JK 6674-12-28

Diarieföringsfrågor  

Vid samtal med Anna-Lena Carlsson framkom bl.a. följande. Från registratorskontoret skickas listor över öppna ärenden 3 – 4 gånger per år. Listorna är indelade efter handläggare och skickas till resp. enhetschef. Dessutom skickas några gånger per år listor över äldre öppna ärenden sorterade efter inkomstdatum. När ett ärende kommer till arkivarien kontrollerar denna att ärendet också är avslutat i diariet. Någon kontroll av diarieföringen av enskilda handlingar i ärendet sker dock inte. Hon håller en heldagsutbildning med varje ny handläggare angående rutiner beträffande allmänna handlingar, diarieföring m.m. En motsvarande utbildning genomfördes med samtliga handläggare hösten 2010 – våren 2011 i samband med övergången från Diabas till Platina.

Vid granskningen konstaterades vissa brister när det gäller diarieföringen av handlingar, händelser m.m. Detta exemplifieras av följande ärenden. Beträffande dnr 15213-2001 finns inte några handlingar i akten som rör möten med fastighetsägaren och de har inte heller noterats i diariet. Anteckningar om de bidragsärenden som rör fastigheten finns inte heller i akten och i diariet saknas hänvisningar till dessa ärenden. I dnr 13069-2008 är ett flertal e-postmeddelanden inte diarieförda (t.ex. meddelande från sökanden, begäran om komplettering, preliminärt besked till sökanden).  Dessutom har ärendet legat öppet utan åtgärd sedan april 2008 då sökanden meddelade att han skulle återkomma. I dnr 306-2008 återkallade sökanden ansökan muntligen vid ett telefonsamtal med en handläggare på länsstyrelsen under 2008. Ingen tjänsteanteckning är upprättad över detta samtal. Ärendet låg öppet utan åtgärd i fyra år varefter ärendet avslutades med en tjänsteanteckning av vilken framgår att man haft kontakt med sökanden under 2008. Av akten i dnr 309-2008 framgår att handläggare på länsstyrelsen vidtagit åtgärder (t.ex. samtal med sökanden per telefon). Dessa framgår dock inte av diariet. Dessutom har e-postmeddelanden och tjänsteanteckningar, daterade under år 2008, inte diarieförts förrän i februari 2012 i samband med att ärendet avslutats. I ett ärende rörande tillsyn av allmän kameraövervakning (dnr 7475-2011) antecknades att verksamheten var såld, att den nya ägaren skulle kontaktas angående över­föring av tillståndet samt att ett återbesök skulle göras.  Ärendet avslutades härefter utan att det i akten eller i diariet antecknades att några uppföljande åtgärder hade vidtagits. Att så hade skett framgår dock av ett tillstånds­ärende i vilket länsstyrelsen hade meddelat den nya ägaren till verksamheten tillstånd till allmän kameraövervakning samma dag som tillsynsärendet avslutades (dnr 401-2012). Något samband mellan ärendena finns inte antecknat i diariet eller i akterna. För den som enbart granskar tillsynsärendet är det alltså inte möjligt att få klarhet i vilka åtgärder som vidtagits eller varför ärendet avslutats. I dnr 11610-2005 hade, enligt den i år ingivna ärendeförteckningen, inget hänt sedan den 29 maj 2008. Det visade sig emellertid att en rad händelser hade ägt rum. De har dock diarieförts först i efterhand. Beträffande dnr 30-2007 hade vissa e-postmeddelanden sänts men inte diarieförts.  

I vissa fall har ett ärende avgjorts men inte avslutats i diariet. Dnr 7267-2011 är ett sådant exempel. Enligt uppgift beror detta på att berörd handläggare under hand, trots att det från länsstyrelsens synpunkt inte erfordras, vill följa fastighetsägarens vidtagna åtgärder. Någon notering om denna önskan återfinns dock inte, vare sig i akten eller i diariet. Dnr 12765-2008, 3554-2007 och 306-2008 är ärenden som egentligen är avslutade redan år 2008 men som inte har avförts från diariet förrän i februari 2012. I vissa ärenden som rör strukturfonder har i de senaste två årens ärendeförteckningar angetts att ärendena ska avslutas. Nu vid granskningen var ärendena avslutade, det fanns dock inte någon förklaring till varför de inte avslutats tidigare. Det hade inte hänt något i ärendena på flera år och vid granskningen fanns det inte heller någon förklaring till varför ärendena inte avslutats tidigare.

Överväganden  

Överväganden  

I 5 kap.1 och 2 §§offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, finns grundläggande bestämmelser om myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar samt om vad ett register ska innehålla. Bestämmelsernas syfte är bl.a. att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar.  

Enligt huvudregeln i 5 kap. 1 § OSL ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver dock inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver den varken registreras eller hållas ordnad. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar således bara handlingar för vilka sekretess gäller. Denna bestämmelse ger en myndighet en betydande frihet att ordna registreringen efter vad som är lämpligast. När myndigheten har bestämt sig för ett visst system måste detta emellertid tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten.  

Bestämmelsen i 5 kap. 1 § OSL innehåller inte någon bestämd tidsgräns. Det ligger emellertid i sakens natur att registrering ska ske så snart det är praktiskt möjligt. Genom registreringen ges allmänheten möjlighet att kontrollera vilka ärenden och handlingar som förekommer hos en myndighet. Frånvaron av registrering eller ett alltför långt dröjsmål med att registrera allmänna handlingar inskränker allmänhetens möjligheter till insyn i myndighetens verksamhet.  

En hög kvalitet på diarieföringen hos en myndighet är således ett viktigt led för att tillgodose offentlighetsprincipen. Självfallet är diarieföringen också av stor betydelse för en myndighets kontroll över den egna ärendehandläggningen.  

De beskrivna bristerna vad gäller akterna och diarieföringen är inte acceptabla. De återspeglar den kritik som Justitiekanslern tidigare lämnat till länsstyrelsen i sina årliga yttranden över Justitiekanslerns granskning av länsstyrelsens ärendeförteckningar. De nu konstaterade bristerna är således en del av mer generella brister vad gäller diarieföringens omfattning och aktualitet vid länsstyrelsen. Länsstyrelsen bör därför införa rutiner som säkerställer att både akter och diariet på ett tillförlitligt och löpande sätt visar ärendenas handläggningsstatus. Justitiekanslern konstaterar emellertid med tillfredsställelse att ett flertal ärenden – som hade kunnat avslutas tidigare – har avslutats under året. En förklaring till detta kan vara av att arbetet med att föra över ärenden från det gamla diarieföringssystemet Diabas till Platina har gjort att man har uppmärksammat saken.  

Överförmyndarärenden  

Handläggningen av dessa ärenden överflyttades till Länsstyrelsen i Östergötlands län den 1 juli i år. Protokoll från inspektioner av överförmyndare och överförmyndarnämnder från den 1 juli 2010 – 30 juni 2012 granskades. Några tillsynsärenden granskades också. Det konstaterades att tillsynen hade skett i föreskriven omfattning. Klagomål från enskilda hade lett till åtgärder. Besluten var genomgående välformulerade och kritik hade i vissa fall utdelats.  

Kulturmiljöärenden  

De fem äldsta ärendena om byggnadsminnen granskades. Kompletterande upplysningar om ärendena lämnades av företrädare för kulturmiljöenheten.  

Det äldsta ärendet (dnr 15213-2001) anhängiggjordes år 2001. Vid samtalen med företrädarna för enheten redovisades godtagbara skäl till varför ärendet ännu inte hade avgjorts. Bl.a. hade flera sammanträffanden med ägaren till den berörda fastigheten skett under årens lopp och länsstyrelsen har sedan år 2001 genom ett antal beslut gett ägaren bidrag till olika åtgärder som vidtagits på fastigheten.  

Ärenden rörande tillsyn över bevakningsföretag

Även denna ärendegrupp har förts över till Länsstyrelsen i Östergötlands län per den 1 juli i år. Justitiekanslern granskade akterna i de ärenden rörande bevakningsföretag som hade lagts upp under tiden den 1 januari 2010 – 30 juni 2012. Granskningen avsåg länsstyrelsens tillsyn enligt 10 § lagen (1974:191) om be­vakningsföretag och företagens redogörelser för sin verksamhet enligt 9 § nämnda lag.  

Enligt 10 § lagen om bevakningsföretag ska länsstyrelsen inspektera auktoriserade bevaknings- och utbildningsföretag minst en gång vartannat år. Justitiekanslern noterar att den senaste in­spektionen av bevakningsföretagen i länet skedde år 2010 och att Länsstyrelsen i Östergötland har informerats om detta. Justitiekanslern utgår därför från att Länsstyrelsen i Östergötlands län genomför inspektion av de aktuella bevakningsföretagen under inne­varande år.  

Justitiekanslern noterar vidare att länsstyrelsen genom påminnelser har sett till att samtliga bevakningsföretag i länet under åren 2010-2012 har fullgjort sin rapporterings­skyldighet enligt 9 § lagen om bevakningsföretag.  

Justitiekanslerns samlade bedömning av länsstyrelsens handläggning av ärenden enligt lagen om bevakningsföretag är att denna har skett på ett noggrant och rättssäkert sätt. Länsstyrelsen har sålunda påtalat de brister som har förekommit i bevakningsföretagens årliga redogörelser, t.ex. när inte all personal har anmälts till länsstyrelsen. Länsstyrelsens protokoll var genomgående välformulerade och ordningen i akterna var mycket god.  

Justitiekanslern noterar också att överlämningen av denna ärendekategori till Länsstyrelsen i Östergötlands län synes ha fungerat mycket bra och att båda länsstyrelserna har informerat samtliga berörda bevakningsföretag om att Länsstyrelsen i Östergötland numera handlägger dessa ärenden.  

Ärenden rörande djurskydd och djurförbud

Akterna i de 30 första ärendena avseende djurskydd som hade avgjorts hittills under år 2012 och som rörde anmälningar som hade ansetts befogade och som därför hade lagts upp som särskilda ärenden granskades. Vidare granskades de fem först avgjorda djurförbuds­ärendena under år 2012.  

Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del är att läns­styrelsen handlägger dessa ärendekategorier på ett snabbt och rättssäkert sätt. Ordningen i akterna var mycket god och besluten var välformulerade.  

Ärenden rörande naturreservat m.m.

De fem äldsta öppna ärendena angående naturreservat och ytterligare sju slumpmässigt utvalda ärenden på Naturavdelningen granskades.  

Den samlade bedömningen av granskningen i denna del är att natur­av-delningen synes ha upparbetade och väl fungerande handläggningsrutiner. Diarie­föringen var genomgående bra och i överensstämmelse med de handlingar som de facto fanns i akterna. Besluten var välformulerade och ordningen i akterna var mycket god.  

Ärenden rörande allmän kameraövervakning

Akterna i alla öppna ärenden som hade påbörjats före den 1 juli 2011 samt akterna i alla ärenden som hade avgjorts hittills i år granskades. Vidare granskades de fem senast avgjorda tillsynsärendena. Handläggningstiderna var föredömligt korta i nästan samtliga ärenden och ordningen i akterna god.  

Vid samtal med handläggaren av kameraärenden framkom bl.a. följande. Länsstyrelsen följer den länsstyrelsegemensamma nationella tillsynsplanen. För 2012 innebär det att länsstyrelsen ska utöva tillsyn över skolor och restauranger. Enligt tillsynsplanen ska tillsyn ske av minst tio objekt. Hittills i år har dock inte några tillsynsbesök gjorts. Länsstyrelsen har inte fått in några anmälningar som gäller otillåten kameraövervakning på platser dit allmänheten har tillträde. I princip görs dock besök i alla tillståndsärenden, vid vilket kamerornas placering och upptagningsområde kontrolleras. Någon särskild kontroll sker inte av kameraövervakning som får ske efter anmälan till länsstyrelsen.