JO dnr 2333-2013

AA framförde, i en anmälan som kom in till JO den 21 april 2013, klagomål mot Skatteverket för handläggningen av en begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Av anmälan och bifogad e-postkorrespondens mellan AA och Skatteverket framgick bl.a. följande.

Skatteverket inledde en bosättningsutredning beträffande AA:s före detta sambo BB med anledning av att AA kontaktade myndigheten. Beslut i folkbokföringsärendet fattades den 18 mars 2013. Då det uppstod en tvist vid domstol mellan AA och BB kontaktade han Skatteverket för att få ut vissa handlingar. Den 15 mars 2013 kontaktade han handläggaren via e-post och bad att få kopia på de tjänsteanteckningar som fanns i folkbokföringsärendet, speciellt de som rörde BB:s och hennes advokats påstående om att hon hade haft dubbel bostad. Han skickade en påminnelse den 21 mars 2013. Samma dag svarade handläggaren att hon inte hade några tjänsteanteckningar angående AA:s före detta sambo och hennes advokaters uppgifter om bostäder och dubbelt boende. AA svarade samma dag att han begärde att få ut de underlag som Skatteverket fått i ärendet. Den 26 mars 2013 skickade AA återigen ett e-postmeddelande till handläggaren där han begärde att få ut kopior av Skatteverkets tjänsteanteckningar i ärendet. Han skickade ett nytt e-postmeddelande med en liknande begäran till handläggaren den 9 april 2013. Då han inte fick något svar så skickade han även ett meddelande den 16 april i vilket han begärde att få kopia av mailkorrespondens samt tjänsteanteckningar som rörde BB:s vägran att skriva sig på sin nya adress. När han alltjämt inte fick något svar från handläggaren skickade han den 18 april 2013 ett e-postmeddelande till handläggarens chef och begärde att få ut alla handlingar i ärendet. I meddelandet angav han särskilt att hans begäran var brådskande eftersom han var förelagd att yttra sig till tingsrätten senast den 22 april. Vid tiden för JO-anmälan hade han alltjämt inte fått ut några handlingar från Skatteverket.

Handlingarna i Skatteverkets ärende med dnr 18 26156719 hämtades in och granskades. Av dessa framgick att det i ärendet bl.a. fanns två tjänsteanteckningar från samtal med BB samt ett yttrande undertecknat och ingivet av BB.

Muntliga upplysningar inhämtades från handläggaren CC på Skatteverket. Hon uppgav följande.

Hon besvarade AA:s begäran om att få del av tjänsteanteckningar den 21 mars 2013. Hon meddelade honom att några tjänsteanteckningar av det slag som han efterfrågade inte fanns. AA skickade sedan ytterligare ett antal e-postmeddelanden till henne i vilka han återigen begärde att få del av vissa tjänsteanteckningar. Hon gjorde dock bedömningen att dessa meddelanden inte innehöll något nytt i förhållande till det tidigare meddelandet och att AA hade fått det besked som hon kunde lämna redan den 21 mars. Därför besvarade hon inte de meddelanden som AA skickade till henne efter hennes svar till honom den 21 mars. AA skickade sedan ett e-postmeddelande till DD den 18 april 2013 och begärde ut alla handlingar i det aktuella ärendet. Eftersom DD ville tala med henne innan han vidtog några åtgärder så skickades handlingarna över till AA måndagen den 22 april eller allra senast tisdagen den 23 april då hon åter var i tjänst efter en ledighet. Handlingarna skickades till AA via e-post. Under hela den här perioden hade hon av personliga skäl en hel del frånvaro från arbetet. Det medförde att hon hade en hög arbetsbelastning då hon var i tjänst.

Ärendet remitterades till Skatteverket för yttrande över vad AA uppgett i sin anmälan angående handläggningen av hans begäran om att få ut vissa handlingar. Skatteverket (genom sektionschefen EE och verksjuristen FF) inkom med följande yttrande.

Utredning

Skatteverkets huvudkontor har hämtat in yttrande från Skatteverkets södra region. Av yttrandet framgår i huvudsak följande.

Skatteverket fick den 15 mars 2013, via e-post, en skriftlig begäran från AA om utlämnande av kopior av tjänsteanteckningar i ett folkbokföringsärende. Skrivelsen var ställd till den tjänsteman som hade handlagt ärendet. Tjänstemannen vidtog inga åtgärder eftersom det enligt henne inte fanns några tjänsteanteckningar att lämna ut.

Då AA inte fick något svar skickade han den 21 mars 2013 ytterligare ett brev med samma begäran. Tjänstemannen svarade samma dag via e-post att de handlingar som efterfrågades inte fanns i ärendet. Hon lämnade dessutom information om att Skatteverket hade fattat beslut i folkbokföringsärendet och att ärendet var avslutat. I direkt anslutning till Skatteverkets svar lämnade AA in en ny begäran om att få ta del av det underlag som Skatteverket hade fått i ärendet. Eftersom tjänstemannen ansåg att hon redan hade besvarat förfrågan, lämnade hon brevet utan åtgärd.

AA upprepade via e-post sin begäran den 26 mars, den 9 april och den 16 april 2013. Tjänstemannen var, med undantag för ett par dagar i april, under perioden den 26 mars till den 6 maj borta från arbetet och besvarade inte breven, vilket hon hade lämnat ett meddelande i e-postbrevlådan om. Hon hade däremot inte delegerat sin e-postbrevlåda.

Dagen därpå, den 23 april 2013, begärde AA i ett e-postbrev till sektionschefen, att få svar på frågan om han hade fått alla handlingar i folkbokföringsärendet. AA uppgav att tjänstemannen tidigare hade hänvisat till en handling från före detta sambons advokat, men att han inte hade fått den. I ett e-postbrev till sektionschefen den 26 april 2013, krävde AA att få ut det dokument som tjänstemannen hade hänvisat till. Sektionschefen svarade samma dag att samtliga handlingar hade lämnats ut. Sektionschefen och AA har under perioden den 22 till 26 april haft flera samtal. Vad gäller de efterfrågade handlingarna har det i det aktuella folkbokföringsärendet varken funnits någon skrivelse från den tidigare sambons advokat eller några tjänsteanteckningar. Tjänstemannen menar att AA kan ha missuppfattat henne då hon har förklarat varför utredningen tog tid. En bosättningsutredning måste göras för att fastställa om det var fråga om bosättning på två orter, d.v.s. dubbel bosättning, eller om ändring av folkbokföringen skulle ske till en ny adress .

Bedömning

Aktuella bestämmelser och Skatteverkets rutiner En begäran att få ta del av allmänna handlingar ska behandlas genast eller, om framställningen avser att få kopia av en allmän handling, skyndsamt ( 2 kap. 13 § tryckfrihetsförordningen ).

Skatteverket har sedan flera år tillbaka en särskild sekretessrutin (dnr 131 836439-09/111). Av rutinen framgår hur handläggning av en begäran om att få ut handlingar och uppgifter ska ske. Bl.a. framgår att utlämnande av allmänna handlingar är högprioriterade uppgifter som kräver en snabb hantering. Vidare framgår att kravet på skyndsam hantering vid utlämnande av kopia av allmän handling innebär att handläggningen ska ske med förtur. Skatteverket bör i regel pröva frågan om utlämnande genast och lämna ut kopia omedelbart. Finner ansvarig tjänsteman att en allmän handling eller en uppgift ur en allmän handling inte kan lämnas ut helt eller delvis ska sökanden meddelas detta. Meddelandet kan lämnas muntligt samtidigt som sökanden ska underrättas om att han kan begära att frågan överlämnas till myndigheten för prövning (d.v.s. att en beslutshandling upprättas). Sökanden ska också informeras om att ett beslut av myndigheten krävs för att ett överklagande ska kunna ske.

Av Skatteverkets riksgemensamma postrutin (dnr 131 863076 -12/11) framgår bl.a. att varje medarbetare ska tilldela annan person behörighet att bevaka den personliga postbrevlådan vid frånvaro. Vidare framgår att om detta inte görs åligger det medarbetaren att dagligen ta del av sin post under frånvaron.

Handläggningen av AA:s begäran om allmänna handlingar AA:s begäran den 15 mars 2013 om utlämnande av handlingar besvarades den 21 mars och först efter en ny begäran av AA. Den sex dagar långa handläggningstiden är inte i överensstämmelse med bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen eller med Skatteverkets egna rutiner.

Underlåtenheten att inte besvara AA:s begäran vid ytterligare fyra tillfällen (den 21 mars, den 26 mars, den 9 april och den 16 april 2013) är naturligtvis inte acceptabel. Även om de efterfrågade handlingarna inte existerade och tjänstemannen hade uppfattningen att begäran redan hade efterkommits, skulle AA:s begäran rätteligen ha behandlas med den skyndsamhet som lagstiftningen kräver. Detta kunde ha skett genom att informera AA dels om att de handlingar

Sammanfattningsvis visar Skatteverkets utredning att det har förekommit allvarliga brister vid handläggningen av AA:s begäran om utlämnande av allmänna handlingar.

Skatteverket beklagar den olägenhet detta kan ha medfört för AA.

AA bereddes tillfälle att yttra sig över Skatteverkets remissvar.

Den som begär att få ta del av en allmän handling som inte innehåller sekretessbelagda uppgifter har rätt till det. Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen , TF, ska myndigheten ge honom eller henne möjlighet att ta del av handlingen genast eller så snart det är möjligt. Den som har rätt att ta del av en allmän handling har också rätt att få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska enligt 2 kap. 13 § TF behandlas skyndsamt.

Om en begäran om att få del av en handling helt eller delvis inte kan tillmötesgås, ska den som gjort framställningen underrättas om detta. Enligt 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) , OSL, ska han eller hon också informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. Rätten att få ett skriftligt beslut gäller oavsett om avslaget grundar sig på en sekretessbestämmelse, på att den begärda handlingen inte är allmän eller på att handlingen över huvud taget inte finns eller kan påträffas.

Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas redan samma dag. Någon eller några dagars fördröjning kan vara nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser ett omfattande material.

Den 15 mars 2013 kom AA:s inledande begäran in till Skatteverkets handläggare. Handläggaren besvarade hans begäran den 21 mars 2013. Den sex dagar långa handläggningstiden är inte förenlig med det gällande skyndsamhets-kravet. Det är inte heller acceptabelt att de skrivelser som AA därefter skickade till handläggaren den 21 mars, den 26 mars, den 9 april och den 16 april 2013 lämnades obesvarade. Jag har uppfattat det som att detta främst berodde på att handläggaren ansåg att hon redan hade besvarat AA:s begäran. Då det av e-postmeddelandena tydligt framgick att AA inte var av samma uppfattning borde de ha handlagts på det sätt som Skatteverket beskrivit i sitt remissvar. Efter att ha tagit del av handlingarna i Skatteverkets ärende konstaterar jag dessutom att det svar som handläggaren lämnade till AA den 21 mars 2013 var felaktigt. Jag noterar vidare att

handläggarens e-postbrevlåda stod obevakad under hennes frånvaro. Så borde givetvis inte ha varit fallet (se mitt beslut den 12 mars 2013 i JO:s dnr 4560-2012).

Skatteverkets handläggning av AA:s begäran om att få ut allmänna handlingar har således brustit. Skatteverket, som beklagat det inträffade, förtjänar därför kritik för sin handläggning.

Vad AA i övrigt anfört föranleder inte några ytterligare uttalanden från min sida.

Ärendet avslutas.