Sammanfattning av uppdraget

En särskild utredare tillkallas med uppgift att se över vissa arkivfrågor. Ett viktigt syfte med utredningsarbetet är att föreslå åtgärder som underlättar för nya grupper att använda arkiven och som förbättrar arkivens tillgänglighet. Utredaren skall

• överväga och lämna förslag i fråga om landsarkivens framtida roller och funktioner,
• se över frågan om ansvarsfördelningen mellan Riksarkivet och landsarkiven och lämna förslag till eventuella ändringar,
• se över möjligheterna att effektivisera verksamheten inom den statliga arkivorganisationen och föreslå åtgärder för att uppnå detta,
• se över möjligheterna till bättre samordning och ökad samverkan mellan statlig och kommunal arkivhantering samt föreslå åtgärder för att uppnå detta,
• se över möjligheterna och föreslå åtgärder för att enskilda arkiv bättre skall kunna bevaras och tillhandahållas,
• föreslå de ändringar som bör göras i det nuvarande systemet i fråga om ersättning till arkivmyndigheterna med anledning av arkivleveranser,
• göra en översyn av lämpliga former för bevarande av dokument på minoritetsspråken samiska, finska, meänkieli, romani chib och jiddisch, samt
• lämna förslag till hur arkivmyndigheterna på bästa sätt kan rustas dels för att nya medier skall kunna tas emot, bevaras, vårdas och göras tillgängliga, dels för att de möjligheter som den nya tekniken innebär skall kunna tas till vara, bl.a. när det gäller att vårda och tillgängliggöra äldre material.

Bakgrund

Det offentliga arkivväsendet utreddes med varierande intensitet från mitten av 1970-talet fram till början av 1990-talet. Den 1 juli 1991 trädde arkivlagen (1990:782) i kraft. I lagen, som är tillämplig inom såväl den statliga som den kommunala sektorn, finns bestämmelser om bl.a. arkivbildningen och dess syften samt arkivvård och gallring. Bland annat föreskrivs att myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Vidare anges att arkiven är en del av det nationella kulturarvet.

Regeringen har vid ett antal tillfällen efter arkivlagens ikraftträdande uttalat att det först när arkivlagen och övrig arkivlagstiftning varit i kraft ytterligare en tid finns anledning att göra en utvärdering och på nytt se över arkivväsendet. Genom åren har flera motioner till riksdagen behandlat frågor som rör arkiven, där krav har ställts både på specifika åtgärder, bl.a. inrättande av landsarkiv på nya orter, och på ny utredning av arkivväsendet.

Riksdagens revisorer har i en skrivelse av den 8 oktober 1998 anfört bl.a. att regeringen med hänsyn till att det förflutit sju år sedan arkivlagen trädde i kraft, borde ta initiativ till en mer omfattande granskning av arkivvården. Enligt Riksdagens revisorer bör därvid fem aspekter särskilt beaktas, nämligen gallring och enskilda arkiv i anslutning till den ständigt ökande omfattningen av arkivvården, digitaliseringen av arkivvården, avgiftsfinansieringen av arkivvården, innebörden av Sveriges EU-anslutning för arkivhanteringen samt kompetensfrågor inom arkivverksamheten.

I kulturutskottets betänkande 1998/99:KrU4 står det bl.a. att det är motiverat att formerna för och omfattningen av en utredning av arkivverksamheten övervägs och att regeringen för riksdagen redovisar sin syn på en kommande, mera omfattande utvärdering och utredning.

Mot denna bakgrund redogjorde regeringen i budgetpropositionen för år 2000 (prop. 1999/2000:1, utg.omr. 17) för att Regeringskansliet arbetar med att ta fram direktiv till en utredning av det statliga arkivväsendet.

Riksdagen har senare (bet. 1999/2000:KrU12) gett regeringen till känna att det är angeläget att den av regeringen aviserade utvärderingen om arkivväsendet snarast påbörjas.

Uppdraget

Det statliga arkivväsendets organisation m.m.

Riksarkivet och landsarkiven är statliga arkivmyndigheter med särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i landet. Riksarkivet är den centrala förvaltningsmyndigheten för arkivfrågor och har det högsta överinseendet över den offentliga arkivverksamheten i landet. I Riksarkivet, som är chefsmyndighet för landsarkiven, ingår bl.a. Krigsarkivet, Svensk arkivinformation (SVAR) och ARKION. SVAR är en delvis avgiftsfinansierad verksamhet som med hjälp av moderna medier skall bearbeta och sprida arkivinformation. ARKION är en i huvudsak avgiftsfinansierad verksamhet med syfte att med hjälp av moderna medier öka tillgängligheten till och bruket av arkiven. Landsarkiven finns i Göteborg, Härnösand, Lund, Uppsala, Vadstena, Visby och Östersund och de är arkivmyndigheter inom sina respektive distrikt. Äldst är Landsarkivet i Vadstena, inrättat 1899, och yngst är Landsarkivet i Härnösand som skapades 1935. Landsarkivens upptagningsområden är av varierande storlek. Stockholms stadsarkiv och Värmlandsarkiv har funktion som landsarkiv inom Stockholms respektive Värmlands län.

Under de senare åren har förutsättningarna för landsarkivens verksamhet förändrats. De snabba strukturförändringarna inom den offentliga förvaltningen liksom de ändrade relationerna mellan staten och Svenska kyrkan innebär att villkoren ändras för landsarkiven, bl.a. genom ökade leveranser av arkivmaterial. Det är många gånger fråga om material som fortfarande är aktuellt och som i förhållandevis stor utsträckning efterfrågas av såväl förvaltningen som forskningen. Tillhandahållandet av detta material har delvis en annan karaktär än tillhandahållandet av äldre material, bl.a. i fråga om sekretessprövningar och när det gäller kompetens hos arkivpersonalen. Förändringarna inom den offentliga förvaltningen innebär även en minskning av antalet regionala och lokala myndigheter. En annan faktor som påverkar landsarkivens verksamhet är den snabba utvecklingen av informationsteknik och digitalisering. Denna utveckling kan göra det möjligt att i stor utsträckning tillgodogöra sig arkivmaterial var man än befinner sig. Samtidigt medför den tekniska utvecklingen ökade krav på varje landsarkiv när det gäller att tillgodose behovet av tillräcklig kompetens på teknikområdet.

Mot denna bakgrund skall landsarkivens framtida roller och funktioner övervägas och förslag till eventuella ändringar lämnas. Möjligheterna till ökad samverkan och samordning med andra arkivmyndigheter och arkivinstitutioner i de olika regionerna skall beaktas. En utgångspunkt för övervägandena skall vara värdet av regional förankring samt landsarkivens regionalpolitiska betydelse.

Ansvarsfördelningen i den nuvarande statliga arkivorganisationen är oklar i vissa avseenden. Detta gäller exempelvis i fråga om landsarkivets ställning som dels egen myndighet, dels institution under chefsmyndigheten Riksarkivet. Härav följer bl.a. att riksarkivariens ansvar i förhållande till landsarkivariens kan bli oklart. Riksarkivet har aktualiserat vissa av dessa frågor i en skrivelse till regeringen med förslag till ändring av förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven (Ku1999/3476/Ka). Utredaren skall se över roll- och ansvarsfördelningen mellan Riksarkivet och landsarkiven. Förslag till eventuella ändringar skall lämnas.

Utredaren skall vidare se över möjligheterna att effektivisera verksamheten inom den statliga arkivorganisationen och föreslå åtgärder för att uppnå detta.

Den kommunala arkivhanteringen

De kommunala arkiven är liksom övriga arkiv bärare av stora kulturvärden. Det rör sig om ett omfattande material som har en väsentlig funktion när det gäller den lokala demokratin och förankringen. Villkoren för arkivhanteringen liksom arkivverksamhetens utformning ser i viss utsträckning olika ut i landets kommuner och landsting.

Kommunstyrelsen och landstingsstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen respektive landstinget, om inte kommun- eller landstingsfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse för denna uppgift. Riksarkivet och landsarkiven skall följa arkivutvecklingen i kommunerna och ge allmänna råd i arkivfrågor, men har inte behörighet att ingripa i verksamheten.

Arkivlagen är som sagt tillämplig både för statliga och för kommunala arkiv. Samma bestämmelser gäller alltså inom hela den offentliga förvaltningen i fråga om exempelvis arkivbildning och arkivvård. Den statliga och kommunala arkivsektorn samverkar bl.a. inom ramen för Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, som består av representanter från Riksarkivet, landsarkiven, Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet. Gruppen har som övergripande mål att främja samverkan mellan stat, kommuner och landsting inom arkivområdet, till gagn för utveckling av de kommunala arkivfrågorna. Tonvikten ligger på de frågor som är av gemensamt intresse för den offentliga sektorn. Till gruppens uppgifter hör bl.a. att utarbeta förslag till allmänna råd i kommunala arkivfrågor.

Utredaren skall, med beaktande av de särskilda förutsättningar som gäller inom respektive sektor och den kommunala självstyrelsen, se över möjligheterna till bättre samordning och ökad samverkan mellan statlig och kommunal arkivverksamhet samt föreslå åtgärder för att uppnå detta.

Enskilda arkiv

De enskilda arkiven, bl.a. folkrörelsearkiven och andra föreningsarkiv samt företags- och personarkiv, förvaltar betydande arkivbestånd och samlingar. Arkiven har många gånger ett stort kulturhistoriskt värde och bidrar till att ge information om samhället och dess utveckling. De har stor betydelse inom bl.a. forskningen, exempelvis historisk, samhällsvetenskaplig, ekonomihistorisk, lokalhistorisk och industrihistorisk forskning.

Flera enskilda arkiv är dåligt bevarade, förvarade och ordnade och tillgängligheten till dem är därför ofta begränsad jämfört med de offentliga arkiven. Det finns emellertid väl fungerande nätverk för enskilda arkiv. Här kan nämnas Folkrörelsernas arkivförbund och de många folkrörelsearkiv som är anslutna till organisationen samt Näringslivets arkivråd. Stiftelsen Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek, TAM-Arkiv (arkiv för tjänstemanna- och akademikerorganisationerna) och Föreningen Stockholms företagsminnen samlar många betydelsefulla enskilda arkiv. Vidare har vissa större företag en bra arkivhantering

Enligt förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven får de statliga arkivmyndigheterna ge råd till enskilda i arkivfrågor. Riksarkivets nämnd för enskilda arkiv avgör ärenden om statsbidrag till enskilda arkiv och är rådgivande organ i frågor som rör sådana arkiv. Nämndens bidragsgivning är sedan lång tid i stor utsträckning riktad till de s.k. regionala folkrörelsearkiv som har länet som verksamhetsfält samt till Stiftelsen Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek. För budgetåret 2000 avser drygt två tredjedelar av det statliga stödet (sammanlagt ca 11,8 miljoner kronor) dessa ändamål. Resterande medel fördelas till enskilda arkiv efter ansökan.

Utredaren skall se över möjligheterna och föreslå åtgärder för att enskilda arkiv bättre skall kunna bevaras och tillhandahållas. Härvid skall beaktas vilken roll de statliga arkivmyndigheterna skall ha i det sammanhanget. Möjligheterna till ökad samverkan med de offentliga arkivinstitutionerna liksom med andra aktörer skall ses över. Bland annat skall möjligheterna till ökad samverkan inom regionerna beaktas. Förslagen får dock inte medföra att den huvudsakliga inriktningen på bidragsgivningen ändras.

Överenskommelser om arkivleveranser från andra myndigheter

En av Riksarkivets och landsarkivens uppgifter är att ta emot arkiv från bl.a. myndigheterna inom den statliga sektorn för slutlig förvaring (depåfunktion). Förvaring av arkiv innebär kostnader, dels för vård och bevarande, dels för tillhandahållande. Enligt 17 § arkivförordningen (1991:446) skall Riksarkivet och landsarkiven, i samband med att de tar emot arkivmaterial, träffa en överenskommelse med den levererande myndigheten om ersättning för kostnader för att i framtiden bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet.

Mottagandet av arkivmaterialet innebär alltså en överföring av vissa resurser från den levererande myndigheten till arkivmyndigheterna i enlighet med den överenskommelse som träffas. Resurserna överförs vanligen genom en nivåsänkning av den levererande myndighetens anslag och motsvarande ökning av Riksarkivets anslag, vilket sker inom ramen för den ordinarie budgetprocessen i Regeringskansliet. I vissa fall sker resursöverföringen i stället genom att arkivmyndigheten fortlöpande fakturerar den levererande myndigheten i enlighet med överenskommelsen.

Riksarkivet och landsarkiven tar emot många och små leveranser vilket bl.a. innebär att resurs- och lokalplaneringen kompliceras samt att arkivmyndigheterna ägnar en inte oväsentlig tid åt leveransförhandlingar med levererande myndigheter. Riksarkivet har på regeringens uppdrag utrett dessa frågor (dnr Ku1999/2849/Ka).

Utredaren skall mot denna bakgrund och med beaktande av Riksarkivets redovisning av regeringsuppdraget föreslå de ändringar som bör göras i det nuvarande systemet i fråga om ersättning till arkivmyndigheterna med anledning av arkivleveranser. Utgångspunkten är att arkivmyndigheterna skall kompenseras för samtliga de kostnader som leveranserna innebär.

Bevarande av dokument på minoritetsspråk

I propositionen Nationella minoriteter i Sverige (prop. 1998/99:143, s. 69-70) uttalar regeringen sin avsikt att ta initiativ till en översyn som syftar till att finna lämpliga former för att bevara dokument på minoritetsspråken samiska, finska, meänkieli, romani chib och jiddisch. Riksdagen har inte haft något att invända mot en sådan översyn (bet. 1999/2000:KU6, rskr. 1999/2000:69). Utredaren skall göra den aktuella översynen.

Som utgångspunkt skall en beskrivning göras av var dokumenten i dag finns bevarade, vilket skick de befinner sig i och vilka förutsättningar som finns för allmänheten att ta del av dem. Dokument på minoritetsspråken kan utöver de ordinarie arkiven även finnas vid museer, universitet, stiftelser och hos de berörda minoritetsorganisationerna.

Informationsteknik

Den snabba utvecklingen och ökade användningen av informationsteknik och digitalisering ger nya möjligheter, bl.a. i fråga om att göra arkivmaterial mer tillgängligt och att nå nya och flera grupper av användare. Ett arbete med att knyta samman databaser i olika länder har t.ex. nyligen påbörjats, vilket i väsentlig utsträckning underlättar åtkomsten av bestånden i arkiven.

Samtidigt förändrar den tekniska utvecklingen villkoren för mottagande, bevarande, vård, gallring och tillhandahållande av handlingar. Arkivmyndigheterna ställs därmed inför delvis nya frågeställningar. Detta innebär nya och ökade krav på kompetens hos dem som hanterar arkivmaterialet.

Utredaren skall lämna förslag till hur arkivmyndigheterna på bästa sätt kan rustas dels för att nya medier skall kunna tas emot, bevaras, vårdas och göras tillgängliga, dels för att de möjligheter som den nya tekniken innebär skall kunna tas till vara, bl.a. när det gäller att vårda och tillgängliggöra äldre material. I detta sammanhang skall beaktas vilken roll SVAR respektive ARKION kan ha i detta arbete.

Övrigt

Utredaren skall i övrigt lämna de förslag som föranleds av uppdraget. Ett övergripande uppdrag för utredningen är att föreslå åtgärder som underlättar för nya grupper av användare att ta del av arkiven samt åtgärder som kan förbättra tillgängligheten till arkiven. Frågan om finansieringen av arkivmyndigheternas verksamhet skall övervägas och resultaten redovisas.

De av Riksdagens revisorer uppmärksammade frågorna om innebörden av Sveriges EU-anslutning för arkivhanteringen samt kompetensfrågor inom arkivverksamheten skall inte ingå i uppdraget, eftersom regeringen fortlöpande hålls informerad av Riksarkivet om dessa frågor.

Arbetets bedrivande

Arbetet skall bedrivas i samarbete med Riksarkivet och landsarkiven. Utredaren skall i övrigt samråda med berörda myndigheter samt Folkrörelsernas arkivförbund, Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet och övriga berörda organisationer och institutioner. Utredaren skall vidare hålla sig informerad om det arbete som bedrivs inom Offentlighets- och sekretesskommittén (dir. 1998:32) och vilka effekter det arbetet kan få för den framtida arkivhanteringen.

Utredaren skall redovisa sitt uppdrag senast den 30 november 2001.

(Kulturdepartementet)