JO dnr 1862-2020

AA, BB, CC och DD framförde klagomål mot bl.a. Byggnadsnämnden i Halmstads kommun för långsam handläggning av ett återförvisat tillsynsärende m.m. Av anmälan och efterföljande tillägg framgick att nämnden inte hade återupptagit handläggningen efter att ärendet hade återförvisats dit.

Vidare framgick av handlingar som fogats till JO-anmälan och efterföljande skrivelser följande.

Nämnden beslutade den 25 januari 2019 att skriva av tillsynsärendet (beslutsnr D 2019-000067 i nämndens ärende med dnr BN 2018-001735). AA m.fl. överklagade beslutet.

Länsstyrelsen i Hallands län beslutade den 27 november 2019 att återförvisa tillsynsärendet till nämnden för erforderlig handläggning. I beslutet

AA skickade den 27 januari 2020 följande e-postmeddelande till nämndens byggchef med kopia till nämndens ordförande EE:

Hej.

Länsstyrelsen i Hallands län har återförvisat tillsynsärendet

D 2019-000067 för [fastighetsbeteckningen utelämnas här; JO:s anm. ] för erforderlig handläggning.

Jag vill veta vem som handlägger ärendet och hur ärendet framskrider.

Byggchefen skickade följande svar till AA den 29 januari 2020:

Hej!

Vi har ännu inte fått detta beslut oss tillhanda. Vi ser fram emot att läsa beslutet när det kommer oss tillhanda. Handläggaren i ärendet är [namnet utelämnas här; JO:s anm. ].

Den 9 februari 2020 skickade AA återigen ett e-postmeddelande till byggchefen:

Hej igen,

Jag har fått information från Länsstyrelsen i Hallands Län om att beslutet gällande D 2019-000067 översändes till Halmstads Kommun den 27 november 2019. Länsstyrelsen i Hallands län informerar enligt nedan:

"Beslutet expedierades (skickades) till kommunen samma dag som det skickades till övriga parter i sändlistan den 27 november 2019."

Ni har alltså haft beslutet hos er sedan den 27 november 2019. Mina frågor till dig kvarstår. Vem handlägger tillsynsärendet som återförvisats tillbaka till Byggnadskontoret och hur framskrider ärendet?

Byggchefen svarade den 10 februari 2020:

Hej AA!

Tillsyn 1:85 säger inte mig så mycket, och länsstyrelsen har ett annat diarium än vad vi har. Hade varit bra om du kunde bifoga hela fastighetsbeteckningen till mig så kan jag kan hjälpa dig med den information du efterfrågar.

En av personerna som inkommit med klagomål i nämndens tillsynsärende skickade den 12 februari 2020 följande e-postmeddelande till nämndens ordförande, EE, och med kopia till vice ordförande, FF:

Hej!

Jag tillskriver er så som ordförande samt vice ordförande i byggnadsnämnden

^{vid Halmstads Kommun.}

Jag har tagit del av bifogad mailväxling (i PDF) mellan [byggchefen; JO:s anm. ] och fastighetsägaren AA [fastighetsbeteckningen här utelämnad: JO:s anm. ].

I mailväxlingen ser jag att du EE till en början är inkluderad men att du sedan plockats bort av [byggchefen; JO:s anm. ]

[Svaren från byggchefen, som redovisats ovan, utelämnas här; JO:s anm. ]

Kan ni hjälpa oss och reda ut:

Vad har hänt med tillsynsärendet inom Halmstads Kommun sedan den 27 november kl 15:47? Var inom Halmstads Kommun hanteras ärendet just nu? Vem är handläggare av tillsynsärendet nu när ärendet återförvisats till nämnden för erforderlig handläggning?

FF svarade den 13 februari 2020 följande:

Hej [namnet utelämnas här; JO:s anm. ], jag har idag pratat med personal på förvaltningen gällande din fråga. [Byggchefen; JO:s anm. ] är borta och återkommer på måndag men jag har givit annan personal i uppgift att kontrollera vad som händer i ärendet. Vi kommer att ha presidiemöte på måndag och kommer då få svar på din fråga. Jag återkommer till dig efter det mötet. […]

Den 17 februari 2020 återkom FF med följande upplysningar:

Hej […] Jag har fått lite information angående ärendet, det ligger lite längre ner i prioriteringsordningen och kommer behandlas inom en tidsram som jag tyvärr inte kan ge dig, har inte fått någon sådan av förvaltningen. Men den ligger och väntar på att behandlas. Hoppas det var ett tillräckligt bra svar.

JO tog i februari 2021 del av ett ärendeblad i nämndens ärende. Av ärendebladet framgick att länsstyrelsens beslut inte hade diarieförts i ärendet och att inga handläggningsåtgärder vidtagits efter att ärendet hade återförvisats till nämnden.

JO uppmanade den 5 mars 2021 nämnden att yttra sig över handläggningen av ärendet efter länsstyrelsens beslut om återförvisning.

Nämnden yttrade i huvudsak följande:

Byggnadsnämnden beslutade 2019-01-25 (D 2019-000067) att avskriva tillsynsärendet (BN 2018-001735) gällande olovliga installationer samt betydande olägenheter avseende fastighet [här utelämnat; JO:s anm. ]. Beslutet överklagades av grannar och överklagandet inkom till Byggnadsnämnden 2019-02-18 och inom rätt tid. Överklagan skickades vidare till Länsstyrelsen 2019-02-19.

Länsstyrelsen beslutade 2019-11-27 (dnr 403-1306-19) att upphäva Byggnadsnämndens beslut samt att återförvisa ärendet till Byggnadsnämnden för erforderlig handläggning. Beslutet ska ha inkommit till nämnden samma dag, 2019-11-27.

Beslutet registrerades dock ej i Byggnadsnämndens diarie och det finns inga spår av att beslutet inkommit till Byggnadsnämnden. Länsstyrelsen uppger vid efterforskning att man sänt beslutet till Byggnadsnämnden 2019-11-27 i samband med att övriga berörda fick beslutet. Länsstyrelsen uppger att de har sänt beslutet till kommunens kontaktcenters e-mailadress, direkt@halmstad.se. Det finns dock inga spår av detta mail i kontaktcenters ärendesystem, dit alla

Vi kan konstatera att Byggnadsnämnden inte kan bekräfta att beslutet inkommit till Byggnadsnämnden. Ej heller kan Länsstyrelsen visa att de har skickat beslutet till Byggnadsnämnden. Om beslutet inkommit till kommunen har beslutet fastnat eller försvunnit någonstans mellan kommunens kontaktcenter Halmstad Direkt och Byggnadsnämnden. Då vi inte kan hitta några spår av handlingen kan vi inte heller precisera var, vad eller vem som orsakat att handlingen inte diarieförts enligt gällande rutiner och process.

I sin JO-anmälan uppger grannarna att de kontaktade Byggnadsnämndens byggchef två gånger under januari och februari 2020 via mail för att få information hur ärendet framskrider med avseende på Länsstyrelsens beslut om återförvisning, som de själva har fått. Enligt grannarna får de information av byggchefen att Byggnadsnämnden inte har fått beslutet från Länsstyrelsen utan att vi fortfarande väntar på beslutet. Varför dessa mail från grannarna inte föranleder byggchefen att efterforska om det trots allt finns ett beslut är oklart och går ej att få svar på då byggchefen inte längre är anställd på Byggnadsnämnden.

Att beslutet från Länsstyrelsen saknas i Byggnadsnämndens diarie blir känt först i och med att remissen inkom från JO där beslutet ingår som bilaga.

Remissen från JO inkom 2021-03-11. Då Länsstyrelsens beslut inte kommit till ansvarig handläggares kännedom har ärendet således inte handlagts vidare förrän nu och den processen pågår. – – –

Byggnadsnämnden anser att klagomålet över Byggnadsnämndens handläggning i ärendet efter Länsstyrelsens beslut 2019-11-27 är berättigat. System och processer för hantering av handlingar som inkommer till Byggnadsnämnden ska vara kvalitetssäkrad och rättssäker.

Byggnadsnämnden har vidtagit åtgärder för att förhindra att liknande brister uppstår i hantering av handlingar. Åtgärderna innebär bl a översyn av processen och förändrad ansvarsfördelning.

AA m.fl. kommenterade remissvaret och förde fram ytterligare klagomål mot nämnden, bl.a. om bristande diarieföring.

JO tog på nytt del av ett ärendeblad i nämndens ärende.

Enligt 11 kap. 5 § plan- och bygglagen (2010:900) ska en byggnadsnämnd pröva förutsättningarna för och behovet av att ingripa eller besluta om en påföljd, så snart det finns anledning att anta att någon inte har följt en bestämmelse i lagen, i föreskrifter, domar eller andra beslut som har meddelats med stöd av lagen eller i EU-förordningar som rör frågor inom lagens tillämpningsområde.

Enligt 9 § första stycket förvaltningslagen (2017:900) ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten

Länsstyrelsen har uppgett för nämnden att beslutet om återförvisning expedierades den 27 november 2019 till nämnden med e-post till kommunens kontaktcenter. Nämnden har i sitt svar till JO framfört att länsstyrelsens beslut kom den till handa först i samband med JO:s remiss i mars 2021.

Det framgår av de e-postmeddelanden som redogjorts för under Anmälan att byggchefen redan i januari 2020 fick uppgift om att länsstyrelsens beslut saknades i nämndens diarium. Det borde då givetvis ha vidtagits åtgärder för att reda ut hur det förhöll sig med den saken. Nämnden bär ansvaret för att det inte gjordes.

Som en konsekvens av den bristfälliga hanteringen har ärendets handläggningstid efter återförvisningsbeslutet blivit oacceptabelt utdragen. Jag är mycket kritisk till detta.

Nämndens uppgifter till JO m.m.

Den som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen ska beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet (se 1 kap. 9 § regeringsformen ). Kravet på saklighet och opartiskhet omfattar inte bara hur en sak rent faktiskt har handlagts och vilka verkliga skäl som ligger bakom ett beslut eller annat handlande från en myndighet. Även hur myndighetens agerande kan uppfattas är av betydelse. Redan risken för att andra kan uppfatta att saklighet och opartiskhet inte iakttas är tillräckligt för att handlandet ska kunna anses strida mot bestämmelsen. (Se Bull och Sterzel, Regeringsformen – en kommentar [2019, version 4, JUNO] s. 54 f.)

I det nu aktuella fallet har JO i enlighet med bestämmelsen i 13 kap. 6 § andra stycket regeringsformen begärt att nämnden ska yttra sig och lämna upplysningar. Av JO:s remiss framgick även att berörd befattningshavare borde ges tillfälle att lämna synpunkter.

Nämnden har i sitt yttrande till JO uppgett att, eftersom byggchefen inte längre är anställd vid nämnden, har det inte kunnat klarläggas varför denne inte efterforskade länsstyrelsens beslut. I samband med att AA m.fl. kommenterade nämndens remissvar gav de in ett e-postsvar från en områdeschef på Halmstads kommuns avdelning HR Service den 11 juni 2021. Av svaret framgår att byggchefen avslutade sin anställning den 26 mars 2021. Det är tre veckor efter att JO remitterade ärendet till nämnden. Mot denna bakgrund finner jag det anmärkningsvärt att nämnden uppger att det inte gått att utreda varför länsstyrelsens beslut inte efterforskades. Nämnden påstår inte ens att något försök gjorts för att få klarhet i frågan. Enligt min mening kan det ifrågasättas

Vidare berör nämnden i sitt remissvar inte de kontakter som förekom mellan å ena sidan en enskild som fört fram synpunkter i nämndens tillsynsärende och å andra sidan nämndens ordförande, EE, samt vice ordförande, FF. Av den epostkorrespondensen, som redogjorts för under Anmälan, framgår att EE och FF i februari 2020 fick meddelande om både att länsstyrelsens beslut saknades i nämndens diarium och att beslutet inte heller hade efterforskats av byggchefen trots påstötningar från enskilda. FF bekräftade att han tagit emot informationen och förklarade att frågan skulle upp på ett presidiemöte. Han lämnade därefter i ytterligare ett svar, per e-post den 17 februari 2020, upplysningar om ärendets handläggning. Upplysningarna kan inte förstås på annat sätt än att han då hade fått kännedom om beslutet och att ärendet fanns hos nämnden. Denna epostkorrespondens framgår av en bilaga till anmälan och översändes till nämnden med JO:s remiss. Jag noterar också att såväl EE som FF deltog i nämndens beslut om remissyttrande till JO.

Sammanfattningsvis visar utredningen således att tjänstemän inom förvaltningen samt EE och FF i februari 2020 fick uppgift om länsstyrelsens beslut. Det nämnden uppger i remissvaret om när det blev känt att beslutet saknades stämmer alltså inte.

Dessa omständigheter ger intrycket att såväl inblandade tjänstemän som EE och FF avsiktligt undvek att agera för att handläggningen av ärendet skulle kunna återupptas. Detta står i strid med regeringsformens krav på saklighet och objektivitet. EE och FF samt nämnden, som bär ansvaret för dess tjänstemäns agerande, förtjänar allvarlig kritik.

Det som framkommit för mig vidare in på den sanningsplikt som följer av 13 kap. 6 § andra stycket regeringsformen (se SOU 1985:26 s. 195 f.). Den som står under JO:s tillsyn ska således lämna de upplysningar och yttranden som en ombudsman begär och uppgifterna ska vara korrekta.

Det är uppseendeväckande att den aktuella e-postkorrespondensen över huvud taget inte nämnts i remissvaret och att EE och FF inte har bemött innehållet i den. Jag kan dock inte med tillräcklig säkerhet slå fast att EE och FF har lämnat oriktiga uppgifter. Oavsett hur det förhåller sig konstaterar jag att nämnden inte heller i detta avseende har besvarat JO:s remiss med tillräcklig omsorg.

Avslutningsvis

Mer än ett år har förflutit sedan ärendets handläggning återupptogs. Jag utgår från att nämnden snarast driver ärendet mot ett avgörande och avslutar det. Jag emotser vidare en kopia av nämndens kommande beslut i ärendet.

Vad som i övrigt har förekommit i ärendet föranleder inte några åtgärder eller uttalanden från min sida.