JO dnr 611-2008

AA klagade i en anmälan till JO på Regeringskansliets, Näringsdepartementet, handläggning av en begäran om utlämnande av allmänna handlingar m.m. I anmälan uppgavs i huvudsak följande.

Den 14 oktober 2007 begärde AA skriftligen hos chefen för enheten för statligt ägande vid Näringsdepartementet, departementsrådet BB, att få ta del av allmänna handlingar samt att denne skulle svara på några frågor. Då AA efter minst fyra påminnelser inte hade hört av departementet anmälde hans uppdrags-givare, tidningen ETC, i november 2007 departementet till JO. JO vidtog dock inte någon åtgärd med anledning av den anmälan (se dnr 5046-2007 och 5652-2007). Enligt anmälan hade han, trots att det nu hade gått tre och en halv månad sedan hans begäran och en och en halv månad sedan JO fattade sitt beslut, fortfarande inte fått några handlingar, något beslut om att handlingar inte kan lämnas ut eller något svar på sina frågor.

AA:s begäran avsåg huvudsakligen följande.

Sex statligt hel- eller delägda bolags valberedningars handlingar samt bolagens styrelseprotokoll och protokoll från eventuella styrelseutskott från de tre senaste åren.

Statens avtal och kontakter med CC, Advokatfirman Cederquist och DD med anledning av försäljningen av statligt ägda bolag.

Samtliga handlingar avseende Regeringens råd för försäljning av aktier i bolag med statligt ägande och handlingar som inkommit till eller upprättats av EE de senaste sex månaderna.

Uppgifter om vilka årliga styrelsearvoden tjänstemännen vid Näringsdepartementets enhet för statligt ägande erhållit de senaste tre åren och det exakta antalet sammanträden som styrelserna i de 55 statliga bolagen har haft de senaste tre åren.

Anmälan remitterades till Regeringskansliet, Näringsdepartementet, för utredning och yttrande.

I sitt remissvar anförde Näringsdepartementet, genom expeditionschefen FF, i huvudsak följande.

[.]

Det är av största betydelse att ärenden som rör utlämnade av allmänna handlingar bereds med beaktande av tryckfrihetsförordningens regler om rätt ta del av sådana handlingar. Tjänstemännen i departementet är enligt min uppfattning väl medvetna om detta. I departementet har det tagits fram en checklista för hur ärenden om utlämnande av allmänna handlingar ska handläggas. Checklistan finns tillgänglig för samtliga tjänstemän på Regeringskansliets hemsida. Fortlöpande lämnas också information om dessa regler och vikten av att de följs.

När det gäller det aktuella ärendet har AA fått vänta onöjaktigt länge på besked i anledning av sin begäran. Detta dröjsmål är mycket beklagligt och beror på olyckliga, samverkande omständigheter som beskrivs i det tidigare avgivna yttrandet.

I remissvaret uppgavs att ett till JO tidigare ingett yttrande från departementsrådet BB hade beretts i samråd med expeditionschefen FF. I detta yttrande anfördes i huvudsak följande.

[.]

Den 14, sedan den 16 och därefter den 22 oktober 2007 har Näringsdepartementet mottagit AA:s begäran om att ta del av allmänna handlingar och att få svar på ett antal frågor angående de statligt ägda bolagen. Den 23 oktober 2007 fick AA ett besked från Näringsdepartementet om att hans begäran omhändertagits för handläggning. Därefter har ärendet varit föremål för beredning inom Regeringskansliet.

AA har i dag tillsänts ett skriftligt svar, se bilaga.

Redan när AA:s begäran kom in kunde det förutses att ärendet skulle ta tid att handlägga och skulle kräva betydande arbetsinsatser. Självfallet borde kontakt ha tagits med AA på ett inledande stadium i syfte att upplysa om denna bedömning.

Begäran har i delar rört affärskänslig information som behöver sekretessprövas. Ett flertal handläggare inom Näringsdepartementet har deltagit i detta arbete. Ambitionen var från början att kunna ge AA ett samlat svar. Denna ambition tillsammans med en betydligt förhöjd arbetsbelastning är bakgrunden till att AA fått vänta på svar. Som beredningen kom att utveckla sig hade det naturligtvis varit bättre om AA fått besked om hur beredningen fortskred.

Till yttrandet hade departementet fogat en kopia av en skrivelse från departementsrådet BB till AA daterad den 22 februari 2008. Skrivelsen innehöll bl.a. en redogörelse för vilka handlingar som AA kunde få del av och vilka som omfattades av sekretess. Den innehöll också en upplysning om att han kunde begära att regeringen skulle göra en formell prövning av hans begäran.

Enligt skrivelsen gjordes bedömningen att Regeringskansliet inte förvarade några allmänna handlingar från bolagens valberedningar eller några styrelseprotokoll. Vidare uppgavs att det saknas sammanställningar över vilka årliga styrelsearvoden som tjänstemän vid enheten för statligt ägande erhållit de tre senaste åren liksom

AA kommenterade remissvaret.

AA begärde den 26 februari 2008 att regeringen skulle pröva frågan om utlämnande av de handlingar som inte hade lämnats ut till honom. I beslut den 17 april 2008 avslog regeringen hans begäran (N2007/8481/SÄ).

Regeringen står inte under JO:s tillsyn. Bedömningen i förevarande ärende avser därför endast handläggningen av AA:s begäran innan frågan hänsköts till regeringen.

Begäran om utlämnande av allmänna handlingar

Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran ”genast eller så snart det är möjligt” på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 13 § framgår vidare att den som önskar ta del av en allmän handling också har rätt att mot fastställd avgift få en avskrift eller en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas samma dag som en begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. I sådana fall kan det många gånger vara lämpligt att allt eftersom sekretessprövningen är klar, successivt lämna besked i utlämnandefrågan samt i förekommande fall expediera de prövade handlingarna till beställaren.

Av departementets skrivelse till AA framgår att man avseende en inte ringa del av hans begäran gjorde bedömningen att handlingarna inte förvarades hos Regeringskansliet. Bedömningen i denna del torde ha varit relativt okomplicerad och borde i utredningshänseende endast ha påkallat en kontroll av om några av dessa handlingar inkommit till departementet. Om begäran endast hade avsett dessa handlingar borde besked därför ha lämnats i nära anslutning till att begäran kom in till departementet. Det hade varit lämpligt om AA fått besked i denna del redan när departementet gjort sin bedömning och inte vid den avsevärt senare tidpunkt som nu blev fallet.

AA:s frågor

AA har begärt upplysningar om vissa tjänstemäns arvoden samt om antalet styrelsesammanträden i statliga bolag. Av departementets skrivelse till AA synes framgå att de begärda uppgifterna förekommer i allmänna handlingar som förvaras hos Regeringskansliet.

Enligt 15 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) ska en myndighet på begäran av enskild lämna uppgift ur en allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång.

I sin skrivelse till AA hänvisar departementet honom till att ta del av de efterfrågade uppgifterna i de allmänna handlingar som förvaras hos departementet. Med beaktande av den arbetsbelastning som departementet hänvisat till i sitt remissvar och till att ett tillmötesgående av AA:s begäran torde ha krävt en omfattande arbetsinsats, kan det antas att detta skulle ha stört arbetets behöriga gång på departementet. Hinder synes således ha förelegat mot att lämna de begärda uppgifterna. Vid sådana förhållanden är det förenligt med 15 kap. 4 § sekretesslagen att hänvisa till möjligheten att i stället själv ta del av de allmänna handlingar i vilka uppgifterna förekommer (se JO 1990/91 s. 382).

Bedömningen av om det förelåg hinder mot att lämna de begärda upplysningarna torde inte ha fordrat någon större arbetsinsats från departementets sida, utan borde ha kunnat ske omgående. I likhet med vad som anförts tidigare hade det därför varit lämpligt om AA hade fått besked i denna del i ett tidigare skede än vad som nu blev fallet.

Sammanfattande synpunkter

Jag har vid min granskning funnit att det hade det varit lämpligt om AA, i de delar som inte krävde några större arbetsinsatser, fått besked när bedömningen gjorts i dessa delar. Jag har även kunnat konstatera att Regeringskansliet inte har redovisat några omständigheter som motiverar att besked i utlämnandefrågan dröjt i mer än fyra månader.

Med den kritik som ligger i det sagda avslutas ärendet.