RA-FS 2005:3

Riksarkivets författningssamling

RIKSARKIVEI

ISSN 0283—2941

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring [(A—FS 2005:3

av handlingar hos räddningstjänsten; Utkom från trycket

den 27 april 2005

beslutade den 17 mars 2005.

Efter samråd med Sveriges Kommuner och Landsting beslutar Riksarkivet

med stöd av 3 & andra stycket 4 förordningen (1995:679) med instruktion

för Riksarkivet och landsarkiven följande allmänna råd om bevarande och

gallring av handlingar hos räddningstjänsten.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2005.

TOMAS LIDMAN

Gunnar Sundberg

RA-FS 2005:3

Innehållsförteckning

Omfattning och tillämpning .............................

Definitioner ..........................................

Styrelse/nämnd eller förbund för räddningstjänstverksamhet . . .

Allmän administrativ verksamhet .........................

Personal ............................................

Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn ................

Räddningstjänst / operativ verksamhet .....................

Drift och underhåll ....................................

[x)|—l

ONLIlUl-IÅUJUJNN

1 Omfattning och tillämpning

Omfattning

Dessa allmänna råd innehåller rekommendationer om bevarande och gall-

ring av handlingar hos räddningstjänsten. För gallringsbara handlingar an-

ges rekommenderad gallringstidpunkt. Att en allmän handling kan gallras

efter tio år betyder att tio kalenderår skall förflyta efter det att handlingen

kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallrings-

frist som upprättas 2005, kan alltså gallras tidigast i januari 2016.

Varje kommun ansvarar för sina allmänna handlingar enligt arkivlagen

(19902782). Det framgår av kommunens arkivreglemente (motsvarande)

vem eller vilka som inom organisationen beslutar om gallring. Beslut om

bevarande och gallring bör gälla tills vidare, d.v.s. intill dess att nytt beslut

fattas. Ett beslut om nya regler för gallring kan om det är lämpligt tillämpas

också för handlingar som nedan finns hos kommunen när beslutet tas. I så

fall bör i beslutet anges från vilken tidpunkt det skall tillämpas. Det bör

även beaktas att benämningen på handlingarna kan ha förändrats.

I Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring

av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv behandlas mer

utförligt handlingar om den politiska beslutsprocessen, ekonomi- och perso-

naladministration, upphandling och IT-verksamhet.

Tillämpning

De allmänna råden gäller för

— nämnder som ansvarar för kommunernas räddningstjänst,

— kommunalförbund som ansvarar för räddningstjänst,

— sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9å sekretesslagen

(l980:100) och som fullgör uppgifter inom kommunernas räddnings-

tjänst, och

— kommunal arkivmyndighetksom övertagit arkivmaterial från någon av

ovanstående.

2 Definitioner

I dessa allmänna råd avses med begreppen

gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna

handlingar;

förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med

överföring till annan databärare räknas som gallring om

överföringen medför

— informationsförlust,

— förlust av möjliga informationssammanställningar,

— förlust av sökmöjligheter eller

— förlust av möjligheten att fastställa informationens auten-

t1c1tet,

vid inaktualitet när handlingarna inte längre behövs i verksamheten.

3 Styrelse/nämnd eller förbund för räddningstjänstverksamhet

3.1 Allmän administrativ verksamhet

Handlingar som bör bevaras:

Protokoll från sammanträden med styrelse/nämnd/direktion, arbetsut-

skott, kommittéer etc. där förtroendevalda ingår.

Protokoll från arbetsgrupper och samverkansgrupper tillsatta av styrelse/

nämnd/direktion.

Protokoll från samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Diariet med Sökvägar.

Delegationsbeslut, originallista (kronologiskt och efter diarieplansbe-

teckning/sökord).

Diarieförda handlingar (undantag: om man diariefört handlingar av till-

fällig eller ringa betydelse kan dessa gallras).

Årsberättelser, verksamhetsberättelser.

Kvalitetsredovisning / miljöledningssystem.

Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär.

Organisationsplaner, organisationsscheman.

Förteckningar över förtroendevalda, om inte detta sker på annat sätt.

Tidningsklipp, fotografier som belyser den egna verksamheten i urval.

Informationsskrifter och broschyrer som framställts inom den egna verk-

samheten.

Hemsida, bör bevaras med viss periodicitet. Av praktiska skäl är det inte

möjligt att bevara all information som tillförs hemsidor, men minst en

gång per år och vid större förändringar bör ett uttag göras och bevaras på

lämpligt sätt.

Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad.

Remisser, egna upprättade med sammanställning samt svar på övriga (in-

går oftast bland diarieförda handlingar). Se även avsnittet Förebyggande

arbete/brandskydd och tillsyn.

Enkäter (av långsiktig betydelse).

RA-FS 2005:3

RA-F S 2005:3

Handlingar som kan gallras:

Handling

Föredragningslistor, dag-

2 år I de fall föredragnings-

ordningar och kallelser till listor utgör protokolls-

sammanträden register bör dessa bevaras.

Korrespondens av tillfällig 2 år

betydelse (se ovan)

Kopior av handlingar som i 2 år T.ex. protokollskopior och

original förvaras på annat skrivelser för kännedom

håll inom kommunen

Handlingar rörande för- Vid inaktualitet Avser underlag för regist-

troendevalda och samman- rering och arvodesutbetal-

träden ning

Inkomna cirkulär och med- Vid inaktualitet T.ex. kursinbjudningar

delanden av tillfällig och eller interna meddelanden

rutinmässig karaktär

Vid inaktualitet

Statistiska uppgifter som

lämnats till Räddnings-

verket

Observera att egenprodu-

cerad, verksamhetsspeci-

fik statistik bör bevaras

Enkäter av tillfällig be- Vid inaktualitet

tydelse

3.2 Personal

Kommunen (förbundet) bör, för att kunna fullgöra sina plikter som arbetsgi—

vare, bevara information om sin personal. Huvuddelen av denna informa-

tion finns vanligen i det centrala personaladministrativa systemet.

Inom räddningstjänstverksamhet finns personal med speciella kompeten-

ser. Handlingar som styrker olika kompetenser bör bevaras och förvaras i

personalakten. Det kan t.ex. gälla behörighet som räddningsledare, att utföra

brandskyddskontroll inom sotningsverksamhet, dykcenifikat, skepparbevis

etc. Viss räddningstjänstpersonal (t.ex. rökdykare) genomgår även regel-

bundna medicinska undersökningar. Dokumentation rörande dessa under-

sökningar bör bevaras.

För viss räddningstjänstpersonal sker även återkommande utbildning var—

je år för att säkerställa personalens kunskapsnivå. Fort- och vidareutbildning

sker kontinuerligt. Dokumentation om genomgångna utbildningar bör beva-

ras i respektive personalakt.

Nedan upptas enbart för kommunal räddningstjänstverksamhet specifika

personalhandlingar.

Handlingar som bör bevaras:

— Handlingar rörande intern och extern utbildning och kurser (t.ex. rökdyk-

ning, deltidsutbildning, dykcertifikat, skepparbevis).

— Bevis/intyg på behörighetsgivande utbildning för att leda räddningsinsats

och för att utföra brandskyddskontroll.

— Medicinsk undersökning och fysiologiska tester.

4 Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn RA-FS 2005 :3

Handlingar som bör bevaras:

— Handlingsprogram, förebyggande verksamhet (tidigare räddningstjänst-

plan).

— Brandspridningsintyg/brandutredningar.

— Riskanalyser / riskinventering.

— Skriftliga redogörelser för brandskydd/brandskyddsdokumentation.

— Tillsynsprotokoll.

— Register över objekt — tillsyn.

— Bostadsområdestillsyner (i förekommande fall).

— Dokumentation rörande byggsamråd och byggnadstekniskt brandskydd.

— Undantagsbeviljande för vattenförsörjning (utredning brandpost).

— Yttranden angående ansökan om tillstånd för brandfarliga och/eller

explosiva varor (ingår ofta bland de diarieförda handlingarna).

— Yttranden angående ansökan om utökande av antal personer i offentliga

lokaler, tillståndsbevis, serveringstillstånd, cirkusplatser, offentlig dans

(ingår ofta bland de diarieförda handlingarna). '

— Brandskyddskontroller, uppgifter om.

— Kommunens medgivande för ”egensotning”.

— Register över sotningsobjek (kontrollbok).

— Avtal med entreprenör som ska sköta sotningsverksamhet.

— Register över anslutna behöriga kontrollanter.

Handlingar som kan gallras:

Avtal automatiskt brand- 2 år Efter att de löpt ut

larm

Förteckning över larmnum- Vid inaktualitet

mer och kontaktpersoner

Undantag för att införa 2 år Om fakturaunderlag gall-

öppen eld (svetstillstånd) (10 år) ringsfrist 10 år

5 Räddningstjänst / Operativ verksamhet

Handlingar som bör bevaras:

— Handlingsprogram för räddningstjänst.

— Delegeringsbeslut — räddningsledare, utses vanligtvis årsvis.

— Insatsrapport/utryckningsrapport med bilagor.

— Brandutredningar.

— Olycksundersökningar.

— Beslut om avslutande av insats.

— Beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt.

— Olycksutredning med bilagor.

— Statistik över insatser / utryckningar.

RA-FS 2005 :3

Handlingar som kan gallras:

Handling

Underlag för insats/ 2 år

utryckningsrapport,

t.ex. delrapporter,

tidrapport från SOS

Restvärdesräddning, rapport

10 år original Fakturaunderlag

2 år kopior

Vägsanering 10 år original Fakturaunderlag

2 år kopior

Bansanering 10 år original

2 år kopior

Fakturaunderlag

10 år Fakturaunderlag

Fellarmrapporter (från SOS) 2 år

Arbetsrapporter (från SOS)

Avvikelserapport (till SOS)

Vid inaktualitet

Vid inaktualitet Äldre versioner gallras

när en ny upprättas

Vid inaktualitet Äldre versioner gallras

när en ny upprättas

Larmplanering

Insatsplanering

6 Drift och underhåll

Handlingar som bör bevaras:

— Instruktioner, brand- och räddningsmateriel samt fordon.

— Förteckningar, fordon och materiel.

— Fordonsplan (investering/planering).

— Tele/radio, systemuppbyggnad.

— Tillstånd från Post- och telestyrelsen — tillåtna frekvenser (kan ingå bland

de diarieförda handlingarna).

Handlingar som kan gallras:

Gallring Anmärkning

Inventeringslistor per bil Vid inaktualitet Äldre versioner gallras

när en ny upprättas