RA-FS 1991:6

Riksarkivets författningssamling

&lKSARKlVlnT

ISSN 0283-2941

RA-FS 1991:6

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring Utkom från trycket

av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse; den 25juni 1991.

beslutade den 23 maj 1991.

Med stöd av 12 & arkivförordningen(19911446) beslutar riksarkivet

följande föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfäl—

lig eller ringa betydelse.

1 5 Följande föreskrifter och allmänna råd gäller för arkiv hos

—— statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, rege-

ringen, myndigheter inom regeringens kansli, utrikesrepresentationen

och myndigheter under försvarsdepartementet,

— kyrkokommunala myndigheter,

— sådana organ som avses i 1 kap. 85 andra stycket sekretesslagen

(1980: 100), till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i

bilagan till sekretesslagen, och

— allmänna försäkringskassor.

I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet, sådana myndig-

heter och organ som upptas i första stycket.

2 & Myndigheten skall gallra ut allmänna handlingar av tillfällig eller

ringa betydelse för myndighetens verksamhet.

Gallring får dock endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt

till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för

rättskipning, förvaltning och forskning.

Allmänna råd. De handlingar som skall gallras ut återfinns bl.a. inom områ—

dena personal- och ekonomiadministration, upphandling och materielförvalt—

ning och kan vara lagrade på olika typer av databärare, såsom papper, mikro—

film och magnetband.

Exempel på handlingar som kan gallras ut i enlighet med dessa föreskrifter

finns i bilaga.

3 & Gallring skall ske vid tidpunkt eller efter frist som fastställs av

myndigheten.

Vid fastställande av tidpunkt/frist skall uppmärksammas att handlingar—

na inte gallras ut innan

—— föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts,

— tidsfrist för revision och preskription har gått ut och

— betydelsen från rättslig synpunkt eller för styrkande av rättigheter och

sk ldi_heter har upphört.

-FS 1991:6 4 & Myndigheten skall dokumentera tillämpningen av föreskri tema.

5 & Riksarkivet kan besluta om undantag från bestämmelserna i dessa

föreskrifter och även i vissa fall besluta om tillämpningen av föreskrifter-

na.

Allmänna råd. Riksarkivet kan besluta om tillämpningen t. ex. om

— flera myndigheter har ett gemensamt ADB-system,

— ett visst slag av handlingar finns hos flera myndigheter, eller

-— handlingar som kan gallras enligt dessa föreskrifter, av praktiska skäl,

medtas i andra gallringsföreskrifter/beslut.

65 Myndigheten får endast efter arkivmyndighetens medgivande

tillämpa dessa föreskrifter på handlingar som tillkommit före 1980.

1. Denna författning träder i kraft den ljuli 1991.

2. l riksarkivets föreskrifter om gallring (gallringsbeslut) förekommer

hänvisningar till förordningen (1953: 716) om utgallring av handlingar hos

vissa statsmyndigheter och till förordningen (1974: 648) om utgallring ur

upptagning för automatisk databehandling. Sådana hänvisningar skall

fr.o.m. den 1 juli 1991 avse riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

(RA-FS 1991: 6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

SVEN LUNDKVIST

Claes Gränström

Bilaga till 2 5 Allmänna råd

A. Exempel på allmäntförekommande hand/ingar

— Övertaliga kOpior och dupletter.

— Inkomna eller upprättade framställningar, förfrågningar och meddelan-

den av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

— Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon

åtgärd.

— Register, liggare. listor och andra tillfälliga hjälpmedel som tillkommit

för att underlätta myndighetens arbete och som inte är av betydelse för

sökning i arkivet.

—— Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte på—

förts anteckning som tillfört mål eller ärende sakuppgift.

— Teknisk dokumentation som inte längre behövs för förståelsen av andra

handlingar/uppgifter eller sambanden mellan dessa.

B. Exempel på handlingar inom vissa ver/(samhetsområden

Personaladministrativa rutinhandlingar och -uppgifter under förutsätt-

ning att matrikelföringen är fullständig och att handlingarna inte behövs

för att beräkna pensionsgrundande inkomst, såsom handlingar om förord-

nanden. ledigheter. vikariat och ersättning av olika slag. även till upp-

dragstagare och innehavare av förtroendeuppdrag, samt andra rutinmäs-

siga handlingar som legat till grund för matrikelföring. löneuträkning och

arbetstidsredovisning.

Räkenskapshandlingar och -uppgi ter som använts vid den fortlöpande

räkenskapskontrollen och handlingar i övrigt av rutinkaraktär som inkom-

mit eller upprättats i samband med redovisning och räkenskapskontroll,

under förutsättning att handlingarna inte behövs för att beräkna pen-

sionsgrundande inkomst, såsom kontoutdrag, kontrollistor, kassarappor—

ter, girobesked, kvittensturnaler, verifikationer och fakturor.

Handlingar rörande upphandling, materielförvaltning och inventarier,

såsom rekvisitioner, ordererkännanden, följesedlar, packnotor, offerter

och ej antagna anbud.

Handlingar rörande posthantering, såsom kvittensböcker för avgående

post, inlämningskvitton och blad ur ankomst- och registreringsförteck-

ningar från posten.

Handlingar som utgjort underlag för statistisk bearbetning avseende

myndighetens driftsförhållanden och budgetarbete eller för administrativ

rutinstatistik i övrigt.

Kommentar. En del av de handlingar som upptas under A. och B. är i

vissa fall inte allmänna handlingar och skall då rensas. Detta gäller dock

endast handlingar som myndigheten själv framställer. Handlingar som

inkommit till myndigheten blir alltid allmänna, oberoende av vilken bety-

delse de har för myndighetens verksamhet. Sådana handlingar skall gallras

i enlighet med dessa gallringsföreskrifter.

Libergraf 2 l 3 l QOS/Norstedts Tryckeri AB, Stockholm 1991

RA-FS 1991:6