RA-FS 1991:1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos

statliga myndigheter;

beslutade den 23 maj 1991.

Med stöd av ll, 12 och 16 55 arkivförordningen (19912446) beslutar

riksarkivet, efter samråd med krigsarkivet, följande föreskrifter och all-

männa råd om arkiv hos statliga myndigheter (”allmänna arkivföreskrif-

ter”, Aaf).

Inledning

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myn-

digheter omfattar allmänna regler om myndigheternas arkivverksamhet.

Mediespeciflka regler om framställning, hantering, förvaring och vård

finns i riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på olika

medier.

Regler om arkivlokaler finns i riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

om arkivlokaler samt i riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

tekniska krav vid inrättande av arkivlokaler.

Regler om val av skrivmateriel som uppfyller riksarkivets tekniska krav

finns i riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om val av produkter och

kvalitetssystem.

Tekniska regler avseende produkter och kvalitetssystem finns i riksar-

kivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska kravinom olika medie-

områden.

Innehållsförteckning

Kap.

Tillämpning .......................................

Definitioner .......................................

Arkivbildning ......................................

Framställning av handlingar ...........................

Hantering, förvaring och skydd av handlingar ..............

Arkivredovisning ...................................

Gallring ..........................................

Återlämnande av handlingar ...........................

Överlämnande av handlingar ..........................

Utlån av handlinar .................................

OXDOOxlONUl-ÄUJN—

.—

RA-FS 1991: 1

Utkom från trycket

den 25juni 1991.

1 kap. Tillämpning

1 & Föreskrifterna gäller för arkiv hos

—- statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, rege-

ringen, myndigheter inom regeringens kansli och utrikesrepresenta—

tionen,

— kyrkokommunala myndigheter,

— sådana organ som avses i 1 kap. 85 andra stycket sekretesslagen

(1980: 100), till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i

bilagan till sekretesslagen, och

— allmänna försäkringskassor.

I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet, sådana myndig-

heter och organ som upptas i första stycket.

2 & Föreskrifterna gäller även i tillämpliga delar för handlingar som

— Överlämnats till myndigheten från annan myndighet eller enskild och

som införlivats med myndighetens arkiv,

Överlämnats till myndigheten från annan myndighet" och som förvaras

skilda från den egna myndighetens arkiv,

myndigheten med full äganderätt övertagit som gåva eller legat från

enskild uteslutande för förvaring och vård eller för forsknings— och

studieändamål,

myndigheten framställer för annan myndighets räkning eller förvarar

för annan myndighets räkning för teknisk bearbetning eller teknisk

lagring, och

myndigheten lånat in från annan myndighet.

3 5 I de fall myndigheten genom uppdrag överlåter framställning, tek-

nisk bearbetning eller teknisk lagring till kommunal myndighet eller en-

skild, skall denna genom skriftligt avtal åläggas skyldighet att följa tillämp-

liga föreskrifter inom arkivområdet.

Allmänna råd: Sådant avtal bör upprättas även vid överenskommelse med

annan statlig myndighet.

2 kap. Definitioner

I detta avsnitt har endast sådana definitioner medtagits som avvike

från gällande standarder inom områdena arkivteknik (svensk standard

SS 62 80 l0) och informationsteknik (svensk standard SS 01 16 01). Om en

term förekommer i båda standarderna tillämpas den som finns inom

området arkivteknik.

1 5 I dessa föreskrifter avses med

allmän handling detsamma som i 2 kap. tryckfrihetsförordningen,

arkiv bestånd av handlingar/uppgifter som har tillkommit i

en myndighets verksamhet och som har arkiverats,

arkivera tillföra arkivet handlingar/uppgifter,

avställa ta ut handlingar/uppgifter som redan givits en be

stämd ordning för att ge dem en annan ordning,

databärare ysiskt underlag ör handlingar/uppg1 ter,

gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmän-

na handlingar;

förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband

med överföring till annan databärare räknas som gall-

ring om överföringen medför

—- informationsförlust,

— förlust av möjliga informationssammanställning-

ar,

— förlust av sökmöjligheter eller

— förlust av möjligheter att fastställa informationens

autenticitet,

medel och metoder för överföring och lagring av in-

formation, ,

avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är all-

männa och som inte skall arkiveras.

3 kap. Arkivbildning

Planering av arkivbildningen

1 & Myndigheten skall fortlöpande planera och styra arkivbildningen.

Allmänna råd. Vid planeringen bör myndigheten beakta

— hur arkivet skall avgränsas och struktureras för att avspegla myndighetens

verksamhet,

— vilka handlingar som skall gallras,

vilka handlingar som kan innehålla sekretessbelagda uppgifter,

vilka sökbehoven är på kort och lång sikt, samt

hur handlingarna skall lagras under olika faser av bevarandet.

Myndigheter med omfattande arkivbildning bör fastställa en plan för hur

arkivering, avställning, seriebildning, volymbildning m.m. skall ske (arkiv-

bildningsplan).

Arkivets avgränsning

2 g Myndigheten skall, utöver de allmänna handlingarna från myndig-

hetens verksamhet, arkivera sådana handlingar som avses i 2 kap. 95

tryckfrihetsförordningen , om de kan anses vara av betydelse för myndig-

hetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller

forskning.

Allmänna råd. Vid arkivering av sådana handlingar som myndigheten upprät-

tat som tryck eller på annat sätt upprättat och mångfaldigat för spridning bör

de exemplar som tillförs arkivet märkas med ordet "arkivexemplar".

3 5 De handlingar/uppgifter som inte skall tillhöra arkivet skall rensas

ut.

Allmänna råd. Rensningen bör omfatta sådana handlingar/uppgifter som inte

har tillfört ett mål eller ärende sakuppgift samt sådana handlingar vars bety-

delse upphört i och med att ett slutligt exemplar framställts eller ett arbete

fullbordats.

l-RA-FS 199121

RA-FS 1991: 1

* -FS 1991: 1 4 5 Myndighetens arkiv skall hållas skilt från andra ark1v som myn1g-

heten förvarar.

Arkivets struktur

5 5 Vid arkiveringen skall handlingarna ges en bestämd ordning inom

arkivets akter, dossieer och serier.

Arkivet skall ges en struktur som befrämjar sökning och tillgänglighet i

arkivet och som underlättar gallring.

Allmänna råd. Vid uppläggning av registreringsrutiner bör myndigheten sär-

skilt uppmärksamma konsekvenserna för arkivets struktur.

Handlingar som skall gallras bör så snart som möjligt skiljas från de hand—

lingar som skall bevaras.

4 kap. Framställning av handlingar

1 & Myndigheten skall välja medium och databärare med beaktande av

att handlingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas på

ett tillfredsställande sätt.

Hänsyn skall även tas till de olika mediernas förutsättningar avseende

sökbarhet och tillgänglighet.

Allmänna råd. Myndigheten bör även beakta de olika databäramas lagrings-

kapacitet.

2 5 Handlingarna skall framställas så att de kan läsas och överföras till

annan databärare under den tid som de skall bevaras.

3 5 Vid överföring av handlingar/uppgifter till annan databärare skall

myndigheten beakta om en förstöring av den ursprungliga databärarcn

innebär gallring.

Allmänna råd. Överföring av information till en databärare inom samma

medium (t. ex. från skivminne till magnetband) räknas i allmänhet inte som

gallring, medan överföring till en databärare inom annat medium (t. ex. från

magnetband till mikrofilm eller papper) alltid räknas som gallring.

Vad som räknas som gallring framgår av definitionen av gallringsbegreppet

i2 kap. 15.

5 kap. Hantering, förvaring och skydd av handlingar

1 & Handlingarna skall under hela bevarandetiden hanteras, förvaras

och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls, så långt

detta är tekniskt möjligt.

Allmänna råd. Myndigheten bör fastställa rutiner för att skydda handlingarna

mot obehörig åtkomst, manipulation och stöld. Även rutiner för transport

inom och utom myndigheten bör fastställas.

Handlingarna bör endast efter myndighetens medgivande vara tillgängliga

för personer som inte tillhör myndigheten. Vid tillhandahållande av handling-

ar till allmänheten bör myndigheten övervaka hur handlingarna handhas.

2 & Myndigheten skall välja förvaringsmedel med hänsyn till de' krav

som ställs på handlingamas användning och skydd.

Allmänna råd: Myndigheten bör härvid beakta

— handlingarnas bevarandetid,

— handlingarnas användning (hanterlighet, slitage m.m.),

— behov av skydd mot yttre påverkan samt

— krav på säkerhet (skydd mot skingring m. m.).

& Myndigheten skall förvara arkivet i sådan ordning att kontroll av och

sökning i arkivet underlättas.

6 kap. Arkivredovisning

' rkivbeskrivning

1 & Arkivbeskrivningen skall utformas på ett sådant sätt att den ger en

samlad överblick över myndighetens arkiv och arkivbildning samt under-

lättar användningen av arkivet. '

Arkivbeskrivningen skall fortlöpande kompletteras.

2 5 I arkivbeskrivningen skall ingå uppgifter om

— myndighetens organisation och arbetsuppgifter,

- sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare hand-

lingar och ärendeslag,

— vilka arkiv som myndigheten förvarar,

— sökingångar i arkivet/arkiven,

— inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess,

— gallringsregler och

— vem som är ansvarig för arkivverksamheten.

Allmänna råd. Arkivbeskrivningens omfattning bör anpassas till arkivets stor—

lek och komplexitet. Den bör dock för att fylla sin funktion hållas relativt

kortfattad.

Arkivförteckni ng

Utformning och omfattning

3 & Arkivförteckningen skall utformas så att den kan användas som

sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivbeståndet.

Arkivförteckningen skall årligen kompletteras.

Vid förändringar i organisation och arbetssätt som medför stora föränd-

ringar i arkivbildningen får myndigheten dock, efter arkivmyndighetens

medgivande, avsluta arkivförteckningen och påbörja en ny.

4 & Arkivet skall redovisas i en enda, för myndigheten gemensam arkiv-

förteckning. Denna får dock uppdelas på flera delförteckningar, om detta

väsentligt underlättar upprättandet och användningen av arkivförteck-

ningen.

Allmänna råd. En uppdelning i flera delförteckningar bör begränsas till fall, då

myndighetens arbetsuppgifter och/eller förläggningsorter är så åtskilda att det

uppenbart är ändamålsenligt.

5 5 Till arkivförteckningen skall fogas en innehållsförteckning som visar

arkivets seriestruktur.

6 5 Om förkortningar och koder används skall de förklaras i klartext.

Sådan förklaring får ges i en särskild lista som bifogas arkivförteckningen.

Förteckningsplan och seriesystematik

7 & Arkivet skall redovisas i huvudavdelningar i enlighet med nedanstå-

ende förteckningsplan.

Protokoll

Arkivexemplar av utgående handlingar

Diarier

. Register och liggare

Inkomna handlingar

Handlingar ordnade efter ämne

. Räkenskaper

. Övriga handlingar

O=QTWUOPUE>

Riksarkivet kan besluta om annan förteckningsplan.

Allmänna råd. Om det inte är lämpligt att redovisa arkivet i enlighet med den

föreskrivna förteckningsplanen bör myndigheten göra en framställning till

riksarkivet om annan förteckningsplan. För myndigheter som har krigsarkiVet

som arkivmyndighet görs sådan framställning till krigsarkivet. .

8 9 Arkivets serier skall, inom varje huvudavdelning, redovisas i syste

matisk ordning.

Om en huvudavdelning omfattar flera serier skall en indelning i under-

avdelningar göras. lndelningar i flera nivåer skall göras om detta under-

lättar sökningen i arkivet.

Allmänna råd. Den systematiska ordningen bör avspegla samband avseende

informationsinnehåll, organisation och/eller arbetssätt.

Systematiseringen bör ske oberoende av medium.

Redovisning av handlingar som bevaras hos myndigheten

9 5 För varje serie skall myndigheten redovisa uppgifter om

—— arkivets benämning,

— seriens benämning och

— seriesignum.

Hänvisning skall göras till serier som har ett nära samband med den

serie som redovisas.

10 & För handlingar som sammanförts till volymer redovisas volymens

löpnummer inom serien samt volymens tidsomfattning.

För upptagningar som överförts till databärare för långtidslagring får

volymredovisning ske separat. Om sådan redovisning sker skall en hänvis-

ning till denna göras i arkivförteckningen.

11 5 För handlingar som ännu inte sammanförts till volymer eller över-

förts till databärare för långtidslagring, skall vid behov lämnas uppgift om

hur användaren kan få tillgång till handlingarna.

Redovisning av handlingar som myndigheten avhänder sig genom gallring,

återlämnande eller överlämnande

12 5 För handlingar/serier som gallras skall myndigheten redovisa upp-

gifter om

— arkivets benämning,

-— handlingarnas/seriens benämning,

- seriesignum (i förekommande fall),

— handlingarnas/seriens tidsomfattning,

— gallringsföreskrifter/beslut som tillämpats samt

— gallringsfrist.

Redovisningen får även ske genom att de gallringsföreskrifter/beslut

som tillämpats bifogas arkivförteckningen eller dokumenteras i bilaga till

arkivförteckningen.

13 & Återlämnande eller överlämnande av hela serier skall dokumente-

ras i arkivförteckningen. Återlämnande eller överlämnande av enstaka

handlingar får dokumenteras på annat sätt.

Allmänna råd. När det gäller enstaka handlingar kan dokumentation i allmän-

het ske genom notering i diariet.

7 kap. Gallring

1 & Myndigheten skall fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring.

Allmänna råd. Myndigheten bör med utgångspunkt från 3 & arkivlagen och i

samråd med arkivmyndigheten formulera riktlinjer för bevarande och gallring

i arkivet.

För gallring krävs dock, i enlighet med 14 & arkivförordningen , föreskrifter

eller särskilt beslut av riksarkivet, om inte särskilda gallringsföreskrifter finns

i lag eller förordning eller har meddelats med stöd av 6, 6 a och 18 && data-

lagen (19731289).

2 & Framställning om föreskrifter eller särskilt beslut om gallring skall

göras till riksarkivet eller till krigsarkivet, för myndigheter som har krigsar-

kivet som arkivmyndighet.

Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar

som föreslås till gallring, uppgift om handlingarnas omfattning, redogörelse

för deras användning och betydelse samt en motivering till gallringsförslaget.

3 5 Myndigheten skall utan dröjsmål förstöra handlingar för vilka gall—

ringsfristen har löpt ut. Förstöringen skall ske under kontroll.

Allmänna råd. Särskild aktsamhet bör iakttas när det gäller handlingar som

innehåller sekretessbelagda uppgifter.

8 kap. Återlämnande

1 5 Framställning om föreskrifter om återlämnande av handlingar till

annan myndighet eller enskild skall göras till arkivmyndigheten.

Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar

som föreslås till återlämnande, uppgift om handlingarnas omfattning, redogö-

relse för deras användning samt en motivering till förslaget.

9 kap. Överlämnande till annan myndighet eller till arkivmyndigheten

Överlämnande till annan myndighet

1 5 Framställning om föreskrifter om överlämnande av handlingar till

annan myndighet skall göras till arkivmyndigheten.

Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar

som föreslås till överlämnande, uppgift om handlingarnas omfattning, redo-

görelse för deras användning samt en motivering till förslaget.

2 5 Den övertagande myndigheten får, om särskilda skäl föreligger, in-

förliva handlingarna med det egna arkivet. Riksarkivet beslutar om sådant

undantag från föreskrifterna i 3 kap. 4 5.

Överlämnande till arkivmyndigheten

3 & Framställning om överlämnande av handlingar till arkivmyndig-

heten skall göras till arkivmyndigheten.

Allmänna råd. Myndighetens framställning avses utgöra underlag för en över-

enskommelse om överlämnande till arkivmyndigheten. Framställningen bör

innehålla en förteckning över de handlingar som avses.

10 kap. Utlån

1 & Handling som lånats in till en myndighet för tjänsteändamål få

lånas vidare till annan myndighet för tjänsteändamål under förutsättnin

att den långivande myndighetens medgivande inhämtas.

2 & Utlån för forsknings- och studieändamål får endast ske till myndig-

heter och institutioner vilka erhållit inlåningsrätt av riksarkivet.

3 & Utlån för utställningsändamål och därmed jämförligt ändamål få

ske efter arkivmyndighetens beslut i varje enskilt fall.

4 & Annat utlån än vad som avses i l— 3 55 får inte ske utan medgivande

från riksarkivet eller från krigsarkivet när det gäller myndigheter som ha

krigsarkivet som arkivmyndighet.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 1991.

2. Genom föreskrifterna upphävs riksarkivets cirkulär ( 1968:473 ) om

tillämpningen av allmänna arkivstadgan den 10 november 1961 (nr 590)

och riksarkivets cirkulär (1979: 679) om ändring av detta cirkulär.

3. Arkivbeskrivning, i enlighet med 6 kap. 1—2 55, skall omfatta myn-

dighetens arkiv fr.o.m. tidpunkten för den senaste större omorganisa-

tionen, dock senast fr.o.m. arkivlagens ikraftträdande.

4. Riksarkivet och krigsarkivet har den 23 maj 1991 beslutat att riksar-

kivets och krigsarkivets cirkulär (1979: 277) angående plan till förteckning

över centra a ämetsver 5 m. '. ark1v ska lupp öra att gä a r. o. m. den 1

'uli 1991.

I de fall myndigheten har upprättat arkivförteckning i enlighet med

— kungörelsen (1903: 56) angående plan till förteckning över vissa centra-

la ämbetsverks arkiv,

— riksarkivets och krigsarkivets cirkulär (1962: 110) angående plan till

förteckning över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv eller

-— riksarkivets och krigsarkivets cirkulär (1979z277) angående plan till

förteckning över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv

får myndigheten fortsätta att använda den avvikande förteckningsplanen

till dess att arkivförteckningen avslutas och en ny arkivförteckning på-

börjas.

] de fall riksarkivet eller krigsarkivet har beslutat om särskild förteck-

ningsplan för en myndighet eller en grupp av myndigheter skall förteck-

ningsplanen gälla till dess att riksarkivet beslutar annat.

SVEN LUNDKVIST

Claes Gränström

Liber_raf2131005/ NorstedtsT ckeriAB. Stockholm 1991

RA-FS 1991:]