1 §  I denna förordning finns bestämmelser i anslutning till 45 § lagen (1996:1059) om statsbudgeten. Förordning (1996:1194).

1 a §  Myndigheter som lyder omedelbart under regeringen är bokföringsskyldiga enligt denna förordning. Förordning (1996:1194).

2 §  Bokföringsskyldigheten skall med iakttagande av de särskilda bestämmelser för statlig verksamhet som regeringen eller Ekonomistyrningsverket meddelar fullgöras på ett sätt som stämmer överens med god redovisningssed.

Bokföringsskyldigheten enligt denna förordning innefattar att

1. kronologiskt och systematiskt löpande bokföra inträffade ekonomiska händelser och i samband härmed se till att verifikationer finns till alla bokföringsposter,
2. vid räkenskapsårets utgång avsluta bokföringen med årsbokslut,
3. upprätthålla god intern kontroll, genomföra inventeringar i erforderlig utsträckning samt avstämma samtliga kassarörelser löpande,
4. upprätta en beskrivning över tillämpat redovisningssystem,
5. arkivlägga verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial. Förordning (1998:432).

3 §  Utöver vad som i övrigt följer av föreskrifterna i denna förordning skall bokföringen vara så ordnad att

1. redovisningen mot statsbudgetens inkomsttitlar och utgiftsanslag sker i enlighet med de bestämmelser som generellt reglerar sådan redovisning,
2. den tillgodoser de specifika krav på redovisningen som anges i regleringsbrev och övriga bestämmelser,
3. den tillgodoser av Ekonomistyrningsverket specificerade krav på dels finansstatistisk information, dels information för upprättande av årsredovisning för staten. Förordning (1998:432).

4 §  I bokföringen skall som ekonomiska händelser löpande noteras alla inbetalningar, utbetalningar och beslut om omföringar samt alla uppkomna fordringar och skulder.

Inför ett bokslut skall bokföringen dessutom tillföras de fordrings- och skuldposter som behövs för att bestämma de intäkter och kostnader som rätteligen hör till räkenskapsåret. Förordning (1991:1026).

5 §  De ekonomiska händelserna skall bokföras i kronologisk ordning, post för post efter verifikationsnummer eller andra identifieringstecken som åsatts verifikationerna (grundbokföring). Verifikationer, som avser likartade ekonomiska händelser, får bokföras i sammandrag i en post, om det utan svårighet kan klarläggas vilka ekonomiska händelser som ingår i en sådan post.

Kontanta in- och utbetalningar skall bokföras senast följande arbetsdag. Övriga ekonomiska händelser skall bokföras så snart det kan ske. I fråga om fordringar och skulder gäller att de skall bokföras så snart det kan ske sedan fakturor eller andra handlingar, som innebär anspråk på betalning eller något annat vederlag, utfärdats eller mottagits eller sådana handlingar borde ha funnits enligt god affärssed.

Om endast ett begränsat antal fakturor eller andra handlingar, som tillkännager anspråk på vederlag, förekommer i verksamheten och fordringarna eller skulderna enligt dessa handlingar inte uppgår till väsentliga belopp, kan bokföring av sådana fordringar och skulder dröja till dess att betalning sker. Vid räkenskapsårets utgång skall dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras. Verifikationer för obetalda fordringar och skulder skall ordnas och förvaras för sig så att betryggande överblick fortlöpande finns över dem. Förordning (1991:1026).

6 §  De ekonomiska händelserna skall bokföras i systematisk ordning så att bokföringen gör det möjligt att överblicka verksamhetens ekonomiska utveckling (huvudbokföring).

Konton som i huvudbokföringen förs i sammandrag skall ytterligare specificeras i sidoordnad redovisning i den mån det behövs för att ge tillfredsställande överblick och kontroll.

Huvudbokföringen skall hållas aktuell och avstämmas efter vad som med hänsyn till verksamhetens art överensstämmer med god redovisningssed.

7 §  Bokföringen skall för varje ekonomisk händelse grundas på en handling som härrör från händelsen eller särskilt upprättas med uppgifter om denna (verifikation). Har myndigheten tagit emot en handling om den ekonomiska händelsen, skall denna handling användas som verifikation. Om det är påkallat med hänsyn till arten av den mottagna handlingen får bokföringen i stället grundas på en särskilt upprättad hänvisningsverifikation.

En verifikation skall på varaktigt sätt innehålla uppgifter om när den upprättats, när den ekonomiska händelsen inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller, vilken motpart den berör samt i förekommande fall vilka handlingar som legat till grund för händelsen och var originalhandling förvaras.

För likartade ekonomiska händelser får en gemensam verifikation användas om den innehåller eller hänvisar till uppgifter enligt andra stycket i fråga om händelser som verifikationen omfattar.

Verifikationerna skall på varaktigt sätt vara försedda med verifikationsnummer eller andra identifieringstecken och i övrigt erforderliga uppgifter så att sambandet mellan verifikation och bokförd post utan svårighet kan fastställas. Verifikationer skall både före och efter bokföring förvaras ordnade på betryggande och överskådligt sätt. Om rättelse sker i en verifikation skall det anges när rättelsen skett och vem som företagit den.

8 §  Bokföringen skall ske på varaktigt sätt i ett ordnat och betryggande system av böcker, kort, listor eller andra hjälpmedel. Vad som bokförts får ej utplånas eller göras oläsligt.

Vid rättelse av felförd post skall anges när rättelsen skett och vem som företagit den. Om rättelse sker genom en särskild rättelsepost skall en särskild verifikation om rättelsen upprättas. Denna skall innehålla en hänvisning till det fel som avses. Samtidigt skall genom anteckning på den tidigare verifikationen eller på annat sätt säkerställas att man vid granskning av den tidigare bokförda posten utan svårighet kan få kännedom om rättelsen. Förordning (1991:1026).

9 §  Verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial kan utgöras av

1. material i vanlig läsbar form,
2. film eller annat material med registreringar i mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel,
3. hålkort, hålremsa, magnetband eller annat material med registreringar som genom omedelbar utskrift kan tas fram i form som avses i 1 eller 2.

Material som avses i första stycket 3 får ej användas för sammanfattningar av huvudbokföringen eller samtidigt för både verifikationerna och grundbokföringen.

Material som avses i första stycket 2 och 3 får användas endast om det kan anses säkerställt att registreringarna är varaktiga, att registrerade uppgifter är lätt åtkomliga samt att materialet bevaras på betryggande sätt. Förordning (1991:1026).

10 §  Räkenskapsåret skall omfatta perioden den 1 januari-den 31 december. Förordning (1996:1194).

11 §  För varje räkenskapsår skall den löpande bokföringen avslutas med ett årsbokslut. Detta består av en resultaträkning och en balansräkning.

Årsbokslutet skall avfattas i vanlig läsbar form. Det skall färdigställas senast två månader efter räkenskapsårets slut.

Myndighetens chef skall underteckna årsbokslutet. Förordning (1996:1194).

12 §  Resultaträkningen skall i sammandrag redovisa samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret. Den skall lämna en tillfredsställande redovisning av hur verksamheten har förändrat myndighetskapitalet under räkenskapsåret. Förordning (1991:1026).

13 §  Balansräkningen skall i sammandrag redovisa myndighetens samtliga tillgångar och skulder samt kapital. Tillgångarna uppdelas i omsättningstillgångar och anläggningstillgångar.

Varje sammandragen post i balansräkningen skall specificeras i en bilaga, om postens sammansättning inte framgår av bokföringen.

Myndigheten skall i anslutning till balansräkningen specificera de belopp som har avräknats mot statsbudgetens utgiftsanslag och inkomsttitlar samt uttag från och insättningar på statsverkets checkräkning i riksbanken. Förordning (1991:1026).

14 §  I årsbokslutet skall ytterligare, anpassat efter verksamhetens art, lämnas uppgifter och upplysningar om

1. grunderna för värdering av tillgångar och skulder med angivande av sådana ändringar i värderingsgrunderna som avsevärt påverkat redovisningen av myndighetens kapital,
2. grunderna för avskrivning av olika grupper av anläggningstillgångar med angivande av betydelsefulla ändringar i dessa grunder,
3. andra förhållanden av väsentlig betydelse för att bedöma den ekonomiska information som tagits in i årsbokslutet,
4. uppskrivningar av anläggningstillgångar som skett under räkenskapsåret med angivande av uppskrivningsbeloppen och deras användning,
5. kapitalmedelsförlust under räkenskapsåret som har föranlett nedskrivning av statskapitalet. Förordning (1991:1026).

15 §  Med anläggningstillgång förstås en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Med omsättningstillgång förstås annan tillgång.

Med en tillgångs anskaffningsvärde förstås utgiften för dess förvärv eller tillverkning. Med återanskaffningsvärde avses en motsvarande utgift om anskaffning skulle ske vid räkenskapsårets utgång (balansdagen).

16 §  Omsättningstillgångar tas upp till anskaffningsvärdet eller till det verkliga värdet om detta är lägre.

Med det verkliga värdet av en omsättningstillgång avses försäljningsvärdet efter avdrag för beräknad försäljningskostnad. Om tillgångens beskaffenhet eller andra omständigheter ger anledning härtill får det verkliga värdet dock bestämmas till återanskaffningsvärdet eller till annat värde som är förenligt med god redovisningssed.

Omsättningstillgångar får tas upp över anskaffningsvärdet om särskilda omständigheter föreligger och det kan anses förenligt med god redovisningssed. Förordning (1991:1026).

17 §  Anläggningstillgångar tas vid förvärvstillfället upp till anskaffningsvärdet.

På en anläggningstillgång, som fortlöpande minskar i värde på grund av ålder eller nyttjande eller annan därmed jämförlig orsak, skall årligen avskrivning ske med det belopp som svarar mot lämplig avskrivningsplan. Avskrivningstiderna skall anpassas till tillgångarnas ekonomiska livslängd.

Har värdet på en anläggningstillgång varaktigt gått ned skall nedskrivning ske med det engångsbelopp som kan anses erforderligt enligt god redovisningssed.

Anläggningstillgångar, som äger ett bestående värde som väsentligt överstiger det belopp med vilket de är uppförda i närmast föregående balansräkning, får tas upp till högst detta värde.

Vid värdering av aktier och andelar i intresse- och dotterföretag skall kapitalandelsmetoden tillämpas.

Det belopp varmed uppskrivning sker skall användas till uppskrivning av statskapital eller föras till annan specificerad post på balansräkningens passivsida. Förordning (1996:1194).

18 §  Fordringar, som är osäkra, tas upp till de belopp varmed de beräknas inflyta. En värdelös fordran får inte tas upp som tillgång.

En fordran som är anläggningstillgång får tas upp till sitt beräknade värde även om fordringen tagits upp till lägre belopp eller utelämnats i närmast föregående balansräkning därför att den varit osäker eller utan värde.

19 §  Utgifter för forsknings- och utvecklingsarbete och liknande får tas upp som anläggningstillgång om de beräknas bli av betydande värde för verksamheten under kommande år. En sådan tillgång skall årligen avskrivas med skäligt belopp, dock minst en femtedel, om ej på grund av särskilda omständigheter avskrivning med en mindre del får anses överensstämma med god redovisningssed.

20 §  Den bokföringsskyldige ansvarar för att

1. organisation och rutiner utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas,
2. kontantkassor och värdepapper samt förråd, varulager, maskiner, inventarier och övriga tillgångar inventeras i den omfattning som bedöms erforderligt, oavsett om staten äger tillgångarna eller myndigheten disponerar dem på någon annan grund,
3. kontoutdrag eller andra underlag avseende samtliga kassarörelser löpande stäms av mot bokföringen. Förordning (1984:536).

21 §  En beskrivning skall upprättas över tillämpat redovisningssystem. Av denna skall framgå redovisningens organisation och uppbyggnad, använda hjälpmedel och deras funktion samt bokföringens konton och deras användning (kontoplan).

Om automatisk databehandling används i redovisningssystemet skall beskrivning enligt första stycket kompletteras med systemdokumentation och behandlingshistorik i den mån det behövs för att man utan svårighet i efterhand skall kunna följa och kontrollera de enskilda posternas behandling och företagna bearbetningar inom systemet.Förordning (1991:1026).

22 §  I fråga om arkivvården av räkenskapsmaterial gäller arkivlagen (1990:782). Förordning (1991:1026).

23 §  Ekonomistyrningsverket får meddela de föreskrifter som behövs för tillämpningen av denna förordning. Förordning (1998:432).