RA-FS 2000:1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283—2941

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om RA-FS 200021

gallring av vissa handlingar som inkommit eller Utkom från mycket

upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter; den 15 juni 2000

beslutade den 16 maj 2000.

Med stöd av 12å ] st arkivförordningen(19911446) beslutar Riksarkivet

följande föreskrifter om gallring (dnr RA 30—1997/ 1542).

Inledning

Dessa föreskrifter och allmänna råd möjliggör gallring av vissa handlingar

som inkommit eller upprättats som ett led i EU—samarbetet. Gallringsregler-

na i 4 & bygger på förutsättningen att den myndighet som är representerad

av ordinarie ledamot i en kommitté eller arbetsgrupp under rådet eller kom-

missionen bevarar handlingarna. Det bör även påpekas att ett omfattande

bevarande av EU-handlingar sker inom Regeringskansliet. Författningen

har därför utarbetats efter överenskommelse med Regeringskansliet.

Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse skall gallras i enlighet med

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av till—

fällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991 :6). För att underlätta myndigheter-

nas tillämpning av reglerna har en särskild bestämmelse om gallring av så-

dana handlingar medtagits i denna författning.

Tillämpning

1 5 Följande föreskrifter gäller för statliga myndigheter med undantag för

riksdagens myndigheter, regeringskansliet och utrikesrepresentationen.

2 & Föreskrifterna gäller för vissa handlingar som inkommit eller upprät-

tats som ett led i EU-samarbetet. Författningen får tillämpas på handlingar

som inkommit eller upprättats efter Sveriges inträde i den europeiska unio—

nen, det vill säga från och med den 1 januari 1995.

3 & Myndigheten skall besluta och dokumentera hur föreskrifterna i 5 &

skall tillämpas.

Gallring

& Myndigheten får gallra handlingar som inkommit eller upprättats med

anledning av att myndigheten deltagit som ställföreträdare eller bisittare i

I ommittéer eller arbetsgrupper under rådet eller kommissionen, efter en

rist av 5 år. Gallring får ske endast under förutsättning att följande hand-

ilngar bevaras:

RA-FS 2000:1

arkivexemplar av underlag som sänts till Regeringskansliet fran myndig-

heten

inkomna eller upprättade instruktioner eller ståndpunkts-PM

rapporter upprättade av myndigheten

sammanställningar upprättade av myndigheten.

5 & Myndigheten får gallra handlingar som inkommit för kännedom från

ett EU-organ under förutsättning att dessa inte har föranlett någon åtgär

från myndighetens sida eller att handlingarna inte utgjort underlag för myn-

dighetens ställningstagande i kommitté eller arbetsgrupp under rådet elle

kommissionen där myndigheten är representerad av ordinarie ledamot.

Myndigheten skall även i övrigt gallra handlingar som är av uppenb

ringa eller tillfällig betydelse.

Allmänna råd

Exempel på handlingar av tillfällig eller ringa betydelse är

— dagordningar/kallelser från möten under förutsättning att de inte har påförts anteck—

ning som tillfört mål eller ärende sakuppgift

— handlings- eller språkversioner som till sitt innehåll förändrats så ringa att det sak-

nar betydelse

— underlag för statistik under förutsättning att sammanställning eller bearbetning h.

gjorts och att underlaget i övrigt inte har någon funktion.

Denna författning träder i kraft den 1 juli 2000.

ERIK NORBERG

Anita Tallbom

Elanders Gotab Stockholm 2000