljön på räddningstjänsten. – – –

Stenungsunds kommun menar därmed att ett visst dröjsmål att reda ut begreppen och ta fram korrekta handlingar var ofrånkomligt mot denna bakgrund.

AA kommenterade remissvaret.

I sitt remissvar har kommunen uppgett sig ha en god beredskap för att skyndsamt kunna pröva framställningar om utlämnande av allmänna handlingar samt att det finns rutiner för hur detta skall gå till vid frånvaro. Likväl har kommunen vitsordat att BB vid sitt besök i kommunhuset den 25 september inte kunde få ut handlingarna via kommunkansliet eller samhällsbyggnadsenheten utan att han hänvisades till CC som emellertid inte var anträffbar. Ingen förklaring till detta har lämnats men uppgifter i utredningen tyder på att handlingarna förvarades i ett låst skåp hos CC och att således inga andra tjänstemän vid hans frånvaro kunde lämna ut dem. Om detta stämmer, är det naturligtvis inte en godtagbar ordning även om i just detta fall CC var anträffbar senare under dagen.

Enligt 2 kap. 14 § tredje stycket tryckfrihetsförordningen får en myndighet inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. I anmälan har uppgetts att BB vid besöket den 25 september tillfrågades om syftet med sin framställning och vem som skulle ha de begärda handlingarna. Kommunen har inte direkt bemött dessa uppgifter, men såvitt jag förstår remissvaret avses de berörda tjänstemännen ha ställt frågorna då de ”försökte få klarhet i” vad BB ville och då de också ville diskutera kring handlingarna. Eftersom de efterfrågade handlingarna inte synes ha innehållit några sekretesskyddade uppgifter kan förfarandet enligt min mening, oavsett denna förklaring, inte anses godtagbart.

Kommunen har vidare uppgett att tjänstemännen till en början hade haft uppfattningen att BB, i sin egenskap av styrelseledamot i BRF, redan hade fått en hel del av de begärda handlingarna. Jag vill med anledning härav understryka att den omständigheten, att BB i annat sammanhang eventuellt hade fått tillgång till en del

Vad som i övrigt förekommit föranleder inte något uttalande av mig.

Jag avslutar ärendet med den kritik som ligger i det sagda.