Beslut vid regeringssammanträde 1992-04-09

Chefen för finansdepartementet, statsrådet Wibble, anför.

Mitt förslag

Jag föreslår att en särskild utredare tillkallas med uppdrag att göra en översyn av internadministrationen i regeringskansliet.

Bakgrund

I kompletteringspropositionen 1991 (prop. 1990/91:150 bil. II:12, FIU37, rskr.390) konstateras att förändringsarbetet inom den statliga verksamheten ställer ökade krav på regeringskansliet, vars internadministration behöver rationaliseras och göras effektivare. Förändringar bör genomföras som möjliggör ökad efterfrågestyrning och ökat kostnadsansvar för den egna basservicen i departementen och ansvarsfördelningen mellan departementen och förvaltningskontoret måste samtidigt klargöras. Regeringen har sedermera återkommit till frågan i budgetpropositionen 1992 (prop. 1991/92:100 bil. 8) och därvid understrukit vikten av att möjligheterna till större efterfrågestyrning av förvaltningskontorets verksamhet beaktas.

De internadministrativa uppgifterna i regeringskansliet handhas dels av regeringskansliets förvaltningskontor, dels av de olika departementens administrativa funktioner.

Regeringen beslutade efter ett omfattande utredningsarbete i juni 1983 att ett förvaltningskontor skulle inrättas med den övergripande uppgiften att främja effektiviteten inom departementen och kommittéerna, uppnå en förbättrad administrativ samordning och svara för den övergripande arbetsgivarfunktionen.

Förvaltningskontorets uppgifter regleras i förordningen (1983:688) med instruktion för regeringskansliets förvaltningskontor (omtryckt 1988:1147 och senast ändrad 1991:1403).

Förvaltningskontoret är en myndighet som leds av en styrelse bestående av f.n. högst åtta ledamöter. I alla ärenden av större vikt skall styrelsen före beslut inhämta yttrande från regeringskansliets förvaltningsdelegation, som består av företrädare för varje departement och Statsrådsberedningen. Administrativa föreskrifter för förvaltnings kontorets verksamhet finns i dess arbetsordning.

Under årens lopp har ett flertal projekt genomförts i avsikt att rationalisera internadministrationen inom regeringskansliet, att minska dubbelarbete och kostnader och att ta tillvara möjliga samordningsför delar. Stora ansträngningar har också gjorts för att få till stånd och utöva en samordnad arbetsgivarfunktion. Dock kan konstateras att ytterligare förändringar måste övervägas för att åstadkomma en rationell och effektiv internadministration.

Utredningsuppdraget innebär att ett heltäckande förslag till organisation och arbetsformer för internadministrationen i regeringskansliet tas fram. Det är därvid av stor vikt att förutsättningar skapas för ett fungerande samarbete mellan de olika delarna av regeringskansliet.

Översynsarbetet bör inledas med en kartläggning av ansvarsfördelningen - såväl den formellt gällande som vedertagen praxis - mellan förvaltningskontoret och regeringskansliet i övrigt och inom departe menten, när det gäller de administrativa verksamheterna inom regerings kansliet. Fördelningen av kostnadsansvaret är också av stort intresse liksom behoven av samordning.

Kartläggningen skall således omfatta t.ex. arkiv- och biblioteksfrågor, informationsverksamhet inkl. pressklippsservice, internutbildning, ADB- verksamhet, personal-, kommitté-, löne- och ekonomiadministration, arbetsgivarfrågor och förhandlingsarbete, administration av rese verksamhet, lokalfrågor, inköps-och förrådsverksamhet, lokalvård, tryckerifunktion, telefontjänster, person- och godstransporter, post- och budhantering, bevaknings- och säkerhetsfrågor m. fl. verksam heter.

I översynen skall också ingå en kartläggning av efterfrågan på tjänster från förvaltningskontoret, liksom en redovisning av i vilken utsträckning och på vilka områden hithörande tjänster köps in från andra leverantörer.

Mot bakgrund av det genomförda kartläggningsarbetet skall utredaren belysa effekterna av att lägga en större del av ansvaret på departementen, att centralisera verksamheten i ökad omfattning till förvaltningskontoret eller att bibehålla nuvarande ansvarsfördelning i huvudsak oförändrad.

Av stor vikt är att inledningsvis konstatera vilka verksamheter inom internadministrationen som inte lämpar sig för efterfrågestyrning, d.v.s. sådan verksamhet där en central beslutsfunktion är nödvändig eller i verksamheter där klara stordriftsfördelar finns.

Därefter skall utredaren ta reda på om det finns förutsättningar att införa ett interndebiteringssystem inom vissa delar av intern administrationen i regeringskansliet. Frågan om departementen och Statsrådsberedningen fritt skall kunna köpa tjänster utanför regerings kansliet skall också belysas.

Utredaren skall också bedöma om delar av internadministrationen kan organiseras som samarbete i olika former mellan två eller flera departe ment.

En viktig fråga som utredaren skall ta ställning till är arbetsgivar funktionen inom regeringskansliet. Ansvars-och arbetsfördelningen mellan förvaltningskontoret och departementen liksom frågan om hur en gemensam arbetsgivarpolicy i regeringskansliet kan förankras och genomföras är härvid av särskild betydelse.

Beroende på hur ansvaret för internadministrationen föreslås fördelas, är det vidare viktigt att definiera förvaltningskontorets och departe mentens roll i det administrativa arbetet och också deras ställning sinsemellan.

Förvaltningskontorets ledningsorganisation skall ägnas särskilt intresse i utredningsarbetet. Utredaren skall lägga fram förslag om såväl styrelsens ställning, sammansättning och mandat som den verkställande ledningens organisation och roll.

Om översynen visar att förvaltningskontorets verksamhet helt eller delvis skall efterfrågestyras, skall ett förslag till interndebiteringssystem redovisas liksom en prissättningsmodell. Det är i detta sammanhang också viktigt att departementens krav- och beställarroll klargörs. Även ett förslag till omfördelning av förvaltningskontorets och departementens förvaltningsanslag skall presenteras av utredaren.

Förslaget skall innefatta en plan för genomförandet av en eventuell ny organisation och övergång till nya arbetsformer, varvid särskild uppmärksamhet skall ägnas åt sättet att förankra förändringarna i hela regeringskansliet. Konsekvenserna - för förvaltningskontoret liksom för departementen - i organisations- och personalhänseende liksom de ekonomiska konsekvenserna skall också redovisas.

Även behovet av ändrade föreskrifter m.m. skall ses över.

Under utredningsarbetet skall utredaren beakta såväl tidigare genomförda som pågående utredningar av den internadministrativa verksamheten inom regeringskansliet. Som exempel kan nämnas utredningen om decentraliserad löneadministration, ADB-utredningen och utredningen om ekonomiadministrationen inom regeringskansliet. Även det ut redningsförslag som förts fram av en särskild arbetsgrupp inom regeringskansliets förvaltningsdelegation med utgångspunkt i skriv ningarna i kompletteringspropositionen 1991 bör beaktas.

Utredningen skall redovisas senast den 1 oktober 1992 med målsättning att eventuella förändringar - efter vederbörliga kontakter med personalen och dess organisationer - skall kunna genomföras senast den 1 juli 1993.

att tillkalla en särskild utredare - omfattad av kommitteförordningen (1976:119) - med uppdrag att göra en översyn av internadministrationen i regeringskansliet,

att besluta om sakkunniga, experter och annat biträde åt utredaren.

Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bifaller hennes hemställan.

(Finansdepartementet)