JO dnr 5340-2017

AA är född den 1 januari 1987. Den 18 februari 2011 beslutade Skatteverket att folkbokföra AA i Sverige och att tilldela henne ett personnummer med 870102 som de sex första siffrorna. Hon fick ett personnummer med en till födelsedagen närliggande dag – den 2 januari 1987 – med stöd av 18 § tredje stycket folkbokföringslagen , då personnumren var slut i personnummerserien för den 1 januari 1987. Folkbokföringsdatabasen har kompletterats med en uppgift om AA:s korrekta födelsetid. Den 20 juli 2017 ansökte AA om ett svenskt pass hos Polismyndigheten. I det pass som utfärdades angavs att hon var född den 2 januari 1987.

I en anmälan till JO förde AA fram klagomål mot Polismyndigheten för att fel födelsedatum angetts i hennes pass. Hon uppgav i huvudsak följande. Hon kom till Sverige från Bangladesh 2010. När hon senare folkbokfördes tilldelades hon ett personnummer som inte motsvarade hennes födelsedatum. I juli 2017 ansökte hon om ett svenskt pass. När hon fick passet såg hon att födelsedatumet var felaktigt angett. Hon vände sig då till passavdelningen i Västerås för att få den felaktiga uppgiften korrigerad. Hon visade upp personbevis och ett identitetskort som Skatteverket utfärdat, där hennes födelsedatum framgår. I stället för att rätta sitt misstag hänvisade Polismyndigheten henne till Skatteverket för att ändra personnumret.

Polismyndigheten (BB) yttrade sig över anmälan och anförde sammanfattningsvis följande om handläggningen av ärendet.

AA:s pass utfärdades den 21 juli 2017. Vid ansökan styrkte AA sin identitet med ett identitetskort som Skatteverket utfärdat. Enligt passet var hennes födelsedatum den 2 januari 1987, men enligt Skatteverkets identitetskort var födelsedatumet den 1 januari 1987. Personnumret var dock detsamma. AA påtalade för Polismyndigheten att uppgifterna i passet inte stämde men fick svaret av passhandläggaren att hon skulle kontakta Skatteverket om uppgifterna inte stämde. AA skickade även e-post till Polismyndigheten, region Mitt, och fick samma svar.

CC, som är nationell instruktör för polisens resehandlingssystem (RES), lämnade följande upplysningar.

Som handläggare tar man emot en giltig legitimation. Handläggaren kontrollerar personnumret och skriver in det i systemet RES. Därefter inhämtar RES uppgifter från Skatteverkets folkbokföring. I den information som visas för handläggaren framgår inte födelsedatum. Handläggaren kan således inte genom information från systemet RES se att födelsedatum är ett annat än det som framgår av personnumret. [Hon har] varit i kontakt med systemansvarig för RES som förklarat att systemet inte är utvecklat för de fall då födelsedatumet inte är detsamma som det födelsedatum som framgår av personnumret. Det går emellertid att upptäcka och korrigera felet manuellt. Någon rutin för att hantera situationer där födelsedatum inte stämmer överens med personnummer finns inte för närvarande. Den beställningsfil för tillverkning av passet som elektroniskt skickas till leverantören innehåller endast personnummer. Vid tillverkningen av passet används födelsedatum i personnumret för att påföra den uppgiften i fältet för födelsedatum på personsidan i passet. Vad gäller svaret på det mejl som AA skickat [var den passhandläggare som svarade på mejlet ovetande] om att det ens var möjligt att ha ett personnummer som inte stämmer överens med födelsedatumet och var därför säker på att misstaget låg hos Skatteverkets folkbokföring.

DD vid Polismyndighetens it-avdelning har uppgett bl.a. följande.

[Systemet RES läser i dag enbart in personnumret] och hämtar uppgift om födelsedatum från detta. Sedan en tid tillbaka pågår ett arbete med att anpassa systemet så att personnummer och födelsetid kommer kunna särskiljas. Förhoppningsvis kommer en permanent lösning på problemet att finnas nästa år. Till dess finns det möjlighet att hantera skillnader mellan födelsedatum och personnummer manuellt för specifika ansökningar. För att det ska vara möjligt ska ansökan när den tas emot parkeras och anmälas till it-avdelningen. Då kan födelsetiden ändras manuellt och bli rätt i ansökan och på den producerade resehandlingen.

Polismyndigheten redovisade följande bedömning.

[Polismyndigheten saknar] i dag både rutiner och ändamålsenligt systemstöd för hantering av ärenden när det gäller utfärdande av pass i de fall födelsedatum och personnummer inte stämmer överens. Det finns inte heller några allmänna råd eller liknande som utfärdats på myndighetsnivå.

Nu aktuellt fall belyser behovet av att systemstödet anpassas och att rutiner tas fram för hantering av aktuell ärendetyp till dess att så skett. Polismyndigheten har påbörjat detta arbete och som en första åtgärd informerat samtliga

När det gäller handläggningen av AA:s passansökan gör Polismyndigheten följande bedömning. I efterhand kan konstateras att det hade varit möjligt för handläggaren att redan vid ansökningstillfället upptäcka skillnaden mellan siffrorna i personnumret och födelsedatum, eftersom dessa framgick av den identitetshandling som AA uppvisade för att styrka sin identitet. Den manuella rutinen hade då kunnat användas. Att så inte skedde är förstås beklagligt.

Handläggaren hade emellertid inte fått någon information om möjligheten till manuell ändring i systemet. Det har även saknats möjlighet att via systemet upptäcka felaktigheten, eftersom ingen bild under handläggningen visat födelsedatum, inte ens när sökanden själv skulle kontrollera att uppgifterna i passansökan stämde.

Handläggaren har således följt den rutin för passhandläggning som fanns vid det aktuella tillfället. Enligt Polismyndighetens uppfattning saknas det därför skäl att rikta kritik mot handläggaren. Det är dock en brist att Polismyndigheten inte informerat om och infört rutiner samt ändamålsenligt systemstöd för hantering av aktuella ärenden. Som framgått ovan har det nu påbörjats ett arbete inom Polismyndigheten med att ta fram rutiner som gäller för dessa ärenden så att felaktigheter kan undvikas till dess att systemstödet har anpassats.

Det finns anledning att vara kritisk till att Polismyndigheten, som svar på AA:s frågor och e-post, har hänvisat henne till Skatteverket. Polismyndigheten borde ha tagit kontakt med AA för att reda ut frågan om vad som var fel samt även upplysa om möjligheten att få ett nytt pass med korrekt uppgift om födelsedatum. Det är förstås olyckligt att AA upplevt att myndigheten har lurat henne och att hon blivit dåligt bemött. AA har erbjudits ett nytt pass med korrekta uppgifter.

För varje folkbokförd person fastställer Skatteverket ett personnummer som identitetsbeteckning. Personnumret innehåller födelsetid, födelsenummer och en kontrollsiffra. Födelsetiden anges med sex siffror; två för året, två för månaden och två för dagen i nu nämnd ordning. Födelsenumret består av tre siffror och är udda för män och jämnt för kvinnor. (Se 18 § första och andra stycket folkbokföringslagen .)

Om det för en viss födelsetid inte finns fler födelsenummer att tilldela, får födelsedagen i stället anges med en närliggande dag i månaden. (Se 18 § tredje stycket folkbokföringslagen .)

Möjligheten att tilldela en person ett personnummer med en födelsetid som avviker från den korrekta födelsedagen infördes den 1 juli 2009. Bakgrunden till ändringen var att invandrare från vissa länder har en födelsetid som registrerats med ett fiktivt datum, ofta den 1 januari eller den 1 juli. Dessa födelsetider har använts när ett personnummer har fastställts för personen i Sverige och har medfört att personnummer för födelsetider den 1 januari och den 1 juli tagit slut eller håller på att ta slut för vissa födelseår. Av förarbetena

Utfärdande av pass

En ansökan om pass ska göras hos Polismyndigheten och sökanden ska i samband med ansökan bl.a. styrka sin identitet, sitt svenska medborgarskap och övriga personuppgifter (se 2 och 6 §§ passlagen ).

Ett pass ska innehålla en maskinläsbar sida med personuppgifter, bl.a. födelsedatum, se rådets förordning (EG) nr 2252/2004 av den 13 december 2004 om standarder för säkerhetsdetaljer och biometriska kännetecken i pass och resehandlingar som utfärdas av medlemsstaterna (bilagan).

Skatteverket ska för varje folkbokförd person fastställa ett personnummer som bl.a. innehåller personens födelsetid. Ett personnummer utvisar alltså normalt vilken dag en person är född. Skatteverket har dock sedan den 1 juli 2009 en möjlighet att tilldela en person ett personnummer med en födelsetid som inte återspeglar den korrekta födelsedagen.

Jag kritiserade i ett beslut den 7 november 2017 (dnr 2998-2016) Migrationsverket för att ha angett fel födelsedatum på AA:s uppehållstillståndskort. Detta ärende visar att det finns liknande problem i Polismyndighetens verksamhet när det gäller utfärdande av pass.

Ett svenskt pass ska bl.a. innehålla uppgift om innehavarens födelsedatum. Av utredningen framgår att Polismyndigheten har utfärdat en passhandling för AA i vilken myndigheten utgått från det tilldelade personnumret – 870102 – för att ange födelsedatum i stället för det datum som anges särskilt i folkbokföringen, den 1 januari 1987.

Det är naturligtvis viktigt att personuppgifterna i ett pass är korrekta. Polismyndigheten har som skäl för att det korrekta födelsedatumet inte har angetts i AA:s pass uppgett att myndigheten saknar såväl rutiner som ett ändamålsenligt systemstöd för hantering av passärenden i de fall där födelsedatum och personnummer inte stämmer överens.

Av utredningen framgår att AA efter att hon hämtat ut sitt pass i juli 2017 gjorde Polismyndigheten uppmärksam på att hennes korrekta födelsedatum och hennes personnummer skiljer sig åt, att myndigheten oriktigt registrerat hennes tilldelade personnummer som födelsedatum i passet samt att hon begärde att Polismyndigheten skulle åtgärda den oriktiga uppgiften. Polismyndigheten vidtog ingen annan åtgärd än att man hänvisade AA till Skatteverket, trots att AA bifogade såväl ett personbevis som en kopia av sitt identitetskort där det stod att hennes födelsedatum var den 1 januari 1987. Oavsett om man hos polisen utgick från att uppgiften om födelsedatumet berodde på ett misstag hos Skatteverket borde det förhållandet att Polismyndigheten utfärdat en

Polismyndighetens handläggning i samband med utfärdandet av AA:s pass har således varit bristfällig. Polismyndigheten ska kritiseras för detta.

Jag ser självklart positivt på att Polismyndigheten nu har uppmärksammat det aktuella problemet och påbörjat en anpassning av systemstödet samt informerat samtliga passhandläggare om hur de ska agera när ett födelsedatum avviker från personnumret innan ett nytt systemstöd finns på plats. Jag utgår från att de åtgärder som vidtas innebär att liknande situationer inte uppstår igen.

Ärendet avslutas.