MIGRFS 2019:6

Migrationsverkets författningssamling

ISSN 1650-2515

Ansvarig utgivare: Fredrik Beijer, Migrationsverket, 601 70 Norrköping

Migrationsverkets föreskrifter om förvaltning av asyl-,

migrations- och integrationsfonden;

MIGRFS

2019:6

Utkom från trycket

den 2 december

2019

beslutade den 11 november 2019.

Migrationsverket föreskriver följande med stöd av 34 § förordningen

(2014:1538) om förvaltning av asyl-, migrations- och

integrationsfonden.

1 kap. Tillämpningsområde och grundläggande bestämmelser

1 § Dessa föreskrifter tillämpas på ärenden där Migrationsverket i

egenskap av ansvarig myndighet enligt 2 § förordningen (2014:1538)

om förvaltning av asyl-, migrations- och integrationsfonden fattar beslut

om stöd från asyl-, migrations- och integrationsfonden.

För att utbetalning av stöd ska kunna ske ska stödmottagaren följa

bestämmelserna i dessa föreskrifter.

2 § Grundläggande bestämmelser om stöd från asyl-, migrations- och

integrationsfonden finns i

1. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 av

den 16 april 2014 om allmänna bestämmelser för asyl,

migrations- och integrationsfonden och om ett instrument för

ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och

bekämpande av brottslighet samt krishantering,

2. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 516/2014

om inrättande av asyl-, migrations- och integrationsfonden, om

ändring av rådets beslut 2008/381/EG och om upphävande av

Europaparlamentets och rådets beslut nr 573/2007/EG och nr

575/2007/EG och rådets beslut 2007/435/EG,

3. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 182/2011 av

den 16 februari 2011 om fastställande av allmänna regler och

principer för medlemsstaternas kontroll av kommissionens

utövande av sina genomförandebefogenheter,

4. Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr

966/2012 av den 25 oktober om finansiella regler för unionens

allmänna budget och om upphävande av rådets förordning

(EG, Euratom) nr 1605/2002,

5. Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom)

2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för

MIGRFS 2019:6

unionens allmänna budget, om ändring av förordningarna (EU)

nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr

1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr

223/2014, (EU) nr 283/2014 och beslut nr 541/2014/EU samt

om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012,

6. kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1042/2014 av

den 25 juli 2014 om komplettering av förordning (EU) nr

514/2014 med avseende på utnämning av ansvariga

myndigheter, deras förvaltnings- och kontrollansvar samt

revisionsmyndigheternas ställning och skyldigheter,

7. kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1048/2014 av

den 30 juli 2014 om fastställande av informations- och

kommunikationsåtgärder för allmänheten och

informationsåtgärder för mottagare i enlighet med

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014

om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och

integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd

till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av

brottslighet samt krishantering,

8. kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 1049/2014

av den 30 juli 2014 om tekniska föreskrifter för informations-

och kommunikationsåtgärder i enlighet med

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014

om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och

integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd

till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av

brottslighet samt krishantering,

9. kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/377 av

den 2 mars 2015 om fastställandet av mallar för handlingar

som krävs för utbetalning av det årliga saldot enligt

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014

om allmänna bestämmelser för asyl- migrations- och

integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd

till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av

brottslighet samt krishantering,

10. kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/378 av

den 2 mars 2015 om tillämpningsföreskrifter för

Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 514/2014

vad gäller genomförandet av det årliga avslutandet av

räkenskaperna och genomförandet av kontroll av

överensstämmelse,

11. kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 799/2014 av

den 24 juli 2014 om inrättande av förlagor för årsrapporter och

slutrapporter i enlighet med Europaparlamentets och rådets

förordning (EU) nr 514/2014 om allmänna bestämmelser för

asyl- migrations- och integrationsfonden och om ett instrument

för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och

bekämpande av brottslighet samt krishantering,

MIGRFS 2019:6

12. kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 801/2014 av

den 24 juli 2014 om fastställande av tidsplanen och andra

genomförandevillkor för mekanismen för tilldelning av medel

för unionens vidarebosättningsprogram inom ramen för asyl-,

migrations- och integrationsfonden,

13. kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 802/2014 av

den 24 juli 2014 om inrättande av förlagor för nationella

program samt fastställande av villkor för det elektroniska

systemet för datautbyte mellan kommissionen och

medlemsstaterna, i enlighet med Europaparlamentets och

rådets förordning (EU) nr 514/2014 om allmänna

bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och

om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete,

förebyggande och bekämpande av brottslighet samt

krishantering,

14. kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/840 av

den 29 maj 2015 om kontroller som genomförs av de ansvariga

myndigheterna i enlighet med Europaparlamentets och rådets

förordning (EU) nr 514/2014 om allmänna bestämmelser för

asyl-, migrations- och integrationsfonden och om ett

instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete,

förebyggande och bekämpande av brottslighet samt

krishantering,

15. kommissionens genomförandeförordning (EU) 2015/1977 av

den 8 juli 2015 om fastställande av tidsintervallerna och

formen för rapportering av oegentligheter avseende asyl-,

migrations-, och integrationsfonden och instrumentet för

ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och

bekämpande av brottslighet samt krishantering enligt

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014,

16. kommissionens genomförandeförordning (EU) 2017/646 av

den 5 april 2017 om ändring av genomförandeförordning

2015/378 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets

och rådets förordning (EU) nr 514/2014 vad gäller

genomförandet av det årliga avslutandet av räkenskaperna och

genomförandet av kontroll av överensstämmelse,

17. kommissionens delegerade förordning (EU) 2017/207 av den 3

oktober 2016 om den gemensamma övervaknings- och

utvärderingsram som föreskrivs i Europaparlamentets och

rådets förordning (EU) nr 514/2014 om allmänna

bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och

om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete,

förebyggande och bekämpande av brottslighet samt

krishantering,

18. kommissionens beslut 2006/548/EG, Euratom av den 2 augusti

2006 om ändring av beslut 2001/844/EG, EKSG, Euratom,

19. förordningen (2014:1538) om förvaltning av asyl-, migrations-

och integrationsfonden, och

20. förordningen (2019:502) med instruktion för Migrationsverket.

MIGRFS 2019:6

2 kap. Organisation

1 § Migrationsverket är ansvarig myndighet för förvaltning och kontroll

av det nationella programmet i enlighet med artikel 25.1 i

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 och 2 §

förordningen (2014:1538) om förvaltning av asyl-, migrations- och

integrationsfonden.

Funktionen för fonderna har ansvar inom Migrationsverket för att

förvalta asyl-, migrations- och integrationsfonden.

Definitioner

2 § I dessa föreskrifter gäller följande definitioner.

Medfinansieringsavtal: Stödavtal så som det definieras i artikel 1 d i

kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1042/2014.

Stödmottagare: Mottagaren av ett bidrag från unionen inom ramen för

ett projekt enligt artikel 2 i Europaparlamentets och rådets förordning

(EU) nr 514/2014.

Projektpartner: En projektpartner är en organisation, myndighet eller

företag som aktivt stödjer och samarbetar med stödmottagaren vid

genomförandet av projektet och tar del av unionens bidrag genom

stödmottagaren på samma villkor som denne.

3 kap. Ansökan om stöd

Aktörer

1 § Följande aktörer kan ansöka om stöd:

-

myndigheter, kommuner och landsting,

-

ideella organisationer, trossamfund och stiftelser,

-

internationella organisationer,

-

utbildnings- och forskningsinstitutioner, och

-

företag.

Endast juridiska personer kan ansöka om stöd.

Utlysning

2 § Ansökningsomgångar utlyses på Migrationsverkets webbplats.

I en ansökningsomgång anges syfte och mål med ansökningsomgången,

förutsättningar och villkor som gäller för ansökningsomgången samt

bedömningsgrunder och urvalskriterier för insatser.

Ansökan om stöd

3 § En ansökan om stöd lämnas elektroniskt på Migrationsverkets

ansökningsformulär. Om sökande väljer att inte lämna sin ansökan

elektroniskt ska ansökan lämnas på det formulär som tillhandahålls av

MIGRFS 2019:6

Migrationsverket. En ansökan som lämnas elektroniskt ska snarast

kompletteras med en skriftlig bekräftelse av ansökan som är

undertecknad av en person som är behörig att företräda sökanden.

Ansökan om stöd ska ha kommit in till Migrationsverket senast vid den

tidpunkt som anges i respektive ansökningsomgång.

Underlag till ansökan om stöd

4 § Krav på innehåll i ansökan om stöd framgår av Migrationsverkets

ansökningsformulär. En ansökan om stöd ska innehålla:

1. uppgifter om sökanden,

2. utförlig projektbeskrivning, som bl.a. innehåller projektets

aktivitets- och tidsplan, målsättning och resultat och

indikatorer,

3. projektets budget och en upphandlingsplan för de inköp som

planeras,

4. uppgifter om medfinansiering,

5. underlag som visar att behörig företrädare har rätt att företräda

sökanden och eventuell delegations- och attestordning som

gäller inom projektorganisationen,

6. avsiktsförklaring om samverkan mellan sökanden och i

projektet ingående projektpartner,

7. årsredovisning för icke offentliga organisationer, och

8. bekräftelse av ansökan undertecknad av organisationens

behörige företrädare.

Migrationsverket får begära ytterligare uppgifter som anses nödvändiga

för prövningen av ansökan.

Kontroll och komplettering av ansökan

5 § När ansökan har registrerats kontrollerar Migrationsverket att den

är fullständig enligt 3 och 4 §§. Är ansökan ofullständig kan

Migrationsverket begära att den kompletteras.

6 § Migrationsverket kan begära att en utvärdering av projektet görs i

enlighet med de villkor som fastställts.

7 § Migrationsverket får, i beslutet om stöd, begära att godkänd eller

auktoriserad revisor granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter

som stödmottagaren senare lämnar i sin ansökan om utbetalning.

8 § I enlighet med artikel 10 i kommissionens delegerade förordning

(EU) 1042/2014 ska medfinansieringsavtal i regel vara undertecknat

innan någon projektverksamhet som finansieras av asyl-, migrations-

och integrationsfonden inleds. Detta gäller dock inte projektverksamhet

där Migrationsverket är stödmottagare.

MIGRFS 2019:6

I de fall där Migrationsverket är stödmottagare, i enlighet med artikel 11

i samma förordning, ska beslut om stöd i regel vara fattat innan någon

projektverksamhet som finansieras av asyl-, migrations- och

integrationsfonden inleds.

4 kap. Rapportering och utbetalning av stöd

Ansökan om utbetalning av stöd

1 § En ansökan om utbetalning av stöd ska lämnas på

Migrationsverkets ansökningsformulär i det format som

Migrationsverket anger. En ansökan som lämnas elektroniskt ska

snarast kompletteras med en bekräftelse av ansökan som är

undertecknad av en person som är behörig att företräda stödmottagaren.

En ansökan om utbetalning av stöd ska omfatta en period om tre

kalendermånader. Migrationsverket kan göra undantag i början och

slutet av ett projekt på stödmottagarens skriftliga begäran.

Underlag till ansökan om utbetalning av stöd

2 § Till ansökan om utbetalning av stöd ska följande underlag lämnas:

1. Verksamhetsrapport för den period som ansökan avser.

2. Ekonomisk rapport för den period som ansökan avser.

3. Ekonomiskt underlag som styrker riktigheten i uppgifterna om

de stödberättigande utgifterna och intäkterna inklusive

medfinansieringen. Med ekonomiskt underlag avses kopior av

bokföringsunderlag såsom utdrag ur huvudbok.

4. Andra underlag, exempelvis protokoll och deltagarlistor vid

genomförda aktiviteter.

Därutöver får Migrationsverket begära in ytterligare uppgifter som är

nödvändiga för prövning av ansökan.

Redovisning

3 § I enlighet med artikel 4 k i kommissionens delegerade förordning

(EU) nr 1042/2014 ska stödmottagare och projektpartner utan att

gällande bokföringsbestämmelser åsidosätts, ha en separat

projektredovisning eller på annat lämpligt och redovisningssäkert sätt

säkerställa att projektets transaktioner kan utläsas i redovisningen.

Kvartalsrapportering

4 § Kvartalsrapporteringen ska visa att verksamheten och dess resultat

är i enlighet med medfinansieringsavtalet. Kvartalsrapporten ska

kortfattat beskriva hur projektet genomförts under den aktuella perioden

med tydlig koppling till projektets aktivitets- och tidsplan, projektets

målsättning och resultat, projektets indikatorer och fastställd budget.

MIGRFS 2019:6

Utbetalning av stöd

5 § Utbetalning av stöd sker i efterskott för faktiska betalda och

bokförda stödberättigande utgifter enligt artiklarna 17 och 18 i

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014.

Förskott

6 § Migrationsverket får besluta om utbetalning av förskott på stödet.

Förskottsbeloppet är begränsat till maximalt 50 % av beviljad

medfinansiering från asyl-, migrations- och integrationsfonden, dock

högst 400 000 kr.

Beslut om bifall av ansökan om förskott kan fattas av Migrationsverket

efter det att beslut om stöd är fattat och i tillämpliga fall

medfinansieringsavtal tecknat.

Slutrapport

7 § Stödmottagaren ska i samband med ingivande av den sista ansökan

om utbetalning bifoga en slutrapport.

Av slutrapporten ska projektets resultat framgå liksom de åtgärder som

vidtagits med anledning av avvikelser mellan förväntat och faktiskt

resultat. Slutrapporten ska även innehålla en sammanfattande

uppföljning av hela projektet.

5 kap. Stödberättigande utgifter

1 § Stödmottagare ska redovisa utgifter på följande utgiftsslag:

-

personal,

-

resor och logi,

-

utrustning, materiel och lokaler,

-

extern sakkunskap och externa tjänster, och

-

övriga kostnader.

Stödberättigande utgifter

2 § I 11-27 §§ förordningen (2014:1538) om förvaltning av asyl-,

migrations- och integrationsfonden finns bestämmelser om

stödberättigande utgifter. Av 13 § samma förordning framgår att utgifter

som med hänsyn till omständigheterna framstår som oskäliga är helt

eller delvis inte stödberättigande.

Av artikel 17 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr

514/2014 framgår att utgifter för att vara stödberättigande ska omfattas

av de särskilda förordningarna och målen för dessa, vara nödvändiga för

genomförandet av projektet samt vara skäliga och följa principerna för

sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om prisvärdhet och

kostnadseffektivitet. Utgifter ska vara proportionerliga i förhållande till

det som behövs för att genomföra projektet.

MIGRFS 2019:6

Indirekta kostnader

3 § Stödberättigande indirekta kostnader ska beräknas med en fast

schablon om 15 % av stödberättigande direkta personalkostnader.

Indirekta kostnader behöver inte verifieras.

Om stödmottagaren redovisar ett lägre utfall gällande

personalkostnaderna än budgeterat eller om en del av

personalkostnaderna inte bedöms vara stödberättigande kommer

andelen indirekta kostnader att minska i motsvarande mån.

En förteckning över indirekta kostnader finns som bilaga till dessa

föreskrifter.

Mervärdesskatt

4 § Stöd för mervärdesskatt medges endast om denna utgör en slutlig

utgift för stödmottagaren.

Om Skatteverket senare fattar beslut om att stödmottagaren omfattas av

skattskyldighet enligt mervärdesskattelagen (1994:200) för verksamhet

som avses i aktuellt beslut om stöd, ska stödmottagaren återbetala stöd

som felaktigt utbetalats från asyl-, migrations- och integrationsfonden.

Förändringar i projektet

5 § Stödmottagaren ska snarast skriftligen meddela Migrationsverket

om förutsättningarna för projektet ändras, om stödmottagaren önskar

avbryta projektet eller vid andra förändringar av betydelse för projektet.

Följande ändringar förutsätter ett godkännande och beslut av

Migrationsverket efter en ansökan om ändring:

1. Ändring av projektets inriktning eller målsättning jämfört med

beslutet om stöd.

2. Väsentliga ändringar i projektets budget, innefattande

ändringar där kostnaderna i ett enskilt kostnadsslag överstiger

budget med mer än 10 %.

3. Väsentliga ändringar i aktivitets- och tidsplan.

4. Ändringar avseende finansiering, inklusive medfinansiering.

5. Väsentliga ändringar i projektorganisationen.

6. Om stödmottagares verksamhet helt eller delvis överlåts, eller

på annat sätt övergår till annan juridisk eller fysisk person.

7. Annan ändring av betydelse för projektets genomförande.

Ansökan om ändring ska göras skriftligen till Migrationsverket och vara

undertecknad av stödmottagarens behörige företrädare. Kostnader som

har uppstått på grund av en ändring kan endast godkännas från och med

datumet då Migrationsverket bifaller ansökan om ändring.

6 § Stödmottagaren ska snarast skriftligen meddela Migrationsverket

om ändring av stödmottagarens

MIGRFS 2019:6

-

namn,

-

adress,

-

plusgiro eller bankgiro,

-

behörig företrädare, eller

-

ändring av andra uppgifter som har betydelse för projektet.

6 kap. Uppföljning, kontroll och informationsansvar

Handlingars tillgänglighet och kontroll

1 § Enligt artikel 27 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU)

nr 514/2014 ska Migrationsverket systematiskt utföra kontroller av

stödmottagarens projekt under projektperioden. Migrationsverkets

omfattning av sådana kontroller sker utifrån en fastställd

riskbedömningsmodell.

2 § För att kunna genomföra en administrativ kontroll och komplettera

sådan kontroll med kontroller på plats enligt artikel 27 i

Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 514/2014 har

Migrationsverket rätt att hos stödmottagare och hos övriga i projektet

ingående aktörer följa upp arbetet och ta del av relevanta handlingar och

uppgifter som kan ge upplysningar om projektet.

Handlingar och uppgifter, inklusive räkenskapsinformation, ska hållas

tillgängliga i minst tio år efter sista utbetalning som projektet mottagit, i

original eller i form av bestyrkta kopior på allmänt godkända databärare

i enlighet med tillämpliga unionsrättsliga och nationella bestämmelser.

Stödmottagaren och övriga i projektet ingående organisationer ska hålla

ovan nämnda handlingar och uppgifter tillgängliga för kontroll av

behöriga personer eller organ, särskilt bemyndigade tjänstemän från

Europeiska Unionen eller dess bemyndigade företrädare. På begäran ska

även utdrag ur eller kopior av handlingar och uppgifter tillhandahållas.

Krav på återbetalning

3 § Av 29 § förordningen (2014:1538) om förvaltning av asyl-,

migrations- och integrationsfonden följer att, om ett stödbeslut upphävs

sedan stöd betalats ut till följd av det beslut som upphävs, eller om en

stödmottagare i övrigt tagit emot stöd som inte är stödberättigande, är

stödmottagaren återbetalningsskyldig för beloppet. Migrationsverket

kräver i sådana fall att motsvarande del av stödet betalas tillbaka.

Återbetalning får krävas inom tio år från det att beloppet betalades ut.

Av 30 § samma förordning följer att om stödmottagaren inte är

berättigad till ett stödbelopp och detta ska återbetalas, ska ränta tas ut

enligt räntelagen (1975:635). Migrationsverket får sätta ned räntekravet

om det finns särskilda skäl.

Av 31 § samma förordning följer att om stödmottagaren är

återbetalningsskyldig eller skyldig att betala ränta enligt vad som

angetts ovan får annat stöd som beviljats kvittas mot skulden.

MIGRFS 2019:6

Informationsansvar

4 § Stödmottagaren ska i enlighet med Europaparlamentets

och rådets förordning (EU) nr 1048/2014 samt kommissionens

genomförandeförordning (EU) nr 1049/2014 informera allmänheten om

att projektet finansieras av asyl-, migrations- och integrationsfonden och

visa Europeiska Unionens emblem.

7 kap. Undantag

1 § Migrationsverket får besluta om undantag från bestämmelserna i

dessa föreskrifter.

Dessa föreskrifter träder i kraft två veckor efter den dag de utkom från

trycket. Samtidigt upphör föreskrifterna (MIGRFS 2017:10) om

förvaltning av asyl-, migrations- och integrationsfonden att gälla.

MIGRATIONSVERKET

MIKAEL RIBBENVIK

Mari Mild

MIGRFS 2019:6

Bilaga

Kostnadskategorier som räknas som indirekta kostnader i enlighet

med 5 kap. 3 § MIGRFS 2019:6

Kostnader för följande kategorier räknas som indirekta kostnader om de

inte ingår i en specifik aktivitet i projektet.

Övergripande styrning och ledning

-

Övrig indirekt personalkostnad i organisationen, till den del

som inte arbetar direkt i projektet (exempelvis ledning,

kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-

support, information, marknadsföring och juridik).

Centralt personalstöd för all personal i organisationen

-

Utbildning och annan kompetensutveckling.

-

Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst.

-

Sjuk- och hälsovård.

-

Frisk- och personalvårdsförmåner, exempelvis läkemedel och

terminalglasögon.

Lokaler för projektpersonal och därtill relaterade utgifter

1

-

Lokalkostnader för projektpersonal och administration

(kontorslokaler).

-

Förvaltning och drift av lokaler, inklusive underhåll, städ,

vaktmästeri, väktare och reparationer.

-

Försäkringar kopplade till lokaler för personal och till

kontorsutrustning, exempelvis brand- och stöldförsäkring.

-

El, värme, gas och vatten.

Reception, kontorsservice, telekommunikation

-

Kommunikation såsom telefon, fax, internet, postservice och

porto.

-

Inköp, hyra, avskrivning, leasing, reparation och underhåll av

kontorsutrustning, exempelvis möbler och datorer inklusive

programvaror.

-

Kontorsmaterial och förbrukningsmaterial, exempelvis papper,

pennor, pärmar, bläckpatroner.

-

Kopieringskostnader.

-

Bankavgifter för konton och kort.

-

Böcker och tidningar.

-

Medlemsavgifter.

¹ Lokalkostnader för projektpersonal får räknas som direkta kostnader vid

projektgenomförande i utlandet om kostnaden är en merkostnad och nödvändig

för projektets genomförande.

MIGRFS 2019:6

Registratur och arkivering

-

Registratur- och arkiveringskostnader.

Övriga kostnader

-

Parkeringskostnader.

-

Intern representation.