JO dnr 3170-2006

AA klagade på att Försäkringskassan inte hade vidarebefordrat ett överklagande som han gjorde den 16 mars 2006 till länsrätten.

Anmälan remitterades till Försäkringskassan för yttrande. Försäkringskassan hänvisade i remissvaret till en redogörelse från försäkringskontoret Solna-Sundbyberg varvid angavs följande.

– – –

1 juni 2006 besöker den försäkrade AA kundmottagningen i Sundbyberg och säger att han lämnat in överklagan och fullmakt från sin advokat i original den 16 mars 2006. AA har kopia av överklagandet. AA har samma dag (1 juni 2006) varit i kontakt med Länsrätten i Stockholms län som inte finner handlingarna. AA undrar varför Försäkringskassan inte skickat handlingarna till länsrätten.

5 juni 2006 ringer AA till Försäkringskontoret Solna-Sundbyberg och uppger igen att han lämnat in överklagan samt fullmakt över disk på kundmottagningen den 16 mars 2006.

Samma dag (5 juni 2006) kontaktar vi med anledning av detta omprövningsenheten på vårt länskontor och får beskedet att inga handlingar finns där i aktuellt ärende.

Samma dag informerar vi AA om att det är till omprövningsenheten som överklagan kommer att skickas eftersom överklagan gäller deras beslut.

7 juni 2006 bekräftar AA:s ombud BB att AA skulle lämna in överklagan, fullmakt och nytt läkarintyg på kundmottagningen den 13 mars 2006. Om vi inte kan återfinna handlingarna kommer ombudet att skicka in nya.

Samma dag kontaktar vi länsrätten i Stockholm, CC. Den försäkrade har ett aktuellt mål hos länsrätten och överklagan, fullmakt och läkarintyg finns i denna akt. Handlingarna har tydligen sänts direkt till länsrätten i stället för till omprövningsenheten. CC sänder över originalen samma dag.

Samma dag kontaktar vi ombudet BB och berättar att handlingarna återfunnits och att de kommer att sändas till länsrätten efter rättidsprövning. Vi ringer också AA och informerar om detta.

15 juni 2006 inkommer handlingarna från länsrätten till omprövningsenheten.

Vi kan inte finna några noteringar eller anteckningar om varför handlingarna sändes till länsrätten i stället för till omprövningsenheten. Rutinbeskrivning finns hur överklagan och begäran om ersättning skall handläggas.

Vi beklagar att handläggningen av AA:s överklagan brustit i detta aktuella fall och orsakat att prövning av överklagan blivit försenad.

Därutöver anförde Försäkringskassan genom länsdirektören DD i remissvaret följande.

– – –

Yttrande

Av försäkringskontorets redogörelse framgår att Försäkringskassan brustit i handläggningen på så sätt att AA:s begäran om överprövning samt fullmakt och läkarintyg sänts till länsrätten i stället för till omprövningsenheten. Detta är inte acceptabelt och Försäkringskassan beklagar det inträffade samt den olägenhet och det merarbete som detta förorsakat AA.

Länsorganisationen har i ett ledningsmeddelande beskrivit hur försäkringskontoren skall hantera begäran om omprövning och överklagande. Vidare har på Försäkringskontoret Solna-Sundbyberg tagits fram lokala rutiner för att säkerställa att denna hantering skall fungera. Det kan konstateras att dessa inte följts i förevarande fall. Detta får emellertid ses som ett förbiseende i det enskilda fallet. Berörda medarbetare kommer, med anledning av det inträffade, att påminnas om de rutiner som gäller. Därutöver kan noteras att Försäkringskassan under slutet av 2006 kommer att införa en för landet gemensam processbeskrivning vad avser hantering av överklagande och begäran om omprövning.

AA gavs tillfälle att yttra sig över Försäkringskassans remissvar.

Av 24 § förvaltningslagen (1986:223) följer att Försäkringskassan skall pröva om ett överklagande har kommit in i rätt tid. Om så är fallet skall överklagandet och övriga handlingar överlämnas till länsrätten.

I förvaltningslagen finns inte någon regel om den tid inom vilken beslutsmyndigheten skall överlämna överklagandet till högre instans. Det ligger dock i sakens natur att överlämnandet skall ske utan dröjsmål. JO har vid flera tillfällen uttalat att tidsrymden för rättidsprövning och, i förekommande fall, prövning enligt 20 kap. 10 a § lagen ( 1962:381 ) om allmän försäkring (AFL) och till dess att överklagandet lämnas över till länsrätten inte bör överstiga en vecka (se bl.a. JO:s ämbetsberättelse 1993/94 s. 347).

Av utredningen framgår att AA:s överklagande hade kommit in till Försäkringskassan och – utan att registreras – översänts till länsrätten i ett annat mål som AA hade pågående där. Försäkringskassans förklaring till det inträffade är att det skett av misstag.

Jag har i ett beslut som jag meddelade den 29 juni 2007 (dnr 5369-2006) uttalat min uppfattning om Försäkringskassans skyldighet att registrera överklaganden och begäran om omprövning. I det beslutet uttalade jag bl.a. följande.

Av det nu anförda följer att Försäkringskassan skall registrera överklaganden och begäran om omprövning i enlighet med reglerna i 15 kap. 1 § sekretesslagen . – Det kan tilläggas att den ovillkorliga registreringsskyldigheten enligt 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen i och för sig omfattar endast handlingar för vilka sekretess gäller. I många fall torde det emellertid i överklaganden eller omprövningsbegäran förekomma uppgifter som omfattas av sekretess och som alltså måste registreras. Härtill kommer att övriga handlingar i vart fall måste hållas ordnade på det sätt som föreskrivs i 15 kap. 1 § sekretesslagen .

Enligt 15 kap. 2 § sekretesslagen skall, beträffande handling som registreras enligt 1 §, av registret framgå datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats samt i korthet vad handlingen rör. – – –

Syftet med registrering av allmänna handlingar är att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till dessa handlingar. Det måste alltså gå att konstatera vilka allmänna handlingar som finns. Ur offentlighetssynpunkt är det därför viktigt att sådana handlingar registreras utan dröjsmål. Registrering skall sålunda ske så snart det är praktiskt möjligt, normalt samma dag som – eller senast dagen efter – handlingen kom in eller upprättades hos myndigheten. För att skyndsamhetskravet skall kunna efterlevas ligger det i sakens natur att registreringen inom myndigheten sker där handlingen kommer in.

Man skall av diariet kunna identifiera handlingen och utläsa var handlingen befinner sig. När det gäller överklaganden och omprövningsbegäran är det dessutom särskilt viktigt ur rättssäkerhetssynpunkt att Försäkringskassan har väl fungerande rutiner för registrering. Ett överklagande är för den enskilde en synnerligen viktig handling och han ska kunna lita på att Försäkringskassan har betryggande rutiner för handläggning och bevakning av handlingen.

Jag har denna dag även meddelat beslut i ett annat ärende som rör länskontorets Stockholm handläggning av ett överklagande (JO:s dnr 971-2006). Även i det ärendet blev överklagandet av misstag översänt till länsrätten för att tillföras ett annat mål som den försäkrade hade där.

Det som har inträffat i båda dessa ärenden illustrerar på ett mycket tydligt sätt Försäkringskassans (länskontoret Stockholm) bristande rutiner vad gäller diarieföring av överklaganden och omprövningsbegäran och de konsekvenser det får för den enskilde. En klagande måste kunna lita på att ett överklagande blir omhändertaget på ett betryggande sätt och snabbt vidarebefordrat till länsrätten så att länsrätten får tillfälle att inleda beredningsåtgärder och pröva klagomålen.

Det som har inträffat är helt oacceptabelt och jag ser utomordentligt allvarligt på det.

Jag utgår nu från att Försäkringskassan (länskontoret Stockholm) utreder om de rutiner som finns är tillräckliga för att förhindra ett upprepande av det inträffade.

Ärendet avslutas.