Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.
Upphäver
- RA-FS 2004:3
- RA-FS 2012:4
Bemyndigande
Upphävs eller ersätts av
Föreskrifterna gäller för de myndigheter som omfattas av förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förutom vad som sägs i första stycket gäller föreskrifterna för sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar.
Med räkenskapsinformation avses detsamma som i 3 § 4. a)-c) förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.
Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.
Gallring
Med de begränsningar som följer av 6 § får myndigheten gallra räkenskapsinformation m.m. i enlighet med bilagan. Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas i bilagan även räkenskapsinformation som enligt 5 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring ska bevaras. I bilagan redovisas även handlingar enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag som ska bevaras.
Allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse, t.ex. kopior av handlingar, får gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.
Ändrade genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2 1
Gallring får endast ske av räkenskapsinformation som inte har eller kan antas få någon annan funktion än enligt 2 §. Räkenskapsinformation m.m. ska undantas från gallring om den har betydelse för – styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – beräkning av pensionsgrundande inkomst, – myndighets internationella åtaganden, – statistikframställning, utvärdering eller forskning, och – förståelsen av andra handlingar som bevaras. Allmänna råd. Myndigheten bör även överväga om verifikationer och fakturor hörande till vissa verksamheter eller som har förts över till eller lagras som elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) eller mikrofilm ska undantas från gallring.
Dokumentation
Myndigheten ska besluta om tillämpningen av dessa föreskrifter. Beslutet ska dokumenteras. Allmänna råd. Beslutet bör utformas som en plan för bevarande och gallring i vilken de olika handlingstyperna med tillhörande gallringsfrister anges. Det bör framgå hur sammanställningar av uppgifter i myndighetens redovisningssystem motsvaras av räkenskapsinformation m.m. i bilagan. Tillämpningsbeslutet bör integreras med myndighetens arkivredovisning.
Ytterligare föreskrifter om dokumentation av elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) finns i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Utlån
Myndigheten får låna ut verifikationer i original till utländsk myndighet för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i projekt inom Europeiska unionen (EU). En förutsättning är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden.
1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2015. 2. Denna författning ska tillämpas på räkenskapsinformation m.m. fr.o.m. det räkenskapsår som börjar 2001-01-01. Författningen får tillämpas på räkenskapsinformation m.m. tillkomna t.o.m. räkenskapsåret 2000. 3. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3, ändrade RA-FS 2012:4) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar.
Björn Jordell Håkan Lövblad
Bilaga
Bevarande och gallring av räkenskapsinformation m.m.
I tabellen används följande förkortningar: FÅB Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag FBF Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring
| Räkenskapsinforma- Bevarande tion m.m. | Gallring |
|---|---|
| Avtal och andra hand- Regleringsbrev, avtal, lingar av särskild bety- kontrakt, beslutshanddelse för att belysa lingar, bevis, donaverksamhetens ekono- tionsförordnanden och miska förhållanden, handlingar rörande lån, 3 § 4. b) FBF. fordringar, investeringar, marknadsstrategier, försäkring, förvaltningsuppdrag, m.m., ska bevaras. | Rutinbetonad korrespondens, t.ex. avräkningsnotor och blanketter för rekvisition för mervärdesskatt, och avtal av en art och omfattning som är frekvent förekommande och som inte enligt 6 § dessa föreskrifter ska undantas gallring, får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. |
| Uppgifter som är av be- Instruktioner om redotydelse för att det ska gå visningsprinciper, väratt följa och förstå de deringsnormer, prisenskilda bokförings- överenskommelser, rätposternas behandling i telseposter m.m. , ska bokföringen, 3 § 4. c) bevaras. och 12 § FBF. | Instruktioner och program till programmerbara kassaapparater, kontokuranter, lagerinventeringslistor, m.m. får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. |
Grundbokföring, De ekonomiska händel- 8 § FBF. serna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dagbok), ska bevaras. Huvudbokföring, De ekonomiska händel- 8 § FBF. serna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok), ska bevaras.
Räkenskapsinforma- Bevarande Gallring tion m.m.
Sidoordnad bokföring, De ekonomiska händel-
| 11 § FBF. | serna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, ska bevaras. |
| Verifikationer, 13 § FBF. | Verifikationer som en- Övriga verifikationer ligt 6 § dessa föreskrif- får gallras 10 år efter ter ska undantas gall- utgången av det räkenring, ska bevaras. skapsår som handlingarna avser. |
| Fakturor, 21 § FBF och 1 kap. 17 § mervärdesskattelagen (1994:200). | Fakturor som enligt 6 § Övriga fakturor får galldessa föreskrifter ska ras 10 år efter utgången undantas gallring, ska av det räkenskapsår bevaras. som handlingarna avser. Undantag: Fakturor på papper som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna bevaras och är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 10 år. |
| Elektroniska fakturor, 21 f § FBF och 1 kap. 17 a § mervärdesskattelagen (1994:200). | Elektroniska fakturor Övriga elektroniska som enligt 6 § dessa fakturor får gallras 10 föreskrifter ska undan- år efter utgången av det tas gallring, ska beva- räkenskapsår som ras. handlingarna avser. Undantag: Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en |
Räkenskapsinforma- Bevarande Gallring tion m.m.
faktura inte har förändrats och att myndighetens elektroniska fakturor bevaras och är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 10 år. Systemdokumentation De delar av systemdo- Övrig systemdokumenoch behandlingshisto- kumentation och be- tation och behandlingsrik, 18 § FBF och för- handlingshistorik som historik får gallras 10 år ordningen (1994:1261) är nödvändiga för att efter utgången av det om statliga myndig- presentera de ekono- räkenskapsår som heters redovisnings- miska händelserna som handlingarna avser.
| system. | grund-, huvud- och sidoordnad bokföring ska bevaras. Därutöver ska dokumentation bevaras enligt vad som anges i 8 §. |
| Årsredovisning, 19 § FBF, 2 kap. 4 § och 10 kap. 1 § FÅB. | Bevaras. |
| Specifikation till årsredovisningen, 20 § FBF. | Bevaras. |
| Rapportering till och från statsredovisningen, 21 § FBF och förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem. | Register över myndig- Myndighets rapporteheter som tillhör den ring för hela räkenstatliga redovisningsor- skapsåret som visar att ganisationen, ska beva- denna överensstämmer ras hos Ekonomistyr- med årsredovisningen ningsverket. får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Övrig rapportering till och från statsredovisningen får hos myndighet gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. 5 |
Räkenskapsinforma- Bevarande Gallring tion m.m.
Inrapporterade uppgif- Övriga inrapporterade ter avseende underlag uppgifter får hos Ekoför finansiellt sparande nomistyrningsverket klassificerade och för- gallras 10 år efter utdelade myndighetsvis gången av det räkenper räkenskapsår, ska skapsår som handlingbevaras hos Ekonomi- arna avser. styrningsverket. Dokumentation av Förteckning över behö- Dokumentation av utorganisation och righeten att förfoga tag på statens centralrutiner, 22 § FBF. över myndighetens konto, betalningar, avmedel, inventeringspro- stämningar och kontroll tokoll, register över m.m. får gallras 10 år inventarier och anlägg- efter utgången av det ningstillgångar m.m. räkenskapsår som per räkenskapsår, ska handlingarna avser. bevaras. Delårsrapport med spe- Får gallras 10 år efter cifikation, 8 kap, och utgången av det räken- 10 kap. 2 § FÅB. skapsår som handlingarna avser. Budgetunderlag, 9 kap. Bevaras. 3 § FÅB. Beräkningsunderlag, Bevaras. 9 kap. 3 a § FÅB i dess lydelse 2004-03-01- 2005-01-31. Särskild rapport som Bevaras. underlag för regeringens fördjupade prövning av verksamheten, 9 kap. 6 § FÅB. Verksamhetsplan, Bevaras. 10 kap. 3 § FÅB.
Elanders Sverige AB, 2015