RA-FS 2024:6

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Jens Västberg

1

RA-FS 2024:6

Utkom från trycket

den 15 oktober 2024

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6)

om gallring av handlingar av uppenbart ringa

betydelse och handlingar som är generiska för

styr,- stöd- och kärnverksamheter;

beslutade den 30 september 2024.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 § första stycket arkivförordningen

(1991:446) ifråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS

2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handling-

ar som är generiska för styr,- stöd- och kärnverksamheter, att bilagan till före-

skrifterna ska ha följande lydelse.

Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 november 2024.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Morgan Nordberg

2

RA-FS 2024:6

Innehållsförteckning

Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamhet ....3

Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett

lågt informationsvärde över tid ...................................................................3

Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har

förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts

av andra handlingar .....................................................................................5

3

RA-FS 2024:6

Bilaga,Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och

kärnverksamhet

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt

informationsvärde över tid

Bilder, fotografier och

rörliga bilder med

närliggande innehåll

och komposition.

När de inte behövs för

verksamheten.

Dubbletter och kopior. När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte handlingar

med samma form och

innehåll men som får

ett nytt syfte och ny

betydelse i en annan

process.

Elektroniska hand-

lingar som inkommit

och som inte går att

öppna.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar i form av

enkäter och enkätsvar.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte enkät sam-

man ställningar eller

enkäter som inkommer

eller upprättas i

myndigheternas

statistikuppdrag.

Handlingar rörande

frågor, svar och

meddelanden av

rutinmässig karaktär.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som har

hamnat utanför sin

kontext och blivit

obegripliga genom att

de saknar relevanta

metadata.

När de inte behövs för

verksamheten

Handlingar som in -

kommit för känne dom

och som inte föranlett

någon åtgärd, om de

även i övrigt saknar

betydelse.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som har

utgjort underlag för

myndighetens

planering.

När de inte behövs för

verksamheten.

4

RA-FS 2024:6

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Handlingar inom

möteshantering med

begränsat informa-

tionsvärde över tid.

När de inte behövs för

verksamheten.

Register, förteck-

ningar, liggare och

listor som har till-

kommit för att under-

lätta myndighetens

arbete, och som saknar

betydelse för att doku-

mentera myndighetens

verksamhet.

När de inte behövs för

verksamheten.

Rutinbeskrivningar

som har tillkommit för

att underlätta myndig-

hetens arbete, och som

saknar betydelse för

att dokumentera myn-

dighetens verksamhet.

När de inte behövs för

verksamheten.

Uppgifter i e-post-

loggar över inkom-

mande och utgående

e-post.

När de inte behövs för

verksamheten.

Uppgifter i loggar som

syftar till att styrka

utförda behandlingar.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte uppgifter i

loggar som är nödvän-

diga för att bibehålla

spårbarhet och auten-

ticitet i handlingar som

ska bevaras.

Avser inte heller

e-postloggar.

Uppgifter som har

tillförts ett register

genom skriv- eller

räknefel eller genom

förbiseende.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlings- eller språk-

versioner där föränd-

ringen varit så liten att

den saknar betydelse.

När de inte behövs för

verksamheten.

5

RA-FS 2024:6

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Väl avgränsade bilagor

som inkommit och inte

har utgjort underlag

för myndighetens

bedömning eller som

myndigheten i övrigt

inte kan förväntas

agera på, och som

uppenbart saknar

betydelse för myndig-

hetens verksamhet.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte bilagor som

myndigheten efter-

frågar för sin hand-

läggning.

Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts

över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av

andra handlingar

Handlingar på fysiska

databärare som har

överförts och ersätts

av andra handlingar.

När de inte behövs för

verksamheten.

En förutsättning för

gallring är att den kan

ske utan eller med

endast ringa förlust

avseende betydelse-

bärande uppgifter eller

data, sammanställ-

nings- och sökmöj-

ligheter, samt möjlig-

heter att fastställa

autenticiteten.

Ytterligare en förut-

sättning för gallring är

att de nya handlingar-

na har framställts i

enlighet med Riksarki-

vets föreskrifter med

tekniska krav.

Avser inte pappers-

handlingar som

skannas. Bestäm-

melser om gallring av

pappershandlingar

efter skanning finns i

Riksarkivets före-

skrifter och allmänna

råd om gallring av

pappershandlingar

efter skanning.

6

RA-FS 2024:6

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Elektroniska hand-

lingar som har över-

förts och ersätts av

andra elektroniska

handlingar

När de inte behövs för

verksamheten.

En förutsättning för

gallring är att överfö-

ringen inte ska ha lett

till förlust av bety-

delsebärande data eller

förlust av möjligheten

att bedöma hand-

lingens autenticitet.

Ytterligare en för -

utsättning för gallring

är att de nya hand-

lingarna har fram-

ställts i enlighet med

Riksarkivets före-

skrifter om tekniska

krav.

Elektroniska hand-

lingar som innehåller

säkerhetsskydds-

klassificerade

uppgifter.

Efter utskrift på pap-

per.

Förutsättningar för

gallring av den elek-

troniska handlingen är

att:

– kontroll av utskriften

har skett,

– myndigheten sak-

nar systemstöd som är

godkänt för att hantera

säker hets skydds klass i-

fi cerade handlingar

där handlingen kan

bevaras, och

– de nya hand lingar na

har framställts i enlig -

het med Riksarki vets

föreskrifter om tek -

niska krav.

Handlingar som har

dokumenterats genom

en tjänsteanteckning.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som kan

ersättas av senare

inkomna handlingar

med en underskrift.

När de inte behövs för

verksamheten.

Elanders Sverige AB, 2024