Propositionens huvudsakliga innehåll

I denna proposition föreslås att det ska vara möjligt för styrelsen i ett samordningsförbund att besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen ska få delta i styrelsemöten på distans. Förslaget innebär att lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser till stor del kommer att överensstämma med bestämmelserna i kommunallagen (2017:725) i frågan om deltagande i styrelsesammanträden på distans. Genom förslaget ges samordningsförbunden bättre förutsättningar att kunna arbeta effektivt och hållbart genom digitala styrelsesammanträden. Bestämmelsen föreslås träda i kraft den 16 mars 2022.

• Sida 2
•  Original

1. Förslag till riksdagsbeslut

Regeringens förslag:

Riksdagen antar regeringens förslag till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser.

• Sida 4
•  Original

2. Förslag till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser

Härigenom föreskrivs att det i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser¹ ska införas en ny paragraf, 19 a §, av följande lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

19 a §

Styrelsen får besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Om det finns särskilda skäl, får styrelsen besluta att deltagande på distans får ske genom enbart ljudöverföring i realtid.

En ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet.

Om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans, ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Beslutet ska dokumenteras.

Denna lag träder i kraft den 16 mars 2022.

¹ Senaste lydelse av lagens rubrik 2004:793.

• Sida 5
•  Original

3. Ärendet och dess beredning

Den 28 juni 2019 inkom en gemensam hemställan från Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Regioner om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Med anledning av hemställan har en promemoria utarbetats inom Socialdepartementet, Deltagande på distans i styrelsesammanträden i samordningsförbund (S2019/03087). I promemorian föreslås att det ska vara möjligt att hålla styrelsesammanträden inom ett samordningsförbund utan att alla ledamöter är fysiskt på plats genom att ledamöter och ersättare beviljas deltagande i sammanträden på distans. En sammanfattning av promemorian finns i bilaga 1 och promemorians lagförslag finns i bilaga 2. Promemorian har remissbehandlats och en förteckning över remissinstanserna finns i bilaga 3. En sammanställning av remissyttrandena finns tillgänglig i Socialdepartementet (S2019/03087).

Lagrådet

Regeringen beslutade den 30 september 2021 att inhämta Lagrådets yttrande över lagförslaget som finns i bilaga 4. Lagrådets yttrande finns i bilaga 5. Lagrådets synpunkter kommenteras i avsnitt 5. Regeringen har följt Lagrådets synpunkter. I förhållande till lagrådsremissen har ikraftträdandetidpunkten justerats och bestämmelsen föreslås träda i kraft den 16 mars 2022. Denna ändring är författningstekniskt och i övrigt av sådan beskaffenhet att Lagrådets hörande skulle sakna betydelse. Regeringen har därför inte inhämtat Lagrådets yttrande i denna del.

I förhållande till lagrådsremissen har dessutom vissa mindre språkliga och redaktionella ändringar gjorts.

4. Bakgrund

Samverkan enligt lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser, förkortad finsam-lagen, infördes den 1 januari 2004. Finansiell samordning bedrivs genom samordningsförbund, som är en sammanslutning av stat (Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen), en eller flera regioner samt en eller flera kommuner. Ett samordningsförbund utgör en offentligrättslig juridisk person som har egen rättskapacitet. Detta motsvarar också vad som gäller för kommunalförbund (se prop. 2002/03:132 s. 80). Vid utgången av 2020 fanns det 78 samordningsförbund som innefattade 271 av Sveriges 290 kommuner.

Ett samordningsförbund är en struktur för att få samverkan att fungera över tid, och förbunden verkar för att medborgare ska få stöd och rehabilitering som ger dem möjlighet att försörja sig själva. Ett samordningsförbund har till uppgift att besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen, finansiera insatser i syfte att stödja samverkan mellan samverksanparterna, upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen, besluta på vilket sätt medel för finansiell samordning ska

• Sida 6
•  Original

användas samt svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna.

Samordningsförbunden är olika stora, både till den yta de omsluter och till antal invånare, och flera kommuner eller regioner kan ingå i ett förbund. Samordningsförbunden leds av en styrelse som utses av medlemmarna. När ett samordningsförbund bildas blir kommun, region, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan medlemmar i förbundet. Medlemmarna beslutar själva om hur förbundet ska organisera sig. Antalet medlemmar i ett förbund kan vara större än antalet parter eftersom flera kommuner och regioner kan vara medlemmar i ett och samma förbund. Varje förbundsmedlem ska vara representerad i styrelsen med minst en ledamot och en ersättare. Styrelsens ledamöter ska antingen vara ledamöter i kommun- eller regionfullmäktige eller anställda vid Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan. Ersättaren måste företräda samma huvudman som den ledamot som han eller hon ska tjänstgöra för. En kommun eller region kan därför inte utse en ledamot eller ersättare för en annan kommuns eller regions räkning, utan ledamoten eller ersättaren representerar enbart den egna kommunen eller regionen. I förbund är medlemmar var för sig representerade i styrelsen med en ordinarie ledamot. Antalet ordinarie ledamöter i samordningsförbundens styrelser kan därför variera mellan ca 4– 11 personer, men vanligast är ett antal om 4–6 ordinarie ledamöter (Nationella nätverket för samordningsförbund, mindre rapport 2017–1: Uppdraget som ordförande i ett samordningsförbund – Redovisning av enkätundersökning 2016).

Styrelsens verksamhet i ett samordningsförbund regleras i 19 § finsamlagen som hänvisar till kommunallagen (2017:725), förkortad KL. Hänvisningen till kommunallagen innebär att det som föreskrivs i 3 kap. 5 § första och andra styckena, 4 kap. 20, 21, 24, 25 och 27 §§ samt 6 kap. 17, 23 och 27–36 §§ KL tillämpas på motsvarande sätt för ett samordningsförbund. Frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhandahållande av tjänster avsedda för enskilda får ett samordningsförbund inte besluta om enligt 7 § finsam-lagen, och sådana frågor förekommer därför inte på styrelsesammanträden.

Ett samordningsförbund är att betrakta som en myndighet, och omfattas därför av offentlighetsprincipen. I förarbetena anges att eftersom samordningsförbunden inte ska bedriva myndighetsutövning gentemot enskilda personer behövs inga särskilda sekretessbestämmelser för detta (prop. 2002/03:132 s. 61).

Enligt 19 § finsam-lagen gäller att justering av styrelsens protokoll ska tillkännages på anslagstavlan hos varje kommun och region som är medlem i samordningsförbundet. Det sammanträde vid vilket budgeten fastställs ska vara offentligt. Sammanträdet ska tillkännages i enlighet med vad som anges i förbundsordningen.

Nationella rådet för finansiell samordning bildades 2009 och är ett samverkansforum för Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Sveriges Kommuner och Regioner samt Socialstyrelsen. Nationella rådet har ingen styrande roll i formell mening men har ändå en betydande påverkan i praktiken på samordningsförbundens verksamhet genom att bidra till kunskap och utveckling i förbunden samt ge vägledning och stöd till samordningsförbunden i olika frågor. Nationella rådet för finansiell samordning be-

• Sida 7
•  Original

handlar frågor om finansiell samordning som är av gemensamt intresse för att, i enlighet med regeringens intentioner, ge samverkan den legitimitet och förankring som är nödvändig. Nationella rådet för finansiell samordning har en arbetsgrupp som står för det operativa stödet till samordningsförbunden.

5. Överväganden och förslag

Deltagande på distans

Regeringens förslag: Styrelsen i samordningsförbunden ska få besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Om det finns särskilda skäl, ska styrelsen få besluta att deltagande på distans får ske genom enbart ljudöverföring i realtid.

En ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet. Om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans, ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Beslutet ska dokumenteras.

Promemorians förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens förslag. I promemorian föreslogs dock att undantaget för deltagande på distans vid ljudöverföring i realtid enbart skulle omfatta ledamöter och inte ersättare.

Remissinstanserna: De flesta remissinstanser tillstyrker eller har inga invändningar mot promemorians förslag, däribland Inspektionen för socialförsäkringen (ISF), Myndigheten för digital förvaltning, Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS) och samtliga svarande kommuner, samordningsförbund och domstolar. Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) tillstyrker förslaget. SKR anser dock att förslaget bör samordnas med SKR:s hemställan om ändring av reglerna om distanssammanträden i kommunallagen (Fi2021/00389). SKR framför att en bestämmelse med möjlighet till distansdeltagande för styrelseledamöter i samordningsförbund bör ha sin huvudplacering i kommunallagen och att möjligheten att medge deltagande med enbart ljudöverföring bör göras på försök genom en tidsbegränsad regel som kan utvärderas innan den eventuellt permanentas. Upplands-Bro kommun ställer sig i huvudsak positiv till förslaget men lyfter fram att det finns tolkningssvårigheter när det gäller deltagande på distans med stöd av kommunallagen och anser därför att

SKR:s hemställan om ändring i kommunallagen bör beaktas. Försäkringskassan tillstyrker förslaget och ber om förtydligande avseende kravet på att samtliga deltagare ska kunna höra varandra och att det är medlemmarna och inte parterna som representeras i samordningsförbunden. Därtill önskas ett förtydligande om underlaget för att kunna bedöma när en deltagare kan delta på distans. Både Försäkringskassan och Integritetsskyddsmyndigheten ser behov av förtydliganden avseende personuppgiftsansvar och om den personuppgiftsbehandling som kan förekomma på styrelse-

• Sida 8
•  Original

möten. Arbetsförmedlingen anser att deltagande per telefon eller med enbart ljudöverföring ska begränsas. Både Nacka kommun och Samordningsförbundet i Jämtlands län lyfter möjligheten att delta enbart via ljudöverföring eller telefon som positiv. Samordningsförbundet i Jämtlands län anser vidare att det bör lämnas upp till samordningsförbundens styrelser att själva avgöra om deltagande på distans ska utgöra utgångspunkt för styrelsens arbete eller endast ett komplement till fysiskt deltagande. Stockholms kommun framför att det viktigaste är att mötesdeltagare och samarbetsparter kan delta i diskussion och beslut på lika villkor, inte på vilket sätt de gör det.

Göteborgs kommun anser att vissa förtydliganden kan behöva göras avseende formerna för distansmöten samt avseende bestämmelsen vid deltagande med endast ljud. Göteborgs kommun framför vidare att det vore bra med ett förtydligande avseende om det behöver finnas ett fysiskt möte i grunden och vem som kan behöva närvara vid ett sådant möte. Socialstyrelsen framhåller att det av styrelsens beslut om deltagande på distans kan behöva framgå hur länge ett sådant beslut ska gälla och om det gäller samtliga eller bara vissa ledamöter och ersättare. Mölndals kommun påpekar vikten av att samordningsförbunden tar fram tydliga riktlinjer för digitalt deltagande.

Skälen för regeringens förslag

Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Regioner inkom den 28 juni 2019 med en hemställan till regeringen om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser, förkortad finsam-lagen, för att möjliggöra deltagande på distans för ledamöter och ersättare i samordningsförbundens sammanträden (S2019/03087). Av hemställan framgår att det i finsam-lagen saknas motsvarande möjlighet som finns för kommun- och regionfullmäktige att besluta om deltagande på distans enligt 6 kap. 24 § kommunallagen (2017:725). Hemställan anger vidare att då en sådan möjlighet saknas innebär det att styrelsesammanträden i samordningsförbunden alltid måste ske med alla ledamöter fysiskt på plats. Eftersom ett samordningsförbund omfattar regioner och kommuner innebär kravet på fysiska möten ett omfattande resande för ledamöter, vilket upplevs som onödig tidsspillan och miljöpåverkan. Regeringen anser att det är viktigt att ge samordningsförbundens förutsättningar för att kunna arbeta effektivt och hållbart. Att underlätta och skapa förutsättningar för de möjligheter som digitaliseringen ger är enligt regeringens mening vidare viktigt, och förslaget bedöms bidra till ett hållbart digitaliserat samhälle i enlighet med regeringens digitaliseringsstrategi. Enligt regeringens mening bör det därför införas en möjlighet att delta på distans för ledamöter och ersättare i samordningsförbundens styrelsesammanträden.

Förslaget bör utformas med bestämmelserna i kommunallagen som förebild. Bestämmelser om deltagande på distans finns i 5 kap. 16 § och 6 kap. 24 §kommunallagen (2017:725), förkortad KL. Av 5 kap. 16 § KL följer att ledamöter får delta i sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Sådant deltagande ska ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. I 6 kap. 24 § KL anges att fullmäktige

• Sida 9
•  Original

ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta på distans. En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde. Enligt 5 kap. 72 § tredje stycket KL ska det i arbetsordningen för fullmäktige regleras i vilken utsträckning ett deltagande på distans får ske. Motsvarande bestämmelser om deltagande på distans fanns redan i den tidigare kommunallagen (5 kap. 38 a § och 6 kap. 32 § andra och tredje styckena kommunallagen [1991:900]).

I förarbetena till den tidigare kommunallagen angavs vid införandet av de aktuella bestämmelserna att det tidigare saknats en i lagen grundad rätt att delta på distans. Det bedömdes att de bestämmelser som gäller för dem som är närvarande vid ett sammanträde enbart omfattar dem som är fysiskt närvarande på den fysiska platsen för sammanträdet (prop. 2013/14:5 s. 31). I förarbetena angavs dock vidare att denna reglering inte utgjorde något hinder mot att ledamöter och ersättare som befinner sig på annan plats lyssnar till det som sägs vid ett sammanträde eller yttrar sig. Däremot ansågs det inte förenligt med de då gällande bestämmelserna i KL att låta en ledamot delta i beslutsfattandet i fullmäktige eller en nämnd annat än vid fysisk närvaro i sammanträdeslokalen (prop. 2013/14:5 s. 32). Utan bestämmelserna i 5 kap. 16 § och 6 kap. 24 § KL skulle alltså enbart den som är fysiskt närvarande i fullmäktige eller en nämnd anses ha rösträtt. Vem som anses ha rösträtt får betydelse för beslutsförheten vid mötet.

Som nämnts i avsnitt 4 regleras styrelsens verksamhet i ett samordningsförbund i 19 § finsam-lagen. Bestämmelsen hänvisar till ett flertal bestämmelser i KL. Bestämmelserna om röstning i 4 kap. 24 § KL och beslutsförhet i 6 kap. 27 § KL ska t.ex. tillämpas på motsvarande sätt i samordningsförbundens styrelse. Det saknas dock i 19 § finsam-lagen hänvisning till 5 kap. 16 § KL och 6 kap. 24 § KL. Det blir därför med nuvarande reglering i finsam-lagen inte möjligt för ledamöter och ersättare att delta i ett samordningsförbunds styrelsemöten på distans.

Regeringen anser att det saknas anledning att anta att det skulle vara av särskild vikt att just styrelsemöten i samordningsförbund genomförs med alla ledamöter fysiskt på plats. För att ge förutsättningar för att bedriva styrelsearbetet på ett hållbart och effektivt sätt bör därför även ledamöter och ersättare i styrelsen till ett samordningsförbund ges möjlighet till deltagande på distans. Samordningsförbundet i Jämtlands län framhåller att förslaget även innebär en minskad olycksrisk för ledamöter och ersättare eftersom de inte behöver resa till och från styrelsemötet. Regeringen delar denna uppfattning.

En ny bestämmelse införs i finsam-lagen

Regeringen föreslår att en ny bestämmelse införs i finsam-lagen som gör det möjligt för styrelsen att besluta om deltagande på distans. Det bedöms lämpligt att bestämmelser om deltagande på distans i samordningsförbund utformas med bestämmelserna i KL som förebild. Förslaget innebär dock en annan ordning än den i KL, på så sätt att möjligheten att delta på distans även ska kunna beviljas den som är ersättare i styrelsen. Vidare ges det i förslaget en möjlighet att besluta om deltagande enbart genom ljudöverföring när särskilda skäl motiverar det. Regeringen anser att bestämmelsen därför bör placeras i finsam-lagen och inte i form av en bestämmelse i KL

• Sida 10
•  Original

på det sätt SKR föreslår. I förarbetena till finsam-lagen anges att ett väsentligt moment i medborgarnas möjligheter till insyn och inflytande är möjligheten att till allmän förvaltningsdomstol kunna överklaga de beslut som fattas av ledningsorganet för den finansiella samordningen (prop. 2002/03:132 s. 62). Formerna för deltagande och därmed beslutsförheten vid styrelsemöten i samordningsförbund blir därför centrala och bör vara tydligt reglerade. Även detta talar för att förslaget till ny bestämmelse ska placeras i finsam-lagen. Ändringar i KL i enlighet med vad SKR har föreslagit i hemställan om ändring av reglerna om distanssammanträden i kommunallagen (Fi2021/00389) är inte föremål för detta lagstiftningsärende. Förslagen SKR lämnar i hemställan är därtill framtagna i ljuset av covid-19-pandemin och föreslås gälla under en tidsbegränsad period. Dessutom föreslås det i hemställan att en utredning tillsätts för att på längre sikt utvärdera och utveckla den nuvarande regleringen i KL om deltagande på distans. Det förslag som regeringen nu lämnar genom förslag om ändring i finsam-lagen bedöms välavvägt och tillmötesgår de behov som finns hos samordningsförbunden. Förslaget har inte sin grund i pandemin och det saknas därför skäl som motiverar att det införs något annat än en permanent lagändring. Regeringen anser inte heller att förslaget om deltagande på distans enligt finsam-lagen behöver utredas ytterligare på det sätt som SKR anser är behövligt att göra med bestämmelserna i KL om deltagande på distans.

Deltagande genom ljud- och bildöverföring i realtid och på lika villkor

I förarbetena till bestämmelserna i KL framkommer vikten av att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Det innebär att ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Av förarbetena framgår vidare att lagstiftaren ansett att det inte ska anges vilka tekniska lösningar som ska användas vid distansdeltagande, utan att det är tillräckligt att några grundläggande krav slås fast. Ett av dessa är att deltagare som inte befinner sig i samma lokal är anslutna till varandra med överföring av både bild och ljud i realtid och på ett sådant sätt att samtliga ledamöter kan se och höra varandra. Det framgår även att det av flera skäl är viktigt att deltagarna enkelt kan identifiera varandra på ett betryggande sätt (prop. 2013/14:5 s. 34 f.). I förarbetena till KL anges också att om bild- eller ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor. Den som deltar på distans måste även ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och delta i avgörandet av ärendena, även i de fall avgörandet sker genom omröstning. Om den som deltar på distans inte kan vara fullt delaktig i alla de ärenden som behandlas vid sammanträdet, kan nämligen deltagandet i det sammanträdet inte sägas ske på lika villkor för alla ledamöter (prop. 2013/14:5 s. 89). Därtill ska möjligheten att delta i ett sammanträde på distans ses som ett komplement till fysiskt deltagande, och i förarbetena beskrivs bl.a. möjligheten till informella kontakter och åsiktsutbyte i samband med sammanträden som viktig (prop. 2013/14:5 s. 34).

Regeringens förslag till ändring i finsam-lagen innebär att kraven för att ledamöter och ersättare ska beviljas att delta på distans är att de i normalfallet deltar genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt

• Sida 11
•  Original

att samtliga deltagare kan delta på lika villkor, oavsett om de deltar digitalt eller fysiskt. Det som anges i förarbetena till KL om distansdeltagarens möjlighet att ta del av handlingar och delta i avgörandet av ärendena bör också anses gälla vid distansdeltagande vid styrelsemöten i ett samordningsförbund. En öppen omröstning bör kunna genomföras vid deltagande på distans. Sluten omröstning ställer dock andra krav än en öppen omröstning. Vid en sluten omröstning måste det säkerställas att valhemligheten kan bevaras, att alla röster räknas och att omröstningen inte kan manipuleras. Kan dessa krav inte upprätthållas får distansdeltagande vid styrelsemöten med sluten omröstning inte förekomma. Sluten omröstning förekommer dock sällan i samordningsförbund. Stockholms kommun framför att det viktigaste är att mötesdeltagare och samarbetsparter kan delta i diskussion och beslut på lika villkor, inte hur de gör det. Samordningsförbundet Finsam Gotland framhåller i bilaga till Region Gotlands remissvar att det fysiska mötet fyller en funktion och möjliggör kontakter och åsiktsutbyte som annars riskerar att förloras. Regeringen instämmer och anser att möjligheten att delta på distans ska ses som ett komplement till fysiskt deltagande och att utgångspunkten bör vara det fysiska mötet, då det fysiska mötet möjliggör informella kontakter och åsiktsutbyte.

För att ytterligare förenkla styrelsens arbete, bör styrelsen om det finns särskilda skäl, få besluta om att deltagande på distans kan ske genom enbart ljudöverföring. Sådan ljudöverföring kan ske genom en lämplig digital lösning eller via telefon. Nationella rådet för finansiell samordning har underhand framfört att de gärna ser att det ska vara möjligt att kunna delta i styrelsemöten enbart via ljudöverföring. Nacka kommun och Samordningsförbundet i Jämtlands län framför att möjligheten till deltagande via telefon är rimligt och angeläget medan Arbetsförmedlingen understryker att deltagande via telefon i största möjliga mån bör undvikas och enbart beviljas när det finns tungt vägande skäl för att det ska vara förenligt med kravet på deltagande på lika villkor för samtliga ledamöter. Deltagande via telefon försvårar enligt Arbetsförmedlingen möjligheten att ta del av sammanträdeshandlingar och därigenom även deltagandet i avgöranden av ärenden som bygger på skriftligt underlag. Regeringen delar Arbetsförmedlingens uppfattning om att det är avgörande att samtliga deltagare kan ta del av sammanträdeshandlingar och därigenom anses delta på lika villkor. Förslaget innebär att kravet på att deltagandet ska kunna ske på lika villkor även ska uppfyllas för en deltagare som enbart deltar genom ljudöverföring i realtid, med den begränsningen att deltagaren inte kan se övriga mötesdeltagare eller ses av dessa. Kan kravet på lika villkor inte uppfyllas ska ett deltagande genom ljudöverföring i realtid inte tillåtas. Regeringen anser därför att förslaget i nuvarande utformning är väl avvägt och att ytterligare begränsningar inte är nödvändiga. Med särskilda skäl avses särskilda undantagssituationer, t.ex. kan styrelsen besluta att den som deltar vid ett styrelsemöte med ljud- och bildöverföring och som periodvis tappar bildöverföringen, även fortsättningsvis ska kunna delta i mötet om ljudöverföringen består och ett deltagande i övrigt fullt ut kan upprätthållas. Särskilda skäl kan även finnas i situationer då det är av stor vikt att en ledamot eller en ersättare kan delta i ett särskilt styrelsesammanträde. Förslaget till bestämmelse tar främst sikte på att underlätta för styrelsen att uppfylla kravet på beslutsförhet (19 § finsam-lagen, 4 kap. 24 § KL, 6 kap. 27 § KL). Enlig förarbetena ska en ersättare som tjänstgör

• Sida 12
•  Original

i den frånvarande ledamotens ställe räknas som ledamot när han eller hon tjänstgör (prop. 2016/17:171 s. 372). I promemorian föreslogs att särskilda skäl enbart skulle omfatta ledamöter och inte ersättare. Lagrådet ansåg dock att förslaget bör utformas så att det omfattar både ledamöter och ersättare, för att undvika otydlighet vid tillämpningen och frågor om vilka konsekvenser förslaget får. Regeringen instämmer i Lagrådets synpunkt och lämnar därför förslag om att särskilda skäl ska omfatta både ledamöter och ersättare.

SKR förordar att möjligheten att medge deltagande med enbart ljudöverföring prövas, men att det görs på försök genom en tidsbegränsad regel som kan utvärderas innan den eventuellt permanentas. Regeringen anser inte att det finns skäl som motiverar att bestämmelsen tidsbegränsas.

Mötet bör genomföras på ett betryggande sätt

Regeringen anser att det är viktigt att ett styrelsesammanträde genomförs på ett betryggande sätt. Det bör enligt regeringens mening på ett enkelt sätt vara möjligt att identifiera mötesdeltagare för att säkerställa att obehöriga inte deltar vid sammanträdet. Därtill är det viktigt att säkerställa att det finns möjlighet för distansdeltagaren att delta på mötet fullt ut. För att kunna anses delta på lika villkor bör alla deltagarna ha möjlighet att identifiera varandra. Vid sammanträdestillfället är det i första hand ordföranden som har ansvar för att sammanträdet genomförs på ett sådant sätt att utomstående inte obehörigen kan ta del av det som sägs och de uppgifter i övrigt som behandlas. Varje ledamot har även ett eget ansvar för att sekretessbelagda uppgifter inte röjs. Exempelvis måste sammanträdeshandlingarna hanteras på ett omdömesgillt sätt. På liknande sätt har den som deltar på distans ett eget ansvar för att ingen annan kan ta del av ljud och bild hos denne. Enligt uppgift från Nationella rådet för finansiell samordning hanterar dock styrelsen i samordningsförbunden sällan uppgifter som är sekretessbelagda. Göteborgs kommun efterfrågar ett förtydligande av om det behöver finnas ett fysiskt möte i grunden när deltagande sker på distans och vem som behöver närvara på plats där sammanträdet hålls. Regeringen anser inte att detta behöver regleras särskilt, utan att det är en fråga som kan lösas inom samordningsförbunden. Som angetts ovan anser regeringen att utgångspunkten för styrelsemöten i samordningsförbund bör vara det fysiska mötet. Sammanträden vid vilka budgeten fastställs ska därtill vara offentliga. Det måste därför säkerställas att dessa möten hålls öppna för allmänheten. Hur den ordningen kan säkerställas i händelse av deltagande på distans vid det aktuella sammanträdet hanteras lämpligen av samordningsförbunden.

Antalet ordinarie ledamöter vid ett styrelsesammanträde i ett samordningsförbund är begränsat, vanligen deltar fyra till sex personer, men vid en del sammanträden kan upp till elva ledamöter delta. Ledamöterna väljs på en tidsperiod om fyra år. De bör därför ha goda förutsättningar att få personlig kännedom om varandra och därmed bör det finnas goda möjligheter att identifiera en deltagare som deltar enbart via ljudöverföring. Styrelsen och ordföranden ansvarar för att enbart godkänna deltagande på distans när det på ett betryggande sätt är möjligt att identifiera deltagare och när deltagandet kan ske på ett sådant sätt att kraven på ljud- och bildöverföring anses uppfyllt. Ett beslut om att en ledamot eller ersättare

• Sida 13
•  Original

får delta på distans och formerna för detta bör dokumenteras på lämpligt sätt, t.ex. i protokollet. Göteborgs kommun anser att det bör framgå om styrelsen på förhand kan bestämma i vilka situationer ett beslut kan fattas med stöd av särskilda skäl om deltagande sker endast med ljud. Socialstyrelsen har efterfrågat förtydligande om hur länge ett beslut om att ledamöter och ersättare får delta på distans ska gälla och om det gäller samtliga eller bara vissa ledamöter och ersättare. Regeringen vill framföra att det inte finns några principiella hinder för att på förhand sätta upp riktlinjer för digitalt deltagande. Det bör vara upp till styrelsen att bestämma hur möjligheten att delta digitalt i praktiken ska tillämpas. Styrelsen är den som är bäst lämpad att avgöra hur det egna styrelsearbetet bör läggas upp.

Mölndals kommun påpekar vikten av att samordningsförbunden tar fram tydliga riktlinjer för digitalt deltagande inför ikraftträdandet. Regeringen instämmer och bedömer att sådana riktlinjer kan underlätta för det enskilda samordningsförbundet och ger förutsättningar att tydliggöra det som

Göteborgs kommun respektive Socialstyrelsen efterfrågar.

I motsats till bestämmelserna i KL föreslås inte att samtliga deltagare ska kunna se och höra varandra. I förarbetena till KL förtydligas att med denna reglering avses att distansdeltagare måste kunna se samtliga andra deltagare (prop. 2013/14:5 s. 98 och prop. 2016/17:171 s. 334 f.). Ett sådant krav bedöms inte behövas för deltagande vid styrelsemöten i samordningsförbunden. Styrelsen består som nämnts tidigare av en begränsad grupp personer som lätt bör kunna identifiera varandra. Försäkringskassan önskar ett tydliggörande av att det ställs krav på att samtliga deltagare ska kunna höra varandra vid styrelsesammanträden där deltagande på distans förekommer för att alla ska kunna sägas delta på samma villkor. För att samtliga deltagare ska kunna anses delta på lika villkor krävs att ljud- och bildkvaliteten är stabil och av hög kvalitet. Den som deltar på distans måste också ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid mötet och kunna delta i avgöranden av ärenden, också i det fall ärenden avgörs genom omröstning. Om den som deltar på distans inte kan vara fullt ut delaktig i alla de ärenden som behandlas vid styrelsemötet, kan deltagandet inte anses ske på lika villkor. För att anses delta på lika villkor bör samtliga deltagare kunna höra varandra och kunna identifiera vem som yttrar sig. Det bör vidare krävas att distansdeltagaren själv kan yttra sig, bli identifierad och hörd av samtliga andra deltagare. När deltagande sker enligt huvudregeln, med både ljud- och bildöverföring, bör den som talar och deltar via distans vara synlig för övriga deltagare samt ha möjlighet att se den som talar för tillfället. Om ljud- eller bildkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts mer varaktigt, bör det ankomma på styrelseordföranden att säkerställa att situationen hanteras på lämpligt sätt. Det kan ske genom att en ersättare kan komma att tjänstgöra i stället för den distansdeltagande ledamoten. Om kraven på beslutsförhet är uppfyllda även utan den distansdeltagande ledamoten, kan sammanträdet fortsätta utan denne. Ett sammanträde kan i vissa fall även behöva ajourneras tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan anses delta på lika villkor. Om flera av de distansdeltagande ledamöterna tappar kontakten, kan det medföra att sammanträdet måste avslutas.

Förvaltningsrätten i Luleå har i en dom uttalat att det faktum att de distansdeltagande ledamöterna inte vid något tillfälle kunnat se övriga ledamöter i sammanträdeslokalen inneburit en sådan brist att de grund-

• Sida 14
•  Original

läggande kraven för distansdeltagande inte kunde anses uppfyllda (mål nr 2620–20 och 2661–20). Frågan gällde laglighetsprövning av ett antal beslut som kommunfullmäktige fattat då vissa ledamöter deltog på distans. Domstolen fann i dessa fall att besluten som fattats av kommunfullmäktige kan upphävas med stöd av bestämmelserna i 13 kap. KL. Av domen framgår att förvaltningsrätten lägger stor vikt vid ordalydelsen i 5 kap. 16 § KL. Domen överklagades till Kammarrätten i Sundsvall som i en dom meddelad 2021-06-14 instämde i förvaltningsrättens bedömning och avslog överklagandet (mål nr 276–277-21).

Även i finsam-lagen finns bestämmelser om överklagande av ett samordningsförbunds beslut. I 28 § finsam-lagen anges att ett samordningsförbunds beslut med motsvarande tillämpning av bestämmelserna enligt 13 kap. KL får överklagas av den som är medlem i en kommun eller region som ingår i förbundet. Nationella rådet för finansiell samordning har bl.a. i ljuset av förvaltningsrättens prövning i mål 2620–20 och 2661-20, och som framgår ovan, framhållit att samordningsförbunden gärna ser att det ska vara möjligt att kunna delta i styrelsemöten enbart via ljudöverföring. Göteborgs kommun efterfrågar ett förtydligande av om det är för att kunna fatta giltiga beslut som förutsättningarna för distansdeltagande ska vara uppfyllda eller om det är för att kunna hålla sammanträden över huvud taget. Frågan är ställd mot bakgrund av att det skulle kunna påverka möjligheten att överklaga ett beslut. Förslaget i bestämmelsen till en ny 19 a § i finsam-lagen innebär att vissa krav ställs för att en ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid mötet. Vilka ledamöter som anses vara närvarande, eller ersättare i de fall dessa kan komma att under mötet få träda in som ordinarie ledamot, har direkt påverkan på styrelsens beslutsförhet och möjlighet att fatta giltiga beslut.

Behandling av personuppgifter och sekretess

Om någon deltar i ett sammanträde genom att ljud och bild överförs elektroniskt, innebär det en automatiserad behandling av personuppgifter. Bestämmelser om behandling av personuppgifter finns i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s dataskyddsförordning, och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. I artikel 5 i EU:s dataskyddsförordning anges principer för behandling av personuppgifter, bland annat ska sådana uppgifter samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. I artikel 6.1 anges att behandling av personuppgifter är laglig endast om vissa villkor är uppfyllda. För behandling av personuppgifter vid styrelsemöten på distans i samordningsförbunden är det villkoret i artikel 6.1 e som främst aktualiseras, dvs. om behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

De personuppgifter som behöver behandlas vid styrelsemöten på distans är framför allt uppgifter om deltagarna på mötet, t.ex. namn på ledamöter, ersättare och deras IP-adresser. Behandling av dessa personuppgifter får anses vara nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse enligt

• Sida 15
•  Original

artikel 6.1 e i EU:s dataskyddsförordning. Enligt artikel 6.3 ska grunden för behandlingen (i det fall grunden utgörs av punkt 1 c eller e) fastställas i enlighet med unionsrätten eller nationell rätt. I 19 § finsam-lagen anges att styrelsemöten ska hållas i samordningsförbunden. Enligt förarbetena till lagen med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning kan en behandling anses nödvändig och därmed tillåten enligt artikel 6 om behandlingen leder till effektivitetsvinster (prop. 2017/18:105 s. 189). Den behandling av personuppgifter som ett styrelsemöte på distans innebär bedöms vidare vara proportionell mot det mål som eftersträvas om ett förenklat, mer effektivt och hållbart deltagande i samordningsförbundens styrelsemöten för ledamöter och ersättare.

Integritetsskyddsmyndigheten framför att det inte med säkerhet går att konstatera att det inte finns behov av att behandla särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 i EU:s dataskyddsförordning på samordningsförbundens styrelsemöten. Försäkringskassan påpekar i sitt remissvar att det inte kan uteslutas att känsliga personuppgifter kan komma att behandlas på styrelsemöten. De känsliga uppgifter som då kan komma att behandlas är enligt Försäkringskassan uppgifter om personer som arbetar i förbundet. Regeringen instämmer i att det inte går att utesluta att sådana känsliga uppgifter om t.ex. anställdas hälsa kan komma att behandlas på samordningsförbundens styrelsemöten även om det måste anses sällsynt. Enligt artikel 9 i dataskyddsförordningen är det förbjudet att behandla sådana särskilda kategorier av personuppgifter utan stöd av någon av punkterna i artikel 9.2. I de fall som känsliga personuppgifter skulle komma att behandlas rör det sig om uppgifter som hanteras med anledning av ett anställningsförhållande. Stöd för behandlingen av personuppgifter bör därmed finnas i artikel 9.2 b som anger att behandling som är nödvändig för att fullgöra skyldigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd är tillåten. Stöd bör vidare finnas i 3 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Regeringen förutsätter att samordningsförbunden såsom personuppgiftsansvariga tillser att styrelsen inte behandlar personuppgifter på ett sätt som strider mot EU:s dataskyddsförordning eller övrig reglering på området.

De krav som ställs i EU:s dataskyddsförordning avseende säkerhet för personuppgifter ska kunna uppfyllas. De tekniska system som används vid deltagande på distans kan komma att innebära behandling av personuppgifter hos leverantören av systemet, antingen för mellanlagring eller för längre tid. Av artikel 32 i EU:s dataskyddsförordning framgår att den personuppgiftsansvarige ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig för behandlingen av personuppgifter. En risk- och sårbarhetsanalys ska utföras för att avgöra om det ens är möjligt att använda sig av den erbjudna tekniska lösningen, vilken säkerhetsnivå som är lämplig för behandlingen och vilka åtgärder som måste vidtas. Att teckna avtal och följa upp dessa i syfte att säkra att de säkerhetsåtgärder som följer av dataskyddsförordningen upprätthålls är en annan central del. I enlighet med artikel 44 i EU:s dataskyddsförordning får personuppgifter som är under behandling enbart överföras till tredjeland om villkoren i EU:s dataskyddsförordning är uppfyllda. Därvid måste samordningsförbunden i egenskap av personuppgiftsansvariga bedöma om det kommer att ske någon överföring av per-

• Sida 16
•  Original

sonuppgifter till ett tredjeland och om denna överföring i så fall är tillåten till det tredjelandet genom att undersöka om ett adekvansbeslut enligt artikel 45 i EU:s dataskyddsförordning finns, eller säkerställa att ett av undantagen i artikel 46.2 från förbudet mot överföring till tredjeland kan tillämpas samt att EU:s dataskyddsförordning i övrigt följs. Möjligheten att i särskilda undantagsfall besluta om deltagande på distans enbart genom ljudöverföring ger en möjlighet att beakta behovet av och därigenom värna enskilda deltagares personliga integritet. Ett deltagande på distans med bild och ljud i realtid innebär en risk för spridning av t.ex. deltagarnas namnuppgifter och IP-adresser. Det är styrelsens och ordförandens ansvar att säkerställa att digitalt deltagande går att upprätthålla med rimlig säkerhet i förhållande till karaktären hos de uppgifter som förekommer i den typ av ärenden som behandlas vid sammanträdet. Vidare gäller enligt 7 § finsam-lagen att ett samordningsförbund inte får besluta i frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller vidta åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhandahållande av tjänster avsedda för enskilda. Försäkringskassan anser att det behöver tydliggöras avseende ansvaret att se till att personuppgifter inte förs över till tredjeland på ett sätt som strider mot EU:s dataskyddsförordning. Mot bakgrund av att det är samordningsförbunden som är personuppgiftsansvariga för den behandling av personuppgifter som sker när deltagande sker på distans vill regeringen även förtydliga att det är förbunden som är ansvariga att se till att den eller de kommunikationsplattformar som används inte innebär att personuppgifter förs över till tredjeland på ett sätt som strider mot EU:s dataskyddsförordning. Regeringen vill med anledning av Integritetsskyddsmyndighetens synpunkter förtydliga att det är den juridiska personen som ansvarar för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå och att följa övriga bestämmelser i dataskyddsförordningen. Den befintliga reglering som finns på personuppgiftsområdet bedöms således vara tillräcklig för den personuppgiftsbehandling som kommer att ske hos samordningsförbunden med anledning av förslaget.

Ett samordningsförbund ska betraktas som en myndighet, vilket innebär att offentlighetsprincipen gäller. Uppgift om vem som deltar på ett styrelsemöte omfattas inte av sekretess. Den personuppgiftsbehandling som ett digitalt deltagande i ett styrelsemöte på distans innebär med risk för spridning av t.ex. namn på ledamöter, ersättare och deras IP-adresser bör inte anses utgöra ett sådant betydande intrång i den personliga integriteten som avses i 2 kap. 6 § andra stycket regeringsformen.

6. Ikraftträdandebestämmelse

Regeringens förslag: Lagändringen ska träda i kraft den 16 mars 2022.

Promemorians förslag: Överensstämmer inte med regeringens förslag.

I promemorian föreslås att lagen ska träda i kraft den 1 januari 2022.

Remissinstanserna: Ingen av remissinstanserna har kommenterat ikraftträdandet särskilt.

• Sida 17
•  Original

Skälen för regeringens förslag: Lagändringen bör träda i kraft så snart som möjligt för att underlätta för samordningsförbunden. Lagen föreslås därför träda i kraft den 16 mars 2022. Några övergångsbestämmelser bedöms inte nödvändiga.

7. Konsekvenser

Den föreslagna ändringen innebär att sammanträden inom ett samordningsförbund kan hållas utan att alla ledamöter är fysiskt på plats genom att ledamöter och ersättare kan beviljas deltagande i styrelsesammanträden på distans. Detta bedöms underlätta arbetet i styrelsen samt ge förutsättningar för ett hållbart och effektivt arbete i och med att det går att delta utan att resa. Färre resor kan också leda till minskad klimat- och miljöpåverkan. Förslaget bedöms inte medföra några konsekvenser för den kommunala självstyrelsen, inte heller några EU-rättsliga konsekvenser eller konsekvenser i övrigt för vare sig staten, kommunerna eller statsbudgeten.

8. Författningskommentar

Förslaget till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser

19 a § Styrelsen får besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Om det finns särskilda skäl, får styrelsen besluta att deltagande på distans får ske genom enbart ljudöverföring i realtid.

En ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet.

Om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans, ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Beslutet ska dokumenteras.

Bestämmelsen som är ny anger grundläggande bestämmelser för deltagande på distans i styrelsemöten i samordningsförbund. Paragrafen utformas enligt Lagrådets förslag.

I första stycket anges att styrelsen får besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Kravet på deltagande på lika villkor ska tillämpas med reservation för de begränsningar som ligger i formen för det distansdeltagandet som det är frågan om. För att samtliga deltagare ska kunna anses delta på lika villkor krävs att ljud- och bildkvaliteten är stabil och av hög kvalitet. Den som deltar på distans måste också ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid mötet

• Sida 18
•  Original

och kunna delta i avgöranden av ärenden, också i det fall ärenden avgörs genom omröstning. Den som deltar på distans måste vidare kunna identifiera övriga deltagare samt själv kunna identifieras av dessa. Om den som deltar på distans inte kan vara fullt ut delaktig i alla de ärenden som behandlas vid styrelsemötet kan deltagandet inte anses ske på lika villkor för alla ledamöter. Om det finns särskilda skäl får styrelsen besluta att deltagande på distans får ske genom enbart ljudöverföring i realtid. Ett undantag får då göras från kravet på deltagande genom både ljud- och bildöverföring. Kravet på att deltagandet ska kunna ske på lika villkor ska även uppfyllas för en deltagare som deltar genom enbart ljudöverföring i realtid, med den begränsningen att deltagaren inte kan se övriga mötesdeltagare eller ses av dessa. Kan kravet på lika villkor inte uppfyllas ska ett deltagande genom enbart ljudöverföring i realtid inte tillåtas. Vid ett deltagande genom enbart ljudöverföring i realtid blir det särskilt viktigt att en säker identifiering av deltagaren kan göras. Med särskilda skäl ska avses särskilda undantagssituationer t.ex. kan styrelsen besluta att den som deltar vid ett styrelsemöte med ljud- och bildöverföring och som periodvis tappar bildöverföringen, även fortsättningsvis ska anses kunna delta i mötet om ljudöverföringen består och ett deltagande i övrigt fullt ut kan upprätthållas. Särskilda skäl kan finnas även i situationer då det är av stor vikt att en ledamot eller en ersättare kan delta i ett särskilt styrelsesammanträde, men förutsättningar saknas för att upprätthålla ett deltagande genom bildöverföring i realtid.

I andra stycket anges att en ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet.

I tredje stycket anges att om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Ett beslut om deltagande på distans kan gälla både generellt och för en särskild individ om förutsättningarna i bestämmelsen i övrigt är uppfyllda. Bestämmelsen innebär att det av ett sådant beslut ska framgå vilka ytterligare förutsättningar som ska gälla, t.ex. om deltagande på distans ska gälla för en viss tidsperiod eller ett visst sammanträde eller om deltagande ska tillåtas enbart genom ljudöverföring i realtid och när ett sådant deltagande i så fall ska kunna tillåtas. Beslutet ska dokumenteras. Bestämmelsen innebär alltså att om styrelsen beslutar att ett deltagande på distans ska vara tillåtet, ska även formerna för ett sådant deltagande regleras och dokumenteras.

Övervägandena finns i avsnitt 5.

Ikraftträdandebestämmelse

Denna lag träder i kraft den 16 mars 2022.

Enligt ikraftträdandebestämmelsen ska lagen träda i kraft den 16 mars 2022.

Övervägandena finns i avsnitt 6.

• Sida 19
•  Original