JO dnr 2903-1999

I en skrivelse till JO anmälde AA Stockholms kommuns sätt att hantera en skrivelse från honom. Han uppgav bl.a. följande. Han ville skicka en skrivelse till ledamöterna i brand- och räddningsnämnden, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i Stockholms kommun. Han översände därför ett erforderligt antal exemplar av skrivelsen till kommunkansliet för vidarebefordran till ledamöterna. Av en tjänsteman vid kommunkansliet fick han sedan beskedet att kommunen inte kunde stå till tjänst med detta och att han själv skulle skicka skrivelsen till ledamöternas hemadresser. Hans avsikt var att skrivelsen skulle nå politikerna och registreras som en till kommunen inkommen handling.

I anmälan ifrågasatte AA bl.a. om inte kommunkansliet varit skyldigt att vidarebefordra skrivelsen till ledamöterna.

Anmälan remitterades till Kommunstyrelsen i Stockholms kommun för utredning och yttrande.

I yttrandet anförde kommunstyrelsen följande (bilagor här uteslutna).

Den 5 augusti 1999 inkom till kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens kansli i Stockholms stad (kansliet) från AA en skrivelse med bilaga (bilaga 1). Bilagan lämnades in i 100 exemplar. Skrivelsen har registrerats som en inkommen handling. Samma dag kontaktades AA av kansliet som meddelade att det inte ingick i deras serviceskyldighet att vidarebefordra dessa skrivelser till enskilda ledamöter och ersättare men att AA kunde få namn- och adressuppgifter avseende samtliga 204 ledamöter och ersättare. Kansliet uppgav vidare för AA att skrivelser till de ledamöter och ersättare som har tjänsterum i stadshuset kunde sorteras ut och att vidarebefordran därigenom kunde ske till dessa som en ren serviceåtgärd. AA upplystes även om att skrivelser som ställs till kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige normalt läggs upp som ett ärende och överlämnas för beredning. Politikerna kan således inte nås direkt från enskilda genom kansliets försorg utan kan i sådana fall endast nås på respektive ledamots eller ersättares hemadress. Den 6 augusti 1999 återsändes de av AA insända handlingarna med

Kansliet lyder under kommunstyrelsen och är ett serviceorgan till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige, se Instruktion för kommunfullmäktiges/kommunstyrelsens kansli (bilaga 2).

Frågan är huruvida skyldighet förelåg för kansliet att vidarebefordra dessa inkomna skrivelser direkt till respektive ledamot och ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och brand- och räddningsnämnden.

I 4 § förvaltningslagen (1986:223) , FL, finns föreskrifter om serviceskyldigheten för förvaltningsmyndigheter.

4 § 1 st och 2 st FL tar sikte på servicen inom myndighetens eget verksamhetsområde medan 4 § 3 st FL reglerar hjälp i sådana angelägenheter som hör till andra myndigheters områden.

Enligt 4 § 1 st FL skall varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Denna regel innebär att myndigheterna skall hjälpa enskilda att ta tillvara sin rätt i förvaltningsärenden. Exempelvis upplysningar om hur man gör en ansökan, råd om vilka handlingar som bör bifogas och hjälp med att fylla i blanketter. Även personer som inte intar ställning av part i ett ärende skall komma i åtnjutande av den service som paragrafen föreskriver. Myndigheten skall t.ex. lämna upplysningar om gällande bestämmelser och myndighetens praxis på ett visst område.

Enligt 4 § 2 st FL skall frågor från enskilda besvaras så snart som möjligt.

Enligt 4 § 3 st FL bör en myndighet hjälpa en enskild som av misstag vänder sig till fel myndighet till rätta. Möjligheten att få hjälp avser endast de fall när den enskilde ”av misstag” vänder sig till fel myndighet.

Både kommunstyrelsen och brand och räddningsnämnden är förvaltningsmyndigheter varvid 4 § FL är tillämplig på deras verksamhet.

Det var uppenbarligen AA:s avsikt att handlingarna skulle ges in till kansliet för att de skulle vidarebefordra skrifterna till ledamöterna och ersättarna i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och brand- och räddningsnämnden. Handlingarna ingavs således inte till fel myndighet av misstag, varför någon skyldighet enligt 4 § 3 st FL att vidarebefordra skrivelserna på denna grund inte förelåg.

4 § 1 och 2 st FL reglerar serviceskyldigheten inom den egna myndigheten. AA:s skrivelser var inte ställda till brand- och räddningsnämnden, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige utan skulle vidarebefordras direkt till de enskilda politikerna. En skrivelse som ställs till kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige läggs normalt upp som ett ärende och överlämnas till beredning. Såvitt framgår av hans skrivelse var det dock AA:s önskan att skrivelserna skulle överlämnas direkt till ledamöterna och ersättarna. Flertalet av ledamöterna och ersättarna har inte tjänsterum i stadshuset utan kan således endast nås direkt genom hemadressen.

Serviceskyldigheten i 4 § 1 och 2 st FL kan inte anses inbegripa att, på begäran från enskild, till ledamöter och ersättare på deras hemadress skicka ut skrivelser som inkommit från enskild och som ställts direkt till ledamöterna och deras ersättare.

Det har således inte förelegat någon skyldighet för kansliet att vidarebefordra dessa skrivelser till ledamöterna och deras ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller brand- och räddningsnämnden. Kansliet har upplyst AA om detta, erbjudit honom vidarebefordran av skrivelsen till de i stadshuset tillgängliga ledamöterna samt lämnat namn- och hemadressuppgifter till samtliga ledamöter och ersättare.

AA kommenterade remissyttrandet och anförde bl.a. följande. Innan han skickade skrivelsen tog han kontakt med kommunen och fick beskedet att den skulle skickas

JO Berggren anförde i ett beslut den 19 januari 2001 följande.

Enligt 4 § första stycket förvaltningslagen (1986:223) skall varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Av 1 § förvaltningslagen följer att dessa bestämmelser i princip skall tillämpas i all verksamhet hos förvaltningsmyndigheterna.

Av utredningen framgår att AA:s skrivelse var ställd direkt till ordinarie ledamöter och ersättare i nämnder och i kommunfullmäktige. Skrivelsen åtföljdes av ett skriftligt meddelande om att AA önskade att kansliet skulle ombesörja att skrivelsen kom dessa politiker till handa. Enligt min mening kan serviceskyldigheten enligt förvaltningslagen inte sträcka sig så långt att kommunkansliet skulle vara förpliktigat att vidarebefordra skrivelsen till de ifrågavarande ledamöterna och ersättarna på deras hemadresser. AA har i sin kommentar till remissvaret anfört att hans avsikt var att skrivelsen skulle behandlas av de aktuella nämnderna. Detta framgår inte av skrivelsen. Det hade enligt min mening i och för sig varit lämpligt att kommunkansliet när man tog kontakt med AA frågade honom om skrivelsen var avsedd för ledamöterna och ersättarna personligen eller för nämnderna. Om han hade begärt att den i allt fall skulle skickas till nämnderna hade ju hans önskemål lätt kunnat bifallas inom ramen för kansliets serviceskyldighet. Kansliets handläggning ger dock inte anledning till någon kritik från min sida.