JO dnr 5262-2006

I en anmälan den 7 november 2006 klagade AA på Migrationsverket och uppgav bl.a. följande. Han hade i skrivelser som gavs in den 30 december 2005, den 19 april 2006 respektive den 15 september 2006 överklagat Migrationsverkets beslut i tre tjänstetillsättningsärenden. Migrationsverket hade inte vidtagit några åtgärder i ärendena. Verket hade inte heller besvarat en skriftlig framställning från honom den 15 september 2006 om att få del av handlingar angående två av hans överklaganden.

AA framförde i anmälan också andra klagomål mot verket.

Muntliga upplysningar hämtades in från Migrationsverket.

Verket anmodades därefter att göra en utredning och yttra sig angående vad AA hade framfört om dels dröjsmål med att handlägga överklaganden, dels underlåtenhet att besvara hans begäran i skrivelsen den 15 september 2006.

I ett yttrande den 28 mars 2007 anförde verket, tf. generaldirektören BB, följande.

Bakgrund

De tre ärendena avser befattningar som beslutsfattare vid transitenheten i Malmö och process-förare vid förvaltningsprocessenheten i Malmö.

Befattningen vid transitenheten ledigförklarades 2005-11-18 och överklagningstiden gick ut vid årsskiftet. Verkets yttrande till Utrikesdepartementet lämnades 2006-11-06. Tillsättningen avsåg ett tidsbegränsat vikariat som upphörde i augusti 2006.

Befattningarna som processförare ledigförklarades vid två tillfällen. Det första ledigförklarandet gjordes 2005-09-19 inför starten av verksamheten i mars 2006. Överklagningstiden gick ut 2006-04-21 och verkets yttrande till departementet lämnades 2006-11-15. Det andra ledigförklarandet gjordes 2006-04-07; överklagningstiden gick ut i slutet av september och verkets yttrande till departementet lämnades 2007-01-10.

Mellan tidpunkterna för överklagande och yttrande till departementet har det i de aktuella tillsättningsärendena gått tre och en halv, sju respektive tio månader.

Under tiden som tillsättningsarbetet pågick och överklagandet handlades hade verket kontakt med AA vid flera tillfällen. AA ställde bland annat flera frågor kring ärendenas handläggning som besvarades av chefer vid verket. Det handlade om samtal per elektronisk post men även i möten. Vid dessa möten redogjorde arbetsgivaren för hur tillsättningsprocessen hade genomförts och för sina skäl till att AA inte ansågs lämplig som processförare. Det kan således konstateras att AA under handläggningstiden under hand varit informerad om arbetsgivarens inställning.

Avseende den andra tillsättningen av processförare lämnades verkets yttrande efter drygt tre månader. Detta är inte onormalt för att hinna med den hantering som krävs i ett överklagningsärende. En viss fördröjning kan dock hänföras till att det skedde ett chefsbyte i nära samband med överklagandet.

I det överklagningsärende där verkets yttrande lämnades efter tio månader, var ärendet inaktivt under cirka åtta månader. Förklaringen till dröjsmålet kan beskrivas som en kombination av att delegationsordningen och ansvarsfördelningen inom verksamhetsområdet inte borgade för en effektiv handläggning, byte av verksamhetschef samt en hög arbetsbelastning för verksamhetschefen.

Skrivelsen med begäran om att ta del av handlingarna har besvarats muntligt av verket och AA har tagit del av de handlingar som avses.

Vid tiden för AA:s skriftliga begäran genomfördes ett chefsbyte vid den enhet som mottog handlingen. I överlämnandet mellan den vikarierande chefen och den nya chefen uppstod ett missförstånd på vilken nivå i verket skrivelsen skulle besvaras, eftersom det rörde två ärenden som handlagts på skilda nivåer i verket. När den nya chefen uppmärksammade missförståndet tog man i slutet på november 2006 kontakt med AA för att bestämma tid då han kunde komma och ta del av handlingarna. En tid avtalades som AA sedan inte kunde genomföra. Vid ett nytt möte omkring den 10 december 2006 tog AA slutligen del av handlingarna.

Ställningstagande

Det har inte varit en acceptabel handläggningstid i de aktuella ärendena.

Det finns förklaringar till att ärendena blivit fördröjda. Detta är dock inte försvarbart utan någon i chefsbefattning borde ha tagit ansvar för handläggningen av ärendena för att undvika onödigt dröjsmål med svar på skrivelsen samt yttrandena till departementet.

Migrationsverkets målsättning med personal- och tillsättningsärenden är att dessa skall handläggas skyndsamt och rättssäkert för den enskilde.

I verkets nuvarande organisation är handläggningen av överklagade tillsättningsärenden en fråga för verksamhetsområdena. Enligt verksamhetschefernas delegering av beslutanderätt är det antingen verksamhetschef eller enhetschef som har rätt att lämna skrivelser till regeringen i överklagningsärenden rörande anställningar. Personalenheten har använts som konsulter i de fall chef har efterfrågat stöd.

Migrationsverket har för avsikt att se över den nuvarande organisationen för att göra den mer effektiv och ändamålsenlig. Ett uppdrag har lämnats till verksamhetsområdet förvaltning och internationella frågor att senast den 30 april 2007 komma med ett förslag till en förbättrad ordning.

AA kommenterade remissvaret samt framförde ytterligare klagomål mot Migrationsverket.

Frågan inom vilken tid en förvaltningsmyndighet skall överlämna en skrivelse med överklagande och övriga handlingar i ärendet till överinstansen är inte reglerad i någon författning. Det ligger emellertid i sakens natur att ett överlämnande – när ett sådant skall äga rum – måste ske utan dröjsmål. Den allmänna regeln i 7 § förvaltningslagen om snabb och enkel handläggning m.m. skall vara vägledande även i detta hänseende ( prop. 1985/86:80 s. 77 ). När omprövning inte företas bör överlämnandet normalt ske inom en vecka efter det att överklagandet kom in till myndigheten. Något krav på att beslutsmyndigheten skall bifoga ett yttrande till överinstansen finns inte. Det är en uppgift för den högre instansen att ta ställning till om inhämtande av yttrande från beslutsmyndigheten fordras innan ärendet kan avgöras. Den omständigheten att beslutsmyndigheten finner det lämpligt att bifoga ett yttrande till överinstansen får inte medföra att den nyss nämnda tidsfristen utsträcks mer än några dagar (se JO 2003/04 s. 179).

Vad som har kommit fram angående Migrationsverkets handläggning föranleder följande uttalanden.

Verkets handläggningstid i de tre överklagade tjänstetillsättningsärendena har uppgått till ca tre och en halv, sju respektive tio månader. I samtliga dessa ärenden har tiden för handläggningen stått i strid med de bestämmelser och principer som jag nyss har redogjort för. Särskilt anmärkningsvärd är handläggningen av ärendet om det tidsbegränsade vikariat som upphörde i augusti 2006. I det fallet gick överklagandetiden ut vid utgången av år 2005, men ärendet överlämnades inte till regeringen förrän i november 2006 och således efter utgången av den tidsperiod som vikariatet avsåg.

Verket har i remissyttrandet anfört att en handläggningstid om tre månader inte varit onormal om verket skulle hinna med den hantering som enligt myndigheten krävs i överklagande tjänstetillsättningsärenden. Av de upplysningar som verket har lämnat kan dras slutsatsen att myndigheten haft som rutin att avge yttrande till regeringen i samband med att handlingarna i överklagade tjänstetillsättningsärenden överlämnats dit. Detta framstår som en starkt bidragande orsak till den långa handläggningstiden. Som nyss har sagts får dock ett yttrande till över- instansen inte tillåtas påverka handläggningstiden av ett överklagande mer än marginellt.

Verket har i remissyttrandet uppgett att myndigheten skulle se över sin organisation i berörda avseenden. Jag utgår från att verket beaktar de uttalanden som jag nu har gjort.

AA:s klagomål i övrigt föranleder inte någon åtgärd av mig.

Med den kritik som har uttalats avslutar jag ärendet.