Riksarkivets föreskrifter om återlämnande, gallring och bevarande av handlingar i verksamheten med verkställighet hos Kronofogdemyndigheten
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Kronofogdemyndigheten Arkivbildare: Kronofogdemyndigheten, Kronofogdemyndigheterna Handlingar: Handlingar i verksamheten med verkställighet Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 1998 för handlingar som ingår i utsöknings- och indrivningsdatabasen Från och med den 1 juli 2006 för övriga handlingar
Återlämnande
En handling som lämnats till Kronofogdemyndigheten i ett mål eller ärende och som är av särskild vikt för ingivaren får återlämnas när den inte längre behövs för handläggningen. Vid återlämnande ska myndigheten ersätta den återlämnade handlingen med en bestyrkt kopia eller anteckning om innehållet om inte kopia kan tas. Notering om återlämnandet ska göras i mål- och ärenderegister eller motsvarande
Gallring
För gallringen av uppgifter som behandlas automatiserat i ett ärende meddelas bestämmelser i 1 kap. 7 § lagen (2001:184) om behandling av uppgifter i Kronofogdemyndighetens verksamhet. För gallringen av uppgifter och handlingar i utsöknings- och indrivningsdatabasen meddelas bestämmelser i 2 kap. 6 § lagen (2001:184) om behandling av uppgifter i Kronofogdemyndighetens verksamhet.
Pappershandlingar får gallras enligt bilaga 1.
Bevarande
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Uppgifter och handlingar i utsöknings- och indrivningsdatabasen ska bevaras enligt bilaga 2.
Dokumentation och tillämpning
Kronofogdemyndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring efter skanning verkställs ska Kronofogdemyndigheten kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).
Denna författning träder i kraft den 1 januari 2016.
Björn Jordell
Carl Billengren
1(4)
Bilaga 1 till RA-MS 2015:52
Bilaga 1 - Pappershandlingar som får gallras
Verksamhetsområde 5. Driva in och verkställa
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar i enskilda mål. 5 år efter utgången av det kalenderår då målet har avslutats.
Undantag från gallring:
Protokoll inklusive handlingar som protokollet hänvisar till enligt 3 kap. 10-14 §§ utsökningsförordningen (1981:981) ska bevaras.
Handlingar i allmänna mål. 5 år efter utgången av det kalenderår då handlingarna upprättades eller inkom i de fall handlingarna buntarkiveras. Annars 5 år efter utgången av det kalenderår då målet till vilket handlingarna hör har avslutats.
Undantag från gallring:
Protokoll inklusive handlingar som protokollet hänvisar till enligt 3 kap. 10-14 §§ utsökningsförordningen (1981:981) ska bevaras.
2(4)
Bilaga 1 till RA-MS 2015:52
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som hänför sig 5 år efter utgången av det till en viss gäldenär men kalenderår då som inte kan hänföras till handlingarna upprättades
| ett specifikt mål eller ärende. | eller inkom i de fall handlingarna buntarkiveras. Annars 5 år efter utgången av det kalenderår då handlingarna avställdes i de fall de har arkivlagts i en gäldenärsjournal. Undantag från gallring: Protokoll inklusive handlingar som protokollet hänvisar till enligt 3 kap. 10-14 §§ utsökningsförordningen (1981:981) ska bevaras. |
| Handlingar i ärenden rörande exekutiv försäljning av utmätt egendom. | 5 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. Undantag från gallring: Protokoll inklusive handlingar som protokollet hänvisar till enligt 3 kap. 10-14 §§ utsökningsförordningen (1981:981) ska bevaras. |
| Handlingar i ärenden rörande tvångsförsäljning av bostadsrätt. | 5 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. Undantag från gallring: Protokoll inklusive handlingar som protokollet hänvisar till enligt 3 kap. 10-14 §§ utsökningsförordningen (1981:981) ska bevaras. |
| Handlingar i ärenden rörande överklaganden gällande beslut i enskilda och allmänna mål. | 5 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. |
| Handlingar i ärenden rörande överklaganden av exekutiv försäljning av utmätt egendom. | 5 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. |
3(4)
Bilaga 1 till RA-MS 2015:52
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar i ärenden rörande överklaganden av tvångsförsäljning av bostadsrätt. | 5 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. |
| Handlingar i ärenden rörande begäran om indrivning, delgivning eller information till och från nordiska stater. | 5 år efter utgången av det . kalenderår då ärendet har avslutats. |
| Handlingar i ärenden rörande verkställande av förverkat belopp, böter m.m. med stöd av lagen (1963:193) om samarbete med Danmark, Finland, Island och Norge angående verkställighet av straff m.m. | 5 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. |
| Handlingar i ärenden rörande begäran om handräckning eller verkställighet till och från utomnordiska stater. | 5 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. |
| Handlingar i ärenden rörande utbyte av upplysningar utan föregående begäran med stöd av lagen (2011:1537) om bistånd med indrivning av skatter och avgifter inom Europeiska unionen. | 5 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. |
| Handlingar i ärenden rörande indrivning, delgivning och information enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 833/2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen. | 5 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. |
4(4)
Bilaga 1 till RA-MS 2015:52
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar rörande transaktioner i allmänna och enskilda mål. | 10 år efter utgången av det Avser bokföringshandlingar kalenderår då ärendet har som t.ex. kassajournaler avslutats. med verifikationer, kvittoblock m.m. |
| Handlingar rörande kontroll, uppföljning och avstämning. | 5 år efter utgången av det Listor, liggare och övriga kalenderår då handlingar rörande kontroll, handlingarna upprättades. uppföljning och avstämning som upprättas i samband med hanteringen av mål och ärenden. |
| Handlingar i ärenden rörande underrättelse till målsäganden om skadestånd i brottmål. | 2 år efter utgången av det kalenderår då ärendet har avslutats. |
| Inskannade pappershandlingar (skanningsunderlag) till utsöknings- och indrivningsdatabasen. | 3 månader efter skanning. Gäller endast handlingar som skannats in till verksamhetssystemet DUFFEX. |
1(2)
Bilaga 2 till RA-MS 2015:52
Bilaga 2 - Uppgifter och handlingar som ska bevaras enligt 6 §
Verksamhetsområde 5. Driva in och verkställa
Handlingar Bevarande Anmärkningar
Uppgifter om yrkanden och Bevaras. Avser grunduppgifter i mål
| grunder i ett mål eller ärende. | Undantag från bevarande: eller ärende. Uppgifter Under förutsättning att de som ingår i utsökningsinte behövs för och indrivningsdatabasen verksamheten får undantas från gallring motsvarande uppgifter som enligt lagen (2001:184) återfinns i elektroniska om behandling av uppansökningsfiler i gifter i myndighetens Kronofogdemyndighetens mottagningstjänst gallras när verksamhet. uppgifterna överförts till myndighetens mål- och ärendehanteringssystem. |
| Uppgifter om sökande och övriga berörda personer. | Bevaras. Avser grunduppgifter i mål Undantag från bevarande: eller ärenden. Uppgifter Under förutsättning att de som ingår i utsökningsinte behövs för och indrivningsdatabasen verksamheten får undantas från gallring motsvarande uppgifter som enligt lagen (2001:184) återfinns i elektroniska om behandling av uppansökningsfiler i gifter i myndighetens Kronofogdemyndighetens mottagningstjänst gallras när verksamhet. uppgifterna överförts till myndighetens mål- och ärendehanteringssystem. |
| Uppgifter om beslut, betalning, redovisning och övriga åtgärder i ett mål eller ärende. | Bevaras. |
| Diarieuppgifter. | Bevaras. Avser grunduppgifter som registreras i enlighet med 5 kap. 2 § offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). |
2(2)
Bilaga 2 till RA-MS 2015:52
Handlingar Bevarande Anmärkningar
Förrättningsdokumentation. Bevaras. Avser protokoll inklusive handlingar som protokollet hänvisar till enligt 3 kap. 10-14 §§ utsökningsförordningen (1981:981).
Liggare eller motsvarande Bevaras. uppgifter över värdehandlingar.
Hänvisningar till övriga mål Bevaras. Avser t.ex. uppgifter i ett och ärenden. verksamhetssystem om ett diarienummer från ett annat verksamhetssystem.