RA-FS 2008:4

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Föreskrifter om ändring i Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1)

om arkiv hos statliga myndigheter;

beslutade den 9 december 2008.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 2 arkivförordningen (1991:446) i

fråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrad

RA-FS 1997:4) om arkiv hos statliga myndigheter,

att

det ska införas en ny

1 kap. 4 § med följande lydelse, samt

att

2 kap. och 6 kap. ska ha följande

lydelse.

1 kap. Tillämpning

4 §

Riksarkivet kan föreskriva om undantag från föreskrifterna i 6 kap. om

det finns särskilda skäl.

2 kap. Definitioner

I dessa föreskrifter avses med

aktivitet

led i en process,

databärare

fysiskt underlag för handlingar,

förvaringsenhet

mängd av handlingar som avgränsas genom sitt

förvar,

gallra

förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i

allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder

med handlingarna som medför

– förlust av betydelsebärande data,

– förlust av möjliga sammanställningar,

– förlust av sökmöjligheter, eller

– förlust av möjligheter att bedöma

handlingarnas autenticitet,

handlingsslag

mängd av handlingar som tillkommer genom att

en process genomförs upprepat,

handlingstyp

handling som tillkommer genom att en aktivitet

genomförs upprepat,

RA-FS 2008:4

Utkom från trycket

den

29 december 2008

2

RA-FS 2008:4

6 kap. Arkivredovisning

Arkivredovisningens funktion och omfattning

1 §

Myndigheten ska upprätta en arkivredovisning som gör det möjligt att

– förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar,

– överblicka handlingsbeståndet,

– söka och ta fram handlingar, och

– hantera och förvalta handlingar.

2 §

Arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd.

3 §

Arkivredovisningen ska bestå av uppgifter som kan presenteras som

– en arkivbeskrivning,

– en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, och

– en arkivförteckning.

Arkivredovisningens uppgifter ska relateras till varandra över tiden.

Till arkivredovisningen ska knytas uppgifter om hur arkivredovisningen

ska användas.

Allmänna råd

Uppgifter enligt tredje stycket avser t.ex. uppgifter om arkivredovisningens

utformning, standarder och metoder som har använts vid utarbetandet, och

förklaring av använda symboler och koder.

4 §

Arkivredovisningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpan-

de.

Arkivbeskrivning

5 §

Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om myndigheten,

verksamheten, arkivet och arkivverksamheten:

– myndighetens namn,

– tidpunkt för myndighetens tillkomst (och upphörande),

– myndighetens verksamhet,

– myndighetens organisation,

– sökmedel till arkivet,

klassificeringsstruktur

struktur som representerar verksamheten, och

som används för klassificering av handlings-

slag,

medium

medel och metoder för framställning, överföring

och lagring av handlingar

process

avgränsad följd av aktiviteter som förekommer

upprepat i verksamheten,

strukturenhet

del av klassificeringsstruktur.

3

RA-FS 2008:4

– inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring,

– överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild,

– överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet, och

– arkivverksamhetens organisation.

6 §

När uppgifter i arkivbeskrivningen har blivit inaktuella ska en ny ver-

sion av arkivbeskrivningen upprättas.

Arkivbeskrivningen ska ges en struktur som underlättar en samlad pre-

sentation av versionerna.

Klassificeringsstruktur

Representation av verksamheten

7 §

Myndigheten ska fastställa en klassificeringsstruktur som represente-

rar verksamheten.

Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering vid upprättande

av arkivförteckning.

Allmänna råd

Klassificeringsstrukturen bör användas som utgångspunkt vid registrering, en-

ligt 15 kap. sekretesslagen.

8 §

Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd.

Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighe-

tens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har

identifierats i verksamheten. Klassificeringsstrukturen får omfatta flera ni-

våer.

Allmänna råd

På klassificeringsstrukturens översta nivå bör verksamheterna ges följande

ordning:

– styrande verksamheter,

– stödjande verksamheter, och

– kärnverksamheter.

9 §

Samtliga processer som avsätter handlingar ska representeras i klassi-

ficeringsstrukturen.

Uppgifter om klassificeringsstrukturen

10 §

Följande uppgifter ska anges om klassificeringsstrukturen:

– myndighetens namn,

– klassificeringsstrukturens versionsnummer,

– tidpunkt när klassificeringsstrukturen tas i bruk,

– tidpunkt när klassificeringsstrukturen avslutas, och

– myndighetens beslut.

Uppgifter om strukturenheterna

11 §

Följande uppgifter ska anges om strukturenheterna på samtliga nivå-

er:

4

RA-FS 2008:4

– beteckning på strukturenheten,

– namn på strukturenheten.

Strukturenhetens beteckning ska bildas genom numerisk punktnotation.

Ändringar av strukturenheterna

12 §

Vid ändringar i verksamheten får strukturenheter läggas till eller av-

slutas.

Gamla och nya strukturenheter som har ett nära samband ska relateras till

varandra.

En beteckning får inte återanvändas inom samma struktur.

13 §

För en nytillkommen strukturenhet ska följande uppgifter anges, för-

utom beteckning och namn enligt 11 §:

– tidpunkt när strukturenheten tas i bruk, och

– myndighetens beslut.

När en strukturenhet avslutas ska tidpunkten för detta anges.

Ny klassificeringsstruktur

14 §

Vid genomgripande förändringar av verksamheten, eller när klassifi-

ceringsstrukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av ändringar, ska

den avslutas och en ny tas i bruk.

Vid byte av struktur ska strukturenheter som har ett nära samband relate-

ras till varandra.

Processbeskrivningar

15 §

Samtliga processer som representeras i klassificeringsstrukturen ska

beskrivas grafiskt eller i text.

Det ska framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar en

process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. I de fall

myndigheten arbetar i en process som är gemensam med annan myndighet

eller enskild ska detta framgå.

Processbeskrivningen får utelämnas om det är uppenbart att den inte be-

hövs för förståelsen av processen eller dess samband med det handlingsslag

som bildas.

Arkivförteckning

Redovisning av handlingsslag och handlingstyper

16 §

Följande uppgifter ska anges om handlingsslag och handlingstyper:

– beteckning på handlingsslaget,

– namn på handlingsslaget,

– namn på ingående handlingstyper,

– handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation,

– gallring, och

– sekretess.

5

RA-FS 2008:4

17 §

Om en handlingstyp utgörs av sammanställningar ur en databas ska

följande uppgifter anges:

– typer av uppgifter som ingår i handlingstypen,

– hur handlingstypen presenteras,

– samband med andra handlingstyper,

– i vilken eller vilka databaser handlingstypen ingår, och

– samband med dokumentation över systemet eller systemen.

Redovisning av förvaringsenheter

18 §

Följande uppgifter om förvaringsenheterna ska anges i den utsträck-

ning som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering

över tiden:

– beteckning på förvaringsenheten,

– typ av förvaringsenhet,

– förvaringsenhetens omfattning, och

– förvaringsenhetens fysiska placering.

19 §

Klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter ska re-

lateras till varandra över tiden.

Uppgifterna ska kunna presenteras samlat.

1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2009.

2. Handlingar som tillkommer före den 1 januari 2013 får redovisas enligt

6 kap. RA-FS 1991:1 (ändrad 1997:4). Redovisning enligt tidigare bestäm-

melser ska vara avslutad senast den 1 januari 2014. Riksarkivet kan före-

skriva om senare sluttidpunkt.

3. Handlingar som har tillkommit före den 1 januari 2009 får redovisas en-

ligt bestämmelserna i 6 kap. denna författning efter särskilt beslut från ar-

kivmyndigheten.

4. I de fall Riksarkivet före den 1 januari 2009 har föreskrivit om alternativ

till förteckningsplanen i 6 kap. 7 § 1991:1 (ändrad 1997:4), får den före-

skrivna klassificeringsstrukturen användas även i fortsättningen.

Tomas Lidman

Britt-Marie Östholm

Elanders, Vällingby 2008 224491