Sammanfattning av uppdraget

En särskild utredare tillkallas för att utreda och utvärdera verksamheten och arbetsformerna vid Statens ljud- och bildarkiv. Utredaren skall se över arkivetsverksamhet med utgångspunkt i dagens situation avseende uppgifter, organisation och arbetsformer för insamlande, bevarande och tillhandahållande av material. Utredaren skall särskilt beakta om arkivet skall göra egen referensbandning och insamling av digitala filer. Utredaren skall även se över förutsättningarna för det långsiktiga bevarandet av arkivets analoga samlingar. Vidare skall utredaren föreslå de regler och övriga författningsändringar som behövs.

Bakgrund

Statens ljud- och bildarkiv har funnits som egen myndighet i drygt 20 år. Arkivet har enligt förordningen (1996:503) med instruktion för Statens ljud- och bildarkiv till uppgift att ta emot och förvara pliktexemplar av filmer, fonogram, videogram och vissa andra elektroniska dokument samt upptagningar av ljudradio- och televisionsprogram som enligt lagen (1993:1392) om pliktexemplar av dokument skall lämnas till arkivet. En stor del av det leveranspliktiga utbudet består av radio- och TV-sändningar. Den lagstadgade leveransplikten omfattar även vissa typer av elektroniska dokument, nämligen de som finns i fixerad form och i utgåvor som kan köpas eller lånas, t.ex. cd-rom, disketter, videogram och fonogram. Materialet tillhandahålls för forskning om svensk kultur och svenskt samhälle. Arkivets samlingar är en del av vårt kulturarv och en viktig källa för forskning om svensk kultur och svenskt samhälle. Materialet måste bevaras i så stor utsträckning som möjligt för att kunna ge eftervärlden kunskap och insyn i vårt samhälle.

Utvecklingen på det informationstekniska området sker allt snabbare. Ljud- och bildmaterial produceras i nya former och på nya tekniska system. För att det material som redan har samlats in skall kunna bevaras för eftervärlden krävs att materialet förs över till modernare digitala medier, s.k. migrering. Grundprincipen för arkiveringen av ljud och rörliga bilder är att det är informationen och inte informationsbäraren som skall bevaras. Det har dock förutsatts att informationen skall finnas tillgänglig i en form som ligger så nära originalinspelningen som möjligt. Så är inte fallet för radio- och TV-inspelningar i dag. Referensbandning sker på många olika system och är i många fall av låg teknisk kvalitet. Detta försvårar bevarandearbetet för ljud- och bildarkivet. Arkivet får lägga mycket tid och resurser på ett undermåligt utgångsmaterial. Urvalskriterierna behöver därför ses över för vissa delar av det leveranspliktiga material som inkommer till ljud- och bildarkivet i dag.

Uppdraget

Utredaren skall se över arbetsformerna och verksamheten som i dag bedrivs vid Statens ljud- och bildarkiv. Utredaren skall särskilt analysera behovet för arkivet att göra egen referensbandning och insamling av filer i digital miljö för att kunna välja format och standarder för bästa långsiktiga bevarande av ljud och rörliga bilder. Utredaren skall vidare redovisa en bedömning av kostnaderna för sådan bandning samt i vilken utsträckning det behövs författningsförändringar. Utredaren skall även se över förutsättningarna för överföringen av äldre material till nya tekniska system samt vilka eventuella samarbetspartners som kan finnas i detta arbete.

Översynen av arkivets verksamhet skall bedrivas förutsättningslöst. Utredaren bör även beakta aktuella utredningar och projekt i Sverige och internationellt som berör utredningsuppdraget.

Utredaren skall redovisa sitt uppdrag till Regeringskansliet (Utbildningsdepartementet) senast den 1 oktober 2003.

Mot bakgrund av de resultat och bedömningar som utredaren gör, skall redovisningen också innehålla förslag till ny instruktion för Statens ljud- och bildarkiv och eventuella andra, av förslagen motiverade, författningsförändringar.

Utredaren skall redovisa ekonomiska konsekvenser av de förslag som lämnas. Utgångspunkten skall vara att förslag till förändringar som medför ekonomiska konsekvenser skall rymmas inom nu gällande ekonomiska ramar för verksamheten. Utredaren skall vidare redovisa eventuella konsekvenser som förslagen får för arkivets personal och framtida kompetensförsörjning.

(Utbildningsdepartementet)