JO dnr 2115-2002

Vid min inspektion av Miljö- och byggnadsnämnden i Ystads kommun den 23 - 25 april 2002 (JO:s ärende dnr 1267-2002) antecknades i protokollet under punkten 3.3.3 bl.a. följande.

Miljö- och byggnadsnämnden beslutade den 7 mars 2000 att en skytteförening skulle betala en fast årlig avgift (dnr 2000.0315). Föreningen överklagade beslutet och nämnden beslutade den 27 april 2000 att vidhålla sitt beslut och överlämna överklagandet till länsstyrelsen. Dokumentationen i akten är bristfällig, men enligt handläggaren tog en företrädare för föreningen troligen kontakt med länsstyrelsen, som i sin tur kontaktade handläggaren vid miljö- och byggnadsnämnden den 11 januari 2001. Handläggaren talade samma dag med företrädaren för föreningen och upplyste denne om att överklagandet inte skickats vidare till länsstyrelsen. Företrädaren förklarade då att han återkallade överklagandet. I beslut samma dag avskrev handläggaren ärendet från vidare handläggning med anledning av återkallelsen.

Efter att inspektionen hade avslutats beslutade jag att inhämta utredning och yttrande från nämnden angående handläggningen av överklagandet.

Nämnden anförde följande.

Miljö- och byggnadsnämnden beklagar att överklagandet inte översändes skyndsamt till länsstyrelsen. En förklaring till att ärendet blev liggande kvar hos nämnden är att det fanns oklarheter om vem på förvaltningen som var ansvarig för expedieringen av nämndens ärenden. Detta problem har sedermera rättats till genom att förvaltningens gemensamma administration expedierar samtliga nämndärenden.

Avskrivningen av ärendet var felaktig. Rutinerna inom miljöavdelningen har nu setts över för att förhindra en upprepning. Personalen har fått information om att det är endast överinstansen som kan återkalla ett överklagande. Under hösten 2002 planerar miljöavdelningen att tillsammans med kommunjuristen gå igenom JO:s protokoll för att säkerställa att korrekt handläggning görs i framtiden.

I 27 § samma lag finns bestämmelser om omprövning av beslut. I lagrummet föreskrivs att en myndighet skall ändra ett beslut som den meddelat som första instans, om den finner att beslutet är uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter eller av någon annan anledning och om ändringen kan ske snabbt och enkelt utan att det blir till nackdel för någon enskild part.

Om beslutsmyndigheten, sedan ett överklagande kommit in, finner att det överklagade beslutet inte snabbt och enkelt kan ändras så som klaganden begärt, skall myndigheten, som ovan framgått, göra en rättidsprövning och, om skrivelsen kommit in i rätt tid överlämna skrivelsen med överklagandet och övriga handlingar till överinstansen. Frågan inom vilken tidsfrist ett sådant överlämnande skall ske är inte reglerad i någon författning. Det ligger emellertid i sakens natur att ett överlämnande måste ske utan dröjsmål. Den allmänna regeln i 7 § förvaltningslagen om snabb och enkel handläggning skall vara vägledande även i detta hänseende. JO har i anslutning till denna bestämmelse i flera beslut uttalat att myndigheterna skall överlämna en överklagandeskrift och övriga handlingar i ärendet till överinstansen utan dröjsmål och att handläggningstiden i normalfallet inte bör överstiga en vecka (se bl.a. JO:s ämbetsberättelse 1995/96 s. 314). I vissa fall kan det till och med krävas snabbare handläggning.

I det nu aktuella ärendet har nämnden, efter närmare nio månader, uppmärksammats på att skrivelsen med överklagande aldrig har överlämnats till överinstansen. Ett sådant dröjsmål är självfallet helt oacceptabelt.

Efter det att klaganden förstått att skrivelsen med överklagande inte överlämnats till överinstansen återkallades överklagandet. Nämnden avskrev då ärendet från vidare handläggning. Genom beslutet den 7 mars 2000 hade emellertid nämnden skilt sig från ärendet. Därefter kan myndigheten endast göra en rättidsprövning av ett överklagande av beslutet ( 24 § förvaltningslagen ), rätta en uppenbar oriktighet i beslutet (26 § ) eller ompröva ärendet under vissa förutsättningar (27 §). All annan handläggning ankommer på överinstansen. Det har således varit fel av nämnden att avskriva ärendet.

Handläggningen av överklagandet har innehållit allvarliga felaktigheter. Jag förutsätter att de åtgärder som nämnden enligt remissvaret avsåg att vidta för att säkerställa en korrekt handläggning numera ägt rum. Med dessa uttalanden avslutar jag ärendet.