RA-FS 2024:4

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Jens Västberg

1

RA-FS 2024:4

Utkom från trycket

den 2 september 2024

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om

återlämnande eller gallring av handlingar inom

löne- och personaladministrativ verksamhet;

beslutade den 26 augusti 2024.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 § arkivförordningen (1991:446) ifråga

om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återläm-

nande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verk-

samhet, att bilagan till föreskrifterna ska ha följande lydelse.

Dessa föreskrifter träder i kraft den 23 september 2024.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Manda Gabrielsson

2

RA-FS 2024:4

Bilaga

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Handlingar

Återlämnande,

bevarande och

gallring

Anmärkningar

Sammanställningar

över beräkningar av

retroaktiva löner.

1. Gallras när de inte

längre behövs för

verksamheten under

förutsättning att upp -

gifterna framgår av

löne sam man ställ-

ningar.

2. Gallras 2 år efter

utgången av det år som

uppgifterna avser om

1. inte är tillämpligt.

Verifikationer rörande

friskvårds-, läkar-

vårds- eller läke me-

dels er sätt ningar.

1. Gallras 7 år efter det

att ersättningen be tala-

des ut.

2. Verifikationer får

gallras efter överfö-

ring till ny handling

eller databärare, under

förutsättning att ur-

sprungets äkthet har

säkerställts, innehål-

lets integritet med

avseende på de upp-

gifter som krävs i en

verifikation inte har

förändrats och att

myndighetens verifi-

kationer är sökbara

och kan presenteras

vid behov i minst 7 år.

Avser verifikationer

som lämnas in av den

anställde för att begära

ersättning.

Uppgifter som visar

avvikelser i samband

med löneberäkningar.

Gallras 2 år efter

utgången av det år då

löneberäkningen

gjordes.

Benämns även

signallistor.

Sammanställningar

och avstämningar av

lönehändelser.

Gallras när hand-

lingarna inte längre

behövs för verksam-

heten.

Avser till exempel

sammanställningar

som görs i syfte att

vara tillfälliga hjälp-

medel i arbetet.

3

RA-FS 2024:4

Arvodesuppgifter.

Gallras 7 år efter det

att ersättningen beta-

lades ut.

Reseräkningar med

bilagor.

1. Gallras 7 år efter det

att ersättningen beta-

lades ut.

2. Verifikationer får

gallras efter överfö-

ring till ny handling

eller databärare, under

förutsättning att ur-

sprungets äkthet har

säkerställts, innehål-

lets integritet med

avseende på de upp-

gifter som krävs i en

verifikation inte har

förändrats och att myn-

dighetens verifikatio-

ner är sökbara och kan

presenteras vid behov i

minst 7 år.

Med bilagor avses till

exempel verifikationer

över utlägg för resor

med buss eller taxi.

Avstämningar för

kontroll av tran sak-

tions in for ma tion.

Gallras när hand-

lingarna inte längre

behövs för verk sam-

heten.

Avser integrationer

med andra myndig-

heter för periodvisa

rapporteringar av upp-

gifter ur lönesystemet,

till exempel rappor-

tering till Försäkrings-

kassan avseende sjuk-

dom de första 14 dagar-

na, Statistiska cen-

tralbyrån avseende

lönestatistik, Statens

pensionsverk avseende

information för kom-

mande pensionsutbe-

talningar eller Arbets-

givarverket avseende

lönestatistik.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Elanders Sverige AB, 2024