JO dnr 1721-2009

I en anmälan, som kom in till JO den 25 mars 2009, framförde Christer W. kritik mot Näringsdepartementet. Han uppgav att han hade efterfrågat diarienummer på tre skrivelser som han sänt till departementet och att han därvid hade fått besked om att handlingarna inte kunde återfinnas. Christer W. uppgav vidare att han av registrator på departementet hade fått veta att mindre viktiga brev enligt gällande rutiner inte diariefördes. Enligt Christer W. hade han därefter, den 10 mars 2009, skickat en skriftlig förfrågan till expeditionschefen vid departementet, Dag Ekman, om rutinerna för diarieföring, men vid tidpunkten för anmälan ännu inte fått något svar.

Christer W. bifogade en kopia av sin skriftliga förfrågan till departementet.

Näringsdepartementet anmodades att yttra sig över anmälan. I sitt remissvar anförde expeditionschefen Fredrik Ahlén bl.a. följande. (Den i remissvaret angivna bilagan har utelämnats här)

Handläggningen

Under februari 2009 inkom till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) två skrivelser från Christer W., den ena den 9 februari och den andra den 24 februari. Skrivelserna, som båda innehöll en och samma begäran om att utfå allmän handling, inkomststämplades av departementets registrator och överlämnades till berörd enhet – enheten för statligt ägande (SÄ) – utan att registreras i departementets diarium.

I början av mars kontaktade Christer W. registratorskontoret per telefon och undrade vad som hänt med de tre handlingar, daterade den 6, 17 och 23 februari 2009, som han uppgav att han skickat till departementet. Registratorskontoret kunde inte ge något besked, utan hänvisade Christer W. till expeditionschefen Dag Ekman.

Den 9 mars 2009 kontaktade Christer W. expeditionschefen Dag Ekman per telefon för att få reda på om handlingarna hade diarieförts. Utan kännedom om handlingarnas innehåll kontrollerade expeditionschefen Dag Ekman under samtalet i det elektroniska diariet, men hittade inte någon av handlingarna. Han lovade att undersöka vad som kunde ha inträffat och bad att få återkomma. Det visade sig att

Kommentar till handläggningen

Huvudregeln är att handlingar registreras samma dag som de kommer in till Näringsdepartementet. När det gäller handlingar som endast innehåller en begäran om utlämnande av allmän handling finns dock särskilda, skriftliga rutiner som innebär avvikelser från huvudregeln, se bilaga. Som framgår av rutinerna inkomststämplas en skriftlig förfrågan om att få ut en allmän handling, som inkommer till Näringsdepartementet av registrator och den berörda enheten underrättas om beställningen. Enheten bekräftar beställningen till registrator. Den hålls sedan ordnad på registratorskontoret och tillförs uppgiften om när den begärda handlingen lämnats ut. I den mån beställningen måste prövas och därför inte kan expedieras utan dröjsmål, ber enheten registrator att diarieföra beställningen.

Tjänstemännen i departementet är väl förtrogna med gällande rutiner för registrering av inkomna handlingar. Det sker återkommande genomgångar i ärendehantering och liknande där dessa rutiner gås igenom. I handläggningen av just detta ärende har det dock brustit i kommunikationen mellan registrator och den handläggande enheten genom att registratorskontoret inte kontaktade enheten på annat sätt än att de inkomna handlingarna översändes med internposten. Enheten har inte heller bekräftat beställningen till registratorskontoret. Vidare har inte beställningen hållits ordnad på registratorskontoret. Det inträffade är högst beklagligt. Undertecknad har diskuterat det inträffade med de inblandade för att säkerställa att i bilagan beskrivna rutiner fortsättningsvis tillämpas på ett korrekt sätt.

Christer W. kommenterade remissyttrandet.

Sekretesslagen (1980:100) har den 30 juni 2009 ersatts av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) . I det följande hänvisar jag till offentlighets- och sekretesslagen som i aktuella hänseenden inte har inneburit några sakliga ändringar.

Enligt huvudregeln i 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver dock inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.

Innebörden av bestämmelsen är bl.a. att en ovillkorlig registreringsskyldighet föreligger endast beträffande handlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller allmänna handlingar som inte innehåller sekretessbelagda uppgifter kan myndigheten välja mellan att registrera handlingarna och att hålla dem ordnade. Vidare innebär bestämmelsen att handlingar vilka uppenbarligen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet varken behöver registreras eller i övrigt hållas ordnade. Bedömningen av om en handling är av sådan ringa betydelse som avses får göras från fall till fall, men några kategorier av handlingar som typiskt

Mot bakgrund av det anförda har jag inte några invändningar mot att Näringsdepartementet inte diarieför handlingar genom vilka allmänna handlingar har begärts utlämnande. I det aktuella fallet har dock inte rutinerna som ska säkerställa en korrekt hantering följts. Det är jag kritisk till. Jag utgår från att det inträffade inte upprepas.

Christer W. har i sitt yttrande över remissvaret anfört att Näringsdepartementet inte tagit upp frågan om hanteringen av hans begäran om att få ta del av en allmän handling. Jag konstaterar emellertid att Christer W. i sin anmälan klagade på diarieföringen och att det således var denna fråga som JO:s remiss rörde. Jag förutsätter att departementet numera har behandlat utlämnandefrågan och finner mot den bakgrunden inte skäl att gå vidare i saken.

Ärendet avslutas.