RA-FS 2024:5

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Jens Västberg

1

RA-FS 2024:5

Utkom från trycket

den 15 oktober 2024

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:3)

om återlämnande eller gallring av handlingar vid

upphandling;

beslutade den 30 september 2024.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförord-

ningen (1991:446) i fråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

(RA-FS 2018:3) om återlämnande och gallring av handlingar vid upphand-

ling¹

dels att 1 kap. 2 § och 2 kap. 3 § ska upphöra att gälla,

dels att bilagan till föreskrifterna ska ha följande lydelse,

dels att punkt 3 i ikraftträdande- och övergångsbestämmelserna ska ha föl-

jande lydelse.

3. Dessa föreskrifter tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda

föreskrifterna gäller dock för sådan upphandling som har påbörjats före den 1

januari 2017.

Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 november 2024.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Morgan Nordberg

¹ Föreskrifterna omtryckta RA-FS 2020:2

2

RA-FS 2024:5

Bilaga till RA-FS 2024:5

Handlingar som får återlämnas eller gallras

2

Handlingar

Återlämnande eller

gallring

Anmärkningar

Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag

av lagen ( 2008:962 ) om valfrihetssystem

Anbud inklusive

bilagor som inte har

antagits.

4 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

Avser även anbud

inklusive bilagor som

inte har antagits i

direkt upp hand lingar

vars värde överstiger

100 000 kronor.

Allmänna

råd.

Myndigheten bör, före

verkställande av

återlämnande eller

gallring, säkerställa

att uppgifter om

kvalificering och

utvärdering av

inkomna anbud

framgår av den

dokumentation som

bevaras.

Anbuds ansök ningar

eller pre kva lifice­

rings hand lingar som

inte hör till antagna

anbud.

4 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

Omfattar även annan

dokumentation som

tillhör an buds an sök-

ningen eller pre kvali-

fi ce rings hand lingen.

Intyg, bevis eller

motsvarande som

inhämtats för kontroll

av leverantören.

4 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

Avser anbudsgivare

som inte har antagits.

Förtydliganden och

kompletteringar av

anbud och an buds an-

sök ningar.

4 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

Avser anbud som inte

har antagits.

² Ändringen innebär bl.a. att rubriken Säkerhetsskyddad upphandling och handlingar

under den rubriken samt handlingar som ska bevaras tas bort ur bilagan. Övriga änd-

ringar är kantmarkerade.

3

RA-FS 2024:5

Handlingar

Återlämnande eller

gallring

Anmärkningar

Handlingar vid direkt-

upp hand lingar vars

värde inte över stiger

100.000 kronor.

När de inte längre

behövs för redovis-

ning, kontroll, revi -

sion eller för styrkande

av fordringar eller

andra rättigheter och

skyldigheter.

Ordererkännande.

2 år efter det att

handlingen har

inkom mit eller när

avtalet har upphört att

vara giltigt.

Handlingar vid avrop

från ram avtal, rang -

ordnade eller med

annan för del nings-

nyckel.

Beställningar där

värdet av det beställda

inte överstiger

100 000 kronor får

gallras när de inte

längre behövs för

redovisning, kontroll,

revision eller för

styrkande av

fordringar eller andra

rättigheter och

skyldigheter.

Avser inte upphand-

ling av ramavtal.

Handlingar vid avrop

från ramavtal, för -

nyad kon kur rens ut-

sätt ning.

Anbud som inte har

antagits får gallras

4 år från den dag

av rops av talet slöts

eller den för nyade

kon kur rens ut sätt-

ningen avbröts.

Avser inte upphand-

ling av ramavtal och

antagna anbud.

Upphandling enligt förfarandet i lagen ( 2008:962 ) om valfrihetssystem

Ansökningar om

deltagande i valfri-

hetssystem som inte

har godkänts, inklu-

sive bilagor.

2 år efter det att myn-

digheten beslutat att

inte godkänna den

sökande som hand-

lingarna avser.

Får gallras under

förutsättning att

ansökningarna och

utvärdering av dessa

har dokumenterats.

4

RA-FS 2024:5

Elanders Sverige AB, 2024

Handlingar

Återlämnande eller

gallring

Anmärkningar

Förtydliganden och

kompletteringar av

ansökningar om att

delta i valfrihets-

system som inte har

godkänts.

2 år efter det att myn -

digheten beslutat att

inte godkänna den

sökande som hand-

lingarna avser.

Intyg och bevis om

kontroll av sökande

som inte har

godkänts.

2 år efter det att myn-

digheten beslutat att

inte godkänna den

sökande som hand-

lingarna avser.

Övriga handlingar

Spontanofferter.

När de inte behövs för

verksamheten.

Listor och produkt-

kataloger.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser handlingar som

inte ingår i anbud eller

liknande.

Följesedlar och pack-

sedlar.

När de inte längre

behövs för att styrka

rättigheter eller

skyldigheter.

Tillfälliga hjälp medel

som inte tillför upp-

hand lingen sakupp-

gift.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser exempelvis

listor och förteck-

ningar som använts

för egna samman-

ställningar och

uträkningar.